Procédure d’immatriculation au RCS pour succursales et entités — AFIL Immo Luxembourg

Vous envisagez d’immatriculer une succursale ou une entité au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) du Luxembourg ? Cette procédure, largement dématérialisée, exige une préparation documentaire précise, un mode d’authentification sécurisé et le respect de formats techniques pour les actes destinés à la publication. Ci‑dessous, retrouvez l’ensemble des étapes, règles et recommandations pour mener à bien une immatriculation via la plateforme LBR.

Accès et authentification sur la plateforme LBR

Pour effectuer une immatriculation, l’authentification de l’utilisateur sur le site LBR doit être faite obligatoirement par le biais soit d’un produit délivré par LuxTrust, soit par l’utilisation de l’application GouvID ou bien par un certificat électronique eIDAS, offrant au minimum un niveau de sécurité substantiel. Suite à l’identification de l’établissement principal, l’utilisateur est d’abord redirigé vers l’écran d’authentification au sein duquel il est invité à sélectionner le mode d’authentification souhaité. Après avoir sélectionné le type de succursale souhaité, l’utilisateur est d’abord redirigé vers l’écran d’authentification au sein duquel il est invité à sélectionner le mode d’authentification souhaité.

Création et suivi de la demande

Pour pouvoir créer une demande d’immatriculation d’une nouvelle succursale au RCS, l'utilisateur est invité à cliquer sur la tuile Succursale. Après avoir cliqué sur Suivant et avant d’entamer l’immatriculation de la succursale, l’utilisateur est invité à rechercher, puis à identifier l’entité ou la personne immatriculée pour laquelle une succursale doit être inscrite au RCS. L’utilisateur peut également accéder à sa demande d’immatriculation au sein de la rubrique Mes demandes à finaliser disponible dans son espace client accessible via le menu Mon Compte. Cette démarche concerne l'immatriculation d'une succursale d'un établissement étranger.

Après avoir cliqué sur Suivant et avant d’entamer l’immatriculation de la succursale, l’utilisateur est invité à rechercher, puis à identifier l'établissement de droit étranger pour lequel une succursale supplémentaire doit être inscrite au RCS. Une fois la recherche effectuée et afin de compléter les données à saisir, l’utilisateur doit sélectionner l’établissement principal pour lequel une succursale doit être inscrite. Une fois la recherche effectuée et afin de compléter les données à saisir, l’utilisateur doit sélectionner l’établissement de droit étranger pour lequel une succursale supplémentaire doit être inscrite.

Recherche d’une entité déjà immatriculée

Le moyen le plus efficace pour rechercher / identifier une personne ou une entité immatriculée est d’effectuer une recherche à partir de son numéro RCS. Pour effectuer une recherche par numéro RCS, l’utilisateur doit connaître le numéro RCS exact et puis valider sa recherche en cliquant sur le bouton Rechercher. administrative en cliquant sur son Numéro RCS.

Choix de la forme juridique et mentions spécifiques

Pour accéder à la saisie des données à inscrire dans le cadre de l’immatriculation de l’entité concernée, l’utilisateur doit sélectionner la forme juridique de celle-ci (Exemples : société à responsabilité limitée, société anonyme, société à responsabilité limitée simplifiée, association sans but lucratif, etc.). Certaines formes juridiques comportent des mentions supplémentaires requises par la loi (Exemples : société d’investissement en capital risque, fonds d’investissement spécialisé, société d’impact sociétal, etc.). Si tel est le cas pour l’entité concernée, l’utilisateur doit sélectionner la mention appropriée.

ASBL - spécificités

Vous êtes une ASBL et vous souhaitez immatriculer votre association ? Sélectionnez ensuite la forme juridique Association sans but lucratif (ASBL). Modèle de statuts relatif à la constitution d’une nouvelle ASBL conformément à la loi modifiée du 7 août 2023 : ce document fournit un modèle de statuts à utiliser pour constituer une nouvelle ASBL conformément aux exigences de la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous guide sur les informations essentielles à intégrer lors de la création de l’association.

Documents, formats et exigences techniques

L’acte constitutif destiné à la publication au RESA doit être obligatoirement au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication. Être au format A4 portrait. Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique. Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.). Ne pas contenir d’images, y compris de logo de l'association. Ne pas avoir été numérisé. Ne pas comporter de signature manuscrite. Être rédigé avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Pièces justificatives et informations à fournir

La date de constitution et la durée, la date de constitution et la durée à l’exercice social si la publicité des comptes est requise. Le montant du capital social, si applicable. Aussi, vous devrez également présenter certains documents. Les plus couramment demandés sur cette liste sont les statuts de votre entreprise, un certificat d’adresse du siège social et, pour les sociétés de capitaux, une attestation bancaire prouvant le dépôt du capital social. L’acte constitutif de l'ASBL. L'acte constitutif est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Document(s) destiné(s) à la publication en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande d’immatriculation est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.

Personnes physiques et NINL

Concernant les personnes physiques à inscrire au RCS, si le mandataire ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, la création de ce dernier doit être demandée dans le cadre de l'immatriculation de l'ASBL. Les personnes devront communiquer au RCS leur numéro d’identification national luxembourgeois (« NINL »), lors de toute inscription au RCS ou sur base d’une mise à jour volontaire des informations figurant dans le dossier RCS de chaque entité immatriculée concernée. Le numéro d’identification est composé de 13 chiffres. Pour ce faire, l'utilisateur doit cocher la case Non en réponse à la question posée au sein du formulaire de saisie et renseigner les champs proposés afin de procéder à la création du numéro d'identification national luxembourgeois. Il devra également joindre une pièce d’identité et, le cas échéant, un justificatif de domicile comme pièces justificatives dans le cadre de la création d’un tel numéro par le gestionnaire du RCS lors de l’acceptation du dépôt d’immatriculation.

Dépôts, contrôle et acceptation

Effectuer un dépôt au RCS consiste à remettre au RCS des documents dont la loi prévoit la communication à cet organisme. Le gestionnaire du RCS n’accepte en dépôt que les actes, extraits d’actes, procès-verbaux et documents dont le dépôt ou la publication est prévu par un texte légal. Le gestionnaire du RCS procède à un examen sommaire des formulaires de réquisition et des publications avant d’accepter leur dépôt. Aucune disposition légale n’exige une publication au RESA lors de la création d’une succursale au Grand-Duché par une société luxembourgeoise. Le gestionnaire du RCS doit refuser toute demande de publication.

Les réquisitions sont introduites par le biais des formulaires de réquisition dynamiques, tels que définis par le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi de 2002. Les formulaires sont complétés par la voie électronique, via le site Internet du gestionnaire du RCS.

Prestations complémentaires et vérification de la dénomination

L’utilisateur a la possibilité de procéder à la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination. Cette prestation est recommandée avant de procéder à une immatriculation ou à une modification de la dénomination d'une entité immatriculée et permet à l’utilisateur de s'assurer que la dénomination choisie est bien disponible. Au sein du champ Entrez la dénomination souhaitée, l’utilisateur doit saisir la dénomination à vérifier. L’utilisateur peut vérifier la disponibilité d’une ou de plusieurs dénominations en cliquant sur le bouton Ajouter une dénomination. Pour supprimer une dénomination ajoutée, l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur le bouton Poubelle.

En fonction de la ou des dénominations saisies par l’utilisateur, le montant de la commande s’affiche dans le champ Coût de la commande (HTVA) situé en haut à droite de l’écran. Le lien Voir grille tarifaire renseigne l’utilisateur sur les tarifs en vigueur pour le type de prestation sélectionnée. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Paiement et finalisation de la commande

Après saisie des informations demandées, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Étape suivante. A cette étape, l’utilisateur doit indiquer ses choix quant à la configuration du certificat. Si la commande au Format papier sécurisé est également sélectionnée, l’utilisateur doit valider son choix en cliquant sur le bouton Continuer. A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande. Afin de valider sa commande, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Confirmer la commande. Par cette action, l’utilisateur marque la volonté de procéder au paiement de toutes les demandes du panier. L’ensemble des demandes constitue une commande.

Après avoir cliqué sur le bouton Confirmer la commande, l’utilisateur se voie redirigé vers l’écran suivant Option d’enregistrement d’une carte de crédit lui offrant la possibilité d’enregistrer ou pas une carte de crédit pour de futurs paiements. Attention : La fonctionnalité d’enregistrement des données de carte de crédit nécessite obligatoirement une authentification par certificat de l’utilisateur. Pour continuer la procédure de paiement, cliquer sur le bouton Oui. L’utilisateur est redirigé vers la plateforme de paiement sécurisé Saferpay. L’utilisateur doit simplement suivre les instructions à l’écran pour finaliser le processus de paiement.

Publication, opposabilité et délai

Les actes ne sont opposables aux tiers qu'à partir de leur publication au RESA. La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande d’immatriculation a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Assistance et dépôt physique

Les déposants peuvent, sur rendez-vous, recourir au bureau d'assistance au dépôt mis en place dans les locaux du RCS afin d'y effectuer leurs dépôts actés sous seing privé, guidés par le personnel du RCS. Cette démarche fait l’objet d’une majoration des coûts. Le déposant doit déposer les statuts actés sous signature privée par dépôt électronique au RCS au moyen d’un certificat LuxTrust au plus tard un mois après la signature des statuts.

Tarifs, conservation des données et confidentialité

Les dépôts effectués auprès du RCS sont soumis au paiement de frais administratifs suivant la grille de tarification arrêtée par règlement grand-ducal. Les frais d’enregistrement et de dépôt sont disponibles sur la page Tarifs du RCS. Le paiement s'effectue en principe par voie électronique, mais peut exceptionnellement être fait au comptant, auprès du guichet d'assistance. + 80 euros pour tous les autres dépôts.

Les informations personnelles pouvant être collectées sur le Site sont notamment : nom, prénom, adresse électronique et message via formulaire de contact ; cookies techniques et identifiants de connexion. Vos informations personnelles sont conservées pendant une durée qui ne saurait excéder 36 mois, sauf exceptions prévues par la loi. Pendant cette période, le Site met en place les moyens organisationnels, logiciels, juridiques, techniques et physiques aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. L'accès à vos données personnelles est strictement limité au personnel et agents commerciaux de l'Agence, habilités en raison de leurs fonctions et tenus à une obligation de confidentialité.

Règles de dénomination et modèles d’en-tête

Règles à respecter pour choisir la dénomination de votre entité - Principes en matière de dénomination (Pdf, 631 Ko). La dénomination d’une entité doit respecter certaines règles pour être acceptée. Ce document explique, en quelques points, ce qu’il faut vérifier avant de choisir un nom. Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko) : ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Mises à jour post‑immatriculation

Une fois votre entreprise inscrite au RCS, chaque modification importante (changement de siège social, de dirigeant, de capital social ou d’activité) doit être déclarée au RCS pour mettre à jour votre dossier via un formulaire dédié. Suite à son immatriculation au RCS, la société doit généralement s’inscrire à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) auprès de l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA.

Conseils pratiques

Préparez l’ensemble des documents au format requis (PDF/A, A4, zone blanche en haut) avant de commencer la saisie.
Vérifiez la disponibilité de la dénomination via la commande d’un certificat de disponibilité pour éviter les refus ultérieurs.
Utilisez le numéro RCS pour rechercher rapidement une entité déjà immatriculée.
Anticipez la création d’un NINL pour tout mandataire sans numéro national luxembourgeois afin d’éviter des délais.
Si vous hésitez, prenez rendez‑vous au bureau d’assistance au dépôt pour un accompagnement personnalisé.

Étape	Action	Remarques
Authentification	LuxTrust / GouvID / eIDAS	Niveau de sécurité minimum : substantiel
Recherche	Par numéro RCS ou identification de l’entité	Le numéro RCS est le moyen le plus efficace
Saisie	Sélection de la forme juridique et pièces	Respect des mentions supplémentaires si applicables
Dépôt	Transmission électronique via LBR	Contrôle PDF/A et publication au RESA
Paiement	Saferpay / carte / option d’enregistrement	Enregistrement de carte nécessite authentification par certificat

En respectant ces étapes et exigences, l’immatriculation d’une succursale ou d’une entité au RCS du Luxembourg peut s’effectuer de manière fluide et sécurisée. Une préparation rigoureuse des documents et le bon choix des options (authentification, date de publication, enregistrement AED) accéléreront l’acceptation de votre dépôt.

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