Registre des Recettes Auto-Entrepreneur : Modèles Excel Gratuits et Obligations

En matière de comptabilité, les auto-entrepreneurs ont l’obligation de tenir au jour le jour un livre : livre de recettes, cahier de recettes, « journal » ou livre de compte micro-entrepreneur. Tenir sa comptabilité de manière claire et assidue est un must-do pour mener à bien la gestion de son auto-entreprise. En effet, il n’y a pas meilleur indicateur que les chiffres, et les maîtriser vous permettra de prévoir votre budget à moyen voire long terme.

Cet article propose un modèle de livre de recette pour auto-entrepreneurs sur Excel. Mais quel outil est le plus adapté pour effectuer votre comptabilité, gérer vos dépenses et éditer vos factures au quotidien ? Quelles contraintes légales touchent la gestion de vos comptes d’auto-entrepreneur ? Un tableur de base suffit-il dans votre situation ? Focus sur le logiciel Excel de Microsoft et sa pertinence pour les finances de votre micro-entreprise.

Le livre de recettes auto entrepreneur est un document incontournable dans la gestion administrative de l’activité d’une micro entreprise. ClicFacture décortique les obligations et les usages autour de ce tableau de suivi pour vos déclarations d’encaissements de chiffre d’affaires.

Obligations Légales en Matière de Suivi Comptable

Vous l’avez sûrement déjà remarqué, les obligations légales dont les auto-entrepreneurs doivent s’acquitter sont moins strictes que pour les autres formes d’entreprises. Toutefois, il y a 4 (ou 5) obligations que vous devez impérativement remplir :

• Déclarer le chiffre d’affaires de votre micro-entreprise tous les mois ou trimestres, même si celui-ci est nul
• Tenir un livre de recettes qui recense l’ensemble de vos encaissements (article 50-0 du Code général des impôts)
• Conserver vos justificatifs de dépenses et vos factures sur les 10 années passées. Ils vous seront demandés en cas de contrôle fiscal.
• Éditer des factures et des devis conformes, aussi bien pour vos clients particuliers que privés
• Tenir un registre des achats SEULEMENT SI vous exercez une activité de vente de marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou si vous proposez des prestations d'hébergement

Enfin, sachez qu’il n’est pas obligatoire en auto-entreprise de faire appel à un expert-comptable. Votre micro-structure vous permet logiquement de gérer votre comptabilité seul, soit avec des supports papier, soit grâce à un tableur simple comme Excel, ou encore à l’aide d’un logiciel de comptabilité en ligne et sécurisé.

Lire aussi: Tout savoir sur le Registre des Brevets

Pour aller plus loin et connaître toutes les spécificités de votre comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur, retrouvez notre guide complet sur la comptabilité en micro-entreprise.

Le livre des recettes micro-entrepreneur est-il obligatoire ? Oui, tenir un livre de recettes est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, quels que soient leur CA, leur catégorie d’activité (commerçant, artisan ou libéral) et l’ancienneté de leur micro-entreprise.

Qu'est-ce qu'une recette pour un auto-entrepreneur ?

Un recette est la réception d’un paiement en contrepartie d’une facture qui a été émise pour la vente de biens ou de prestations. IMPORTANT : Une recette est enregistrée au moment où vous percevez le paiement (et non pas au moment où vous la facturez).

Sans cela, vous risquez de faire l’avance à l’État de prélèvements fiscaux obligatoires de façon prématurée. De surcroit vous n’êtes pas encore payé par votre client et votre trésorerie risque d’être pénalisée.

Mentions Obligatoires du Livre de Recettes

Pour être conforme à la réglementation, ce document comptable doit mentionner les 6 informations suivantes :

Lire aussi: Guide registre recettes micro-entreprise

• La date de l’encaissement (c’est-à-dire le jour où l’argent est arrivé sur votre compte bancaire)
• La référence du produit ou le numéro de facture
• Le nom de votre client (nom et prénom s’il s’agit d’un particulier, raison sociale ci c’est une entreprise)
• Le type de ventes : prestations de service ou ventes de marchandises
• Le montant HT de la recette encaissée
• Le mode de règlement (chèques, espèces, virement, etc.)

Si vous êtes en micro-entreprise et que vous êtes redevable de la TVA, nous vous recommandons de faire une colonne pour le montant HT et une autre pour le montant TTC. Notez également que vous devez calculer le total de vos recettes tous les 3 mois puis au 31 décembre. Il est recommandé d’éditer un livre par année.

Vos clients sont des particuliers et vous encaissez des petites sommes plusieurs fois par jour ? Le régime de la micro-entreprise prévoit quelques allègements pour vous. Ainsi, vous pouvez additionner ces montants et noter la totalité pour une journée sur une seule ligne, tant que le montant unitaire ne dépasse pas 76 euros.

Enfin, si vous remettez plusieurs chèques à votre banque en une seule fois, vous pouvez indiquer le montant total du bordereau dans votre registre. Ce bordereau fera office de justificatif. Conservez-le précieusement.

Comment Tenir un Livre de Recettes en Auto-Entreprise ?

La loi n’impose pas de format pour votre livre de recettes : sur papier, via un tableur Excel ou un outil de gestion en ligne, c’est à vous de choisir. Néanmoins, ne perdez pas de vue que vous devez respecter un certain formalisme et que votre support ne doit pas être modifiable. Vous devez en effet pouvoir en prouver l’intégrité.

Option 1 : Support Papier

Première possibilité donc : tenir le livre de recettes de sa micro-entreprise sur un simple cahier ou sur papier libre. Il vous suffira alors de créer un tableau à 6 colonnes comme celui-ci.

Lire aussi: Pourquoi s'immatriculer au Registre du Commerce ?

Vous pouvez également :

• acheter un livre de recettes dans le commerce ;
• télécharger un modèle gratuit sur internet au format PDF ou Excel.

Cette solution est certes simple et rapide, mais reste déconseillée. On vous le disait, depuis la loi Antifraude de 2016 (dite loi Sapin 2), le livre de recettes ne doit pas être modifiable. Si vous utilisez un format papier ou Excel, vous pouvez donc avoir du mal à prouver que vos écritures n’ont subi aucune modification.

Néanmoins, si vous décidez de faire un livre de recettes au format papier, vous devez absolument respecter les recommandations suivantes :

• Ne pas utiliser un crayon papier
• Ne sauter aucune ligne
• Ne pas utiliser de blanco
• Ne faire aucune rature

N’attendez pas trop pour remplir votre livre de recettes. Mettez-le à jour à chaque encaissement. Cela vous évitera des oublis.

Enfin, si votre activité est mixte (vente de marchandises et prestations de service), pensez à ventiler vos recettes, surtout si vous facturez les deux à un même client. Pour cela, vous devez distinguer la nature de vos encaissements (ventes ou prestations). N’oubliez pas en effet que les plafonds de CA ne sont pas les mêmes pour ces deux catégories d’activité.

Vous facturez dans une devise étrangère ? Vous devez noter le taux de conversion retenu (celui en vigueur le jour de la facturation) sur vos factures. En revanche, sur votre livre de recettes, vous reporterez uniquement le montant en euros. Notez bien que l’intégralité doit être rédigée en français.

Option 2 : Logiciel de Facturation

Pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos écritures, vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel de gestion. Il vous permettra d’éditer automatiquement votre livre de recettes. Vous gagnerez ainsi du temps, éviterez toute erreur et aurez un document fiable à présenter en cas de contrôle.

L'Utilisation d'Excel pour la Comptabilité

Excel se caractérise par sa simplicité d’utilisation, tout en offrant des fonctionnalités mathématiques poussées. Grâce aux tableaux et à diverses fonctions, vous pouvez classer, additionner et suivre l'évolution de vos données professionnelles (dépenses, achats, recettes, CA, etc.). Pratique pour suivre sa comptabilité, mais aussi pour éditer tous ses documents financiers comme bien sûr les factures, les devis ou bien encore votre livre des recettes.

De plus, particulièrement au début de votre activité, la solution Excel peut s’avérer bien utile pour distinguer vos dépenses et vos recettes personnelles des professionnelles si vous utilisez un seul et même compte bancaire.

Personnalisable à 100 %, le logiciel Excel vous donne le choix dans l’architecture de vos tableaux, dans les formules utilisées pour vos calculs, dans les couleurs de vos cellules, etc. La mise en place peut donc être longue et laborieuse au départ, mais une fois fixé sur la forme, l’entrée des différentes données dans le fichier correspondant se fera rapidement. Utile pour les tâches répétitives telles que l’édition d’une facture ou le calcul de la TVA par exemple.

Saviez-vous qu’Excel propose également des modèles de documents à télécharger et prêts à l’emploi ? C’est une solution qui ravira les moins à l’aise et les plus pressés ! Vous trouverez des modèles de tableaux de suivi des finances, de livre de recettes, de facture, de registre des achats ou encore de bilan comptable directement sur Excel, en tapant vos mots clés dans la barre de recherche.

Fonctions et Raccourcis Utiles

Après quelque temps à vous exercer sur le tableur, vous pourrez gagner en efficacité et automatiser certaines actions, en générant des formules de calcul. Par exemple, en entrant la bonne formule, Excel pourra calculer vos cotisations sociales à payer, additionnera toutes vos recettes, calculera un prix de vente total, ou la TVA à facturer si vous êtes concerné.

Cependant, il faut déjà bien s’y connaître pour se lancer dans l’intégration de fonctions. Pour la gestion de votre comptabilité, vous pouvez principalement vous servir des fonctions Somme, Texte, Date et Heure et recherche. Ces opérations demandent de l’attention : vous ne devrez pas vous tromper dans vos formules, au risque de fausser tout le tableau ! Une erreur de multiplication ou de pourcentage et vous risquez de devoir reprendre vos calculs un à un dans le fichier.

Limites du Logiciel Excel

Les limites du logiciel Excel sont :

• La conservation de vos données comptables
• Le temps
• La complexité du logiciel
• Le caractère adéquat de l’outil

Conformément à vos obligations légales, vous êtes tenu de conserver tous vos documents comptables ainsi que les justificatifs de ces données pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce). Excel ne vous permet pas de stocker vos documents : vous devrez réaliser une sauvegarde manuelle de votre comptabilité, en créant un fichier daté (chaque mois par exemple) que vous ne devrez plus jamais modifier par la suite pour prouver son authenticité.

Facturation Électronique : E-invoicing

D’ici 2027, l’ensemble des micro-entrepreneurs comme des autres entreprises devront émettre des factures électroniques. L’anglissisme adopté pour parler de cette dématérialisation est « e-invoicing ». Mais qu’est-ce que cela signifie au juste ?

Le système de facturation électronique est une règlementation mise en place par le gouvernement afin de lutter contre la fraude fiscale.

Concrètement, tout professionnel travaillant avec d’autres entreprises (peu importe leur forme juridique) devra être capable d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Chacun devra faire le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) afin de gérer sa comptabilité. Vous aurez la possibilité d'utiliser un logiciel appelé opérateur de dématérisalisation (OD), qui soustraite les services d'une PDP.

Cette dématérialisation entraine la suppression des factures au format papier, mais pas que : les factures créées sur des logiciels comme Excel et éditées au format PDF (bien qu’elles ne soient pas physiques) ne seront plus acceptées.

Pour un auto-entrepreneur, cette règlementation va permettre de faciliter les processus de comptabilité. Par exemple, la déclaration de TVA sera préremplie, que l’auto-entrepreneur soit redevable ou sous le régime de la franchise en base de TVA.

Cette nouvelle législation est progressive et concernera les auto-entrepreneurs dès 2026.

Calendrier progressif de la facturation électronique

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 a mis en place un calendrier progressif, visant à permettre à tout professionnel de se préparer à ces règlementations :

• Au 1er septembre 2026, les auto-entrepreneurs devront être en capacité de recevoir des factures de manière dématérialisée, lorsqu’ils font une transaction avec une autre entreprise (partenaire, fournisseur, client B2B…).
• À partir du 1er septembre 2027, les micro-entrepreneurs, tout comme les petites et moyennes entreprises assujetties à la TVA, devront émettre des factures électronique pour des clients professionnels.

L’e-invoicing s’accompagne de l’e-reporting : la transmission des informations et données de paiement à l’administration fiscale.

Autres Obligations Comptables

On vous le disait, la comptabilité de l’auto-entrepreneur est simplifiée et allégée. Néanmoins, il doit respecter quelques obligations :

• Remettre une facture auto-entrepreneur à chacun de ses clients, pour les ventes de marchandises ou les prestations de services. Celle-ci doit comporter plusieurs mentions obligatoires (numéro de facture, date d’émission, nom du client, etc.).
• Déclarer son chiffre d’affaires tous les mois ou trimestres à l’Urssaf : cela entraînera le calcul automatique de ses cotisations sociales pour le financement de son assurance santé, sa retraite auto-entrepreneur, etc.
• Déclarer votre CA (sans abattement) aux impôts : les micro-entrepreneurs sont soumis à l’impôt sur le revenu et doivent renseigner leur CA dans un volet complémentaire (2042 C Pro), annexé à leur déclaration annuelle.
• Tenir un registre des achats : sont uniquement concernés les commerçants et ceux qui vendent des prestations d’hébergement. Ce document répertorie l’ensemble des dépenses engagées pour l’activité professionnelle (achat de matériel, abonnements, factures énergétiques, loyer professionnel, etc.).
• Ouvrir un compte bancaire auto-entrepreneur : cette obligation est uniquement valable pour les micro-entrepreneurs dont le CA dépasse 10 000 € durant deux années consécutives. Il peut s’agir d’un simple compte courant. Il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte professionnel.

Tableau récapitulatif des obligations comptables

balises: #Entrepreneur

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