Refacturation de la TVA et Gestion des Congés Payés : Guide Complet
La gestion de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) pendant les périodes de congés payés peut s'avérer complexe pour les entreprises. Cet article vise à éclaircir les procédures à suivre, notamment en matière de déclaration et de refacturation, en tenant compte des différents régimes d'imposition.
EPISODE #9 Gérer les congés payés
Déclaration de la TVA pendant les Congés Payés
Comment déclarer la TVA lorsque l’entreprise est fermée en raison des congés payés ? Une fois n’est pas coutume, l’entreprise relevant du régime réel normal peut bénéficier d’une tolérance administrative pour la déclaration de TVA (CA3) au titre du mois dont la comptabilité ne peut être arrêtée à temps du fait des congés d’été. Rappel du formalisme à respecter.
Les entreprises concernées peuvent télétransmettre, au titre de leur mois de fermeture, une déclaration de TVA ne comportant que le montant d’un acompte préalablement déterminé.
Pour partir (vraiment) l’esprit tranquille, le service de téléprocédure permet de transmettre la déclaration de TVA par anticipation au cours du mois précédant la fermeture temporaire. Ainsi, vous pouvez déposer les déclarations du mois d’août en juillet, par exemple.
Acompte de TVA sous le Régime Réel Normal
En principe, les entreprises relevant du régime réel normal (RN) sont tenues de déclarer et de verser la TVA due à l’État chaque mois. Cependant, en période de congés, elles sont autorisées à verser un acompte de TVA à l’avance au lieu de régler le montant réel pour cette période.
Lire aussi: Refacturation de Frais : Définition et enjeux TVA
Sous le régime normal, le montant de l’acompte congés doit être au moins égal à 80 % de la somme de la TVA payée le mois précédent ou de la somme réellement exigible pour le mois en question. Une régularisation de la situation est faite sur la déclaration de TVA au titre du mois suivant, qui prend en compte la TVA réellement due sur les deux mois concernés.
Une tolérance administrative permet aux entreprises de payer un acompte de TVA au moment de la fermeture annuelle pour congés payés. Cette tolérance permet aux entreprises de ne pas remplir les lignes habituelles de TVA collectée et TVA déductible de leurs déclarations de TVA (3310-CA3 mensuelles) et de taxe sur les salaires à condition de verser un acompte pour le mois de congés.
La régularisation se fait ensuite sur la déclaration suivante (celle établie au mois d'août si l'entreprise était fermée en juillet) qui cumule les chiffres des deux déclarations. La comptabilisation des acomptes de TVA pour congés payés peut se faire via le compte 44551 TVA à décaisser lors de leur règlement.
Montant Maximum de l'Acompte TVA et Congés
L'acompte à verser pour la période des congés payés doit représenter au minimum 80% soit :
- de la TVA nette due, versée au titre du mois écoulé ;
- des sommes réellement exigibles pour la période.
Déclarer son acompte congés : TVA au régime réel normal
Lire aussi: Comptabilisation de la refacturation entre sociétés
Deux situations peuvent se présenter ici.
TVA à payer = acompte
Sur la déclaration déposée au titre du mois des congés, il faut remplir les lignes suivantes :
- ligne 5B, case 0602 « sommes à ajouter, y compris acompte congés payés » ;
- 16 « total de la TVA brute due » ;
- 28 « TVA nette due » ;
- et 32 « total à payer ».
Dans le cadre réservé à la correspondance, l'insertion de la phrase suivante permettra de signaler l'utilisation de la tolérance administrative :
Congés payés - Versement d'un acompte de xx€
Lire aussi: Facturation TVA Frais Kilométriques
Crédit de TVA = report du crédit
La présence d'un crédit de TVA oblige l'entreprise à le reporter pour ne pas avoir à déposer des déclarations CA3 rectificatives.
Le crédit de taxes sera reporté sur les lignes :
- 22, case 8001 « report du crédit apparaissant ligne 27 de la précédente déclaration » ;
- 25, case 0705 « crédit » ;
- et 27, case 8003 « crédit à reporter » de la déclaration déposée pour les congés.
Dans le cadre réservé à la correspondance, indiquer :
Congés payés - Report de crédit de TVA du mois de ...
Régulariser l'acompte de TVA pour congés payés
La régularisation de l'acompte se fait sur la déclaration déposée au titre du mois suivant. Elle est établie en cumulant les éléments relatifs au mois de l'acompte congés et au mois suivant (cumul par exemple des éléments relatifs aux mois de juillet et août).
Acompte inférieur à la taxe due
Le montant de l'acompte déjà versé est déduit à l'aide de la ligne 2C case 0603, « Sommes à imputer, y compris acompte congés ».
Les lignes 28 et la ligne 32 font apparaître le solde à payer.
Le cadre réservé à la correspondance indique :
Période des congés payés - Régularisation
Acompte congés supérieur à la TVA due
La régularisation de l'acompte supérieur à la taxe due fait naître un crédit de TVA.
Le cadre réservé à la correspondance indique :
Période des congés payés - Régularisation
Régularisation avec un acompte de 80% du réel
L'entreprise qui limite son versement à 80% des sommes réellement exigibles doit prouver que ce versement correspond bien au minimum à payer et qu'elle n'a pas minoré son acompte.
Elle dépose donc deux déclarations complètes, une pour chaque période de juillet et d'août. La minoration de l'acompte acquitté le mois précédent est assortie de pénalités.
Reprise du crédit de taxes
En présence d'un crédit de TVA non remboursé, il suffit de faire apparaître le montant en ligne 22 case 8001 de la déclaration de régularisation.
Acompte de TVA sous le Régime Simplifié
Le régime simplifié d’imposition (RSI) exige une déclaration annuelle de TVA (la déclaration CA12) et deux versements d’acomptes semestriels. Les entreprises relevant du régime simplifié doivent donc verser un premier acompte de TVA en juillet et un second acompte de TVA en décembre lorsque la date de clôture de leur exercice comptable est fixée au 31 décembre.
Les acomptes semestriels de TVA sont calculés sur la base du montant de la TVA due l'année précédente. C’est-à-dire que sous le régime simplifié, l’acompte de juillet correspond à 55 % du montant de la TVA due l'année précédente, tandis que celui de décembre représente 40% de ce montant.
Le solde à régler lors de la déclaration de TVA annuelle correspond au montant de la TVA qui reste après la déduction des acomptes déjà versés.
Pour les nouvelles entreprises relevant du régime réel simplifié et n’ayant encore jamais eu à régler de TVA, les acomptes à verser doivent au moins représenter 80 % de la TVA réellement due pour le semestre correspondant.
Le paiement de l’acompte semestriel se fait sur l’espace professionnel du site de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Veuillez télétransmettre l’avis d’acompte, soit le formulaire n°3514-SD avec votre paiement.
Dates de Paiement des Acomptes de TVA
Les dates de paiement des acomptes de TVA sous le régime simplifié varient selon le lieu d’activité, le type et le numéro Siren de l’entreprise ou le nom de l’entrepreneur.
Il faut noter que l’entreprise relevant du régime simplifié est dispensée du paiement des acomptes de TVA lorsque le montant de la TVA acquittée l’année précédente est inférieur à 1 000 €.
Refacturation de Frais et TVA
Une entreprise peut être amenée à refacturer certains frais à des clients, par exemple des frais de missions. Ces dernières sont engagées pour le client, mais la facture reste au nom de l’entreprise. Ces frais font alors l’objet de ce qu’on appelle une refacturation : ils sont récupérés auprès des clients via l’édition d’une facture qui récapitule toutes les dépenses engagées.
Dans la mesure où ce type de dépenses correspond à une charge, leur refacturation est soumise à la TVA. Vos collaborateurs effectuent une mission auprès d’un client, et ce dernier s’engage à pourvoir à leurs dépenses professionnelles réalisées dans le cadre de cette mission.
TVA Déductible
Dans ce cas, vous devez refacturer le montant de la dépense HT et pouvez récupérer la TVA de la dépense selon la procédure habituelle.
Refacturation Sans TVA
Dans certains cas, vous pouvez être amené à refacturer des frais sans TVA. C’est notamment le cas lorsque ces dépenses concernent des débours, où vous agissez uniquement en tant qu’intermédiaire en réglant une dépense au nom et pour le compte du client. D’autres situations, comme certaines prestations exonérées ou des transactions intracommunautaires spécifiques, peuvent également permettre une refacturation sans TVA.
Exemple : vous avez dépensé 220 € de frais de repas et 480 € de frais de transport au cours de votre activité professionnelle. Vous avez donc dépensé 700 € au total. Le prix HT du restaurant est de 200 € ; la TVA étant récupérable, vous allez seulement refacturer 200 € à votre client, soit le prix HT. En somme, il vous faudra refacturer 680 € à votre client.
Transparence et Conformité Fiscale
Théoriquement, rien ne vous empêche de réaliser des marges en refacturant plus cher les frais à l’entreprise cliente. Une refacturation de frais doit être effectuée en toute transparence et conformément aux règles fiscales pour éviter tout risque de redressement.
Facturation Électronique
Le contenu d’une facture dématérialisée est similaire à celui d’une facture papier. Les mentions obligatoires à faire apparaître sont les mêmes. L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit de généraliser la facturation électronique dans les échanges entre sociétés assujetties à la TVA. Le déploiement de cette réglementation sera progressif. Il s’étalera de 2024 à 2026.
Taux de TVA Applicable
Taux normal (20 %) : Il s’applique à la majorité des frais refacturés, sauf mention contraire.Exemple : Des frais de transport ou de stationnement engagés lors d’une mission (ex.
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