Rôle et missions d'un référent en entreprise

Depuis 2012, avec la création du référent « sécurité », le nombre de référents légaux s’est multiplié, dans différents domaines d’action. Les référents à désigner varient suivant la taille des entreprises. Veiller à ces désignations permet de disposer d’interlocuteurs essentiels permettant au chef d’entreprise de respecter son obligation de sécurité et d’éviter de lourdes sanctions financières et pénales selon le cas.

Définition et intérêt du référent

Pour commencer, il est primordial de donner une définition claire de ce que l’on appelle « référent ». Le référent n’est pas un simple intermédiaire, il est un acteur essentiel du dispositif de prévention. Le rôle du référent·e n’est donc pas seulement technique, il est stratégique. Plus qu’une fonction technique, c’est une posture qui invite à relier la performance économique aux limites planétaires et au bien-être des équipes. Dans cette démarche, les référents harcèlement jouent un rôle clé en entreprise.

Référents obligatoires selon les effectifs et domaines

Selon l’effectif de l’entreprise, un certain nombre de référents, obligatoires ou préconisés, est à désigner. La Loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel rend obligatoire, sous certaines conditions, la désignation de référents. Depuis quelques années, les aspects RH légaux ont été renforcés dans l’unique but de s’assurer que les salariés travaillent dans les meilleures conditions.

Référent « sécurité - prévention des risques professionnels »

Depuis le 1er juin 2012, tout employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doit désigner, après avis du CSE (ou du CHSCT ou à défaut des délégués du personnel qui existeraient le cas échéant jusqu’au 31 décembre 2019), un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise. Ce référent dispose du temps nécessaire à l’exercice de ses missions, d’une certaine autonomie et des moyens pour remplir son rôle. Il reçoit, lorsqu’il le demande, une formation en matière de santé au travail. Ce référent est chargé d’évaluer les risques, d’élaborer des actions contre ces risques et de s’assurer de leur exécution et suivi. Il s’agit généralement du responsable sécurité de l’entreprise. Le salarié choisi n'a nul besoin d'être diplômé ou de devoir justifier un certain nombre d'années d'expérience professionnelle. À défaut de compétences internes à l’entreprise, il est possible de recourir aux services d’un intervenant en prévention des risques professionnels (membre du service de santé au travail interentreprises ou enregistré par la Direccte) ou d’un organisme de prévention des risques professionnels. Si aucune sanction n’est prévue, son absence pourrait notamment engager la responsabilité de l’employeur sur le fondement d’une violation de son obligation de sécurité. Le prévoir pourrait en revanche permettre à l’employeur d’invoquer l’existence de ce référent pour tenter de s’exonérer, au moins en partie, de sa responsabilité. Attention : en cas de survenance d’un accident grave au sein de l’entreprise, la non présence d'un salarié référent peut représenter un motif aggravant.

Référent « harcèlement sexuel et agissements sexistes »

Depuis le 1er janvier 2019, deux référents « harcèlement sexuel et agissements sexistes » doivent être désignés. Le premier (référent « CSE ») doit être désigné au sein du Comité social et économique (CSE) dans toute entreprise quel que soit son effectif. Le second (référent « dans l’entreprise ») est nommé dans toute entreprise employant au moins 250 salariés. Le référent CSE est nommé par le CSE parmi ses membres (titulaire ou suppléant). Cette désignation prend la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Il y a lieu de penser que le chef d’entreprise, en tant que président du CSE, pourra prendre part au vote. En effet, cette nomination pourrait constituer une mesure d’administration interne, comme l’est la désignation du trésorier ou encore celle du secrétaire du CSE. Sa fonction prend fin avec les mandats des autres membres du CSE.

Lire aussi: Référent harcèlement : responsabilités et périmètre d'action

Le référent CSE reçoit comme tout membre du CSE, une formation santé, sécurité et conditions de travail, qui est à la charge de l’employeur. En l’absence de précision sur son rôle, les missions du référent CSE seront celles du CSE en matière de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes. Ainsi, dans un guide pratique diffusé en mars 2019, le gouvernement a précisé que le référent CSE interviendrait, pour la partie « salariés » dans l’enquête en cas de suspicion de faits de harcèlement sexuel. Il pourrait aussi jouer un rôle dans la prévention du harcèlement sexuel et des agissements sexistes et sera force de proposition. Il sera encore l’interlocuteur privilégié des salariés sur toute question de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes. Toutefois, s’il est le spécialiste dans ces domaines, les autres membres du CSE continueront d’exercer toutes leurs attributions et à intervenir sur ces thématiques. Pour exercer ses missions, le référent ne dispose d’aucun crédit d’heures spécifique. En revanche, il pourra utiliser son crédit d’heures en tant que membre titulaire du CSE. S’il est suppléant, il pourra disposer d’heures de délégation notamment par le mécanisme de la mutualisation d’heures entre titulaires et suppléants.

Le référent « dans l’entreprise » est un salarié désigné par l’employeur. En l’absence de précision, l’employeur est libre de choisir ce référent. Toutefois, compte tenu de ses attributions, il a naturellement vocation à faire partie du service des ressources humaines et doit disposer des compétences nécessaires pour exercer ce rôle. Il est chargé d’orienter, d’informer, et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Dans son guide de mars 2019, le ministère du Travail a précisé que ses missions étaient notamment les suivantes : la réalisation d’actions de sensibilisation et de formation auprès des salariés et du personnel encadrant ; l’orientation des salariés vers les autorités compétentes que sont l’inspection du travail, la médecine du travail, le Défenseur des droits, etc. ; la mise en œuvre de procédures internes visant à favoriser le signalement et le traitement des situations de harcèlement sexuel ou d’agissement sexiste (modalités de signalement, d’enquête, etc.) ; la réalisation d’une enquête interne suite au signalement de faits de harcèlement sexuel dans l’entreprise. Les coordonnées des deux référents (adresse, numéro d’appel) doivent faire l’objet d’une information dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche. La loi n’a pas prévu de sanction à l’absence de désignation de ces référents. Toutefois, il serait possible pour le salarié qui serait victime de harcèlement sexuel ou d’agissements sexistes, d’engager la responsabilité civile de l’employeur sur le fondement de la violation de l’obligation de sécurité. L’employeur a donc tout intérêt à en désigner, et ce même si l’existence de ces référents ne suffit pas à elle-seule à écarter la responsabilité de l’employeur, notamment en cas de harcèlement sexuel.

Référent « handicap »

Depuis le 7 septembre 2018, toute entreprise d’au moins 250 salariés doit désigner un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap. L’employeur est libre de désigner la personne de son choix, excepté si la convention collective appliquée au sein de l’entreprise apporte des précisions sur ce point. Toutefois, il doit être pourvu des compétences nécessaires pour mener à bien sa mission. Aussi, il s’agira par exemple d’un chargé de ressources humaines, ou encore d’un chargé de mission handicap et diversité. Il est à noter que certaines conventions collectives précisent le rôle du référent (par exemple : la convention collective nationale du personnel des banques du 10 janvier 2000 ou encore celle des industries de la chimie). Ainsi, il se trouve investi d’un rôle dans l’application des accords de branches et d’entreprise concernant les travailleurs handicapés mais aussi dans le développement d’actions en interne.

Le référent handicap favorise le recrutement, l’insertion et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. Il organise la prise en compte des situations de handicap dans l’entreprise et accompagne la mise en œuvre d’une politique handicap. C’est l’un des rôles principaux du référent handicap. Le référent handicap s’informe des obligations de son entreprise en matière d’emploi des personnes handicapées (OETH), identifie et met en œuvre les actions qui vont permettre à l’entreprise d’atteindre voire de dépasser le taux d’emploi de 6% de salariés handicapés. Tous les moyens sont bons pour informer et sensibiliser les collaborateurs au handicap : newsletters, flyers, expositions, réunions de sensibilisation, organisation d’événements à l’occasion de la Semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées (SEEPH), de l’opération DuoDay, etc. Un référent handicap peut être nommé à plein temps au sein d’une entreprise. Dans d’autres cas, il peut parfois cumuler cette fonction avec celle occupée à la direction des ressources humaines ou au service de santé et de prévention. L’absence de référent pourrait révéler l’absence de politique d’emploi en faveur des travailleurs en situation de handicap, étant rappelé que des mesures appropriées doivent être adoptées pour permettre aux salariés concernés d’être maintenus dans leur emploi ou d’y progresser, en recevant, le cas échéant, une formation adaptée à leurs besoins. En outre, l’insertion professionnelle et le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés relèvent de la négociation obligatoire d’entreprise sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.

Référent « RGPD » / Délégué à la protection des données (DPO)

Depuis le 25 mai 2018, doit être nommé un « délégué à la protection des données » (DPD) ou « Data Protection Officer » (DPO). Il remplace le correspondant informatique et libertés (CIL). L’obligation de désigner ce référent concerne, quel que soit leur effectif, les autorités et organismes publics et toute entreprise (responsable ou sous-traitant) qui exercent à titre principal une activité générant : un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ; un traitement à grande échelle de données sensibles (génétiques, biométriques, relatives à la santé, à l’appartenance syndicale, etc.) ou relatives à des condamnations pénales ou des infractions.

Lire aussi: Tout savoir sur le métier de Référent BIM

Ce référent a une mission de conseil et d’information auprès de l’employeur, du responsable, du sous-traitant ou encore des salariés. Il veille au bon respect du droit européen et français existant en matière de protection des données. Il est le correspondant privilégié de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), réalise des analyses d’impact et en contrôle l’exécution. Il peut aussi tenir le registre de traitement des données. En raison de ses fonctions, il est doté d’une certaine indépendance et de connaissances pointues en matière de protection des données. Il est possible de nommer un salarié en interne ou de recourir aux services d’un prestataire. Il est opportun que ce référent soit certifié par un organisme agréé sur la base du référentiel créé par la CNIL. Les coordonnées du DPD doivent être communiquées à la CNIL, et par précaution au CSE et à l’ensemble du personnel. Le défaut de nomination de ce référent peut être sanctionné par des amendes administratives d’un montant maximal de 10 millions d’euros ou jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, suivant le montant le plus élevé.

Référent « alertes professionnelles »

Depuis le 1er janvier 2018, un référent chargé de recueillir et de traiter les alertes professionnelles doit être désigné dans toute entreprise d’au moins 50 salariés dans le cadre de la procédure de signalement. Le référent peut être un salarié de l’entreprise (responsable ressources humaines par exemple) ou un référent externe (avocat, etc.). Aucune sanction n’est prévue pour l’absence de désignation d’un référent. Toutefois, l’absence de référent pourrait conduire les salariés à rendre leurs alertes publiques et à bénéficier d’une protection en raison de leur qualité de lanceur d’alerte, ce dernier ne pouvant être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, à peine de nullité. Dans le cadre de la loi Sapin II du 9 décembre 2016, les entreprises de 50 salariés et plus doivent mettre en place une "procédure lanceur d’alerte". Conformément à l’article 8 de cette même loi, l’auteur d’une alerte peut la porter à la connaissance du supérieur hiérarchique, direct ou indirect, de l'employeur ou d'un référent désigné par celui-ci. Rappelons qu’à défaut de traitement dans un délai raisonnable d’une alerte par l’entreprise, le lanceur d’alerte peut en référer à l’autorité judicaire ou administrative directement.

Missions transversales et bonnes pratiques

Les missions des référents peuvent se regrouper en volets pratiques : sensibilisation et formation, orientation et accompagnement des salariés, mise en œuvre de procédures internes, réalisation d’enquêtes internes, évaluation et prévention des risques, communication et promotion de la prévention au sein de l’entreprise. Les référents doivent être formés, outillés et intégrés dans les processus de prévention de l’entreprise. La formation référent harcèlement sexuel et agissements sexistes s’adresse aux référents harcèlement CSE ou entreprise, responsables de la prévention et de la gestion des situations de harcèlement en milieu professionnel. En apprenant à prévenir le harcèlement au travail, à maîtriser les obligations légales et à gérer les signalements, cette formation harcèlement au travail offre les clés pour créer un environnement professionnel respectueux et sécurisé. La formation mener les auditions s’adresse aux responsables et référents en charge de gérer une enquête interne harcèlement au sein de l’entreprise. Elle permet de maîtriser les étapes essentielles d’une audition : respecter le cadre légal, adopter une posture professionnelle, utiliser des clés de communication adaptées et éviter les pièges courants.

Être désigné référent harcèlement ne s’improvise pas. Prendre parti trop rapidement : le référent doit rester neutre et ne pas se positionner avant d’avoir recueilli tous les éléments. Agir seul : le référent n’est pas enquêteur unique. Être mal formé : sans formation adaptée, le référent risque de mal gérer un signalement, ce qui peut aggraver la situation et exposer l’entreprise juridiquement. Le dernier point est à prendre avec beaucoup de précautions : une enquête interne comporte une obligation de neutralité. Le fait qu’il puisse y avoir un doute quant à l’impartialité de la (ou les) personne(s) qui mènent l’enquête peut être préjudiciable à la structure dans ses décisions ou à la victime.

Missions spécifiques du référent sécurité (exemples)

Les missions techniques du référent sécurité en entreprise : Le référent sécurité s’assure de la validité des différentes habilitations pour le personnel (HE, autorisations de conduite…) ainsi que pour les intérimaires. Il intervient également pour vérifier la conformité des différents équipements techniques (installations électriques, matériel incendie…).

Lire aussi: Rôle du pouvoir de référence dans la gestion salariale

Les missions de conseil du référent sécurité en entreprise : Le référent sécurité assiste le président de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT). Il veille à la bonne prise en compte de la démarche d’amélioration continue de l’entreprise en matière de prévention des risques, d’hygiène, de santé et de sécurité. Il apporte son éclairage et participe à la décision d’achats de matériels, d’équipement de protection individuelle (EPI) ou encore de formations utiles dans le cadre du développement de la politique de prévention des risques et de l’amélioration des conditions de travail. Il guide les responsables techniques pour les aider à organiser des actions de prévention auprès des équipes opérationnelles.

Les missions d’analyse du référent sécurité en entreprise : Le référent sécurité participe à l’analyse des accidents du travail et veille à recueillir toutes les informations nécessaires pour en identifier les causes. Idem pour les presque accidents et les incidents. Le référent sécurité contribue à l’évaluation des risques professionnels au sein de son entreprise. Il a également pour mission l’identification des facteurs de pénibilité. Il est partie prenante de la rédaction du Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels (D.U.E.R.P).

Les missions de communication du référent sécurité en entreprise : Le référent sécurité met en place des actions de communication visant à assurer et promouvoir la prévention au sein de l’entreprise, et ce pour l’ensemble du personnel.

Rôles complémentaires et coordination

Le référent harcèlement n’est pas un simple intermédiaire, il est un acteur essentiel du dispositif de prévention. Tandis que le référent CSE protège, oriente et représente les salariés, le référent Entreprise veille à ce que l’entreprise soit garante de l’intégrité physique, mentale et sociale des salariés tout en structurant et pilotant la politique de prévention. Le rôle de référent·e RSE s’impose comme le pilier central pour orchestrer une transition durable en entreprise et fédérer les équipes en interne. L’enjeu majeur relevé par notre Communauté est l’implication des collaboratrices et collaborateurs. Le ou la référent·e RSE est un·e chef·fe d’orchestre. La résilience : La transformation est un temps long. En définitive, endosser le rôle de référent·e RSE, c’est accepter d’être un moteur de changement positif.

Risques, sanctions et recommandations

La loi n’a pas prévu de sanction à l’absence de désignation de certains référents, mais l’absence de référent pourrait révéler l’absence de politique d’emploi en faveur des travailleurs en situation de handicap ou engager la responsabilité civile de l’employeur sur le fondement de la violation de l’obligation de sécurité. Le défaut de nomination du DPD peut être sanctionné par des amendes administratives d’un montant maximal de 10 millions d’euros ou jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, suivant le montant le plus élevé. L’absence de référent pour la procédure de lanceur d’alerte pourrait conduire les salariés à rendre leurs alertes publiques et à bénéficier d’une protection en raison de leur qualité de lanceur d’alerte. L’employeur a donc tout intérêt à désigner les référents, et ce même si l’existence de ces référents ne suffit pas à elle-seule à écarter la responsabilité de l’employeur, notamment en cas de harcèlement sexuel.

Bonnes pratiques recommandées

• Former les référents et leur fournir des moyens adaptés et du temps dédié.
• Communiquer les coordonnées des référents dans les lieux de travail et lors de l’embauche.
• Intégrer les référents dans les processus internes : procédures de signalement, enquêtes, DUERP, plans d’action.
• Veiller à la neutralité et à l’indépendance lorsque les référents mènent des enquêtes.
• Recourir à des intervenants externes si nécessaire pour garantir l’impartialité des investigations.

Ressources et accompagnement

Vous devez désigner un référent harcèlement dans votre entreprise ? Nos experts Propuls’ accompagnent vos équipes avec des formations certifiées et des outils concrets. Contactez nous dès aujourd’hui pour mettre en place une prévention efficace. Fort de plus de 20 ans d’expérience dans les domaines de la sécurité sanitaire et du management des risques, Jérôme est un consultant reconnu pour son expertise approfondie en prévention des risques psychosociaux (RPS). Jérôme éclaire un sujet essentiel : la place stratégique de ce référent dans la prévention des violences internes et la construction d’un climat de travail respectueux. Depuis plus de 10 ans, Jérôme pilote des démarches d’évaluation des RPS auprès de structures très diverses, en lien avec une équipe d’une vingtaine de consultants aux profils complémentaires. Ensemble, ils construisent des dispositifs adaptés aux réalités du terrain, articulant prévention, sensibilisation et professionnalisation des acteurs internes.

En résumé, la désignation et l’accompagnement des référents constituent un levier incontournable pour assurer la prévention, la conformité réglementaire et la qualité de vie au travail.

balises: #Entreprise

Articles populaires:

• TVA Intracommunautaire : Explication
• Guide complet : rédiger le business plan de votre cabinet de conseil
• Analyse Complète de SE GARAGE PIERRE RELLE SARL
• Réussir l'épreuve de pré-admissibilité
• Informations Utiles - Finances Publiques