RGPD obligations pour une EURL : guide pratique

Le RGPD en entreprise encadre la collecte, le stockage et l’utilisation des données personnelles depuis le 25 mai 2018. Toute structure qui traite des informations relatives à des personnes physiques résidant dans l’Union européenne doit respecter ce règlement. Voici comment mettre votre organisation en conformité, étape par étape.

Définition et cadre légal du RGPD

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est le règlement européen n° 2016/679, adopté le 27 avril 2016 et applicable depuis le 25 mai 2018. Il harmonise les règles de protection des données personnelles dans les 27 États membres de l’Union européenne. En France, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) veille à son application.

Ce texte remplace la directive 95/46/CE qui laissait à chaque pays le soin de transposer ses propres règles. Le RGPD s’applique directement, sans transposition nationale. Toute entreprise, association ou administration qui collecte des données de résidents européens entre dans son périmètre, y compris les structures établies hors UE.

Le RGPD encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Le règlement repose sur six principes fondamentaux : licéité, limitation des finalités, minimisation des données, exactitude, limitation de la conservation et intégrité/confidentialité. Chaque traitement doit respecter ces six exigences pour être conforme.

Qu'entend-on par données personnelles en entreprise ?

Une donnée personnelle désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Le périmètre dépasse largement le nom et le prénom. Une donnée personnelle est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » : il ne s’agit pas des autres données relatives à l’entreprise.

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Concrètement, une entreprise manipule des données personnelles dès qu’elle gère un fichier clients, une base de prospects, des fiches de paie ou des badges d’accès. Le traitement de données n’est pas limité à l’informatique : la gestion de fichiers papier est également concernée. Leur traitement est interdit sauf exceptions limitées prévues à l’article 9 du RGPD : consentement explicite, obligation légale ou intérêt vital de la personne.

Obligations concrètes pour une EURL

Le RGPD impose aux entreprises un ensemble d’obligations documentées et vérifiables. La CNIL a prononcé 331 millions d’euros d’amendes en 2025 à l’échelle européenne, confirmant l’intensification des contrôles. Depuis son entrée en application le 25 mai 2018, le RGPD impose à tous les professionnels un strict encadrement du traitement des données, quels que soient leur secteur et leur taille.

Tenir un registre des traitements. L’article 30 du RGPD impose à toute structure de plus de 250 salariés de documenter chaque traitement. En pratique, la CNIL recommande cette démarche à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Toutes les entreprises doivent tenir un registre des traitements et le mettre régulièrement à jour. Ce document doit être régulièrement mis à jour. Il peut avoir un rôle de preuve en cas de contrôle de la CNIL.
Informer les personnes concernées. Chaque collecte de données s’accompagne d’une information claire sur l’identité du responsable de traitement, la finalité, la base légale, la durée de conservation et les droits de la personne (accès, rectification, effacement, portabilité). Les organisations sont tenues d’informer les utilisateurs sur la manière dont leurs données seront recueillies, exploitées et conservées.
Garantir les droits des personnes. L’entreprise dispose d’un mois maximum pour répondre à une demande d’accès, de rectification ou de suppression. Le droit à la portabilité permet à un client de récupérer ses données dans un format exploitable. Voici les principaux droits que consacre le RGPD : le droit d’accès, le droit à l’oubli, le droit de rectification, le droit à la limitation des traitements et le droit à la portabilité.
Notifier les violations. En cas de fuite de données, l’entreprise doit alerter la CNIL dans les 72 heures suivant la découverte de l’incident. Si le risque pour les personnes est élevé, elle doit aussi les informer directement. En cas de violation de données, l’entreprise doit immédiatement contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, plus connue sous l’acronyme CNIL.

Mettre en place le RGPD en 5 étapes

La mise en conformité RGPD suit une méthodologie structurée. La CNIL propose un parcours en étapes accessible sur son site officiel. Voici la démarche concrète pour votre structure.

Cartographier les traitements de données. Recensez tous les flux de données personnelles : collecte sur le site web, gestion RH, fichier clients, vidéosurveillance, sous-traitants. Cette cartographie constitue la base du registre obligatoire.
Identifier la base légale de chaque traitement. Le RGPD prévoit six bases légales : consentement, exécution d’un contrat, obligation légale, intérêt vital, mission d’intérêt public et intérêt légitime. Chaque traitement doit reposer sur l’une d’entre elles.
Mettre à jour les documents juridiques. Révisez vos mentions légales, politique de confidentialité, contrats de sous-traitance et formulaires de consentement. Les clauses doivent mentionner explicitement les finalités, durées de conservation et droits des personnes.
Sécuriser techniquement les données. Le chiffrement, le contrôle des accès et les sauvegardes régulières protègent les informations contre les fuites et les cyberattaques. Une bonne sécurité informatique en entreprise conditionne la conformité RGPD. Les mesures de sécurité sont multiples : cryptage des données, pseudonymisation / anonymisation, analyses d’impact PIA (pour les données à caractère sensible), tests d’intrusion…
Former les équipes. Le facteur humain reste le premier vecteur de violation de données. Chaque collaborateur qui manipule des données personnelles doit connaître les règles de base : ne pas transférer de fichiers sur des supports non sécurisés, verrouiller sa session et signaler tout incident.

Le principe d'accountability et sa mise en œuvre

En pratique, l'accountability est un principe transverse du RGPD. Ce n'est pas une obligation spécifique comme lorsqu'on parle de droit à l'information, de conformité des cookies ou bien encore de durée de conservation des données. L'accountability couvre un grand pan de la mise en conformité au RGPD. Comprendre ce principe est essentiel.

Le point commun entre toutes ces obligations est le caractère écrit ; son caractère probatoire pour montrer qu'on peut bel et bien rendre des comptes sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans l'organisme. Il faut s'assurer de tout couvrir via de la documentation qui sera très précieuse en cas de contrôle de la CNIL. En matière d'organisation, le mieux est de centraliser sa documentation dans un seul et même endroit pour avoir à portée de main la preuve de sa conformité et s'assurer de la capacité de son entreprise à rendre des comptes.

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Exemple de mesures de conformité pour respecter l'accountability :

Cartographier les traitements de données dans l'organisme sur le registre de traitement.
Faire preuve de transparence en ce qui concerne les traitements de données.
Rédiger une politique de confidentialité et des notices d'information à destination des personnes concernées.
Mettre en place un recueil de consentement lorsque vous traitez des informations sur la base du consentement et tracer la preuve du recueil du consentement.
Mettre en place une procédure pour savoir répondre aux droits des personnes concernées et une procédure pour gérer une violation de données.
Sécuriser les traitements de données et matérialiser la sécurité à travers une politique de sécurité des systèmes d'information ou bien dans une charte informatique.

Le rôle du DPO (délégué à la protection des données)

Le DPO (Data Protection Officer, ou délégué à la protection des données) pilote la conformité RGPD au sein de l'organisation. En France, plus de 90 000 organismes ont désigné un DPO auprès de la CNIL depuis l'entrée en application du règlement.

La désignation d’un DPO est obligatoire dans trois cas précis : organismes publics (collectivités, établissements de santé, administrations), entreprises dont l’activité principale implique un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, structures traitant des données sensibles ou des données relatives aux condamnations pénales à grande échelle.

Pour les autres entreprises, la CNIL recommande fortement la désignation d’un DPO, même à temps partiel. Un DPO externalisé coûte entre 5 000 et 15 000 euros par an pour une PME, selon le cabinet Afnor.

Le DPO remplit quatre missions principales : informer et conseiller l’entreprise, contrôler le respect du règlement, coopérer avec la CNIL et servir de point de contact pour les personnes concernées. Son indépendance est garantie par l’article 38 du RGPD : il ne peut recevoir aucune instruction dans l’exercice de ses fonctions.

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Sanctions et risques en cas de non-conformité

Le RGPD prévoit deux niveaux de sanctions administratives. Le premier palier atteint 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial pour les manquements aux obligations techniques (registre, analyse d’impact, notification de violation). Le second palier monte à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires pour les violations des principes fondamentaux.

Type de manquement	Amende maximale
Défaut de registre, absence de DPO obligatoire	10 M€ ou 2 % du CA mondial
Violation des principes (consentement, finalité)	20 M€ ou 4 % du CA mondial
Non-notification d’une violation sous 72h	10 M€ ou 2 % du CA mondial
Transfert illicite hors UE	20 M€ ou 4 % du CA mondial

La CNIL peut aussi prononcer des mises en demeure publiques, des injonctions de mise en conformité et des astreintes journalières. La publicité de la sanction amplifie l’impact réputationnel, parfois plus coûteux que l’amende elle-même. Les organismes vont devoir répondre de leurs obligations devant les autorités de contrôle lorsque les entreprises seront sollicitées.

Collecte, consentement et gestion des cookies

Le recueil des consentements au moment de la collecte des données est l’un des points les plus importants du RGPD. Les entreprises doivent obligatoirement demander un consentement clair et explicite à la personne au moment de la collecte des données. Vous ne pouvez pas réaliser des traitements sur des données sans avoir obtenu au préalable le consentement de la part des personnes sur lesquelles vous détenez les données.

Concrètement, au moment de la collecte (au niveau de vos formulaires web par exemple), vous devez demander le consentement (sous forme d’une case à cocher par exemple) et expliquer de manière claire la raison de la collecte, ce que vous comptez faire des données. Ce principe de transparence est la condition nécessaire pour que le consentement soit « éclairé », donné en connaissance de cause.

Une des conséquences du RGPD est qu’il est désormais obligatoire de demander le consentement de l’internaute lorsque le site utilise des cookies. Sous la forme d’un bandeau d’information affiché à la première visite de l’internaute, le site web doit donner la possibilité à l’internaute de refuser l’utilisation des cookies (ce que l’on appelle le droit d’opposition) et doit expliquer clairement la finalité des cookies. Le consentement peut être retiré à tout moment par la personne.

Sécurité des données : obligations techniques et organisationnelles

Les entreprises ont pour obligation de mettre en place les mesures de sécurité permettant d’assurer une sécurisation maximale de l’intégrité des données personnelles stockées dans le système d’information. C’est un point très important dans la mesure où c’est l’entreprise qui est responsable en cas de fuite de données personnelles (data leak).

Ces mesures de sécurité sont multiples : cryptage des données, pseudonymisation / anonymisation, analyses d’impact PIA (pour les données à caractère sensible), tests d’intrusion… Les entreprises ont aussi pour obligation de mettre en place des procédures en cas de fuite de données. Cette obligation concerne aussi les sous-traitants : par exemple, les sociétés tierces hébergeant des données personnelles de l’entreprise (sociétés d’hébergement cloud, éditeurs de logiciels cloud…).

Outils et ressources pour faciliter la conformité

La CNIL met gratuitement à disposition plusieurs outils pour accompagner les entreprises dans leur démarche de conformité RGPD. PIA (Privacy Impact Assessment) : logiciel open source de la CNIL pour réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données, obligatoires pour les traitements à risque élevé. Modèle de registre des traitements : tableur téléchargeable sur le site cnil.fr, conforme à l’article 30 du RGPD. Guide pratique TPE/PME : document de référence qui détaille les obligations adaptées aux petites structures. Référentiels sectoriels : la CNIL publie des guides spécifiques pour la gestion RH, la prospection commerciale et la vidéoprotection.

EvalRGPD est un autodiagnostic gratuit et en ligne qui permet de mesurer le niveau de conformité RGPD de votre entreprise. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés fournit des conseils pratiques aux organisations pour les aider à respecter le RGPD. Des certifications sont aussi proposées par la CNIL pour ceux souhaitant attester de leur conformité au RGPD. Ce cours à distance (« Mooc ») est ouvert à tous les délégués à la protection des données (DPO) et aux professionnels souhaitant découvrir ou mieux appréhender le RGPD.

Bonnes pratiques et bénéfices pour l’entreprise

Les obligations en matière de collecte de données, de consentement et de gestion des cookies renforcent la confiance ; améliorent l’efficacité commerciale; permettent de mieux gérer son entreprise ; améliorent la sécurité des données de son entreprise : rassurer ses clients et donneurs d’ordre et ainsi développer son activité; créer de nouveaux services. Renforcer la confiance ; améliorer son efficacité commerciale; mieux gérer son entreprise ; améliorer la sécurité des données de son entreprise : rassurer ses clients et donneurs d’ordre et ainsi développer son activité; créer de nouveaux services.

Le RGPD n’est pas un projet ponctuel. La conformité exige une veille réglementaire continue, des audits réguliers et une mise à jour des traitements à chaque évolution de l’activité. Les données sont au cœur de la chaîne de création de valeur. Ces obligations incitent les entrepreneurs à plus de transparence dans leurs relations avec leurs interlocuteurs.

Services et solutions pour accompagner votre conformité

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche ou tout simplement pour obtenir des conseils, nous vous invitons à entrer en contact avec un Data Protection Officer ou DPO. Ces professionnels sont en mesure de vous accompagner dans la structuration de votre projet RGPD et son déploiement. Certaines entreprises ont pour obligation de désigner un Data Protection Officer. Cette fonction peut être confiée à un salarié de l’entreprise ou à un prestataire : par exemple, un cabinet d’avocats experts en droit de l’informatique et de l'internet.

LockSelf, avec ses suites LockPass, LockTransfer et LockFiles, représente la solution ultime afin de garantir la protection de vos documents. Nos trois outils bénéficient de la certification de sécurité de premier niveau (CSPN) délivrée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information). La suite LockSelf est une plateforme complète qui facilite le travail au sein de votre société. Avec elle, la collaboration entre les membres de votre équipe est fluidifiée. En effet, vous pouvez partager facilement et en toute sécurité des identifiants ou des documents pour des projets spécifiques. De plus, nos solutions s’intègrent parfaitement avec les différents navigateurs, Outlook et Office 365, des applications et plateformes couramment utilisées en entreprise. Choisir LockSelf, c’est opter pour une solution 100% française qui assouplit le travail au quotidien tout en profitant d’une protection solide.

Les 5 choses essentielles à retenir

Au moment de la collecte de données, les entreprises doivent obtenir un consentement clair et éclairé de la part des personnes.
L’entreprise doit garantir le droit des personnes : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’oubli, droit à la portabilité.
Les entreprises doivent mettre en place les mesures adéquates pour assurer un niveau de sécurité optimal des données personnelles : pseudonymisation, analyses d’impact (AIPD), tests d’intrusion.
Toutes les entreprises doivent tenir un registre des traitements et le mettre régulièrement à jour.
Certaines entreprises ont pour obligation de nommer un Data Protection Officer ou DPO.

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