Récupération de la TVA sur les Séminaires d'Entreprise : Conditions et Modalités
La récupération de la TVA est une opportunité pour les entreprises de réduire leurs coûts et d'améliorer leur gestion financière, notamment dans le cadre de leurs déplacements professionnels où les membres du personnel engagent des frais dits « frais de mission ». Il est donc essentiel de bien comprendre les règles de déductibilité de la TVA pour optimiser vos dépenses.
Selon quelles conditions votre entreprise peut-elle valablement exercer la déduction de la TVA grevant ces frais ? Cet article explore les enjeux de la TVA dans l'événementiel, ses mécanismes, et les points de vigilance pour les professionnels du secteur. Les éléments présentés sur cette page le sont à titre purement informatif et ne sauraient être considérés comme une recommandation.
Récupérer la TVA : remboursement et conservation de crédit
Conditions Générales du Droit à Déduction
Pour permettre la récupération de la TVA, les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites. La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :
- Cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)).
- La dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants.
- Votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services.
- Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA.
- Votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).
Attention : même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire la TVA grevant de telles dépenses.
Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.
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Les Frais de Mission Engagés Ne Doivent Pas, Par Nature, Être Exclus Du Droit À Déduction
Dans le cadre de leurs déplacements professionnels les membres du personnel de votre entreprise engagent des frais dits « frais de mission ».
Hébergement - Hôtel
La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise.
En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.
Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.
Restauration, Spectacles, Réceptions
La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.
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En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).
Transport de Personnes
La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.
Location et Entretien de Véhicules
La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».
N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme:
- location
- réparations
- transports
- opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20)
En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou « entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).
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Carburants
La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.
La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.
S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.
Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.
Péages
La TVA relative à ces dépenses est déductible.
Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).
Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).
Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.
Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.
Parking
La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.
A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).
A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).
Dépenses de Téléphonie
La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.
Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l’entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié.
Récupération de la TVA sur les Séminaires et Événements d'Entreprise
Dans le secteur événementiel, la TVA revêt une importance particulière en raison de la diversité des prestations proposées et des spécificités réglementaires qui en découlent.
Conditions de Déductibilité
Pour qu’une dépense soit éligible à la récupération de la TVA, elle doit être directement liée à l’exploitation de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle. Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier cette nécessité en cas de contrôle fiscal. Exemple : Vous faite une note de frais pour un téléphone que vous avez payé il faudra justifier de l’usage professionnel.
Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. En l’absence de cette mention, il est impossible de recalculer la TVA a posteriori. Par conséquent, une facture non conforme peut entraîner la perte du droit à récupération. En outre, il est important de vérifier que le fournisseur est bien assujetti à la TVA. Exemple : Un fournisseur étranger n’applique pas la TVA sur ses factures en raison de sa localisation.
La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable. Cela pose souvent un problème pour les petites entreprises où les dirigeants utilisent leurs propres moyens financiers pour des achats professionnels. Exemple : Un dirigeant paie un repas avec un client et demande la facture à son nom personnel. Cette facture ne pourra pas être utilisée pour récupérer la TVA. En revanche, si la facture est au nom de l’entreprise, elle sera admissible.
Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas. 📢 Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.
Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :
- Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
- Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
- Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.
Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.
La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises. La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.
Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire, il est important de distinguer les dépenses déductibles et non déductibles :
- Restauration pour repas d'affaires : Déductible
- Location de salle : Déductible
- Team Building : Déductible
- Nuitées pour staff ou dirigeant : Non déductible
- Nuitées pour externe : Déductible
- Prestations techniques : Déductible
Il est important de noter que ces règles s'appliquent à une partie de l'événementiel et du MICE (Meetings, Incentive, Congress and Events), y compris les séminaires.
Attention, pour que la TVA soit déductible, outre ce qui est précisé avant, la facture doit reprendre certaines mentions, on appelle cela des conditions de forme (facture > 150€, tolérance au dessous)
- Numéro TVA intracommunautaire du client
- Nom complet du fournisseur et du client
- Date de délivrance
- Numéro SIREN
- Intitulé de l’article
- Quantité
- Prix unitaire
- Taux de TVA
Ces mentions peuvent varier dans certains cas de figures.
Tableau Récapitulatif des Frais et TVA Déductible
| Type de Frais | TVA Déductible | Conditions |
|---|---|---|
| Hébergement (Tiers) | Oui | Invitation de clients ou fournisseurs |
| Hébergement (Salariés/Dirigeants) | Non | |
| Services Annexes (Hôtel) | Oui | Téléphone, TV, Internet, Restauration, Parking |
| Restauration | Oui | Pour salariés, dirigeants ou tiers |
| Transport de Personnes | Non | Quel que soit le moyen de transport |
| Location Véhicules (Tourisme) | Non | |
| Location Véhicules (Marchandises) | Oui | Camionnettes, Fourgonnettes |
| Carburant (Essence) | Non | |
| Carburant (Gazole) | Partiellement (80%) ou Totalement | Selon le type de véhicule |
| Péages | Oui | Justificatif avec les informations nécessaires |
| Parking | Oui | Pour les besoins des opérations de l'entreprise |
| Téléphonie | Oui | Facture au nom de l'entreprise |
Récupération de la TVA Intracommunautaire
Une entreprise soumise à la TVA, établie en France ou dans un autre État membre de l'Union européenne (UE), peut demander le remboursement de la TVA sur certaines des opérations qu'elle a réalisées. Cela concerne des opérations effectuées dans un autre État membre de l'UE et soumises à la TVA dans cet autre État.
Une entreprise établie en France peut demander le remboursement de la TVA intracommunautaire qu'elle a payée dans un autre État de l'Union européenne, si elle remplit les 3 conditions suivantes :
- Elle doit être soumise à la TVA en France (c'est-à-dire « assujettie »).
- Elle doit demander le remboursement pour des opérations réalisées et imposées dans un autre État membre de l'Union européenne.
- Elle ne doit pas avoir réalisé des opérations de livraisons de biens, de prestations de services ou d'importation imposables à la TVA.
Toutes les opérations réalisées dans un autre État membre de l'Union européenne ne permettent pas d'obtenir le remboursement de la TVA qui leur a été appliquée.
Les opérations qui remplissent toutes les conditions suivantes permettent d'obtenir le remboursement de la TVA :
- Elles doivent être nécessaires pour l'activité économique de l'entreprise ou correspondre à des prestations de services fournies qui permettent d'obtenir une déduction de TVA (dépenses de transport, restauration, etc.).
- Elles sont considérées comme étant déductibles de la TVA dans le pays dans lequel la TVA a été perçue.
- Elles doivent être justifiées par des factures comportant des mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du client et de son fournisseur.
Attention Les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible diffèrent selon les États. Il est important de se renseigner sur les droits de déduction de TVA du pays dans lequel l'entreprise souhaite demander le remboursement.
L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible. Ils doivent contenir les informations suivantes :
- Nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire
- Sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscal attribué par l'État remboursement
- Sauf en cas d'importation : préfixe de l'État de remboursement
- Date et numéro du document ou de la facture
- Base de l'imposition et montant de la TVA dans la devise de l'État de remboursement
- Montant de la TVA déductible calculée dans la devise de l'État de remboursement
- Lorsque cela est nécessaire, la proportion déductible calculée en pourcentage
- Nature des biens et des services ventilés
- Nature des biens et services acquis ventilés selon les codes suivants :
- Carburant
- Location de moyens de transport
- Autres dépenses liées aux moyens de transports
- Péages routiers et axes de circulation
- Dépenses de voyages tels que les frais de taxis ou les frais de transport public
- Hébergement
- Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
- Droits d'entrée aux foires et expositions
- Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
- Autres
Certains États peuvent demander des informations complémentaires à l'entreprise.
À savoir Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit.
La TVA dont le remboursement est demandé ne doit pas être inférieure à l'un des montants suivants selon la période sur laquelle porte le remboursement :
- Pour une période comprise entre 3 mois et 1 an : 400 €
- Pour une période égale à 1 an : 50 €
Une fois la demande de remboursement (correcte et complète) envoyée à l'État, l'entreprise reçoit en général un accusé de réception de l'État. L'État qui a reçu la demande de remboursement a ensuite 4 mois pour traiter la demande. Ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois lorsque des demandes de documents complémentaires sont faites.
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