Nombre maximum de stagiaires en SASU et règles d'encadrement

Un stage en formation permet à l'employeur d'accueillir temporairement dans son entreprise un stagiaire étudiant. Un employeur du secteur privé, public ou associatif peut avoir recours à un stagiaire dans le cadre d'un stage de formation. Toutefois, des conditions d'accueil doivent être respectées. Certaines conditions sont admises, d'autres sont interdites.

Cadre légal et définition du stage de formation

Le stage fait partie d'un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Le stage n'entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant. Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'étudiant. Il permet au stagiaire d'acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.

Conditions obligatoires : convention, tuteur et registre

Oui, le stagiaire doit signer une convention de stage. La convention précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage. La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation. Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties : Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal), Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme), Établissement d'enseignement ou de formation, Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement, Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes : Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement ; Compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ; Activités confiées au stagiaire en fonction des compétences à acquérir ; Noms de l'enseignant référent et du tuteur ; Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ; Durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil ; Conditions d'autorisation d'absence ; Taux horaire de la rémunération (appelée gratification), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement ; Conditions dans lesquelles l'encadrement et le suivi du stagiaire sont assurés ; Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple) ; Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ; Modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ; Modalités de validation du stage en cas d'interruption ; Clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire ; Conditions de délivrance de l'attestation de stage.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel. L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Nombre maximum de stagiaires : règle générale

Le nombre de stagiaires que vous pouvez accueillir dans votre entreprise dépend de l'effectif de l'entreprise. Pour les entreprises comptant moins de 20 salariés, le nombre maximal de stagiaires est de trois. Pour celles qui comptent 20 salariés ou plus, le nombre de stagiaires ne peut excéder 15% de l'effectif total de l'entreprise, arrondi à l'entier supérieur. Ces limitations s'appliquent aux conventions de stage en cours durant une même semaine civile. Exemple : une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75).

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans votre entreprise est limité. Ainsi, si vous employez au moins 20 salariés, vous ne pouvez pas accueillir, au cours d’une même semaine civile, un nombre de stagiaires excédant 15 % de votre effectif, soit, par exemple, cinq stagiaires maximum par semaine (4,5 arrondis à l’entier supérieur) pour un effectif de 30 personnes et six stagiaires maximum pour 40 personnes. Si, en revanche, vous employez moins de 20 salariés, ce quota est fixé forfaitairement à trois stagiaires par semaine civile.

Dérogations pour formations en milieu professionnel

Par dérogation, cependant, pour les formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment dans les lycées professionnels, l’autorité académique dont vous dépendez a la possibilité de porter ce quota à 20 % de l’effectif pour les entreprises qui emploient au moins 30 salariés et à cinq stagiaires pour celles qui en emploient moins de 30. Pour permettre cette dérogation, l’autorité académique doit fixer par arrêté un nombre de stagiaires supérieur à celui prévu (plafond fixé à 15% de l’effectif) : - dans la limite de 20 % de l’effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 30 ; - dans la limite de 5 stagiaires lorsque l’effectif est inférieur à 30.

Nombre de stagiaires par tuteur

Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période. Un salarié ne peut être désigné comme tuteur pour plus de 3 stagiaires en même temps. Il convient donc de bien connaitre son effectif exact pour ne pas se tromper sur le nombre de stagiaires de l'entreprise.

Sanctions en cas de non-respect

Le décret relatif à l'encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d'accueil prévoit le contrôle de l’inspection du travail et les sanctions administratives. Il transmet au Direccte un rapport sur le fondement duquel ce dernier peut décider de prononcer une amende administrative, d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4 000 € en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende. Le décret précise également les sanctions administratives pouvant être prononcées en cas de non respect.

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Cas particulier des auto-entrepreneurs et petites structures (SASU)

Un auto-entrepreneur peut prendre un stagiaire, mais doit respecter les obligations envers le stagiaire, notamment en termes de gratification, qui doit être d'un montant au minimum égal à 4,35 euros de l'heure (en 2024) si le stage est d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs par année scolaire. Pour les auto-entrepreneurs, l'embauche d'un stagiaire est tout à fait possible, mais elle obéit à certaines règles spécifiques. Le statut d'auto-entrepreneur ne confère pas le droit d'employer un stagiaire de la même manière qu'un employé classique. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié et a donc un statut particulier.

Pour l'entrée en vigueur du nombre maximum de stagiaires en entreprise, voici ce qu’il faut savoir. Suite à la loi du 10 juillet 2014 relative au développement, à l'encadrement et à l'amélioration du statut des stagiaires, un décret vient de paraître afin de fixer un quota de stagiaires pour les entreprises, ainsi que le nombre de stagiaires par tuteur. Ce quota est applicable depuis le 29 octobre 2015, et pour les conventions de stage conclues après cette date.

Activités interdites aux stagiaires et durée maximale

Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes : Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ; Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié) ; Faire face à un accroissement temporaire d'activité ; Occuper un emploi saisonnier. Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

La durée maximale du stage ne peut excéder 6 mois consécutifs ou non (924 heures) par année d'enseignement (lorsque celui-ci est effectué par un même stagiaire dans un même organisme d'accueil). Un stagiaire ne pourra pas effectuer, par année d’enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise, que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages. La durée du stage se calcule en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme. Un jour de stage est obtenu par 7 heures de présence consécutives ou non. Chaque période de 22 jours correspond à un mois de stage.

Gratification, congés et avantages

Si le stagiaire effectue, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, un stage qui dépasse 2 mois, consécutifs ou non, il est nécessaire de lui verser une gratification, non assimilée à un salaire (le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise). La gratification est obligatoire pour tout stage d'une durée supérieure à 2 mois.

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La gratification est calculée en multipliant le nombre d'heures de présence effective du stagiaire par le taux horaire de la gratification minimale. En 2024, ce taux est de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,35€ par heure. Cette gratification, due à compter du premier jour du premier mois de stage, est versée mensuellement, et non à l'issue du stage.

Situation	Obligation
Stage > 2 mois	Gratification minimale (4,35€/h en 2024) et prise en compte des congés éventuels
Stage ≤ 2 mois	Gratification facultative
Présence effective	Calcul sur base des heures réelles (1 jour = 7 h, 1 mois = 22 jours)

La gratification versée au stagiaire est exonérée de cotisations si l’organisme d'accueil ne verse pas plus de 3,60€ par heure de présence (3,30€ pour les conventions signées avant le 1er septembre 2015), ce qui correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (13,75% pour les conventions antérieures). La part excédant la franchise supporte les cotisations URSSAF suivantes : Sécurité sociale, CSG, CRDS, solidarité autonomie, FNAL et versement transport.

Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence. Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire. La rémunération des congés est facultative. En cas de maternité, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés.

Obligations pratiques de l'organisme d'accueil

Vous devez impérativement fournir à votre stagiaire une attestation de stage à la fin de sa période en entreprise. En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage. Elle mentionne la durée totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

La prise en charge par l’entreprise de la moitié de l’abonnement transport du stagiaire qui se rend à l’organisme d’accueil est obligatoire. Le stagiaire a accès à la cantine d’entreprise et aux tickets restaurant au même titre que les salariés de l'entreprise. Il est également précisé que les stagiaires qui ne perçoivent pas de gratification bénéficient de ce même avantage.

Recrutement, intégration et perspectives d'embauche

Le processus de recrutement de stagiaires est une démarche structurée qui nécessite une approche soigneuse. La première étape consiste à définir le projet pédagogique du stage qui précise les missions du stagiaire. Ensuite, il faut publier une offre de stage détaillée et attractive pour attirer les candidats potentiels. Au moment de recevoir les candidatures, vous devez vérifier l'inscription du candidat à un cursus de formation. Par la suite, vous aurez à signer la convention de stage, un document obligatoire qui encadre le stage.

Le processus se poursuit avec des entretiens d'embauche pour évaluer la motivation et le potentiel du candidat. Enfin, vous devrez déterminer les modalités d'accueil du stagiaire en collaboration avec son établissement d'enseignement. Pour un accueil réussi de votre stagiaire, une préparation adéquate est cruciale. Préparez son environnement de travail, communiquez à l'équipe, désignez un tuteur, planifiez un programme d'intégration. Ces actions contribuent à créer un environnement de travail accueillant et à faciliter l'intégration du stagiaire.

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L'embauche d'un ancien stagiaire présente plusieurs avantages pour l'entreprise. Premièrement, le temps d'intégration et de formation est généralement plus court. Deuxièmement, l'entreprise a eu l'occasion d'évaluer le stagiaire pendant une période prolongée, ce qui réduit le risque d'une mauvaise embauche. Troisièmement, l'ancien stagiaire peut apporter un regard neuf et innovant sur le poste et l'entreprise. Enfin, embaucher un ancien stagiaire peut être perçu positivement par les autres employés et futurs stagiaires, démontrant que l'entreprise est disposée à investir dans le développement professionnel de ses stagiaires.

Points de vigilance

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE), mais doit l'inscrire dans le registre unique du personnel.
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Un stagiaire ne peut pas exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, ni remplacer un salarié absent.
Il existe un délai de carence entre deux stages sur un même poste, fixé au tiers de la durée du stage précédent.
L'inspection du travail peut vérifier le respect des quotas, des durées maximales et de l'interdiction des tâches dangereuses.

Vous envisagez d'embaucher un stagiaire pour votre entreprise ? C'est un processus qui nécessite une compréhension précise des formalités, des droits et des obligations. De la signature de la convention de stage à la rémunération, en passant par les conditions de recrutement et le respect des congés, chaque détail compte.

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