Qui délivre le Kbis et comment l'obtenir ?

Le Kbis est un document juridique essentiel qui atteste de l'existence d'une entreprise commerciale en France. Il détaille les informations indispensables pour caractériser une société et permet à tout citoyen d'obtenir des renseignements sur une entreprise donnée. Mais qui délivre le Kbis ? Qui peut le demander ? Comment l'obtenir en ligne ? Quels sont les tarifs pratiqués ? Cet article répondra à toutes ces questions.

1. Quel est l’intérêt du Kbis pour une entreprise ?

Le Kbis certifie qu’une société ayant une activité commerciale est enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’enregistrement au RCS est une obligation pour tout entrepreneur.

Cette démarche doit être effectuée dans les 15 jours qui suivent le début de l'activité. Il est également possible d’anticiper et de réaliser toutes les démarches pour faire immatriculer sa société dans le mois qui précède l’ouverture officielle de l’activité.

En cas de manquement à cette réglementation, le contrevenant s’expose à de très fortes amendes et cela peut même conduire à la fermeture temporaire voire définitive de son établissement.

Le Kbis d’une entreprise peut être demandé dans différents cas de figures. Par exemple, pour ouvrir un compte au nom de la société, la banque va demander à voir le Kbis pour s’assurer que l’entreprise est dans la légalité. Dans le cas de marchés publics, la validation d’un contrat après un appel d’offres est souvent effective après la présentation d’un Kbis. Certains fournisseurs peuvent également faire la demande du Kbis pour vérifier les données fournies par un client.

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Pour un entrepreneur, il est souhaitable d’avoir à sa disposition un extrait Kbis pour le communiquer à tous les interlocuteurs qui le demandent. Dans la pratique, ce document n’a pas de date de validité mais dans les faits, il est recommandé de fournir un formulaire qui date de moins de 3 mois. Attention, les artisans n’ont pas de Kbis mais ils peuvent fournir un extrait D1.

2. Qui est autorisé à délivrer le Kbis ?

Le Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce. En 1986, Infogreffe a été créé. Son rôle est de diffuser l'information légale et officielle relatives aux entreprises en particulière celle appartenant au RCS.

À partir de 2009, Infogreffe a récupéré le monopole accordé à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI) concernant la délégation de service public. Auparavant, les citoyens avaient accès aux données de cet organisme grâce au Minitel, un service mis en place à partir de 1986.

Aujourd’hui, il est possible d’obtenir des extraits Kbis via Internet.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

3. Quelles sont les démarches pour obtenir le Kbis d’une entreprise basée en France ?

Toute personne physique peut faire une demande pour avoir le Kbis d’une société. L’autorisation du gérant de la société en question n’est pas requise et d’ailleurs un dirigeant n’a aucunement le droit de s’opposer à la diffusion du Kbis de son entreprise.

Pour obtenir rapidement un Kbis, il suffit de connaître le numéro de Siret ou de Siren de l’entreprise. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez dans la barre de recherche donner des indications précises pour trouver la société dont vous rechercher le Kbis.

Dans certains cas, des informations complémentaires peuvent vous êtes demandées pour faciliter la recherche, comme la famille d’activité, le numéro du département où la société est immatriculée ou encore le type d’entreprise (société, agent commercial, commerçant ou encore entrepreneur individuel à responsabilité limitée.

Seules les sociétés basées en France possèdent un kbis. Attention : pour obtenir le Kbis des entreprises localisées dans les DOM-TOM et en Alsace-Moselle, il faut faire une demande auprès des tribunaux d’instance, la soumission d’une demande via le greffe du tribunal de commerce de cette région ne pourra pas aboutir.

4. Combien coûte une demande de Kbis ?

Pour obtenir le Kbis d’une société, il faut se rapprocher du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Cette démarche est devenue payante depuis le 1er janvier 2020.

Vous avez également la possibilité de faire les démarches en ligne. Vous avez la possibilité de vous faire parvenir le document certifié par courrier ou par transmission électronique. Le paiement se fait en ligne avec une carte bancaire valide. Le site vous permet également de suivre l’évolution d’une entreprise en souscrivant un abonnement d’une durée maximale de 2 ans. À tout moment vous pouvez l’interrompre.

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

Il est essentiel de signaler tout changement au greffe dans le mois suivant son occurrence. L'exemple le plus courant est celui du changement d'adresse du siège social.

Si lors de la création de votre entreprise, vous avez eu recours à un prestataire comme LegalPlace ou Legalstart, le processus est généralement simplifié. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires.

Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, il sera nécessaire d'acter la décision, que ce soit par le président ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ensuite, vous devrez publier cette décision dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent.

5. L'extrait Kbis : la carte d'identité de votre entreprise

L'extrait Kbis est un document officiel qui prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Le Kbis est demandé lors de nombreuses procédures juridiques ou civiles. Au regard de l'importance de ce document, il est indispensable qu'il soit délivré et certifié par le greffier.

Le Kbis est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs.

Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

6. Validité de l'extrait Kbis

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise.

Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.

7. Alternatives au Kbis

Attention, une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Voici un tableau récapitulatif des démarches où l'extrait Kbis n'est plus obligatoire :

Domaine	Démarches
Douanes, fiscalité	Demande d’agrément provisoire auprès du CNC pour le crédit d’impôt jeux vidéo, production exécutive d’œuvres cinématographiques, etc.
Déclarations, agréments et autorisations	Demande d’inscription des sociétés de vétérinaires au tableau de l’ordre, demande de carte professionnelle, etc.
Produits énergétiques	Demande adressée au ministre chargé de l’énergie pour l’achat d’électricité pour revente, etc.
Urbanisme	Candidature à un marché public, demande d’agrément pour l’activité de contrôleur technique de la construction, etc.
Travaux d'intérêt général	Demande d’habilitation d’une personne morale de droit privé à mettre en œuvre des travaux d’intérêt général (TIG)
Procédures collectives	Requête aux fins d’ouverture d’une procédure de conciliation adressée au président du tribunal
Autorisations d’exploitation commerciale	Demande d’habilitation pour la réalisation des analyses d’impact des projets soumis à l’autorisation d’exploitation commerciale
Agriculture	Demande d’agrément des groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC), etc.
Propriété industrielle	Demande d’inscription des actes modifiant la propriété d’une marque, etc.
Transport	Demande d’agrément de centres de contrôle technique des véhicules lourds, etc.

8. Comment obtenir un Kbis en ligne gratuitement ?

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

9. Où trouver mon Kbis sur l'Urssaf ?

L’Urssaf ne délivre pas d’extrait Kbis, car ce document est réservé aux entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si vous êtes micro-entrepreneur ou travailleur indépendant, vous pouvez obtenir un extrait d’inscription au Répertoire National des Entreprises (RNE) via le site de l’Urssaf. Ce document fait office de justificatif officiel pour votre activité.

10. Comment avoir un Kbis à jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

11. Où trouver un Kbis en moins de 3 mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

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