Qui peut obtenir un extrait Kbis ? Guide complet

L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il est donc indispensable ! Ce document officiel est l’équivalent d’une carte d’identité pour les entreprises. Le Kbis et l’extrait Kbis constituent un précieux sésame pour toute entreprise.

Il s’agit du seul document officiel permettant de prouver qu’une société existe légalement. Mais le Kbis qui le delivre ? Qui peut le demander ? Comment l’obtenir en ligne ? Quels sont les tarifs pratiqués ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est obligatoire pour les activités commerciales. Document officiel, cet extrait est obligatoire dès lors que l’entreprise mène une activité commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis.

Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. L’enregistrement au RCS est une obligation pour tout entrepreneur.

En 1986, Infogreffe a été créé. Son rôle est de diffuser l'information légale et officielle relatives aux entreprises en particulière celle appartenant au RCS. À partir de 2009, Infogreffe a récupéré le monopole accordé à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI) concernant la délégation de service public.

Les éventuelles procédures en cours : redressement judiciaire, liquidation, procédure de sauvegarde… Ces informations permettent à toute personne ou organisme intéressé de vérifier la légitimité de votre activité et de connaître les principales caractéristiques de votre entreprise.

À quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Le Kbis d’une entreprise peut être demandé dans différents cas de figures. Par exemple, pour ouvrir un compte au nom de la société, la banque va demander à voir le kbis pour s’assurer que l’entreprise est dans la légalité. Dans le cas de marchés publics, la validation d’un contrat après un appel d’offres est souvent effective après la présentation d’un Kbis.

Certains fournisseurs peuvent également faire la demande du Kbis pour vérifier les données fournies par un client. Pour un entrepreneur, il est souhaitable d’avoir à sa disposition un extrait Kbis pour le communiquer à tous les interlocuteurs qui le demandent.

Durée de validité de l'extrait Kbis

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise.

Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle. Dans la pratique, ce document n’a pas de date de validité mais dans les faits, il est recommandé de fournir un formulaire qui date de moins de 3 mois.

Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.

Qui est concerné par l'extrait Kbis ?

Les entreprises immatriculées au Registre national des entreprises doivent impérativement demander ce document, dès la création de leur activité. Toutefois, la demande d’obtention d’un extrait Kbis n’est pas réservée uniquement aux dirigeants d’entreprise.

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales - SARL, SA, SAS, SASU, EURL, SCI, etc.
Il existait un équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans. Il s'agissait de l’extrait D1, ou la déclaration d’activité obtenue suite à l’immatriculation au répertoire des métiers.

Les extraits K et Kbis diffèrent donc l’un de l’autre au niveau des personnes qu’ils concernent. Ces deux extraits servent effectivement à prouver l’existence juridique de toute entreprise commerciale.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Vous avez besoin d’aide ? Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier.

Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Pour obtenir rapidement un Kbis, il suffit de connaître le numéro de Siret ou de Siren de l’entreprise. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez dans la barre de recherche donner des indications précises pour trouver la société dont vous rechercher le Kbis. Dans certains cas, des informations complémentaires peuvent vous êtes demandées pour faciliter la recherche, comme la famille d’activité, le numéro du département où la société est immatriculée ou encore le type d’entreprise (société, agent commercial, commerçant ou encore entrepreneur individuel à responsabilité limitée.

Pour les entreprises localisées dans les DOM-TOM et en Alsace-Moselle, il faut faire une demande auprès des tribunaux d’instance, la soumission d’une demande via le greffe du tribunal de commerce de cette région ne pourra pas aboutir.

Il est nécessaire de se tourner vers une société agréée qui a pris toutes les mesures nécessaires pour garantir le caractère légal de sa plateforme en vue d'obtenir un extrait Kbis. Dans tous les cas, les données se trouvant sur l'extrait Kbis sont des données auxquelles tout le monde peut accéder, le document étant public.

C'est le dirigeant de l'entreprise qui est chargé de faire la demande initiale pour l'établissement de l'extrait Kbis. Il peut alors l'obtenir en ligne. Mais il devra le faire via le site monIdenum, qui est un service d'authentification d'identité numérique. Le Kbis sera délivré seulement si ce site arrive à établir un lien entre le dirigeant (qui fait la demande) et le nom du représentant légal ayant enregistré l'entreprise au RCS. C'est seulement à cette condition que la version du document sera disponible et imprimable.

En dehors des chefs d'entreprise, tout le monde peut demander à consulter le Kbis de n'importe quelle entreprise immatriculée en France : un potentiel partenaire, un client, un potentiel associé, etc. La première solution pour les tiers consiste à s'adresser directement à l'entreprise elle-même. Sinon, il leur suffit de se rapprocher du greffe du tribunal de commerce auquel est affiliée l'entreprise et d'en faire la demande.

Toutes les personnes désirant s'informer sur une entreprise qui n'est pas la leur devront faire la demande à qui de droit en spécifiant le numéro SIREN de l'entreprise ou sa dénomination sociale. À défaut de ces informations, il est possible de donner d'autres indications pouvant permettre de trouver l'entreprise. Il s'agit du domaine d'activité, du département dans lequel se situe la société, ou encore de son statut juridique. Dès lors que l'entreprise est bel et bien immatriculée en France, tout demandeur pourra la trouver et consulter son Kbis.

Combien coûte un extrait Kbis ?

Pour obtenir le Kbis d’une société, il faut se rapprocher du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Cette démarche est devenue payante depuis le 1er janvier 2020. Vous avez également la possibilité de faire les démarches en ligne. Vous avez la possibilité de vous faire parvenir le document certifié par courrier ou par transmission électronique.

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

Mode de retrait	Tarif
Retrait direct au greffe	2,56 €
Envoi électronique	3,20 €
Envoi postal	3,97 €

Le paiement se fait en ligne avec une carte bancaire valide. Le site vous permet également de suivre l’évolution d’une entreprise en souscrivant un abonnement d’une durée maximale de 2 ans. À tout moment vous pouvez l’interrompre.

Pour un retrait au greffe, le tarif est de 2,69 euros. Pour un envoi par courrier, il faudra compter 3,98 euros. Obtenir un extrait de Kbis gratuitement, c’est possible, à condition d’être le représentant légal de la compagnie concernée. Le site internet MonIdenum fournit ce service.

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

En conclusion, l’extrait Kbis est bien plus qu’une formalité : il confère une crédibilité et une visibilité de votre entreprise artisanale.

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