Obtenir un Kbis pour une Association : Conditions, Démarches et Alternatives

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ?

L'extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une association. Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation). Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS.

Pour autant, le but d’une association - notamment loi 1901 - est plutôt social, solidaire, culturel, sportif… Et non lucratif ! En effet, même si une association peut exercer des activités économiques, la réalisation et le partage de profits ne peuvent jamais constituer son objet principal (c'est-à-dire qu'une association ne peut jamais être à but lucratif).

Créer son association en 3 étapes !

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

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Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme. Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis.

Quelles associations peuvent obtenir un Kbis ?

Seule une société à but commercial, et par conséquent inscrite au RCS, peut obtenir un Kbis. Les associations à but non lucratif, souvent appelées associations loi 1901, ne sont pas concernées hormis celles qui exercent des activités monétaires et financières. Elles doivent alors être inscrites au registre du commerce et peuvent par conséquent se voir délivrer un Kbis d’association.

Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA : toute structure associative possède un numéro unique attribué lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA). Certaines associations loi 1901 ont un numéro SIREN unique et un code APE délivré par l’INSEE, sans avoir l’obligation de s’inscrire au RCS.

Les associations qui peuvent obtenir un Kbis sont :

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Les associations qui émettent des obligations et/ou des titres de créances (par exemple pour une collecte de fonds en faveur de projets dans les domaines de la santé, l’éducation, la recherche scientifique).
Les associations qui font régulièrement des opérations de change manuel avec des billets et des monnaies en devises différentes (par exemple des associations sportives ou humanitaires internationales qui œuvrent dans divers pays du monde).

Bon à savoir : si le change manuel est fait de manière occasionnelle, l’association n’est pas concernée par l’obligation d’être inscrite au RCS.

Les associations qui jouent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce (par exemple des associations de commerçants, de défense des consommateurs ou de gestion de centre-ville).

Une association peut s’associer à une société commerciale si ses activités lucratives deviennent trop importantes afin de ne pas être assimilée à un commerçant et rester exonérée d’impôts et de taxes.

Une association qui émet des obligations ou des titres de créances négociables, effectue habituellement des opérations de change manuel ou exerce une mission de « gérante-mandataire » d'un fonds de commerce doit obligatoirement demander son immatriculation au RCS.

Comment obtenir un Kbis d'association ?

Pour l'obtenir, l'association doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren (3,37 €*)
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce (2,69 €*)
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce (3,85 €*)

*(tarifs au 1er janvier 2023)

La demande d'extrait KBIS peut également se faire en ligne. Pour effectuer la demande, il faut connaitre le numéro de siren de l'association ou le nom exact de l'association ou le nom de son représentant légal.

Plusieurs méthodes existent pour obtenir un extrait KBIS au nom de l'association. Le président de l'association peut, tout d'abord, se rendre sur le site monidenum, pour obtenir son extrait KBIS en ligne. Il est également possible de se rendre au greffe du tribunal de commerce, dont dépend l'association.

A noter : en Alsace-Moselle, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Les associations doivent alors s'adresser au tribunal judiciaire.

Bon à savoir : une association peut être obligée de présenter un extrait Kbis pour acheter du matériel professionnel ou ouvrir un compte en banque par exemple. L’extrait Kbis doit impérativement être daté de moins de trois mois pour être recevable.

Documents équivalents au Kbis pour une association non inscrite au RCS

Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE). Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Pour apporter la preuve de leur existence, ces dernières doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel (JOAFE). Un justificatif de publication gratuit est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE.

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN. Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.

D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Voici un tableau récapitulatif des documents équivalents au Kbis pour une association non inscrite au RCS :

Situation de l'association	Document équivalent au Kbis
Association loi 1901 enregistrée en préfecture	Récépissé de déclaration avec numéro RNA et extrait de parution au Journal Officiel (JOAFE)
Association exerçant une activité artisanale avec moins de 10 salariés	Extrait d'immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE) avec numéro SIREN, puis avis de situation sur le site de l'INSEE
Association gérant un fonds artisanal	Document D1 délivré par la chambre des métiers et de l'artisanat (ou document D2 en cas de radiation)

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