Récupération de la TVA sur les Notes de Frais d'Hôtel : Conditions et Astuces

Pour les entreprises, les frais de mission représentent souvent un poste important qui pèse sur la totalité des dépenses. Heureusement, lorsqu’il s’agit de frais d’hébergement ou de déplacement, il est possible de récupérer la TVA, mais il y a des conditions à respecter et quelques subtilités à connaître.

Conditions Générales pour la Déduction de la TVA

Plusieurs conditions doivent être remplies pour pouvoir bénéficier de ce remboursement :

Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée.
La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant.
La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Rappel : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Attention : les auto-entrepreneurs relèvent du régime de la micro-entreprise qui bénéficie de la franchise en base de TVA. Ils ne sont donc pas considérés comme assujettis.

Récupération de la TVA sur les Frais d'Hôtel : Une Opération Complexe

La récupération de la TVA sur les prestations d’hébergement est une opération particulièrement complexe. La taxe est déductible sur certaines dépenses, et pas sur d’autres. Dans le cadre d’un déplacement professionnel, les nuits d’hôtel pèsent sur la trésorerie. Dans la plupart des cas, la récupération de TVA n’est pas possible. C’est le cas pour le montant de la nuit d’hôtel du dirigeant ou des salariés de l’entreprise.

Quels types de frais d’hôtel sont déductibles ?

Les frais d’hébergement constituent un poste de dépenses considérable pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent beaucoup. Ils peuvent vite faire gonfler les notes de frais. Dans la plupart des cas, la TVA sur les prestations hôtelières et les frais annexes des collaborateurs n’est pas récupérable par l’entreprise.

Cependant, il existe des exceptions :

Les dépenses d’hôtellerie lorsque l’hébergement est fourni à un tiers de l’entreprise: la TVA peut être déduite sur les frais d’hôtel d’un client ou d’un fournisseur (pris en charge par l’entreprise).
La TVA sur les repas et petits-déjeuners pris à l’hôtel par les salariés ou les dirigeants.

Dans ce cas, le coût et la TVA correspondante doivent apparaître sur la facture, sur une ligne bien distincte du prix de la chambre.

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TVA et Frais Annexes

Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.

Taux de TVA Applicables dans l'Hôtellerie

Depuis le 1er juillet 2009, la TVA dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants est passée à 5.5 %. Cette baisse de TVA représente une vraie évolution pour ces secteurs qui la réclamaient depuis longtemps. Ainsi, les hôteliers ont dû diminuer leur prix de 11.8 % au minimum sur 7 des 10 produits proposés ou ont fait le choix d’employer une personne supplémentaire. Il est intéressant de vouloir se soumettre à la TVA sur les hôtels, car elle peut être déduite sur les achats de l'entreprise.

Les règles applicables dans l’hôtellerie en matière de TVA ou taxe sur la valeur ajoutée sont diverses, car il existe des exceptions. Certaines activités ne sont pas assujetties à la TVA tandis que d’autres y sont soumises à différents taux de TVA correspondante étant de 5.5 %, 10 % ou 20 %.

Le taux réduit à 5.5 % concerne les produits à consommation différée.
Le taux à 10 % concerne les produits à consommer immédiatement, l’hébergement en hôtel, la blanchisserie du linge de maison, le ménage, etc. et les hôtels de plein air.
Le taux normal de TVA à 20 % est appliqué sur toutes les boissons alcoolisées mises à disposition qu’elles soient servies sur place, à emporter ou à livrer.

En ce qui concerne les prestations fournies par les hôtels, le taux de TVA est en général de 10 %. Le prix d’une chambre d’hôtel intègre ce même taux ainsi que toutes les prestations qui y sont liées comme le ménage ou le blanchissement.

TVA et Repas

Dans les restaurants, la TVA est de 5.5 % ou de 10 %. Les établissements concernés par la TVA à taux réduits sont :

Les repas des restaurants traditionnels
Les repas des restaurant rapides
Les repas des brasseries
Les repas des cafétérias
Les traiteurs avec service à table
Les bars et cafés

Si le produit alimentaire est consommé immédiatement, le taux applicable de TVA est de 10 %. Si le produit vendu est destiné à une consommation différée, alors la TVA est au taux de 5.5 %. Pour les boissons non alcoolisées vendues dans des contenants permettant leur conservation, le taux de TVA est de 5.5 %. Si les boissons alcoolisées sont servies dans des contenant ne pouvant pas permettre leur conservation, la TVA est alors de 10 %. Pour les boissons alcoolisées, le taux de TVA est de 20 %.

TVA sur les Frais de Déplacement : Autres Dépenses

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, les salariés d’une entreprise sont amenés à engager tout type de frais. Repas, transport, nuit d’hôtel, petit-déjeuner, carburant… Tous n’ouvrent pas droit à déduction de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En ce qui concerne les déplacements, très peu de frais sont déductibles. Réalisées dans le cadre d’un déplacement professionnels, les dépenses en carburant sont déductibles seulement pour le gazole, le superéthanol E85, le GPL (gaz de pétrole liquéfié), ainsi que le GNV (gaz naturel véhicules). Sur ce type de carburants, vous récupérez l’intégralité de la TVA.

Tout d’abord, les dépenses de déplacement en avion, en bateau et en train ne sont pas assujetties à la TVA. Enfin, la TVA grevant les dépenses de stationnement ne peut être récupérée que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel. Des règles spéciales s’appliquent au niveau de la récupération de la TVA sur le carburant.

La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable.

Tableau récapitulatif des taux de TVA

Type de produit/service	Taux de TVA
Produits à consommation différée	5.5 %
Produits à consommer immédiatement	10 %
Hébergement en hôtel	10 %
Boissons alcoolisées	20 %

Indemnités Forfaitaires et TVA

Les différentes règles de récupération de TVA sur les frais d’hôtel développées plus haut, sont valables uniquement quand ces frais sont réels. Lorsque les notes de frais sont au forfait, alors ce sont les règles qui sont dictées par l’administration des impôts qu’il faut retenir. Ainsi, si un salarié bénéficie de montants forfaitaires dans le cadre d’un déplacement, l’Urssaf détermine si le montant de ces indemnités forfaitaires est un avantage en nature ou pas. En général, c’est le cas, quand les montants versés aux salariés sont supérieurs à ceux qui sont réellement prévus par l’administration fiscale. La régulation dépend aussi de la zone géographique comme Paris et sa périphérie, la métropole et l’Outre-mer. Dans ce cas, il faut consulter le barème mis à jour régulièrement par l’Urssaf.

Récupération de la TVA dans Certains Pays

Pour les contribuables français, le taux de TVA, s’appliquant aux frais hôteliers de l'hébergement des salariés d'une entreprise, est de 10 %.

En Espagne, l'intégralité de la TVA est totalement récupérable sous condition de ne pas être propriétaire d’une entreprise dans ce pays et de ne pas avoir cherché à faire des transactions dotées d’un droit de remboursement.
En Suisse, les nuits passées dans un hôtel, sont soumises à un taux spécial de 3.7 % de TVA. Pour récupérer cette TVA, il est nécessaire de faire une demande de remboursement en s’adressant à l’administration. Pour se faire, le dossier doit être constitué de :
- La déclaration de TVA
- Un RIB
- Une preuve d’immatriculation en tant que contribuable français
- La totalité des factures originales
Pour récupérer la TVA en Allemagne qui s’élève à 7 % il faut envoyer un formulaire en ligne pour demander la récupération de cette TVA. Il existe des seuils. Le minimal est de 50 € pour une demande trimestrielle à annuelle et de 400 € maximum pour une demande annuelle ou supérieure. L’administration allemande a quatre mois pour effectuer le remboursement sous condition de lui avoir envoyé les factures comportant le numéro de TVA allemande ainsi que le montant détaillé.

Solutions pour Simplifier la Gestion de la TVA sur les Frais d'Hôtel

Au vu des ressources nécessaires pour traiter les notes de frais, est-il judicieux de faire les démarches pour récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ? Notre solution complète de paiement pour l’entreprise simplifie la gestion de vos dépenses professionnelles. Une fois le paiement effectué, le collaborateur a une seule chose à faire : prendre une photo du justificatif. Les notes de frais sont pré-remplies avec les informations issues des transactions bancaires. La part de TVA déductible est calculée automatiquement sur l’ensemble des dépenses. La solution Mooncard 100% en ligne et sa carte de paiement corporate accompagne vos salariés dans toutes leurs dépenses professionnelles, qu’elles soient réalisées en ligne ou en magasin. Magali Sire est Marketing & Brand Content Manager chez Mooncard.

Quoi qu’il en soit, la gestion des notes de frais d’hôtel peut être grandement facilitée en utilisant un logiciel dédié. Ce type d’outil est en mesure de calculer la TVA que vous pouvez récupérer au cas par cas.

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