Refacturation de Frais : Définition et Implications en Matière de TVA

Dans le cadre de l'activité professionnelle, il est courant d'engager des frais pour le compte de tiers, notamment des clients. La question se pose alors de savoir comment traiter ces frais en matière de Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Cet article détaille la définition de la refacturation de frais et son traitement en matière de TVA.

I. Définition Générale

L'ensemble des frais qu'un prestataire de services, redevable de la TVA, expose pour la réalisation de la prestation qu'il effectue et dont il réclame le remboursement à ses clients, en sus de ses honoraires ou de sa rémunération, doivent être compris dans sa base d'imposition.

En d'autres termes, si une entreprise avance des frais pour un client et se fait rembourser, ces montants sont généralement soumis à la TVA.

II. Frais Spécifiques et Leur Traitement TVA

A. Dépôts de Garantie

Les loueurs ne doivent comprendre le montant des dépôts de garantie dans leur base d'imposition qu'au moment où se réalise le risque (non-paiement des loyers à leur terme, remise en état des biens loués) que ces dépôts sont destinés à couvrir.

Cette jurisprudence n'est susceptible de s'appliquer que si le versement initial effectué par le preneur a effectivement le caractère d'un dépôt de garantie, c'est-à-dire s'il est intégralement destiné à prémunir le loueur contre les aléas normaux du contrat (par exemple : défaut de paiement des loyers, dégradation des biens).

Même si le versement initial est qualifié de dépôt de garantie, le service des impôts est fondé à examiner, en fonction des circonstances de fait, si son montant n'est pas excessif par rapport à la réalité des risques courus par le loueur. Le bailleur conserve néanmoins la possibilité de fixer le montant du dépôt à un niveau supérieur.

Si le preneur ne lève pas l'option d'achat et que le bailleur ne lui restitue pas le dépôt de garantie en raison des frais de remise en état du véhicule qu'il doit supporter, le montant total du dépôt de garantie (réputé TTC) devient imposable.

Exemple : Le bailleur doit comprendre dans la base d'imposition la somme de 4 000 € / 1,20 = 3 333,33 € correspondant à un montant de taxe à payer de 3 333,33 € x 20 % = 666,67 €. Il impute sur le montant net de la taxe dont il est ainsi redevable, la taxe qu'il a déjà payée au moment de la signature du contrat.

B. Frais d'Assurance

Les frais d'assurance, qui sont normalement à la charge du fournisseur, doivent être, lorsqu'ils sont réclamés aux clients, considérés comme un élément du prix de vente de l'opération.

C. Frais de Brevets et Redevances

Les frais de brevets et les redevances perçues en contrepartie de l'utilisation de brevets sont à comprendre dans la base d'imposition.

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D. Frais de Livraison Rapide

Les sommes que le client s'engage à verser pour obtenir la livraison rapide de sa commande constituent un supplément de prix et sont donc soumises à la TVA.

E. Intérêts Moratoires et Délais de Paiement

1. Intérêts Moratoires

Les intérêts moratoires constituent des sommes non soumises à la TVA. Aucune différence ne doit être établie selon que les intérêts moratoires sont acquittés par le débiteur à l'issue ou non d'une procédure juridictionnelle.

2. Délais de Paiement

Lorsqu'un fournisseur de biens ou de prestations de services autorise son client à surseoir au paiement du prix, moyennant le paiement d'intérêts, il octroie en principe un crédit exonéré de TVA. La portée de l'arrêt de la CJCE du 27 octobre 1993 est limitée aux opérations de crédit qui donnent lieu à facturation d'intérêts. En l'absence de facturation d'intérêts au client, il n'est pas possible de décomposer le prix en principal soumis à TVA et intérêts exonérés même si des délais de paiement sont consentis au client.

F. Frais Payés par le Client pour le Fournisseur

Les frais normalement inclus dans le coût d'une opération et qui sont payés directement par le client, en l'acquit du fournisseur de biens ou du prestataire de services, entre les mains d'un tiers (d'un sous traitant par exemple), sont à comprendre dans la base d'imposition du fournisseur ou du prestataire.

G. Autres Frais

Certaines professions (impression, fonderie, etc.) utilisent des outillages de nature particulière conçus et réalisés en vue de l'exécution d'une commande spéciale. Les frais destinés à couvrir partiellement les dépenses de secrétariat et de comptabilité, engagés pour l'établissement des factures, peuvent figurer sur ces dernières à condition d'être portés à la connaissance de la clientèle au moyen des stipulations sur les conditions de ventes en ce qui concerne fabricants et grossistes ou d'une publicité appropriée en ce qui concerne les détaillants. Ces frais sont soumis à la TVA au même taux que le prix proprement dit de la marchandise.

III. Ventilation des Recettes et Professions Spécifiques

Quand ils effectuent des opérations diversement imposées, les redevables doivent ventiler les recettes correspondantes suivant chacun des modes d'imposition applicables. L'administration estime, à titre général, que les redevances perçues auprès des clients ou de tiers pour alimenter des caisses de péréquation constituent des éléments à comprendre dans la base d'imposition du vendeur.

IV. Frais d'Affranchissement

Les frais d'affranchissement des correspondances constituent, en général, des charges d'exploitation pour l'entreprise qui les a exposés. Cependant, il peut arriver que les frais soient engagés au nom et pour le compte des clients et lui soient réclamés « au franc le franc ».

V. Remises et Ristournes

La Poste accorde aux usagers importants des remises calculées sur le coût normal d'affranchissement du courrier. Les concessionnaires de marques automobiles ou autres reçoivent des ristournes pour ventes « hors zone » à l'occasion des ventes réalisées par des confrères à des clients résidant dans leur zone d'activité. Ces ristournes constituent des profits commerciaux soumis à la TVA au taux normal.

VI. Garantie Complémentaire

La garantie complémentaire acquittée par le client en supplément du prix de vente du bien rémunère forfaitairement un service après vente assuré par le vendeur et est donc soumise à TVA.

La facturation en micro-entreprise 📄

VII. Refacturation de Frais vs. Débours

Il est crucial de distinguer la refacturation de frais des débours. La nuance peut paraître subtile, mais la qualification des frais engagés en débours au regard de la TVA répond à des conditions strictes. La gestion comptable et fiscale de ces dépenses est différente et tient à la notion d’intermédiation.

A. Refacturation de Frais

Il y a refacturation de frais lorsque l’entreprise engage des dépenses (frais de déplacement, par exemple) en son nom pour son client, c’est-à-dire que la facture lui est adressée. Elle se fait ensuite rembourser par son client en émettant une facture et en y joignant copie des justificatifs. L’entreprise peut refacturer à l’euro l’euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire. Dans ce dernier cas, elle fixe un prix de marché au regard des pratiques de ses concurrents et en fonction de la négociation avec son client.

B. Débours

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire. Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes :

Existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties. Il peut être tacite, mais ne doit pas être mis en doute. Pour ce faire, l’entreprise doit prouver l’existence de ce mandat par tout moyen.
Reddition exacte et explicite du montant des débours au client (mandant) : la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours.
Justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant.
Comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Exemple : Un expert-comptable ou un avocat chargé par son client de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale règle les frais de greffe pour le compte de son client. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

C. Tableau Comparatif : Refacturation de Frais vs. Débours

Caractéristique	Refacturation de Frais	Débours
Nature des frais	Engagés au nom de l'entreprise	Engagés au nom du client
Mandat	Non requis	Mandat explicite requis
Facturation	Peut inclure une marge	Montant exact des dépenses
TVA	Soumis à TVA	Non soumis à TVA
Comptabilisation	Comptabilisés en charges et produits	Comptabilisés en comptes de tiers

VIII. Implications Comptables et Fiscales

A. Comptabilisation des Opérations

1. Opérations Effectuées par l’Entreprise en Son Nom Personnel

Les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature. En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé. Il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits.

2. Opérations Effectuées dans le Cadre du Mandat

Chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7. En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires. Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

B. Régime Fiscal

1. Refacturations de Frais

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée.

2. Remboursements de Débours

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR.

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