Valeur ajoutée du revendeur pour la location d’imprimantes professionnelles

Choisir entre achat et leasing d’imprimantes professionnelles engage des enjeux financiers, opérationnels et de conformité. Dans un marché en mutation, où le leasing s’est imposé comme mode de financement standard pour les photocopieurs et multifonctions dans de nombreuses PME et administrations, le rôle du revendeur devient déterminant pour maximiser la valeur pour l’entreprise.

Contexte du marché et tendances

En 2024, environ 2,7 millions de systèmes d’impression ont été vendus en France, toutes technologies confondues (laser, jet d’encre, multifonction). Le marché de l’impression professionnelle subit une pression structurelle, mais plusieurs signaux indiquent une capacité de rebond.

Leasing, hardware as a service et services managés (MPS) remodelent l’offre : les entreprises se dirigent vers des modèles “hardware as a service” : matériel + services + financement, avec un suivi de parc consolidé. Le marché mondial de l’impression professionnelle était estimé à plus de 120 milliards de dollars en 2023, englobant les équipements, consommables, logiciels, services managés et maintenance.

Le leasing s’est imposé comme mode de financement standard pour les photocopieurs et multifonctions dans de nombreuses PME et administrations. Selon SNESSII (Q2 2025) et Xerfi, la majorité des PME et ETI - entre 65% et 75% - se tournent désormais vers le leasing pour financer leurs imprimantes multifonctions, contre seulement environ 25% qui préfèrent encore l’achat comptant.

Pourquoi le leasing apporte de la valeur aux entreprises

Si vous souhaitez préserver votre trésorerie, éviter un décaissement initial important et intégrer la maintenance dans un budget mensuel fixe, le leasing est souvent plus adapté que l’achat, surtout pour du matériel qui évolue rapidement.
Vous ne mobilisez pas votre trésorerie dans un achat comptant : les loyers mensuels sont comptabilisés en charges et viennent réduire le résultat imposable, sous réserve de votre situation fiscale.
Vous connaissez à l’avance votre coût mensuel d’impression (par exemple de 30,99 € HT à 374,99 € HT/mois selon les modèles et services sur Onliz), ce qui facilite le pilotage budgétaire sur 13 à 63 mois.
Vous gardez la possibilité de renouveler votre matériel à l’issue du contrat pour intégrer les dernières fonctionnalités (sécurité, connectivité, efficacité énergétique) sans gérer la revente ou la mise au rebut des anciens équipements.
La location de copieur diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle.
La TVA sur les loyers est en principe récupérable pour une entreprise assujettie à la TVA, la déduction s’effectuant au rythme des loyers et non en une fois comme lors d’un achat (BOFiP-Impôts.gouv.fr : TVA sur crédit-bail).

Services inclus et rôle du revendeur

La valeur ajoutée d’un revendeur professionnel repose autant sur le matériel que sur les services associés. Onliz ne se limite pas à un simple catalogue d’imprimantes. D’un large choix d’imprimantes laser, multifonctions, photocopieurs et imprimantes d’étiquettes, proposées par des fournisseurs sélectionnés, le revendeur propose des offres calibrées pour les TPE, PME, professions libérales et structures plus grandes, avec des loyers à partir de 45,99 € HT/mois et jusqu’à 352,99 € HT/mois pour des multifonctions avec services étendus.

La location d’une imprimante comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, la disponibilité de pièces de rechange donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de l’entreprise. Si la maintenance est incluse dans votre contrat, les interventions techniques, le remplacement des pièces défectueuses et, le cas échéant, un matériel de prêt sont pris en charge selon les conditions prévues (délais d’intervention, plage horaire, zones couvertes).

Certains contrats prévoient des options d’évolution ou d’extension du parc (ajout d’une imprimante, remplacement par un modèle plus récent). Des formules “full service” incluent les consommables (hors papier le plus souvent), d’autres non. Vous pouvez ajuster ce curseur en fonction de votre budget, de votre organisation et du temps que vous voulez consacrer à la gestion des approvisionnements.

Accompagnement à la sélection : audit et conseil

L’audit de votre parc existant : cartographie des machines, relevé des volumes par service et analyse des dépenses. Relevez les compteurs de vos imprimantes actuelles : le menu « Rapport d'utilisation » ou « Compteur » affiche le nombre total de pages imprimées depuis la mise en service. Relevez la répartition noir et blanc vs. couleur en même temps que le volume total : ces deux chiffres vont de pair au moment de choisir la technologie et la gamme de la machine.

Prendre le temps de filtrer nos produits pour obtenir une liste ciblée, qui correspond vraiment à vos demandes. Sur notre interface, vous indiquez pour cela le constructeur, le type d'imprimante, les options (recto/verso, tirages photos, numérisation…), ainsi que le budget entre autres. Si vous hésitez entre une imprimante laser couleur 3-en-1 Brother et une imprimante laser couleur 4-en-1 Canon, téléphonez à nos conseillers. Ils vous guident en tenant compte de vos attentes et de vos priorités.

Nos 5 experts Projets sont à votre disposition à tout moment pour repenser votre parc informatique ou pour vous présenter des équipements adaptés (caisse enregistreuse, routeur, imprimante d'étiquettes…). Pour combler tous ces aspects, le mieux est de faire appel à des équipes qualifiées. Nos 300 collaborateurs et 140 techniciens permanents sont répartis dans 12 agences partout en France, pour rester à proximité de vos bureaux.

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Dimension technique : choisir la bonne technologie et le bon format

Le type de technologie d'impression utilisé par une imprimante professionnelle est crucial pour son économie. Les deux principales technologies sont l'impression laser et l'impression jet d'encre. L'impression laser, bien que plus coûteuse à l'achat, peut être plus économique à long terme grâce à son efficacité et sa durabilité.

Une imprimante professionnelle est un périphérique d'impression adapté à un usage partagé en entreprise. Elle est généralement mobilisée pour gérer le quotidien administratif : devis, bons de commande, factures, fiches de paie, notes internes, états financiers, etc. Le format A4 (21 × 29,7 cm) couvre l’ensemble des besoins administratifs courants. En France, moins de 4 % des documents imprimés sont en A3, et cette proportion continue de baisser avec la dématérialisation des documents techniques.

Dès que votre activité implique des supports clients (présentations, plaquettes, brochures, fiches produits, devis commerciaux), la couleur devient stratégique pour l’image de marque. Dans le commerce, la logistique, les ateliers ou la production, l'imprimante d’étiquettes est un outil spécifique : étiquettes de prix, codes-barres, étiquettes produit, étiquettes logistiques, QR codes.

Certaines équipements assurent de très bonnes résolutions d'impression (2 400 x 600 dpi) et des vitesses remarquables (46 ppm). D'autres privilégient la rentabilité et les économies (toner, énergie…). Les imprimantes recto-verso automatiques permettent d'économiser du papier en imprimant sur les deux faces d'une feuille. Certaines imprimantes offrent des modes économiques qui réduisent la consommation d'encre et d'énergie.

Sécurité, conformité et gestion des données

Les imprimantes et photocopieurs récents embarquent des disques, des journaux d’activité et des connexions réseau. Ils traitent donc des données potentiellement sensibles (données clients, données RH, dossiers de santé, contrats). Les modèles professionnels récents incluent généralement des fonctions de sécurité (authentification, chiffrement, effacement sécurisé, journaux d’audit) qui facilitent la conformité avec le RGPD, à condition de les configurer correctement et de les intégrer à votre politique de protection des données.

Selon une étude menée par Sharp Europe, seuls 7 % des employés français formés à la cybersécurité ont reçu une sensibilisation aux risques liés aux imprimantes, contre 15 % en moyenne européenne. Le décalage entre la perception et la réalité est considérable. L’impression d’un bulletin de paie, d’un contrat salarié ou d’un dossier client constitue une opération de traitement de données personnelles au sens du RGPD.

Économie réelle : coût total de possession et optimisation

L'économie dans le choix d'une imprimante professionnelle ne repose pas seulement sur le prix d'achat. Plusieurs facteurs entrent en jeu pour déterminer la véritable rentabilité d'une imprimante. L’économie dépend de la technologie utilisée, de la méthode d'impression, du type de papier, des consommables, de l’entretien et de l’efficacité énergétique.

Les imprimantes professionnelles coûtent deux à trois fois leur prix d'achat sur cinq ans en comptant les consommables, la maintenance et les pièces d'usure. La façon dont une imprimante traite les tâches d'impression affecte également son coût global. Les imprimantes capables de gérer des travaux d'impression en masse sans interruption permettent de maximiser l'efficacité et de minimiser le temps d'inactivité.

Les consommables, tels que les cartouches d'encre ou de toner, représentent une part importante des coûts d'une imprimante. Les imprimantes qui utilisent des cartouches haute capacité, bien que plus chères à l'achat, peuvent réduire le coût par page imprimée. L’efficacité énergétique est un autre aspect important à considérer. Les imprimantes certifiées écoénergétiques consomment moins d'électricité, ce qui réduit les coûts énergétiques sur le long terme.

RSE et innovations technologiques

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) prend une place de plus en plus importante dans les décisions d’investissement en matière d’impression professionnelle. Les fournisseurs doivent aujourd’hui proposer des offres intégrant des indicateurs RSE concrets, afin d’accompagner leurs clients dans l’atteinte de leurs propres objectifs ESG (environnement, social, gouvernance).

Parmi les solutions technologiques innovantes contribuant à une politique RSE efficace figure l’impression Zéro Chaleur (Heat-Free). L’impression Zéro Chaleur, développée notamment par Epson, constitue une réponse technologique innovante aux enjeux de consommation d’énergie et de maintenance. La technologie Zéro Chaleur offre une réponse concrète : réduction de la consommation énergétique, baisse des émissions de CO₂, maintenance allégée.

Les solutions d’impression connectées, la gestion centralisée des imprimantes, l’utilisation d’encres plus propres, ainsi que la maintenance prédictive, sont également des leviers d’optimisation. Dans ce contexte, il est crucial pour les acteurs du marché de l’impression professionnelle - fabricants, fournisseurs de solutions, responsables IT - de s’adapter rapidement.

Modèles de financement et implications comptables

En LLD, vous versez un loyer mensuel fixe pendant toute la durée du contrat (en général 36, 48 ou 60 mois) et vous restituez la machine à l'échéance. La LOA (ou crédit-bail) reprend le même mécanisme, mais vous pouvez racheter l'équipement en fin de contrat pour un montant résiduel fixé à la signature.

BOFiP-Impôts.gouv.fr : Déductibilité des loyers de crédit-bail mobilier (BOI-BIC-BASE-60-20, 2012-2025). Loyers intégralement déductibles des BIC, sous réserve art. 39-4 CGI. BOFiP-Impôts.gouv.fr : TVA sur crédit-bail (BOI-TVA-BASE-10-10-10, 2025). TVA étalée au rythme des loyers pour biens pros.

L’achat représente une sortie de trésorerie conséquente, difficile à supporter pour la plupart des entreprises. En comptabilité, la TVA payée sur l'achat est récupérable si votre entreprise y est assujettie, ce qui réduit le coût net d'acquisition. Par exemple, pour une imprimante à 700 € HT amortie sur 5 ans, la dotation annuelle aux amortissements s'élève à 140 € et vient diminuer le résultat imposable chaque année.

Risques opérationnels et garanties

Une imprimante en panne un lundi matin peut bloquer la facturation, la logistique ou l’accueil client. L’objectif est d’éviter les ruptures, les achats d’urgence ou les erreurs de référence. La location d’un copieur diminue les risques en intégrant souvent la maintenance et en proposant un matériel de remplacement en cas de panne.

La maintenance de l’imprimante doit être prévue et intégrée au budget global d’achat. Au delà de 3 ans les pannes se multiplient ce qui peut perturber l’activité de l’entreprise voire engendrer des ruptures dans l’activité des collaborateurs. La location d’un photocopieur professionnel est l’option retenue par 90% des entreprises françaises.

Cas d’usage : qui gagne à louer ?

Environnements à forts volumes documentaires : cabinets d’avocats, cabinets comptables, services administratifs, établissements de santé, collectivités, écoles - le leasing de photocopieurs multifonctions se révèle particulièrement pertinent.
Commerce, logistique, ateliers : imprimantes d’étiquettes pour prix, codes-barres, logistique.
TPE et petites structures : solutions compactes et économiques (ex. Brother DCP-L2620DW pour petit bureau).

Conseils pratiques pour choisir son revendeur

Relevez précisément vos volumes (compteurs) et la répartition N&B vs couleur pour dimensionner la machine.
Vérifiez l’inclusion ou non des consommables et des pièces d’usure dans le contrat.
Prêtez attention aux conditions d’intervention : délais, plages horaires, zones couvertes et matériel de prêt.
Étudiez la durée du contrat et l’échéancier : un contrat plus long peut réduire le coût mensuel mais implique un engagement financier.
Lisez attentivement le contrat : tacite reconduction, préavis, conditions de résiliation et clauses de rachat en LOA.
Choisissez un revendeur capable d’auditer votre parc et de proposer un MPS si vous souhaitez externaliser la gestion.

Tableau comparatif synthétique : achat vs leasing

Critère	Achat	Leasing / LLD / LOA
Sortie de trésorerie	Importante	Faible (loyers)
Impact fiscal	Amortissements	Loyers déductibles (sous conditions)
Maintenance	À prévoir séparément	Souvent incluse
Flexibilité technologique	Faible	Élevée (renouvellement possible)
Coût total sur 5 ans	Souvent inférieur au loyer mais coûts cachés	Souvent 7-15% plus élevé, mais prévisible

Finalement, quelle valeur attendue du revendeur ?

La valeur ajoutée d’un revendeur professionnel réside dans sa capacité à proposer une offre globale : conseil personnalisé, audit de parc, financement adapté, maintenance réactive, gestion des consommables, sécurité et conformité RGPD, options RSE, et possibilité d’évolution du parc. Plutôt que de subir les contraintes d’un achat, un revendeur compétent vous permet d’opter pour une solution fiable et flexible, grâce à la location d’imprimantes professionnelles.

Si vous hésitez encore entre achat et location, rappelez-vous que la location d’un copieur diminue l’impôt, maîtrise la trésorerie, sécurise l’activité via la maintenance et offre la souplesse de renouveler le matériel pour bénéficier des innovations (sécurité, efficacité énergétique, connectivité).

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