Comment Récupérer la TVA : Guide Complet pour les Entreprises en France

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect sur la consommation, collecté par les entreprises pour le compte de l'État. En tant que professionnel assujetti à la TVA, vous avez l'obligation de collecter la TVA sur vos ventes, mais aussi le droit de déduire la TVA payée sur vos achats professionnels. Découvrons ensemble comment fonctionne ce mécanisme et comment en tirer le meilleur parti.

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TVA Déductible et TVA Collectée : Quelle Différence ?

TVA collectée : C'est la TVA que vous percevez lorsque vous vendez des biens ou des services à vos clients. Elle est comprise dans le prix TTC (toutes taxes comprises) que le client final paie.
TVA déductible : C'est la TVA que vous payez lorsque vous achetez des biens ou des services auprès de vos fournisseurs pour les besoins de votre activité professionnelle.

La récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations. La formule est simple :

TVA Collectée - TVA Déductible = TVA à payer à l’administration fiscale

Si le montant de la TVA à payer est négatif, l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA.

Mécanismes et Conditions de la Déduction

Les professionnels assujettis redevables de la TVA peuvent récupérer la TVA supportée lors des achats réalisés dans le cadre de leur activité. Cependant, cette déduction est soumise à certaines conditions :

Lire aussi: TVA et Véhicules : Le Guide

Justification de la TVA : Vous devez posséder un document justificatif (généralement une facture) où figure clairement la TVA que vous souhaitez déduire.
Date de déduction : La TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez votre fournisseur. En pratique, cela signifie que la TVA ne peut être déduite qu’au titre du mois où a eu lieu l’acquisition des biens ou le paiement des services.

A noter : depuis le 1er janvier 2023 pour l’acquisition de biens, en cas de versement préalable d'un acompte, la TVA devient déductible au moment de son règlement à concurrence du montant encaissé. Il est nécessaire que deux conditions soient réunies au moment du versement de l’acompte : la désignation précise des biens et le caractère certain de la réalisation de la livraison.

Destination des biens et services : Les biens et services acquis doivent être destinés à la réalisation d’une opération ouvrant droit à déduction de la TVA.
Coefficient de déduction : La taxe déductible relative à chaque bien ou service est déterminée en proportion de son “coefficient de déduction”, qui tient compte de son degré d'utilisation pour des opérations ouvrant droit à déduction et des restrictions éventuelles prévues par la loi ou le règlement.

Récupérer la TVA : remboursement et conservation de crédit

Exclusions du Droit à Déduction

Certains produits ou services sont exclus du droit à déduction, même s'ils répondent aux conditions générales. Voici quelques exemples :

Dépenses liées au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel, sauf exceptions (personnel de gardiennage, sécurité, surveillance).
Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte inscrits à l’actif de l’entreprise (sauf entreprises de transport de voyageurs, location de véhicules soumise à TVA, auto-écoles).
Biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale dont la valeur unitaire dépasse 65 € TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire.
Services liés à des biens eux-mêmes exclus.
Biens et services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l’entreprise.

Produits Pétroliers

La déduction de la TVA sur le gazole et le super-éthanol E 85 s'applique exceptionnellement pour les véhicules n'ouvrant pas droit à déduction. Elle est limitée à 80 %. Depuis 2017, les règles de déduction de la TVA sur le gazole sont progressivement applicables à l'essence.

Le tableau suivant retranscrit la part de TVA déductible par type de véhicule/engin :

Type de Véhicule/Engin	TVA Déductible
Véhicules de tourisme (essence)	80% (depuis le 1er janvier 2022)
Véhicules utilitaires (essence)	100% (depuis le 1er janvier 2022)
Véhicules de tourisme (gazole et super-éthanol E 85)	80%
Véhicules utilitaires (gazole et super-éthanol E 85)	100%
Véhicules GPL et GNV	100%
Véhicules électriques	100%

Comment S’exerce la Déduction ?

Les déductions de TVA sont mentionnées sur les déclarations que vous devez déposer selon votre régime d’imposition. La déduction de la TVA doit être imputée en priorité sur la TVA dont vous êtes redevable (TVA brute ou collectée).

Lorsque votre taxe déductible est supérieure à votre taxe collectée, l'excédent constitue un crédit de TVA.

Les Différents Types de TVA Déductible

De nombreux investissements permettent de récupérer la TVA : achats de matériel, documentation, abonnements à des services. Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions peuvent également générer de la TVA déductible, à condition que les biens ou services achetés entrent dans le cadre de l’activité de l’entreprise et ne fassent pas l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90 %.

Voici quelques exemples de dépenses et leur régime de TVA :

Frais d’hébergement : En général, la TVA sur les frais d’hôtel n’est pas récupérable, sauf si la dépense concerne l’hébergement d’un tiers (client, fournisseur). Le petit-déjeuner et la soirée étape peuvent être concernés par la TVA récupérable.
Frais de repas : La TVA est récupérable au restaurant sur toute votre note. Pour une dépense inférieure à 150 euros, un ticket de caisse suffit. Pour une dépense supérieure, demandez une facture avec les coordonnées de l’entreprise et le montant de la TVA récupérable.
Frais de parking : Il est possible de récupérer la TVA sur les emplacements de stationnement achetés ou loués pour répondre aux besoins de l’entreprise, à proximité du lieu de travail ou de la mission, pour le personnel de l’entreprise (y compris les dirigeants) et ses clients. La TVA n’est pas récupérable sur les emplacements de stationnement situés sur la chaussée.
Carburant : Depuis 2018, la TVA sur l’essence est déductible, mais uniquement à hauteur de 80 % (que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme). Le taux de récupération de TVA évolue chaque année par incrément de 20 %.
Location de voiture : La location d’une voiture ouvre droit à récupération de TVA sous conditions. La TVA est également déductible pour tous les frais d’entretien sur ces voitures de société (hors véhicules de tourisme).
Frais de transport : La TVA n’est pas déductible des billets de train ni des billets d’avion.

La Récupération de TVA pour les Micro-Entrepreneurs

Depuis le 1er janvier 2018, la TVA a fait son entrée dans le régime de l’auto-entreprise. Passé un certain seuil, les micro-entrepreneurs sont dans l’obligation de la facturer à leurs clients. En contrepartie, ils peuvent aussi déduire celle qu’ils ont payée dans le cadre de leur activité.

Pour récupérer la TVA en tant que micro-entrepreneur, vous devez respecter certaines conditions :

Justificatifs d'achat : Vos factures doivent mentionner le montant hors taxes (HT), les taux de TVA appliqués et les montants correspondants, ainsi que le montant toutes taxes comprises (TTC).
Nécessité de l'achat : L’achat doit être nécessaire et engagé dans l’intérêt de l’exploitation. Si l'usage est mixte (professionnel et privé), la part d’utilisation professionnelle devra être au moins de 10 %.
Exigibilité de la TVA : La TVA ne peut être déduite qu’à partir du moment où elle est exigible auprès de votre fournisseur.
Assujettissement à la TVA : Pour récupérer la TVA sur ses achats, l’entreprise doit être elle-même assujettie à la TVA, ce qui signifie qu’elle la facture à ses propres clients.

Le Crédit de TVA : Remboursement et Imputation

Lorsque le montant de la TVA déductible est supérieur à celui de la TVA collectée, vous avez le droit à un crédit de TVA. Vous pouvez en demander le remboursement auprès de l’État ou l’utiliser pour payer la TVA ou un autre impôt professionnel sur une échéance future.

Régime Réel Simplifié

Si votre micro-entreprise relève du régime réel simplifié, vous effectuez une déclaration annuelle de TVA, accompagnée de deux acomptes semestriels. Le remboursement du crédit de TVA peut être demandé selon les conditions suivantes :

Lors de la déclaration annuelle : vous pouvez demander un remboursement si votre crédit de TVA atteint au moins 150 €.
Lors du versement d’un acompte semestriel : dans ce cas, le remboursement demandé doit être d’au moins 760 € et concerner exclusivement la TVA sur l’acquisition de biens constituant des immobilisations pour votre activité.

Régime Réel Normal

Si votre micro-entreprise relève du régime réel normal, vous effectuez généralement des déclarations mensuelles ou trimestrielles. Vous pouvez demander le remboursement du crédit de TVA si celui-ci atteint au moins 760 €.

Gérer les Notes de Frais pour Faciliter la Récupération de la TVA

Une gestion minutieuse des notes de frais est essentielle pour optimiser la récupération de la TVA. Voici quelques conseils pour faciliter ce processus :

Outils pour la gestion des notes de frais : Utilisez des outils qui permettent l'enregistrement, le traitement et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via votre smartphone.
Conformité et contrôles internes : Assurez la conformité des notes de frais avec les normes fiscales. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaires pour les audits.
Coordination des équipes : La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle. Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles.

Les Régimes de TVA : Franchise en Base, Simplifié et Réel Normal

Franchise en Base de TVA

La franchise en base de TVA dispense les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu'elles réalisent. L’entreprise bénéficiant de la franchise en base doit faire figurer sur ses factures la mention suivante : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".

Néanmoins, pour bénéficier de ce dispositif, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser certains seuils.

Régime Simplifié de TVA

Lorsque son chiffre d’affaires dépasse les seuils de la franchise en base, l’entreprise relève de plein droit du régime simplifié de TVA. Vous devez effectuer une seule déclaration de TVA annuelle et verser des acomptes semestriels en juillet et décembre.

A compter du 1er janvier 2027, l’actuel régime simplifié de déclaration sera supprimé. Les déclarations de TVA devront être déposées chaque mois, sauf en cas de non-dépassement de certains seuils de chiffre d’affaires, où une déclaration trimestrielle sera possible.

Régime Réel Normal de TVA

Vous relevez de plein droit du régime réel normal lorsque votre chiffre d'affaires hors taxes excède :

840 000 € si votre activité principale est la vente de marchandises, d'objets ou de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou la fourniture de logements.
254 000 € s'il s'agit de prestations de services.

Dans ce cas, vous devez effectuer vos déclarations et paiements de TVA tous les mois (formulaire CA3).

En suivant ces conseils et en respectant les règles en vigueur, vous optimiserez la récupération de TVA et améliorerez la trésorerie de votre entreprise.

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