Avis de Situation SIRENE et Extrait K-bis : Comprendre les Différences

L’extrait K-bis ou le relevé SIRENE sont des documents d’enregistrement et d’identification indispensables pour une entreprise, une société ou une association. Tous deux sont régulièrement demandés par les partenaires commerciaux des entreprises, ou par des organismes financiers. Une entreprise les obtient après avoir procédé à son inscription au répertoire SIRENE pour le premier et auprès du RNE pour le second. Cependant, bien qu’ils paraissent similaires, ces deux documents diffèrent sur de nombreux points : utilisation, contenu, etc. Alors, entre avis de situation SIRENE et extrait k-bis, quelle différence ?

Qu'est-ce que l'avis de situation SIRENE ?

L’avis de situation SIRENE est un document provenant du répertoire SIRENE. SIRENE est un acronyme qui signifie Système Informatique pour le Répertoire des ENtreprises et des Etablissements. Il répertorie les entreprises, les organisations et les organismes présents en France.

C’est l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE) qui assure la tenue de ce registre. En effet, c’est l’INSEE qui attribue le numéro unique d’identification aux entreprises - plus connu sous l’appellation SIREN - ainsi que le numéro d’identification de leurs différents établissements (SIRET). Enfin, l’INSEE assure, grâce à la tenue de ce registre, des missions d’ordre statistique.

L’avis de situation SIRENE récapitule les renseignements légaux d’une entreprise. L’avis SIRENE est un document fourni par l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) et provient du répertoire SIRENE géré par l’institut. Comme son nom l’indique, il répertorie toutes les entreprises et organisations françaises. Pour cela, un numéro SIREN est attribué à ces dernières, afin de pouvoir les identifier. Le numéro SIREN est composé de neuf chiffres. Ces chiffres n’ont pas de significations particulières à l’exception des organismes publics dont le chiffre commence par 1 ou 2.

Il contient les informations suivantes :

Lire aussi: Comment obtenir son avis Sirene ?

• L’adresse
• La dénomination sociale
• Le capital social
• L’objet social
• Le numéro SIRET et SIREN
• Le code APE

Comment obtenir l'avis de situation SIRENE ?

Pour en obtenir un, il suffit de connaître le numéro unique d’identification d’une société (numéro comprenant 9 chiffres). Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez visiter le site Internet de l’entreprise. Ce numéro (SIREN) fait partie des mentions obligatoires devant y figurer. A défaut, rendez-vous sur le site societe.com et remplissez les champs demandés. Ils vont permettre d’identifier l’entreprise. Recherchez l’entreprise dans les résultats de recherche et cliquez sur la fiche correspondante. Sélectionnez l’établissement que vous recherchez (siège, tous les établissements, seulement ceux actifs, etc.) et cliquez sur « Valider ». Vous obtiendrez ainsi l’avis de situation SIRENE désiré.

L’avis de situation SIRENE peut être demandé directement à l’INSEE. Ce document fait suite à la réalisation de l’ensemble des formalités pour la création de son entreprise auprès du Centre de Formalité des Entreprises des URSSAF. Il y a 6 CFE au total, chacun spécialisé dans un domaine d’activité.

Pour réaliser vos formalités, rendez-vous sur le site formalites.entreprises.gouv.fr. Vous pourrez réaliser les démarches suivantes : immatriculation, modification ou cessation d’activités et dépôts des comptes).

Une fois vos démarches faites, vous obtiendrez un avis de situation délivré par l’INSEE avec votre numéro SIREN et SIRET.

Quand utiliser l'avis de situation SIRENE ?

Si l’entreprise n’a pas d’extrait k-bis, cet avis peut alors être utilisé pour ouvrir un compte bancaire professionnel et pour réaliser l’ensemble des démarches nécessaires au lancement de l’activité. Néanmoins, ce document peut être d’une grande utilité à l’heure d’effectuer une étude de marché ou de mettre en place d’une stratégie marketing et/ou commerciale. Effectivement, le site de l’INSEE ainsi que certains sites spécialisés tels qu’Infonet.fr permettent d’accéder gratuitement aux avis de situation de ses concurrents et d’analyser les données relatives à leur entreprise.

Lire aussi: Répertoire National des Entreprises : SIRENE

Dans certains cas, l’avis de situation SIRENE peut être utilisé pour réaliser certaines démarches administratives comme l’ouverture d’un compte bancaire, si l’entreprise n’est pas enregistrée au RCS. L’avis de situation SIRENE peut également être utilisé pour obtenir des informations sur les concurrents lors d’une étude de marché. Le document peut être téléchargé gratuitement sur le site de l’INSEE contrairement à l’extrait de K-bis.

Néanmoins, ce document peut être d’une grande utilité à l’heure d’effectuer une étude de marché ou de mettre en place d’une stratégie marketing et/ou commerciale. Effectivement, le site de l’INSEE ainsi que certains sites spécialisés tels qu’Infonet.fr permettent d’accéder gratuitement aux avis de situation de ses concurrents et d’analyser les données relatives à leur entreprise.

Qu'est-ce que l'extrait K-bis ?

Si l’avis de situation que délivre l’INSEE est la fiche d’identité d’une entreprise, l’extrait K-bis, lui, est sa carte d’identité officielle. En revanche, il signifie que l’entreprise a été immatriculée au registre national des entreprises (RNE). L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Contrairement à l’avis de situation SIRENE, l’extrait K-bis est également un document officiel qui atteste de la véritable identité d’une entreprise, c’est un acte authentique. Il atteste l’existence légale et juridique de la société. Ce document fournit différentes informations concernant l’entreprise telles que les décisions prises à son encontre par le tribunal de commerce.

L’extrait K-bis regroupe l’ensemble des informations relatives à une entreprise. Ainsi, l’extrait kbis contient plus d’informations que l’avis de situation SIRENE et possède une valeur juridique contrairement à l’avis de situation SIRENE.

Lire aussi: INSEE et SIRENE : Explications

L’extrait de Kbis est généralement demandé lors de demandes administratives. L’extrait de K-bis possède l’avantage de comporter toutes les informations concernant la santé financière d’une société. C’est donc un document fiable et officiel pour les différents partenaires de l’entreprise.

Comment obtenir l'extrait K-bis ?

Concernant l’extrait de kbis, il est délivré lorsque l’entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour qu’une entreprise obtienne son extrait kbis, elle doit avoir réalisé plusieurs tâches telles que la rédaction des statuts, l’annonce dans un journal officiel, ou encore constituer le capital social.

Une fois l’enregistrement fait au RCS, un extrait kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce.

Quand utiliser l'extrait K-bis ?

En second lieu, pour toute entreprise immatriculée au RNE, l’extrait K-bis est le document indispensable pour ouvrir un compte bancaire professionnel. En effet, lors de la création de sa structure professionnelle, il faut déposer son capital à la banque. Si l’entreprise est inscrite au RCS, elle devra alors fournir un extrait de kbis pour ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Tableau comparatif : Avis de Situation SIRENE vs. Extrait K-bis

Numéros SIREN, SIRET, code APE et TVA intracommunautaire

Tout d’abord, SIRENE désigne le registre que gère l’Institut national de la statistique et des études économiques. Ensuite, le SIREN signifie système d’identification du répertoire des entreprises. Le SIRET, quant à lui, désigne le système d’identification du répertoire des établissements. Tous deux sont des numéros qu’attribue l’INSEE.

Composé de 9 chiffres, le SIREN est un numéro d’immatriculation unique d’une entreprise et doit être renseigné sur les factures, mais également sur tous les documents commerciaux et ceux destinés à l’administration. Puis le SIRET, lui, est constitué de 14 chiffres, dont les 9 chiffres du SIREN et 5 chiffres du numéro interne de classement (NIC).

• Qu'est-ce qu'un numéro SIREN ? Un numéro SIREN est un numéro unique d'identification d'une entreprise. Chaque entreprise est identifiée par un numéro SIREN (Système d'identification du répertoire des entreprises) qui est également utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l'entreprise. Ce numéro est unique et invariable. Il se décompose en trois groupes de trois chiffres attribués d'une manière non significative en fonction de l'ordre d'inscription de l'entreprise.
• Qu'est-ce qu'un numéro SIRET ? Le numéro SIRET (Système d'identification du répertoire des établissements) identifie chacun des établissements d'une même entreprise. Le numéro SIRET permet d'identifier géographiquement une entreprise. Il se compose de 14 chiffres correspondants : au numéro SIREN, auquel sont ajoutés 5 chiffres propres à chacun des établissements (numéro NIC - numéro interne de classement).
• Qu'est-ce qu'un code APE ? Le code APE (activité principale exercée) anciennement code Naf est attribué à chaque entreprise par les services de l'Insee.
• Qu'est-ce que le numéro de TVA intracommunautaire ? Il s'agit d'un numéro individuel attribué par le Service des impôts des entreprises (SIE) aux personnes assujetties à la TVA, après obtention de leur numéro Siren. La mention de cet " identifiant " a pour objet de garantir les échanges entre les assujettis à la TVA au sein de l'Union européenne.

Registre National des Entreprises (RNE)

La plupart des entreprises doivent, lors de leur constitution, s’inscrire au répertoire SIRENE. L’inscription au registre s’effectue par l’intermédiaire du Guichet Unique. Le répertoire SIRENE rassemble de nombreuses informations économiques et juridiques sur les entreprises. Il est géré par l’INSEE qui délivre, en cas d’inscription, un numéro unique d’identification à chaque entreprise.

Doivent s’inscrire au répertoire SIRENE toutes les entreprises, quels que soient le statut juridique adopté et la nature de l’activité exercée. Concrètement, tous les entrepreneurs individuels sont concernés, y compris ceux qui ont opté pour le régime fiscal micro. De même, l’obligation vise toutes les sociétés quelle que soit leur forme (SA, SAS, SASU, SARL, EURL, SNC, SCS, SCA…).

Le répertoire SIRENE enregistre l’état civil des entreprises tenues de s’y inscrire. L’inscription au répertoire SIRENE s’effectue de façon indirecte. En effet, ce ne sont pas les entreprises qui demandent leur immatriculation à ce registre mais le Guichet Unique. Cet organisme est l’unique destinataire des déclarations de création / modification / cessation des entreprises. C’est donc lui qui en informe l’INSEE.

Lors de la constitution d’une société, les associés fondateurs doivent accomplir des formalités juridiques. Ils doivent notamment rédiger un projet de statuts, déposer le capital social, remplir un formulaire et déposer une demande d’immatriculation en ligne sur le portail de l’INPI. Lorsqu’il reçoit le dossier, le guichet unique transmet les informations à l’INSEE, qui génère un numéro unique d’identification (SIREN). La société est ensuite immatriculée au registre du commerce et des sociétés avec ce numéro.

Depuis le 1er janvier 2023, toute entreprise exerçant sur le territoire français (sauf Polynésie française, Nouvelle-Calédonie et Wallis et Futuna) une activité de nature commerciale, artisanale, agricole ou indépendante devra être enregistrée au registre national des entreprises (RNE). Celui-ci se substituera aux registres d’entreprises nationaux existants à savoir le RA, le RM et le registre national du commerce et des sociétés.

En revanche le registre du commerce et des sociétés (RCS) et le RSAC (pour les agents commerciaux) tenus par le greffe demeurent. Les personnes tenues de s'immatriculer sur ces registres devront également être immatriculées au RNE.

Simplification Administrative et Suppression de l'Obligation de Fournir un Extrait K-bis

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité
• Déclarations, agréments et autorisations
• Produits énergétiques
• Urbanisme
• Travaux d'intérêt général
• Procédures collectives
• Autorisations d’exploitation commerciale
• Agriculture
• Propriété industrielle
• Transport

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