Qu'est-ce qu'un Kbis Association ?

Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres. Mais voilà, quand on parle d’associations, les choses se compliquent.

Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait.

Un extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une association. Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation). Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS. A la suite de son inscription, l'association se verra remettre un extrait Kbis. Un extrait peut également être commandé sur le site infogreffe.fr.

DIFFÉRENCE ENTRE ONG, ASSOCIATION ET FONDATION

Les associations concernées par le Kbis

Comme nous venons de le voir, la majorité des 1,5 millions associations actives en France n'ont pas besoin d'un extrait Kbis (source Associatheque) car elles n'ont pas vocation à exercer une activité commercial à titre principal. Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité.

Quelles associations doivent être immatriculées au RCS et posséder un Kbis ?

Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables, régies par les articles L.213-8 et suivants du Code monétaire et financier.
Les associations qui exercent, à titre habituel, des opérations de change manuel, régies par les articles L.524-1 et suivants du Code monétaire et financier.

L’obligation d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est donc limitée aux associations exerçant des activités monétaires et financières.

Voici plus de détails sur les types d'associations concernées :

Premièrement, il y a les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables régies par les lois L.213-8 du Code monétaire et financier. Oui, vous avez bien lu, certaines associations émettent des obligations, un peu comme une société cotée en bourse ! Ce sont souvent des projets de grande envergure, dans des secteurs comme la santé ou la recherche scientifique, qui nécessitent ce type de levée de fonds.
Ensuite, nous avons les associations qui effectuent des opérations de change manuel régies par les articles L.524-1 du Code monétaire et financier comme La Croix Rouge française ou Médecins Sans frontières. Vous les imaginez, ces associations, en train d’échanger des devises comme de véritables cambistes ? Ce sont généralement des organisations à vocation internationale, œuvrant dans des domaines humanitaires ou sportifs, qui traitent régulièrement avec différentes monnaies.
Enfin, mentionnons un dernier cas particulier : les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce. Ici, on parle d’associations un peu plus proches des réalités commerciales, comme les associations de commerçants ou celles qui gèrent des espaces commerciaux. Leur inscription au RCS et leur obtention du Kbis sont alors obligatoires.

Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA : toute structure associative possède un numéro unique attribué lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Certaines associations loi 1901 ont un numéro SIREN unique et un code APE délivré par l’INSEE, sans avoir l’obligation de s’inscrire au RCS.

AttentionNe pas confondre l'extrait Kbis avec le numéro RNA. Un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Lire aussi: Le Kbis pour les Associations

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Comment obtenir un Kbis d'association ?

La demande d’extrait Kbis peut s’effectuer en ligne sur le site Infogreffe. Ces démarches sont payantes. Pour effectuer la recherche en ligne du Kbis, il faut connaître le nom de l’organisme, son numéro SIREN, le SIRET de l’association ou le nom de son représentant légal.

Un conseil ! Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE. Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales - comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel - sont concernées.

Voici les différentes manières de récupérer votre Kbis :

Votre Kbis en ligne : La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com . Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit !
Sur place, au greffe du tribunal de commerce : Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association.
Par courrier : Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé (4,03 €) en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

Voici un tableau récapitulatif des coûts et méthodes pour obtenir un extrait Kbis :

Méthode	Coût (au 1er janvier 2023)
En ligne (Infogreffe)	3,37 €
Sur place (Greffe du tribunal de commerce)	2,69 €
Par courrier postal	3,85 €

Utilité de l'extrait Kbis pour une association

L'association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas :

La création d'un compte bancaire : Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé.
La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

Enfin, sachez que le Kbis a une date limite de validité. Il doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité.

Les alternatives au Kbis pour une association non inscrite au RCS

Généralement, les associations qui n'exercent pas d'activités commerciales (telles que les associations culturelles, sportives, caritatives, etc.) n'ont pas besoin d'un extrait Kbis car elles ne sont pas immatriculées au registre du commerce et des sociétés. Seules les associations exerçant certaines activités très spécifiques peuvent obtenir un Kbis.

Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE).

Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.

D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE. Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

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