Raison sociale : définition, signification et utilité pour une entreprise

La raison sociale d'une entreprise correspond à son nom officiel. C'est le nom officiel attribué à une société et il identifie la personne morale nouvellement créée aux yeux des tiers et notamment de l’administration. Par raison sociale d’une société, il faut comprendre le nom sous lequel la société est identifiée. Il s’agit d’un des principaux éléments d’individualisation permettant d’identifier une structure par rapport à une autre.

Raison sociale, dénomination sociale : quelle différence ?

Raison sociale ou dénomination sociale ? Ces deux termes sont parfois utilisés pour désigner la même chose. Il apparaît que le terme de “raison sociale” a progressivement été remplacé dans les textes par le terme de “dénomination sociale”, sans pour autant disparaître. Désormais, ces termes de raison sociale et de dénomination sociale permettent de différencier les sociétés selon leur type d’activité.

Juridiquement, il faut donc parler de raison sociale lorsqu’il s’agit d’une société civile (SCI, etc.) et de dénomination sociale pour les sociétés commerciales (SARL, SA, etc.). La raison sociale correspond au nom officiel des sociétés civiles (SCI ou SCP). On utilise le terme de dénomination sociale pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA,..). Pour les sociétés commerciales comme les SAS, les SASU, les SARL, les EURL, les SA, les SNC (etc.), on parle plus précisément de dénomination sociale.

Où apparaît la raison sociale ?

La raison sociale doit obligatoirement figurer dans les statuts constitutifs de la société. Elle figure sur tous les documents administratifs de l’entreprise : ses factures ; ses devis ; ses courriers ; ses statuts ; son extrait Kbis ; son site Internet… Elle est systématiquement associée à la forme juridique de la société dans toutes les correspondances.

La raison sociale va apparaître dans tous les documents administratifs de la société et dans l’extrait Kbis, ainsi que dans les statuts constitutifs de la société. Elle doit figurer sur l’extrait d’immatriculation et dans les statuts de la société. Lors des démarches d’immatriculation, la raison sociale de l’entreprise doit être communiquée au greffe.

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Qui doit avoir une raison sociale ? Exceptions

Toutes les sociétés ont l’obligation d’avoir une raison sociale quelle que soit leur forme juridique (SASU, EURL, SAS, SARL, SNC, SA…).
La raison sociale est en principe protégée dès son immatriculation, mais un dépôt de marque est conseillé pour renforcer cette protection.
Les micro-entreprises ne possèdent pas de raison sociale. L’auto entrepreneur n’a pas d’autre choix que de donner son nom à l'auto entreprise. L’auto-entrepreneur ne peut pas choisir une dénomination sociale ou une raison sociale.

Nom commercial, enseigne, logo : distinctions importantes

Il est important de ne pas confondre la raison sociale avec le nom commercial ou l'enseigne. Le nom commercial désigne le nom public de l’entreprise. C’est le nom sous lequel le public connaît l’entreprise. De son côté, le nom d’enseigne désigne le nom d’un point de vente. L’enseigne sert à identifier le local dans lequel un fonds de commerce est exploité, il s’agit du nom d’un établissement. Le logo a une visée spécifiquement commerciale. Il représente la visibilité de la société.

Le nom commercial et le nom d’enseigne sont facultatifs. Le nom commercial peut être le même que la dénomination sociale ou bien une autre appellation. Si vous voulez protéger votre nom commercial, vous devez le protéger auprès de l’INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle) en tant que marque.

Comment choisir une raison sociale : critères et bonnes pratiques

La dénomination sociale est choisie librement par les créateurs et créatrices des sociétés. Elle se place avant la forme juridique de la société et le montant du capital social. Il est conseillé de privilégier un nom percutant et facile à mémoriser. Idéalement, il faut privilégier une raison sociale percutante et assez courte à retenir.

Voici trois aspects à considérer pour choisir la raison sociale d’une entreprise : un choix libre et réfléchi ; la disponibilité du nom ; la disponibilité du nom de domaine. La raison sociale doit être en conformité avec la loi. Elle ne peut pas être utilisée dans un contexte étranger à l'activité de l'entreprise.

Disponibilité : la raison sociale doit être disponible. Pour vérifier la disponibilité, il faut faire une recherche d'antériorité auprès de la base de données de l'INPI et vérifier le RCS via Infogreffe.
Conformité : le nom doit être licite, ne pas heurter les bonnes mœurs ni l'ordre public et ne pas faire référence à des activités réglementées que la société n’exerce pas.
Unicité et marketing : le nom doit être percutant, court, facile à retenir et éviter toute ressemblance pouvant créer une confusion dans l’esprit du public.

Pour créer une raison sociale qui vous ressemble et qui remplisse les critères évoqués, vous pouvez utiliser : votre nom ; un lieu ; un type d’activité ; un mot en lien avec votre activité, etc. Avant de sélectionner la dénomination sociale de son entreprise, il est important de songer à son impact marketing.

Caractères et symboles autorisés

Tous les caractères alphanumériques peuvent être utiliser pour créer le nom d'une raison sociale. Il n’y a aucune condition quant à l’utilisation des lettres de l’alphabet ainsi que des chiffres. Ils peuvent également décider d’y insérer des chiffres ou l'arobase. Cependant, certains caractères sont interdits comme le sigle euro.

Protection de la raison sociale

La raison sociale est en principe protégée dès l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cependant, ajouter une couche de protection peut être nécessaire. Pour cela, il faut passer par le dépôt et l'enregistrement d’une marque auprès de l'INPI. Les gérants ont la possibilité de réaliser un dépôt de marque auprès de l'INPI. La dénomination sociale est alors protégée pour une période de 10 ans, renouvelable indéfiniment.

Protéger la raison sociale d'une entreprise est un acte nécessaire pour éviter son utilisation par une autre société. En cas d’appropriation par un tiers dans le même secteur d'activité, deux recours sont envisageables : une action pour concurrence déloyale et une action pour contrefaçon. Les propriétés intellectuelles et industrielles sont très bien protégées par les organismes publics et internationaux.

Modifier la raison sociale : procédure et formalités

La raison sociale d'une société est modifiable tout au long de l'existence de celle-ci. Le changement de nom sous lequel l'entreprise est reconnue s'effectue selon une procédure stricte composée de plusieurs étapes. Les principales étapes de la procédure sont communes à toutes les sociétés : vote et approbation de la nouvelle raison sociale par les associé·es réuni·es en assemblée générale extraordinaire (AGE) ; publication de la modification dans un journal d'annonces légales ; mise à jour des statuts ; déclaration de la modification auprès du guichet unique de l'INPI et dépôt au greffe du tribunal de commerce.

Les associés doivent réaliser une Assemblée générale extraordinaire AGE. La décision doit être publiée dans un Journal d'annonces légales en lien avec le tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. Le processus implique le paiement d'un droit à l'enregistrement dont l'acquittement valide la transmission des informations de changement de dénomination sociale par le Guichet unique au Registre national des entreprises (RNE).

La rédaction de l’annonce légale impose certaines mentions obligatoires. Le prix de la rédaction d’annonce légale sera à peu près de 150€. Le dossier de modification doit être complet, à défaut le Greffe pourra émettre un refus à votre formalité. Une fois votre formalité validée, un nouvel extrait Kbis vous sera remis. Il sera à jour des modifications effectuées.

Coûts et conséquences du changement

Modifier la raison sociale a un coût : entre 300 € et 500 € selon les modalités et les frais de greffe, plus environ 150 € pour l'annonce légale. Le changement constitue une décision importante. Il engendre des frais et peut aussi rendre la communication et les activités commerciales de l'entreprise difficile pendant quelque temps, surtout si le changement est important.

Erreurs à éviter et conseils pratiques

Choisir une raison sociale est une décision stratégique qui peut influencer le développement et la réputation d'une entreprise. À éviter : un nom trop proche de celui d’une autre entreprise, un nom trop spécifique ou limitatif, ou un nom complexe, difficile à prononcer ou à épeler. Pour sécuriser la raison sociale d’une société et prévenir toute utilisation non autorisée, il est recommandé de la protéger en la déposant comme marque auprès de l'INPI.

Il est essentiel de s’assurer de la disponibilité de la raison sociale avant de l’adopter, car cela permet de protéger la société contre d’éventuelles poursuites judiciaires pour contrefaçon. Une recherche d’antériorité auprès de l’INPI est indispensable. Attention également, « raison sociale non protégée » ne signifie pas « raison sociale utilisable ».

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Points pratiques pour la création et l’immatriculation

Lors de la création de votre entreprise, il est impératif de lui donner un nom. La raison sociale doit être indiquée dans les statuts. Afin de déclarer la raison sociale il n’y a pas de procédure particulière à accomplir séparée : le dossier de demande d’immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés est composé de différents formulaires et documents qu’il faut remettre au Greffe.

La raison sociale est déclarée lors de l’immatriculation et elle apparaîtra sur le Kbis et sur tous les documents juridiques émanant de la société. Lorsque la raison sociale comprend beaucoup de mots, la société peut avoir recours à un sigle. Ce diminutif est également inscrit dans les statuts de la société.

Résumé : ce qu’il faut retenir

La raison sociale est le nom officiel d’une société civile ; la dénomination sociale concerne les sociétés commerciales.
Elle doit figurer dans les statuts et sur l’extrait Kbis et apparaît sur tous les documents administratifs.
Le choix est libre mais soumis à des règles de disponibilité, conformité et unicité.
La protection passe par l’immatriculation et, pour plus de sécurité, par le dépôt d’une marque à l’INPI (protection de 10 ans).
La modification est possible via une AGE, publication d’annonce légale et dépôt au greffe, avec des frais à prévoir.

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