L'extrait Kbis : Utilité et Importance pour Votre Entreprise
L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis. C’est votre cas ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document.
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est obligatoire pour les activités commerciales.
Si vous avez un projet de création d’entreprise artisanale comprenant un volet commercial, comme l’achat-vente de marchandises par exemple, vous devez avoir ce document officiel.
Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. Il convient également de souligner que l'extrait Kbis est indispensable, pour toute entreprise, dès sa création.
En effet, il prouve que l'entreprise est immatriculée et qu'elle peut ainsi commencer son activité en toute légalité.
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Et pour cause, une entreprise qui n'a pas d'immatriculation encourt le risque d'être accusée du délit de travail dissimulé.
Elle devra alors en assumer les conséquences, parfois lourdes.
Les éventuelles procédures en cours : redressement judiciaire, liquidation, procédure de sauvegarde…
Ces informations permettent à toute personne ou organisme intéressé de vérifier la légitimité de votre activité et de connaître les principales caractéristiques de votre entreprise.
Tel que susmentionné, l'extrait de Kbis est un document attestant juridiquement et officiellement qu'une entreprise est enregistrée au Registre du commerce et des sociétés.
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Lors de la création de votre société ou de votre entreprise, vous passez par l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Ce passage sera marqué par la délivrance d’un Kbis par le tribunal de commerce. Si votre activité a un but commercial, alors vous êtes sujet au Kbis, quelle que soit la nature de la personne (morale ou physique).
À noter : Si votre société a une activité commerciale, alors vous devez obligatoirement vous immatriculer auprès du RCS.
Vous ne faites pas partie d’une société ni d’une entreprise commerciale ?
Dans ce cas, si vous êtes artisan, vous devrez fournir un formulaire D1.
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Lorsqu’un ou plusieurs dirigeants procèdent à l’immatriculation d’une entreprise, celle-ci est immédiatement identifiée et présentée à travers l’extrait Kbis.
À quoi sert un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales.
Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :
- Formalités administratives et bancaires: que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
- Attestation de légitimité: en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
- Accès aux marchés publics: si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
- Obtention de financements et de subventions: l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.
L'extrait Kbis est nécessaire afin d'effectuer certaines démarches à caractère professionnel.
C'est notamment le cas pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel
- Acheter des produits et services professionnels
- Candidater à un appel d'offres public
- Ou encore demander des aides financières à Pôle emploi en vue de soutenir la reprise ou la création d'une compagnie.
Par ailleurs, l'extrait peut s'utiliser pour vérifier des informations spécifiques relatives à une société.
En effet, tout un chacun peut se voir délivrer l'extrait Kbis d'une société auprès du greffe concerné.
Cela pourra ensuite servir, par exemple, pour authentifier qu'un client - ou prospect - est solvable ou qu'il ne fait pas l'objet d'une procédure collective.
L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise Par le biais de l'extrait Kbis, l'entreprise justifie son existence juridique et sa totale légalité.
Il est parfois obligatoire d'être en possession de la carte d'identité d'une entreprise pour travailler avec ses partenaires.
L'extrait Kbis sera requis en guise de justificatif lors de certaines situations.
C'est le cas, par exemple, si la société souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel ou acheter du matériel.
De ce fait, s'il faut changer l'une des mentions y figurant (capital, dénomination, activité...), il faut impérativement formuler une déclaration modificative auprès du Greffe, et ce, dans le mois qui suit l'évènement dont il est question.
En somme, l'extrait Kbis se définit comme la véritable « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Qui peut demander un extrait Kbis ?
Toute personne peut demander et obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné.
Cet extrait se réfère à toute société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés.
En d'autres termes, il concerne les entreprises exerçant une activité de nature commerciale, mais également agricole.
On peut, par exemple, citer les :
- Sociétés anonymes (SA)
- Sociétés à responsabilité limitée (SARL)
- Groupements d'intérêt économique (GIE)
- Sociétés en nom collectif (SNC)
- Groupements agricoles d'exploitation en commun (GAEC)
- Exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL).
À savoir : l'extrait Kbis ne concerne pas les artisans ni les professions libérales.
Quelles mentions figurent sur un extrait Kbis ?
L'extrait Kbis comprend un ensemble d'informations concernant l'identité de l'entreprise.
À titre d'exemple, sont mentionnés la dénomination sociale, le numéro d'identification de l'entreprise, le montant de son capital social ou encore l'adresse de son siège social et le nom de ses dirigeants.
Plusieurs informations relatives à la société figurent sur l'extrait Kbis. Elles ont également été vérifiées par un greffier :
- Nom du greffe d'immatriculation
- Raison sociale, sigle, enseigne
- Certains numéros d'entreprise : numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF
- Forme juridique
- Montant du capital social
- Adresse du siège social
- Durée d'existence de la société
- Date de constitution
- Description de l'activité
- Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise
- Données du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse)
- Existence ou non d'une procédure collective engagée à l'encontre de la société
- Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
Ce document doit être mis à jour selon les événements que rencontre l'entreprise au cours de son parcours.
Les déclarations reçues sont contrôlées par le greffier du tribunal de commerce auquel est affiliée la société. Ce dernier inscrit ensuite les modifications sur l'extrait.
Quelle est la durée de validité de l'extrait Kbis ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale.
Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises.
Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.).
Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.
Le Kbis est un document adressé pour une durée illimitée.
Cependant, on préfèrera généralement demander un extrait Kbis datant de moins de trois mois.
Un extrait datant de moins de 90 jours constitue alors une garantie pour les partenaires et prestataires.
Pourquoi ?
Tout simplement car les entreprises sont contraintes de modifier régulièrement les informations présentes dans leur extrait.
En ce sens, si le document est plus ancien, les données pourraient être caduques. Ainsi, tout extrait de Kbis datant de plus de 3 mois n'est pas reconnu comme une source fiable.
Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.
Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise.
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