Comment Mettre en Place le RGPD dans une PME : Guide Complet

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il impose à toutes les entreprises, y compris les PME, de garantir la conformité de leurs pratiques en matière de protection des données. La mise en place du RGPD pour les petites entreprises peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour éviter les sanctions, renforcer la sécurité des données et assurer la transparence dans le traitement des données des clients, employés et partenaires.

Suivez ce guide pour mettre votre PME en conformité avec le RGPD. Mettre votre PME en conformité avec le RGPD sans que l’opération ne devienne un casse-tête, c’est possible.

Les Obligations Spécifiques des PME Face au RGPD

Même si les PME ont des ressources plus limitées que les grandes entreprises, elles doivent respecter les obligations RGPD suivantes :

• Assurer la sécurité des données en mettant en place des mesures adaptées à la sensibilité des informations traitées.
• Gérer le consentement des clients et des employés pour le traitement des données personnelles, en garantissant leur information et leur libre choix.
• Documenter la conformité en tenant un registre des activités de traitement, en rédigeant des politiques de confidentialité et en effectuant un audit RGPD annuel.
• Désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour sécuriser ses relations contractuelles avec ses donneurs d'ordre et ses sous-traitants.
• Évaluer les risques liés aux traitements et prévoir des actions correctives pour éviter tout incident ou violation de données.

Les Défis de la Mise en Conformité pour une PME

La mise en place du RGPD en PME soulève plusieurs questions fréquentes :

• "Nous stockons des données clients, mais notre système est-il conforme au RGPD ?"
• "Quels documents devons-nous mettre en place pour démontrer notre conformité ?"
• "Un employé nous demande l'accès à ses données personnelles, comment réagir ?"
• "Que faire si un fournisseur ou un prestataire n'est pas conforme au RGPD ?"

Ces problématiques mettent en évidence la responsabilité des PME en matière de protection des données et l’importance d’un accompagnement adapté pour réussir leur mise en conformité RGPD.

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Mise en Conformité RGPD en PME : Les 3 Options

Pour assurer une mise en place efficace du RGPD pour les petites entreprises, plusieurs approches sont possibles en fonction des ressources disponibles.

Option 1 : Externaliser la Conformité RGPD avec un DPO Externe

L’option la plus adaptée pour une PME est d’externaliser la mise en place du RGPD en faisant appel à un DPO (Délégué à la Protection des Données) externe. Concrètement, le DPO externe :

• Absorbe l'opérationnel du RGPD (ex : évaluation des traitements et gestion des obligations légales)
• Devient point de contact auprès des autorités (CNIL) en cas de contrôle ou d'incidents sur les données (ex : perte de matériel informatique ou hacking/piratage)
• Maintien la conformité RGPD dans le temps (ex : mise à jour documentaire, analyse contractuelle, audit annuel, etc.)

Avantages : Peu chronophage, coût abordable, sécurité business et légale = Gestion simplifiée. Pour information, plus de 80% des clients chez Blockproof de type TPE/PME ont choisi l'offre DPO externe.

Option 2 : Gérer en Interne avec l'Appui d'un Expert RGPD

Les PME peuvent aussi opter pour un accompagnement par un consultant ou un cabinet spécialisé en audit RGPD, qui apporte une expertise pour structurer la mise en place de la conformité. Cette approche inclut :

• Un guide RGPD PME adapté aux spécificités de l’entreprise.
• Une analyse des écarts et un audit RGPD complet.
• La rédaction des documents essentiels et la mise en conformité progressive.

Avantages : meilleure maîtrise des risques.

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Inconvénients : temps à allouer pour un salarié + risque en cas d'absence du salarié.

Option 3 : Gérer la Mise en Conformité avec un Salarié en Interne

Certaines PME choisissent de gérer leur conformité elles-mêmes en désignant un référent interne chargé du traitement des données et de la mise en œuvre des bonnes pratiques du RGPD. Cela implique :

• L’identification des traitements et la mise à jour du registre des activités.
• La sécurisation des données stockées et des accès informatiques.
• La formation des employés aux règles du RGPD et aux risques liés à la protection des données.

Avantage : seulement si vous disposez du budget pour recruter un Juriste DPO à temps plein (équivaut à 40-50K brut annuel).

Inconvénients : si un salarié s'en occupe en complément de ses missions : charge de travail importante, risque d’erreurs, incertitude juridique, faible intérêt.

4 Étapes pour Mettre Votre PME en Conformité avec le RGPD

Pour envisager la mise en conformité de votre PME avec la réglementation RGPD en vigueur, vous devrez suivre 4 étapes :

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1. Faites l’Inventaire de Tous Vos Fichiers

Il s’agit de faire le tour de toutes les activités de l’entreprise qui incluent la collecte et le traitement de données. Par exemple :

• Le traitement des fiches de paie
• La formation de vos collaborateurs
• La gestion des participants à une conférence
• Les données clients
• La gestion des fichiers de prospects

Pour faciliter vos démarches, vous pouvez vous appuyer sur le registre prévu par l’article 30 du RGPD, dont un modèle est mis à disposition par la CNIL.

La constitution d’un registre de données vous donnera une cartographie complète de l’ensemble des données traitées par votre PME.

2. Organisez Vos Données

Il s’agit maintenant de traiter chaque poste du registre constitué lors de la première étape de mise en conformité de votre PME avec le RGPD. Il vous faudra :

• Vérifier l’intérêt des données (certaines peuvent être inutiles, tandis que d’autres sont vitales)
• Vérifier que vous ne traitez aucune donnée « sensible »
• Faire correspondre chaque type de donnée à la (les) personne(s) amenée(s) à les traiter
• Vérifier la durée de conservation des données

Profitez de cette étape pour faire le ménage et améliorer vos process ! Il est certainement temps de revoir quelques pratiques, de parler aux interlocuteurs concernés et d’optimiser le fonctionnement de certains postes dans votre entreprise.

3. Remplissez Votre Devoir d’Information

Le RGPD rime avec « droit à l’information ». Il vous faut donc vous assurer que, pour chaque type de données récolté, les mentions d’informations qui correspondent soient utilisées. A titre informatif, les mentions à faire paraître sont les suivantes :

• La raison pour votre entreprise de collecter les données
• Le fondement juridique du traitement des données, c’est-à-dire l’autorisation de les traiter
• Des informations sur les personnes habilitées à traiter les données
• La durée de conservation des données
• Les modalités permettant aux intéressés d’exercer leurs droits

Une transparence totale en cas d’export des données en dehors de l’Union européenne.

4. Sécurisez les Données de Votre Entreprise

Les données de votre entreprise ont de la valeur pour votre évolution. Elles sont également importantes pour les personnes qu’elles concernent. Il vous faut impérativement écarter tout risque de perte ou de vol des données, en prenant les mesures qui s’imposent.

Qu’il s’agisse de mettre à jour vos logiciels antivirus ou de changer vos process liés à l’accès aux données au sein de votre entreprise ou autre système et procédure informatique, il vous faut impérativement prévoir la sécurisation de vos données pour être en parfaite conformité avec le règlement RGPD.

PME et RGPD : Les Secteurs d’Activité les Plus Exposés au Risque

Toutes les PME, quels que soient leur secteur ou leur taille, sont potentiellement à risque en matière de RGPD si elles traitent des données personnelles de personnes résidant dans l’Union Européenne. Cependant, certains secteurs et types de PME sont plus susceptibles d’être exposés à des risques plus importants en raison de la nature de leurs activités ou du type de données qu’ils traitent. Voici quelques exemples :

• Les entreprises de santé : les petites entreprises qui traitent des données de santé, telles que les cabinets médicaux, les laboratoires, les start-ups en e-santé, medtech ou les entreprises pharmaceutiques, sont soumises à des règles strictes en matière de protection des données en raison de la sensibilité de ces données et des risques potentiels pour la vie privée des patients.
• Les entreprises de services financiers : les structures qui offrent des services financiers, tels que les sociétés de crédit-bail ou les courtiers en assurance, collectent souvent des données personnelles sensibles telles que les informations financières ou les antécédents de crédit, ce qui peut les exposer à des risques en matière de protection des données.
• Les entreprises de e-commerce : les entreprises qui vendent en ligne et collectent des données personnelles en masse telles que les adresses de livraison, les informations de paiement et les préférences d’achat peuvent être exposées à des risques en matière de sécurité des données.
• Les entreprises de marketing : les agences de communication et entreprises spécialisées dans le marketing et la publicité peuvent être confrontées à des risques liés à la collecte et au traitement de données personnelles pour cibler les publicités et les offres commerciales.
• Les entreprises des nouvelles technologies : les structures spécialisées dans les technologies de l’information et de la communication, telles que les développeurs d’applications mobiles et les fournisseurs de services en ligne, sont souvent confrontées à des défis importants en matière de protection des données, en particulier lorsqu’elles collectent et traitent des données sensibles telles que les données de localisation ou les informations de paiement.

Il est important de noter que chaque entreprise est unique et que les risques en matière de protection des données peuvent varier considérablement d’une entreprise à l’autre, en fonction de nombreux facteurs, tels que la nature de leurs activités, la quantité et le type de données qu’elles collectent, et les mesures de sécurité qu’elles ont mises en place pour protéger ces données.

Actions Clés Pour Respecter le RGPD en Tant que PME ou TPE

Afin de vous guider, voici les principales actions à mener afin de vous assurer que vous respectez bien le RGPD en tant que PME ou TPE :

• Identifier les données à caractère personnel traitées : votre entreprise doit identifier les données à caractère personnel qu’elle traite, les finalités du traitement, les personnes concernées par ces données et les tiers qui y ont accès. Toutes ces informations doivent être recensées, centralisées et mises à jour au fil du temps. La constitution et la mise à jour d’un registre est une obligation prévue à l’article 30 du RGPD. Pour les sous-traitants qui gèrent des données personnelles pour le compte d’une autre organisation, le RGPD prévoit ausssi la tenue d’un registre et sa mise à jour. Il y a certes l’obligation légale mais la tenue du registre permet également de recenser, comprendre et maîtriser son "capital" de données personnelles. Sa création et sa mise à jour sont l’occasion de se poser les bonnes questions et de limiter les risques concernant le RGPD. A noter qu'un mode d'emploi sur le registre des activités de traitement est aussi fourni par la CNIL.
• Informer les personnes concernées : vous devez informer les personnes concernées de la collecte, du traitement et de l’utilisation de leurs données personnelles, ainsi que de leurs droits en matière de protection des données. Ceci passe par des mentions légales qui doivent être explicites, adaptées au besoin final et validées par l’utilisateur
• Obtenir le consentement des personnes concernées : votre entreprise doit obtenir le consentement des personnes concernées avant de traiter leurs données personnelles. Ce consentement doit être éclairé et explicite.
• Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles : vous avez l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés, les pertes, les altérations ou les destructions accidentelles ou illicites. Un point de plus en plus important dans un contexte où les cyberattaques se multiplient de manière accrue
• Documenter les processus de traitement des données : pensez à documenter les processus de traitement des données pour démontrer sa conformité aux exigences du RGPD. Pour faciliter ce processus, s’épauler d’un professionnel tel qu’un DPO reste le plus aisé. Ce dernier saura déployer les bons process et utiliser un logiciel RGPD qui facilite la documentation ainsi que les échanges entre votre entreprise et lui
• Respecter les droits des personnes concernées : lorsqu’un prospect, un client, un partenaire ou prestataire vous le demande, votre entreprise doit respecter les droits des personnes concernées, tels que le droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs données personnelles. Dans le domaine du e-commerce, le volume de contacts massif des données exploité étant colossal, il est indispensable d’avoir une procédure efficiente afin de réagir vite et bien en cas de demande
• Mettre en place une politique de gestion des violations de données : votre entreprise doit mettre en place une politique de gestion des violations de données pour détecter, signaler et gérer les incidents de violation de données.
• Former les employés : même si vous avez peu de salariés, vous devez former vos employés aux exigences du RGPD et aux bonnes pratiques de protection des données à caractère personnel. Comment votre RH doit-elle gérer les données des salariés et des candidats à l’embauche ? Comment gérer les données de santé de vos collaborateurs ? Comment veiller au respect des données fournies par vos prestataires ? Comment votre responsable marketing et commerciale doivent-ils gérer les données récoltées lors de la phase de prospection ? Formez-les pour limiter les risques et gagner du temps dans vos démarches. Des vidéos de sensibilisation au RGPD et modules de e-learning peu coûteux et facilement accessibles existent. Ces contenus sont adaptés par secteur d’activité et par taille d’entreprise
• Collaborer avec des prestataires tiers : votre entreprise doit s’assurer que ses prestataires tiers respectent également les exigences du RGPD lorsqu’ils traitent des données à caractère personnel pour le compte de la PME, qu’ils soient basés en France, en Europe ou bien en dehors de l’Union Européenne. Il est fondamental de les impliquer dans votre conformité RGPD. En vous équipant d’un logiciel RGPD, vous aurez la possibilité d’avoir une vision globale et de leur partager les informations qui les concernent

Il est important de rappeler que le RGPD est une réglementation complexe et que la conformité à cette réglementation est un processus continu qui nécessite une évaluation régulière et une mise à jour des pratiques en matière de protection des données.

Ces pratiques peuvent aider une PME à respecter les exigences du RGPD en France, la priorité étant de faire appel à un professionnel compétent sur ces sujets, à savoir le DPO externe.

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