Remboursement de la TVA en Europe : Conditions et Procédures

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est une taxe indirecte appliquée à la consommation de biens et services au sein de l'Union Européenne (UE). Les entreprises étrangères qui engagent des dépenses en France, sans y réaliser d'opérations imposables, peuvent demander le remboursement de la TVA payée.

Cet article détaille les conditions et procédures pour obtenir le remboursement de la TVA, tant au sein de l'UE qu'en dehors.

Différences entre TVA Intracommunautaire et TVA Hors UE

Le fonctionnement de la TVA varie selon la nature des opérations (achats/ventes de biens/marchandises/prestations de services) et l'État concerné, qu'il soit membre de l'UE ou un pays tiers hors de celle-ci. Certaines situations entraînent la facturation ou non de la TVA sur l'opération.

Ainsi, les entreprises doivent déclarer la TVA à l’administration fiscale.

Les entreprises peuvent déduire de la TVA leur permettant de ne pas être taxé plusieurs fois sur un même produit, elles déduisent de la TVA à payer, celle précédemment payée pour les achats professionnels ainsi:

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TVA à payer = TVA collectée (vente de produits ou services) - TVA déductible (payée pour achats professionnels

Elles peuvent le faire aussi pour la TVA des pays à l’étranger même si les taux de TVA sont différents.

Pour les pays faisant partie de l’Union européenne (UE), les entreprises ayant des relations commerciales avec ces pays, doivent avoir un numéro de TVA intracommunautaire.

Le Numéro de TVA Intracommunautaire

Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d’identification individuel, qui concernent exclusivement les entreprises assujetties à la TVA et domiciliées au sein de l’Union européenne, qu’elles doivent avoir.

L’administration fiscale du pays de domiciliation de l’entreprise est responsable de le donner au moment d’immatriculation ou de la déclaration d’activité.

Le numéro de TVA intracommunautaire dans sa structure est propre à chaque pays. Le numéro en France commence par le code FR, il est suivi de 11 chiffres, une clé informatique de 2 chiffres et le numéro SIREN à 9 chiffres de l'entreprise, ce numéro est identique au numéro RCS qui se trouve sur le Kbis.

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Cet outil d’identification facilite grandement les échanges commerciaux entre les entreprises de l’Union européenne ainsi que les démarches de douane. Pour les entreprises, il aide aussi sur le suivi et la récupération de la TVA.

Il doit apparaître sur plusieurs documents tels que les factures de l'entreprise, les déclarations d’échanges de biens ou de services (DEB et DES) et celles de TVA de l'entreprise.

Si vous avez des relations commerciales avec d’autres pays de l’Union européenne, vous devez obligatoirement demander un numéro de TVA intracommunautaire. Cet identifiant doit figurer sur chacune de vos factures de vente et d’achat intracommunautaires, et vous permet notamment de récupérer la TVA étrangère que vous réglez.

Pays concernés par la récupération de TVA

Une entreprise européenne peut récupérer de la TVA payée au sein de l’UE si elle respecte les conditions suivantes :

Il faut qu’elle soit assujettie à la TVA dans le pays où est situé sa domiciliation d’entreprise (siège social)
Le remboursement demandé doit se trouver dans le pays où le partenaire est établi
Il ne faut pas qu’il y ait de livraisons de biens ou services imposables, de sa part, dans le pays où le remboursement est demandé

Avec les pays en dehors de l’UE, il n’y a pas d’accord de récupération de TVA. Il peut néanmoins exister un accord bilatéral avec l’Etat concerné.

Le Royaume Uni est sorti de l’Union européenne avec l’accord signé entre Londres et Bruxelles. Depuis le 1er janvier 2021, le Brexit a mis fin à la TVA intracommunautaire et à l’autoliquidation de la taxe pour les entreprises françaises qui importent des biens en provenance du Royaume Uni. L’acquittement de la TVA se fera auprès des douanes au moment où la marchandise entrera sur le territoire.

Tout comprendre à la TVA quand on est auto-entrepreneur

Qui peut récupérer la TVA d'un pays étranger ?

Toutes les entreprises assujetties qui ont payé de la TVA dans le pays en question peuvent demander le remboursement. Par "assujetti", on entend toute personne effectuant des livraisons de biens ou ventes de prestations de services ouvrant droit à déduction de la TVA dans le cadre de son activité économique.

Récupérer la TVA étrangère en tant que assujetti établi va facturer sa prestation de services HT et va faire une demande par son compte fiscal. Il faut aussi être redevable à la TVA pour pouvoir la récupérer et ainsi être sous régime d’imposition réel normal ou simplifié.

Un assujetti étant établi dans un autre Etat, a les mêmes obligations que les entreprises locales. Ainsi il est redevable de la TVA étrangère et doit souscrire des déclarations de chiffre d’affaires. La TVA qu’il supporte est déductible dans les conditions de droit commun locales.

L’Union européenne a une procédure spéciale de remboursement, applicable dans les différents États.

Les personnes non établies en France et non assujetties à la TVA dans leur État d'établissement ont le droit de récupérer la taxe perçue sur leurs dépenses d'acquisition au niveau des locaux et des travaux. Pour cela, les personnes doivent réaliser des locations meublées en France dont la TVA est autoliquidée par l'exploitant d'un établissement d'hébergement.

Conditions pour le remboursement de TVA intracommunautaire

Vous devez respecter certaines conditions pour pouvoir prétendre au remboursement de la TVA payée dans un autre État de l’Union européenne.

Être assujetti à la TVA en France.
Demander le remboursement pour des opérations effectuées et taxées dans un autre État membre de l’UE.
Ne pas réaliser de livraisons de biens ou de prestations de services imposables dans le pays en question.

Les particuliers et les entreprises qui relèvent de la franchise en base de TVA ne peuvent pas solliciter la récupération de la TVA étrangère. C’est également le cas pour les professionnels qui bénéficient d’une exonération de TVA pour l’ensemble de leurs activités.

Dépenses concernées par la récupération de la TVA

Seules certaines acquisitions intracommunautaires permettent la récupération de la TVA étrangère. Les dépenses correspondantes doivent respecter plusieurs conditions :

Elles sont indispensables pour l’activité exercée par l’entreprise.
Elles ouvrent droit à déduction en vertu de leur nature en France.
La TVA sur ces dépenses est déductible dans le pays dans lequel vous les engagez.
Elles sont justifiées par des factures qui comportent l’ensemble des mentions obligatoires, et notamment les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur.

Vous pouvez déduire la TVA sur le carburant ou sur la restauration. En revanche, la taxe qui porte sur vos nuitées d’hôtels ou sur vos billets d’avion ou de train n’est jamais récupérable.

Les dépenses déductibles peuvent varier d’un État à l’autre. Renseignez-vous sur les législations en vigueur dans le pays dans lequel vous effectuez vos achats professionnels.

Le montant minimal

Le montant minimal de TVA pour demander le remboursement doit être soit de 400€, si la demande se trouve comprise entre 3 et 12 mois, soit le montant doit être au minimum de 50€, si la demande se porte sur une année civile.

Les conditions de remboursement

Il faut respecter certaines conditions, au niveau des dépenses, pour avoir le droit au remboursement :

Les dépenses doivent être nécessaires pour le développement de l’activité économique.
Il faut que les dépenses en services aient le droit à déduction comme celles liées au transport (carburant, location de moyens de transport utilitaires) ou à la restauration et exposition.
Il faut que la TVA étant appliquée à ces dépenses, soit considérée comme déductible dans l'État où elle a été perçue.
Il faut des justificatifs comme des factures où les mentions obligatoires (numéro de TVA intracommunautaire) soient présentes.

Si l’accord de la TVA intracommunautaire facilite les échanges, il existe tout de même des différences sur la TVA entre les pays de l’UE. En effet, l’harmonisation sur les dépenses déductibles n’est pas totale, il faut donc vérifier que les dépenses concernées ouvrent le droit à la déduction de la TVA pour faire une demande.

Chaque type de dépense dispose d’un code correspondant que l’entreprise doit ajouter à sa demande de remboursement :

Carburant
Locations de moyens de transports
Autres dépenses liées aux moyens de transports
Péages routiers et taxes de circulation
Dépenses de voyages (frais de taxis, de transports publics, ...)
Hébergement
Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
Droit d'entrée aux foires et expositions
Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
Autres

Vous pouvez utiliser le dernier champ (10. Autres) si aucune autre catégorie ne correspond à votre dépense. Vous devez alors préciser la nature du bien ou du service concerné.

Comment récupérer la TVA auprès de l’état ?

Les documents pour récupérer la TVA étrangère

Les demandes de remboursement en France ont un certain nombre d’étapes et se font désormais en ligne auprès du service public

Il faut au niveau des documents, une copie dématérialisée des originaux des factures dont le montant HT dépasse 1 000 € (250 € pour les carburants) ou l’original des factures ou des documents commerciaux dans certains pays.
Il faut aussi les justificatifs de dépenses afin de voir si la base d’imposition figurée est supérieure à un certain seuil.
Il faut avoir selon le pays concerné, le mandat par lequel l’entreprise a choisi son mandataire pour entamer les démarches.

Dates et délais de remboursement de la TVA étrangère

Elles doivent être établies au plus tard le 30 septembre de l’année civile suivant la période de remboursement dans les pays de l’UE et au 30 juin de l’année N+1 dans les pays hors UE.

Un premier contrôle automatique est tout d’abord effectué par le système afin de savoir si le requérant est un assujetti. La décision de transmettre ou non la demande est notifiée par voie électronique par les services fiscaux de l’Etat d’établissement.

Une fois la demande transmise à l'Etat de remboursement, celui-ci dispose en principe de 4 mois pour traiter sa demande et demander des informations complémentaires. S'il considère qu'il n'y a pas assez d'éléments, il peut avertir le requérant. Dans ce cas, ce dernier doit fournir les informations demandées dans un délai d'un mois.

Par la suite, l'Etat de remboursement dispose d'un délai de 2 mois à compter de la réception des informations (ou de l'expiration du délai d'un mois) pour se prononcer. Il dispose en tout état de cause d'un délai minimum de 6 mois et d'un délai maximum de 7 mois pour faire connaître sa décision.

Exemple : Une demande est introduite le 25 juillet. L'Etat de remboursement a jusqu'au 25 novembre pour demander des informations supplémentaires. Si la demande de renseignement est faite le 25 novembre et si le requérant y répond le 25 décembre, l'Etat a jusqu'au 25 février pour donner sa réponse (7 mois en tout). Si la demande de renseignement est faite le 10 août et si le requérant y répond le 10 septembre, l'Etat peut donner sa réponse jusqu'au 25 janvier (soit le délai minimum de 6 mois).

L'Etat de remboursement peut en outre transmettre une deuxième demande d'informations complémentaires. Il dispose alors d'un délai maximum de 8 mois pour donner sa décision. Si la demande est acceptée, le remboursement doit être effectué dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite à laquelle l'Etat doit rendre sa décision (quelque soit la date effective de la notification de cette décision).

Remboursement de TVA hors UE

Le remboursement de TVA hors UE n'est pas courant et les exemples de pays qui permettent cette récupération de TVA sont rares. En effet, Il existe une liste de seulement 8 pays hors UE pour lesquels il est possible de demander un remboursement de TVA :

Bosnie-Herzégovine
Israël
Islande
Norvège
Macédoine
Suisse
Serbie
Monténégro

Les dépenses réalisées dans des pays externes à l’Union européenne ne permettent normalement pas de déduire la TVA. Toutefois, cette possibilité peut être prévue par des conventions fiscales bilatérales conclues entre la France et l’État concerné.

Si vous effectuez des achats dans des pays non membres, renseignez-vous sur l’existence d’un tel accord. Vous devrez ensuite vous y référer pour connaître les conditions de récupération de la TVA étrangère versée.

En 2025, de tels accords existent avec 8 pays : la Bosnie-Herzégovine, l’Islande, Israël, la Macédoine, la Norvège, la Suisse, la Serbie et le Monténégro.

En l’absence de convention fiscale, la taxe que vous acquittez est perdue.

Critères à remplir pour demander le remboursement de TVA hors UE

Trois critères doivent être remplis pour prétendre au remboursement de TVA hors Union Européenne :

Être un assujetti hors de l’Union Européenne
Ne pas avoir d’établissement stable en France
Ne pas avoir effectué de livraisons ou de prestations de service imposable à la TVA en France

Dépenses à prendre en compte

Les dépenses pour lesquelles le remboursement de TVA est demandé doivent être nécessaires à l’activité professionnelle de l’entreprise. Diverses catégories de dépenses sont éligibles :

Carburant
Dépenses de voyages
Location de moyens de transport
Dépenses liées aux moyens de transport
Péages routiers et taxe de circulation
Droits d’entrées aux foires et aux expositions
Produits de luxe et divertissements et de représentation
Logement ou hébergement
Alimentation, boissons et services de restauration

Documents nécessaires

Plusieurs documents sont nécessaires lors de la demande de remboursement :

Coordonnées bancaires
Factures justificatives avec montant de la TVA
Documents d’importation lorsque la base d’importation est supérieure ou égale à 1000 € ou 250 € pour les dépenses de carburant

Étapes à suivre pour obtenir un remboursement de TVA hors UE

Depuis le 1er juillet 2021, un assujetti établi hors de l’Union Européenne peut demander un remboursement de TVA via un représentant fiscal agissant pour le compte de l’entreprise. La demande doit être réalisée de manière électronique sur le site des impôts.

Étapes :

Se rendre sur l’espace professionnel impôt.gouv pour souscrire une demande de remboursement de TVA : “messagerie > écrire > TVA et taxes annexes > demande de remboursement de TVA par un assujetti établi dans un pays hors de l’Union Européenne”
Indiquer les coordonnées demandées
Transmettre les documents nécessaires de manière dématérialisée
Donner les coordonnées bancaires

Dans certains cas, l’entreprise devra se rapprocher directement de chaque administration fiscale étrangère concernée, car il n’existe pas d'harmonisation comme en Union Européenne.

Délais d'attente

La demande de remboursement de la TVA déductible doit être transmise à compter du 1er jour du mois suivant la période au titre de laquelle le remboursement est demandé et jusqu’au 30 juin de l’année suivante celle concernée par la demande.

Exemple : Récupérer la TVA sur un achat en Italie

Pour une récupération la TVA italienne, vous devez envoyer une demande en ligne à votre administration fiscale nationale si vous êtes une entreprise en UE. En revanche, pour les entreprises hors UE, il faudra envoyer directement votre demande à l’administration fiscale italienne.

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