Récupération de la TVA sur les Frais de Restaurant : Conditions et Modalités

La question de la récupération de la TVA sur les frais de restaurant est souvent complexe et nécessite une analyse détaillée. Cet article, élaboré avec l'aide de notre cabinet d'experts-comptables Audit Consulting Group, vous apportera des éclaircissements sur ce sujet.

En France, la TVA est déductible pour les professionnels à partir du moment où ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Mais dès lors qu'il y a une règle, il y a des exceptions... Par exemple les taux de TVA diffèrent selon la nature des biens et services, comme c’est le cas pour la TVA en restauration.

Comme nous le verrons ici, la TVA sur les frais n'est déductible que dans certains cas.

Les Exceptions de Déductibilité de la TVA sur les Frais

Les règles de déductibilité de TVA peuvent paraître assez étranges, en voici quelques exemples :

Restaurants: La TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaires à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement professionnel.
Hôtels: La TVA est déductible seulement pour les chambres des clients.
Péage: La TVA sur le péage est déductible.
Parking: La TVA parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

N'est pas déductible la TVA sur les frais relative à l'acquisition de certains produits ou services comme :

Les dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l'entreprise (sauf pour les logements fournis gratuitement aux personnels de sécurité, de gardiennage et de surveillance).
Les véhicules de transport de personnes qui sont inscrites à l'actif de l'entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ou les auto-écoles).
Les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale (cadeaux), sauf quand il s'agit de biens de très faible valeur (valeur unitaire de 73 euros TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire).
Les services liés à des biens exclus du dispositif.

Conditions à Remplir pour Déduire la TVA sur les Frais

Il faut savoir qu'il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur vos notes de frais, à certaines conditions.

Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

Les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle. Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier cette nécessité en cas de contrôle fiscal. Exemple : Vous faite une note de frais pour un téléphone que vous avez payé il faudra justifier de l’usage professionnel.
Pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée. Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. En l’absence de cette mention, il est impossible de recalculer la TVA a posteriori. Par conséquent, une facture non conforme peut entraîner la perte du droit à récupération. En outre, il est important de vérifier que le fournisseur est bien assujetti à la TVA. Exemple : Un fournisseur étranger n’applique pas la TVA sur ses factures en raison de sa localisation.
La facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant. La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable. Cela pose souvent un problème pour les petites entreprises où les dirigeants utilisent leurs propres moyens financiers pour des achats professionnels. Exemple : Un dirigeant paie un repas avec un client et demande la facture à son nom personnel. Cette facture ne pourra pas être utilisée pour récupérer la TVA. En revanche, si la facture est au nom de l’entreprise, elle sera admissible.
La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer. À noter : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Sur une prestation de services, par exemple, le droit à déduction apparait uniquement lorsque la prestation est payée. Lorsque la prestation est réglée, une note de frais doit toujours être soutenue par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse enfin récupérer la TVA.

Attention : Certains types de dépenses ne permettent malheureusement pas de récupérer la TVA.

La déduction de la TVA doit être imputée en priorité sur la TVA dont le professionnel est redevable (TVA brute ou collectée). Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Encore une fois, il existe une exception pour la TVA sur les frais de restauration, si la note est inférieur à un total de 150 euros, un ticket de caisse suffit, mais il faut tout de même qu'apparaissent les différents montants de la TVA, le taux de la TVA, le HT et le TTC.

Dans un cabinet d'expertise comptable, il nous arrive très souvent de voir des factures de restaurant avec seulement le HT et le TTC. Dans ce cas, nous ne pouvons déduire la TVA, car il manque souvent le taux de TVA. A la fin d'un bon repas, n'oubliez pas de vérifier vos tickets de CB ou vos factures.

Rappelez-vous qu'une facture de restaurant mal renseignée de 100 euros, c'est environ 10 euros de donné à l'Etat.

TVA déductible sur les frais de restauration

Frais de Restauration : Détails et Conditions

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :

Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.
Repas de midi en général : Ces frais sont souvent considérés comme des dépenses personnelles. Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.

Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas.

Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif.

Traitement Spécifique des Frais Divers

Frais d’Hébergement

La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises.

Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite.
Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable.
Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant.
La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.

Frais de Déplacement

Les frais de déplacement sont une composante importante des coûts d’exploitation pour de nombreuses entreprises.

Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.
Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.
Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking.
Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.

Sachez qu’il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement. Pour les frais de parking et de péages la TVA est récupérable. Toutefois, elle ne l’est pas pour les frais de taxi, d’avion, de bus et de train.

Carburant

Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

Pour ce qui concerne le carburant, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur l’essence d’un véhicule d’utilitaire. Depuis 2022, le taux de récupération de TVA sur les véhicules de tourisme est de 80% sur les véhicules utilitaires, il est de 100% pour l’essence.

TVA et Auto-entrepreneur

L’autoentrepreneur peut récupérer une partie de la TVA sur ses frais de repas de missions. Mais quelles sont les conditions de récupération de la TVA sur les repas de mission pour un auto entrepreneur ?

En principe, l’autoentrepreneur est en franchise en base de TVA, c’est-à-dire qu’il n’est pas redevable de la TVA. Pour être exonéré de TVA, l’autoentrepreneur doit rester sous les seuils prévus par la loi. À partir du moment où l’autoentrepreneur dépasse le seuil qui concerne son activité professionnelle deux années consécutives (ou qu’il dépasse le seuil de tolérance directement), il n’est plus exonéré de TVA.

Les frais de transport (train, avion, taxi, bus, etc.) et de logement (hôtels) ne sont pas déductibles pour les autoentrepreneurs. L’autoentrepreneur peut récupérer une partie de ses frais de repas de mission. Pour cela, les repas de mission doivent résulter de l’exercice de l’activité professionnelle. Ils ne doivent pas être occasionnés par des circonstances personnelles. De ce point de vue, le caractère professionnel des repas de mission doit pouvoir être justifié. Les dépenses des repas de mission doivent concerner l’autoentrepreneur uniquement (par exemple, le conjoint ne peut pas être inclus). En cas de contrôle, l’autoentrepreneur doit pouvoir justifier du caractère professionnel des dépenses des repas de mission. Il doit donc conserver les justificatifs.

Bien évidemment, les dépenses liées aux repas de mission ne doivent pas être excessives pour pouvoir récupérer la TVA. Si les frais de repas sont excessifs, on parle de "caractère exagéré". Les impôts délimitent le caractère normal de dépenses pour des frais de repas en dehors du domicile ou du lieu habituel de travail. La limite varie selon les années. Les frais de repas de mission sont considérés comme des frais supplémentaires au repas que l’autoentrepreneur aurait pu prendre à domicile.

La valeur d’un repas pris à domicile est de 4,95 € TTC en 2021 et elle est réévaluée à 5,20 € en 2023. Cette valeur est réévaluée chaque année au 1er janvier. La limite d’exonération des indemnités des repas de mission est de 20,20 € TTC depuis le 1er Septembre 2022 (elle était de 19,40 € jusqu’au 31 Aout 2022). Au-delà de ce montant, la dépense est jugée excessive.

Pour calculer la récupération de TVA sur un repas de mission pour un auto entrepreneur, il est nécessaire de déduire le montant du repas à domicile sur la limite d’exonération des frais de repas de mission. A partir de 2023, la TVA qui peut être récupérée sur un repas de mission pour un autoentrepreneur est calculée sur le montant maximum de 15 € (14,14 € jusqu’au 31 aout 2022). Par exemple, en dépensant 20 € lors d’un repas de mission justifié par l’activité professionnelle (avec une facture), il est possible de récupérer la TVA sur 15 € maximum.

Non, un autoentrepreneur n’est pas toujours exonéré de TVA. Il est en franchise en base de TVA s’il ne dépasse pas les seuils de TVA fixés pour une microentreprise. Ces seuils sont de 36 800 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services et de 91 900 € de CA pour les activités d’achat-vente.

S’il dépasse le seuil relatif à son activité, l’autoentrepreneur est redevable de la TVA. Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez récupérer la TVA sur les repas de mission , en respectant certaines conditions. Vous devez pouvoir justifier du caractère professionnel du repas de mission et posséder un justificatif qui mentionne la TVA (française). Le montant maximal pour déduire la TVA sur un repas de mission est fixé à 20,20 € TTC en 2023. Vous devez déduire de ce montant la valeur d’un repas à domicile, soit 5,20 € TTC. Ainsi, vous pouvez récupérer la TVA sur 15 € TTC pour un repas de mission.

Table 1. L’autoentrepreneur peut récupérer une partie de ses frais de repas de mission.

Le Crédit de TVA : Définition et Gestion

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA.

Ce crédit de TVA peut être :

soit imputé sur les prochaines déclarations de TVA,
soit faire l'objet d'une demande de remboursement si l'imputation n'est pas possible, selon une périodicité et sous conditions de seuils qui dépendent du régime d'imposition de l'entreprise,
soit imputé sur l'échéance future d'un autre impôt professionnel.

Si vous êtes redevable de la TVA en autoentreprise, il est possible de déduire la TVA de vos dépenses professionnelles sous certaines conditions.

Peut-on récupérer la TVA sur les notes d'hôtels lors d'un déplacement professionnel ?

Déduction de la TVA : Les Règles Générales

Une entreprise est en principe assujettie à la TVA. Cela signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État.

Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :

L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).

Attention Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.

Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.

Exigibilité de la TVA : Quand Déclarer et Déduire ?

La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.

Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :

Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.

Exemple : Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).

Déclaration et Remboursement de la TVA

L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.

Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.

L'entreprise a 2 options :

Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.

Certains biens ou services ont des règles de déductibilité spécifiques.

Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.

Régimes de TVA et Remboursement

Régime Réel Simplifié de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.

Remboursement Annuel de TVA

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.

La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :

Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.

La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.

Remboursement Semestriel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.

La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.

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