Comment tenir un registre des achats pour auto-entrepreneur

Même s’il bénéficie d’une comptabilité simplifiée, l’auto-entrepreneur a l’obligation d’établir plusieurs documents comptables pour être à jour en cas de contrôle. Selon la nature de son activité, il peut ainsi être tenu de fournir un registre des achats. Quels sont les auto-entrepreneurs concernés ? À quoi sert ce document ? Comment concrètement tenir ce registre et sur quel support ?

Qu’est-ce que le registre des achats ?

Le registre des achats est un document comptable récapitulant chronologiquement vos achats professionnels. Il fait partie des obligations comptables du micro-entrepreneur. Le registre des achats (aussi appelé livre d’achats) est un document comptable qui recense tes achats destinés à la revente dans le cadre de ton activité en micro-entreprise. C’est un état récapitulatif des achats pour chaque année d’activité. Il est chronologique et annuel.

À qui s’applique l’obligation ?

À la différence du livre de recettes, qui est imposé à tous les micro-entrepreneurs sans exception, le registre des achats répond à une logique différente. Il ne s’agit pas d’une obligation généralisée, mais ciblée, en fonction de la nature de votre activité. Selon l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes : commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées ; fournisseur de prestations d’hébergement. Sont ainsi concernés les commerçants, les e-commerçants, les vendeurs sur des plateformes comme Amazon, Etsy ou Vinted, mais aussi les professionnels de la restauration ou de la vente à emporter. Les activités de fourniture de logement, comme la location meublée de courte durée, entrent également dans ce cadre.

Qui n’est pas concerné ?

Le registre des achats ne concerne donc pas : les professions libérales (comme les rédacteurs web, les développeurs, les coachs, etc.) ; les artisans (les coiffeurs, les électriciens, les fleuristes, les boulangers, etc.) ; les professions exerçant une prestation de services commerciale (les agents commerciaux en immobilier, les coursiers à vélo…). En micro-entreprise, seul le registre des achats peut être obligatoire selon ton activité.

Pourquoi tenir un registre des achats ?

Avoir une comptabilité claire et précise : en inscrivant vos dépenses, vous comptabilisez clairement vos décaissements et veillez ainsi à la rentabilité de votre auto-entreprise.
Conserver les preuves de vos achats professionnels : en cas de contrôle de votre livre des achats, vous êtes en mesure de justifier vos dépenses.
Garder une vision sur la trésorerie et analyser la rentabilité : le registre des achats vous permet de garder un œil sur votre trésorerie mais aussi d’analyser votre rentabilité en regardant les entrées et sorties d’argent.
Faciliter les déclarations et la gestion de la TVA : vous pouvez vous appuyer sur les achats réalisés et enregistrés dans le livre des achats pour déduire la TVA en micro-entreprise.

Mentions obligatoires à inscrire

Le registre des achats doit contenir les mentions obligatoires suivantes : la date de la dépense ; la description de l’achat ; le mode de règlement ; le prix payé ; le nom du fournisseur ; la référence de la pièce comptable attachée à cette dépense. Vous devez notamment indiquer la date de l’opération, l’identité du fournisseur, la nature de l’achat, le montant réglé ainsi que le mode de paiement utilisé. Une facture doit être renseignée sur une ligne complète et il ne doit pas y avoir plusieurs achats regroupés sur une même ligne.

Justificatifs et conservation

Au sein du registre des achats, vous devez également conserver les justificatifs de vos dépenses (factures, notes et tickets). N’oubliez pas de joindre les pièces justificatives de paiement (factures, tickets de caisse…) au registre des achats pour que celui-ci soit complet. Attention, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée selon l’article L.123-22 du Code de commerce qui stipule que «Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.»

Règles formelles et risques

Le registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne. Toutes les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique. Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées. Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori. Le fait de ne pas tenir le registre des achats n'entraîne pas de sanction pour l'auto-entrepreneur. En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Supports possibles pour tenir le registre

La loi n’impose pas de modèle pour le registre des achats. Elle ne précise pas non plus le support à utiliser. Papier, tableur ou logiciel dédié, un auto-entrepreneur est donc libre de choisir ce qui lui convient le mieux.

Format papier

Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 il est autorisé de tenir un registre des achats de façon dématérialisée. Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce. Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes : Date de paiement, Nature de l’achat, Montant de la dépense TTC, Mode de règlement, Nom ou dénomination sociale du fournisseur, Nature du justificatif de paiement. Cette méthode, certes simple, comporte des risques. Puisque ce registre ne doit comporter aucune rature, vous devez être totalement sûr de vos calculs.

Tableur (Excel / Google Sheets)

Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toute erreur. Mais comme pour le registre papier, l’utilisation d’un tableur excel reste déconseillée. Rien ne garantit en effet à 100 % la véracité des informations qui y sont mentionnées. Vous ne pourrez pas prouver à un contrôleur que vous n’avez supprimé aucune ligne dans votre tableau.

Logiciel de facturation / comptabilité

Plus sécurisée et également moins contraignante, l'utilisation d’un logiciel professionnel est sans doute la solution la plus pratique. Il s’agit en effet d’un outil tout-en-un qui vous permet de centraliser tous vos documents comptables. L'utilisation d’un logiciel est un format plus approprié pour un registre des achats tenu informatiquement. Il permet de centraliser tous les documents comptables et de générer automatiquement un registre des achats conforme.

À partir de 2026, les micro-entrepreneurs faisant du B2B devront obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié conforme aux normes fiscales NF 525. Cette mesure vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en garantissant l'intégrité et la sécurisation des données comptables.

Conseils pratiques pour bien tenir le registre

Enregistrez vos achats au fur et à mesure : le meilleur réflexe consiste à enregistrer vos achats au fur et à mesure. Attendre plusieurs jours augmente le risque d’oubli ou d’erreur.
Respectez l’ordre chronologique : chaque achat doit être enregistré dans l’ordre des opérations, sans omission.
Conservez soigneusement les justificatifs : factures, tickets de caisse, relevés bancaires… tous ces documents doivent être archivés soigneusement.
Ne modifiez pas les écritures : toute correction doit rester lisible afin de garantir la transparence de votre registre.
Choisissez un format fiable : privilégiez un logiciel certifié ou un système permettant de garantir l’intégrité des données.

Exemples et cas pratiques

Par exemple, vous devez conserver jusqu’en 2034 le registre des achats pour l’année 2024. Si vous achetez de la marchandise et que vous payez des frais de port à votre fournisseur, vous les notez (c’est lié à votre achat). Les frais d’emballage destinés uniquement à l’envoi ne sont pas nécessairement à inscrire dans le registre des achats si ce ne sont pas des éléments intégrés au produit. Ne mentionnez que les achats revendus ou entrant directement dans la fabrication (matières premières, emballages directs, etc.).

Faut-il tenir le registre si on n’y est pas obligé ?

Même lorsque la réglementation ne vous impose pas de tenir un registre des achats, le faire volontairement peut constituer un véritable avantage. Tenir un registre des achats, même de manière facultative, devient un véritable avantage. Vous gagnez en visibilité sur vos charges, vous identifiez plus facilement vos postes de dépenses et vous prenez de meilleures décisions. C’est également un excellent moyen de prendre de bonnes habitudes et de sécuriser votre croissance.

Obligations complémentaires pour tous les auto-entrepreneurs

En revanche, il existe des obligations communes à tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit la nature de leur activité : déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf, émettre des factures conformes, ouvrir un compte bancaire dédié à votre auto-entreprise si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € durant deux années consécutives. Vous avez désormais toutes les clés en main pour tenir votre registre des achats.

[Live GTAV RP] Senja Steward S2EP14 Entropy #satumimpirp #hsm

Checklist rapide

Vérifier si vous êtes concerné par l’obligation (vente, achat-revente, hébergement).
Choisir le support : papier, tableur ou logiciel (préférer un logiciel certifié pour le B2B).
Enregistrer chaque achat chronologiquement avec toutes les mentions obligatoires.
Conserver les justificatifs 10 ans.
Ne pas modifier ou supprimer les écritures inscrites.

balises: #Entrepreneur