Modèle de Convocation et Procès-Verbal d'Assemblée Générale en SARL : Guide Complet
Rédiger un procès-verbal (PV) d'assemblée générale (AG) est indispensable dans la gestion de votre société. Ce document permet de consigner et de certifier l’ensemble des décisions prises lors de l’assemblée générale de la SARL, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire. Il atteste de tous les événements relatifs à la création, à la vie et à la dissolution de votre société. Voici un modèle de PV d’AG en SARL ainsi que les éléments essentiels à connaître.
Convoquer les associés d’une SARL à une AG par LRE AR24
Modèle de PV d’AG en SARL
Voici un modèle de PV d'AG en SARL que vous pouvez adapter à vos besoins:
Informations sur la Société
- Nom de la société (Dénomination sociale)
- Structure juridique de la Société (ici, SARL)
- Capital : Montant en euros
- Siège social : Numéro, rue, code postal et ville
- RCS: Numéro RCS et Ville
Procès-Verbal de l’Assemblée Générale du [date]
- Le : Date
- À : Heure
- Lieu : Adresse
Présence et Représentation
- Identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL
- Le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL
Les associés de la Société [Nom de la société] se sont réunis en Assemblée générale sur convocation faite par le ou la Président·e ou Gérant·e de la SARL adressée par lettre simple, lettre recommandée, lettre recommandée avec accusé de réception, ou courriel.
L’Assemblée générale est présidée par [Nom du ou de la Président·e de séance] (le ou la "Président·e de séance"), en sa qualité de Président·e ou Gérant·e.
Le ou la Président·e de Séance constate que les associé·es présent·es et représenté·es détiennent l’intégralité des droits de vote de la Société. En conséquence, l’Assemblée générale, réunissant le quorum requis par les dispositions légales et statutaires, est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.
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Ordre du Jour
Le ou la Président·e de Séance rappelle l’ordre du jour de la présente Assemblée (entrer les résolutions propres à votre assemblée générale, par exemple) :
- modification de l'objet social ;
- modification corrélative des statuts ;
- autres sujets à traiter lors de l’Assemblée générale ;
- questions diverses.
Reconnaissance des Documents
Les associé·es reconnaissent que les documents requis leur ont été préalablement communiqués, notamment :
- le texte des résolutions proposées ;
- autres documents joints.
Les associé·es reconnaissent la validité de la convocation et de la tenue de l’Assemblée.
Discussion Générale
La discussion générale est ensuite ouverte. Le ou la Président·e de séance fournit toutes précisions et explications complémentaires qui lui sont demandées.
Personne ne demandant plus la parole, les résolutions suivantes sont successivement mises aux voix.
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Résolutions
Première Résolution - Modification de l’objet social
L’assemblée des associé·es décide de modifier l’objet social de la Société, qui sera désormais (énoncé du nouvel objet social) en remplacement de l’ancien objet social (énoncé de l’ancien objet social), à compter du (date de prise d’effet de la modification).
Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associé·es, à l'unanimité.
Deuxième Résolution - Modification corrélative des statuts de la SARL
En conséquence de la modification d’objet social objet de la décision ci-dessus, il est pris acte par l’assemblée des associé·es de modifier l’article relatif à l'objet social dans les statuts de la Société. Les autres dispositions des statuts demeurent inchangées.
Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associé·es, à l'unanimité.
Troisième Résolution - Pouvoir
L’assemblée des associé·es donne tous pouvoirs au porteur d’un original, d’une copie ou d’un extrait du présent procès-verbal, à l’effet d’effectuer toutes formalités requises par la loi.
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Cette résolution est adoptée par l’assemblée des associés, à l'unanimité.
Plus rien n'étant à l'ordre du jour, la séance est levée.
Signatures
De tout ce que dessus, il a été dressé le présent acte qui, après lecture, a été signé par l'ensemble des associé·es.
Le ou la Président·e OU Le ou la Gérant·e associé·e
[Prénom et Nom du dirigeant]
Associé·e
[Prénom et Nom de l’associé·e]
Associé·e
[Prénom et Nom de l’associé·e]
Associé·e
[Prénom et Nom de l’associé·e]
Éléments Obligatoires du PV d’AG en SARL
Plusieurs mentions sont obligatoires sur un PV d’AG en SARL, comme :
- la forme juridique de la société ;
- la date de l’AG ;
- le lieu de l’AG (il est possible d’organiser une visioconférence) ;
- l’identité de chaque membre présent (ou leur représentant) pour une SARL ;
- le nombre de parts sociales de chaque membre présent pour une SARL ;
- l’ordre du jour ;
- le résumé des discussions abordées ;
- une conclusion.
Selon les événements de l’assemblée générale, des informations supplémentaires peuvent vous être demandées :
- s’il y a un vote en SARL, vous devez détailler l’objet du vote, recenser le nombre de votes pour et de votes contre, ainsi que le résultat ;
- en cas d’incident, un incident technique par exemple, il doit être mentionné sur le PV ;
- si des documents ont été présentés ou ont circulé lors de l'AG, il faut les ajouter en annexe du PV (convocation à l’AG, procuration, feuille d'émargement, comptes sociaux, rapports de gestion, bilans…).
Comment se Déroule l’Assemblée Générale Annuelle ?
Au moins une fois par an, une société se doit d’organiser une Assemblée Générale. Elle peut être soit ordinaire soit extraordinaire en fonction des circonstances, et permet notamment de faire approuver les comptes annuels de la société.
Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
On parle d’Assemblée Générale ordinaire pour qualifier une réunion obligatoire entre les actionnaires et associés d’une société qui a lieu une fois par an, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. C’est le dirigeant de l’entreprise qui se doit de tenir cette AGO. Le dépôt des comptes annuels se fait ensuite devant le greffe du tribunal de commerce.
Convocation à l'Assemblée Générale
L’organisation de cette réunion commence avant tout par la convocation de ses membres. En ce qui concerne les SARL et EURL par exemple, le délai légal de convocation est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Pour les autres formes d’entreprise, le délai est précisé dans les statuts de la société. C’est le dirigeant de l’entreprise qui est chargé de convoquer les actionnaires et associés, ainsi que le commissaire aux comptes s’il y en a un.
Il est nécessaire d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception pour convoquer les participants à cette Assemblée Générale ordinaire. Pour plus de simplicité, la Lettre Recommandé Electronique (LRE) peut aussi être utilisée. Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé.
Si vous n’avez pas la possibilité de vous présenter à la réunion, vous pouvez donner un mandat à un autre associé pour vous représenter.
Modèle de Lettre de Convocation à une Assemblée Générale d’Association
Voici un exemple de lettre de convocation que vous pouvez adapter :
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
(Ordinaire ou extraordinaire)
(La dénomination de l’association)
(L’adresse du siège social)
À (Lieu), le (Date)
[Nom et prénom du membre destinataire]
(Adresse, Code postal et ville)
Objet : Convocation à l’assemblée générale (Ordinaire ou extraordinaire) du (Date de tenue de l’assemblée en question)
Madame, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale (Ordinaire ou extraordinaire) de l’association (Dénomination). L’assemblée générale aura lieu le (Date) à (Heures) au : (Adresse du lieu).
Les délibérations porteront sur l’ordre du jour : (A indiquer).
Conformément aux dispositions des statuts juridiques et du règlement intérieur :
Une délibération en assemblée générale (Ordinaire ou extraordinaire) est possible à condition que (Modalités prévues dans les statuts juridiques) des membres soient présents.
La participation à l’assemblée générale est exclusivement réservée aux membres dont la cotisation a été régularisée à la date du (Date de la réunion).
En cas d’impossibilité d’assister à l’assemblée, une procuration est envisageable afin d’être représenté. Le choix du mandataire doit figurer dans la lettre de procuration. Cette lettre est à transmettre avant le (Date limite).
Un vote par correspondance est envisageable. Pour ce faire, il faut remplir un bulletin de vote par correspondance à compléter dûment et à signer.
Respect des Exigences Lors de la Convocation
Lors de la convocation d’une assemblée générale (AG) au sein d’une association, vous êtes obligés de respecter des critères précis en termes d’envoi et de contenu. Ceci est afin de garantir la validité de cette démarche.
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