Facturation de la TVA sur les Frais Kilométriques Refacturés : Guide Complet
Selon votre profession, vous pourriez être amené à vous déplacer régulièrement pour vos missions. C’est notamment le cas si vous êtes commercial, si vous travaillez dans le bâtiment ou bien tout simplement indépendant contraint de vous rendre souvent chez vos clients. Alors, comment calculer les dépenses liées aux trajets ? Comment s’opère la facturation des frais de déplacement au client ? Concernant la TVA, doit-elle obligatoirement être appliquée ?
Cet article vous guidera à travers les aspects essentiels de la refacturation des frais kilométriques, en mettant l'accent sur la TVA et les meilleures pratiques pour optimiser votre comptabilité.
Calcul des Frais de Déplacement
Pour une entreprise, il est tout à fait courant de refacturer les frais de déplacement à ses clients. Mais auparavant, il convient de savoir comment les calculer.
Méthodes de Calcul
Tout d’abord, l’entrepreneur indépendant peut décider de fixer lui-même le prix à refacturer. Pour décider du montant à facturer, le chef d’entreprise peut se baser sur le nombre de kilomètres parcourus. L’entrepreneur peut également appliquer une somme forfaitaire. Cette somme forfaitaire est valable pour tous les clients, indépendamment de la distance parcourue. Qu’ils se situent à 5 km ou à 50 km, le forfait reste le même. Bien sûr, cette somme forfaitaire peut être complétée par tranche de kilomètres parcourus, dans la limite du raisonnable.
Le second mode de calcul des frais de déplacement consiste à se baser sur le barème fiscal. Cette méthode tient compte du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule. Qu’il s’agisse de voiture ou d’un deux-roues, si l’entrepreneur opte pour la méthode du barème kilométrique, il doit également faire figurer le montant des frais professionnels sur ses devis.
Lire aussi: Refacturation de Frais : Définition et enjeux TVA
Information du Client
Les entrepreneurs qui décident de facturer des frais de déplacement doivent en informer leur clientèle. Alors, qu’un devis soit établi ou non, il est préférable d’informer sur cette facturation complémentaire. Enfin, pour fixer le montant des frais, l’expert-comptable en ligne conseille d’analyser la concurrence. Des frais de déplacement trop élevés peuvent faire augmenter le devis de façon significative.
Lorsque vous facturez des frais de déplacement, il est impératif de les inclure dans le devis initial. Ce document, considéré comme un contrat de vente, doit clairement spécifier les frais associés aux déplacements sous la ligne “Frais de déplacement”. Si vous êtes travailleur indépendant, vous avez la liberté de définir le nombre de kilomètres à partir duquel vous souhaitez facturer vos clients. Bien que la moyenne se situe à 20 kilomètres, vous pouvez choisir zéro kilomètre, permettant ainsi la facturation des frais kilométriques pour tous vos clients. Une approche alternative consiste à fixer librement une somme forfaitaire pour la refacturation des frais de déplacement, applicable uniformément à tous les clients, indépendamment de la distance. Vous pouvez également choisir un barème, ajoutant une somme supplémentaire pour chaque tranche de kilomètres parcourue en plus.
Si votre approche de refacturation repose sur le barème kilométrique, les frais de péage ne sont généralement pas inclus. Pour éviter des imprévus, demandez systématiquement un reçu à chaque péage et assurez-vous de les conserver soigneusement.
Facturation des Frais de Déplacement
Après avoir calculé le montant des frais, il convient de les facturer aux clients. Les frais de déplacement professionnels peuvent être facturés à la clientèle de deux manières différentes. Si un devis a été communiqué au client pour détailler la prestation, le montant des frais y apparaît nécessairement. Les frais sont assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent généralement sur la même facture.
Il est également important de faire preuve de cohérence dans votre manière de facturer vos frais de déplacement. La politique que vous adoptez doit rester la même, quel que soit votre client. Il n'est donc pas possible d'effectuer une refacturation des frais kilométriques selon un barème pour un client et de choisir de ne pas les facturer à un autre.
Lire aussi: Comptabilisation de la refacturation entre sociétés
La TVA et les Frais de Déplacement
La TVA joue un rôle clé dans la refacturation des frais de déplacement. En principe, elle s’applique, à moins que votre entreprise ne soit exemptée de la TVA. Si les frais engagés sont considérés comme un débours, ils échappent également à la TVA. Si votre entreprise peut récupérer la TVA sur la dépense, la refacturation au client se fait sur la base du montant hors taxe (HT). Dans ce cas, la TVA déductible peut être récupérée conformément aux procédures comptables habituelles.
En résumé, les frais professionnels doivent être pris en compte dans la comptabilité d’une entreprise.
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Application de la TVA
Dois-je facturer la TVA sur les frais kilométriques refacturés à un client ? Oui, les frais kilométriques refacturés à un client sont considérés comme des frais accessoires à la prestation principale. Selon l'article 267 I 2° du Code général des impôts, ils doivent être soumis à la TVA au même taux que la prestation principale.
Comment calculer la TVA sur une indemnité kilométrique refacturée à 155,60 € ? Si vous refacturez 155,60 € de frais kilométriques, vous devez ajouter la TVA à 20 %. Cela donne un montant de TVA de 31,12 €, pour un total de 186,72 € TTC.
Même si votre client souhaite que la TVA ne soit pas ajoutée, les frais kilométriques sont soumis à la TVA lorsqu'ils sont liés à une prestation de services. La TVA s’applique aussi sur les frais refacturés, à condition qu’il ne s’agisse pas de débours.
Lire aussi: Comprendre la Refacturation des Frais de Personnel
Débours vs. Frais de Déplacement
Il est important de ne pas confondre les frais de déplacement et les débours. Ces derniers représentent tous les frais avancés pour le compte du client.
Les débours sont des frais avancés au nom et pour le compte de vos clients et font l’objet d’une reddition de compte exacte. La TVA n’est pas collectée par la télésecrétaire mais par son client final.
Tableau Récapitulatif : TVA sur les Frais Refacturés
| Type de Frais | Assujetti à la TVA | Commentaire |
|---|---|---|
| Frais kilométriques | Oui | Considérés comme frais accessoires à la prestation principale |
| Débours | Non | Frais avancés au nom et pour le compte du client |
| Frais de transport du personnel (train, avion) | Non récupérable | TVA non récupérable, mais inclus dans la base de calcul de la TVA collectée |
Comptabilisation et Justificatifs
La comptabilité d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une SARL, impose de suivre des règles. Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels doivent être conservés afin de faciliter leur traitement comptable. Il s’agit de pièces comptables à conserver en version papier ou numérique. En effet, ces justificatifs peuvent être transmis par voie digitale à un expert-comptable en ligne.
L’utilisation d’une application de gestion de notes de frais fait partie des outils qui permettent d’améliorer le suivi des dépenses, y compris celles concernant les déplacements. Avec FIZEN, l’application de suivi fournie dans toutes les offres d’accompagnement d’Amarris Expertise Comptable, les entrepreneurs peuvent gérer leurs frais directement depuis leur téléphone mobile.
Conseils Pratiques et Erreurs à Éviter
- Anticiper et informer : Inclure les frais de déplacement dans le devis initial et informer clairement le client.
- Cohérence : Adopter une politique de facturation uniforme pour tous les clients.
- Justificatifs : Conserver tous les justificatifs de frais pour faciliter le traitement comptable.
- Attention à la TVA : Un mauvais calcul de la TVA peut avoir des conséquences sur votre entreprise.
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