Signature Électronique Certifiée INPI : Définition et Guide Complet

Dans un contexte où la dématérialisation s’accélère, les créateurs, entreprises ou particuliers, ont besoin de solutions fiables pour protéger leurs œuvres et sécuriser leurs échanges. La signature électronique s’impose comme un service essentiel : elle facilite les formalités juridiques, assure l’identification des parties et garantit l’intégrité des données échangées. Un véritable atout pour la gestion de la propriété intellectuelle à l’ère numérique.

Avez-vous déjà entendu parler de la signature électronique ? Il s’agit d’un outil immatériel permettant de signer des documents digitaux directement sur un ordinateur ou tout autre appareil connecté. Vous l’avez probablement déjà utilisée dans bon nombre de démarches en ligne, telle que la souscription d’un abonnement à un service, d’une assurance ou autre. Dans sa forme la plus simple, vous avez préalablement rentré des informations sur votre identité, puis donné votre consentement en cochant une case.

Néanmoins, toutes les signatures n’ont pas la même valeur. Certains types de documents requièrent l’emploi d’une signature électronique qualifiée. C’est le niveau de sécurité et de fiabilité maximal prévu par eIDAS. Les documents concernés sont les actes d’avocats, les ordres de virement émis par les entreprises, les factures ou les réponses aux appels d’offres publics.

La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS qui définit plusieurs niveaux de sécurité et de fiabilité : simple, avancé et qualifié. Ces niveaux de sécurité correspondent à des niveaux de fiabilité et de garantie déterminés par le règlement eIDAS. En France, les Autorités de Certification s’appuient également sur le référentiel général de sécurité (RGS) afin d’assigner à chaque signature un niveau de qualité de certification. Le RGS se décompose lui aussi en trois étages : élémentaire (RGS*), standard (RGS**) ou renforcé (RGS***).

A noter que, la signature électronique qualifiée est considérée comme une équivalence à la signature manuscrite.

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Qu'est-ce que la signature électronique qualifiée ?

La signature qualifiée (QSE) est la signature électronique la plus sécurisée. Elle s’appuie sur de très hautes exigences de vérification et de sécurité. La signature électronique qualifiée est la signature numérique la plus sécurisée. Elle s’effectue à l’aide d’un certificat électronique délivré sur support cryptographique QSCD remis en main propre par un opérateur habilité d’une autorité de certification.

La signature électronique qualifiée est générée, en général en local, à l’aide d’un certificat électronique qualifié. Ce certificat électronique est déposé sur une carte cryptographique sécurisée tel qu’un token de type QSCD (Qualified Signature Création Device) qualifié par l’ANSSI. Ces signatures électroniques qualifiées fonctionnent avec tous les systèmes d’exploitations et navigateurs puisque le pilote du support USB est préalablement installé sur l’ordinateur du signataire.

Il faut savoir que, la signature électronique qualifiée doit répondre aux exigences de l’article 26 du règlement eIDAS. Elle doit être créée à l’aide d’un dispositif de création de la signature qualifiée répondant aux exigences de l’article 29 du même règlement qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique conformément à l’article 28 du règlement.

Les exigences de ce type de signature

Le processus d’émission du certificat électronique utilisé pour effectuer la signature électronique n’est possible qu’une fois l’identité de son propriétaire vérifiée en face-à-face par un opérateur habilité. Le certificat électronique ainsi délivré est dit qualifié. Le niveau d’identification du propriétaire est élevé puisque garanti de manière certaine.

La signature électronique est possible grâce à un mécanisme cryptographique de chiffrement. Il permet d’identifier l’identité du signataire d’un document électronique en utilisant un procédé d’identification électronique fiable. Ainsi, le lien logique entre le signataire et ledit document auquel elle se rattache est garanti.

En résumé, la signature numérique permet de s’assurer de :

L’intégrité du document
L’authenticité de l’émetteur
L’engagement du signataire

Apposer une signature électronique qualifiée sur un document permet d’inverser la charge de la preuve. C’est à la personne qui conteste la signature électronique d’en apporter la preuve. En cas de conflit, la signature électronique qualifiée ne nécessite aucun type de preuve devant un tribunal puisqu’elle se suffit à elle-même.

Les différents niveaux de signatures électroniques

4 niveaux de signatures électroniques existent sur le marché :

La signature électronique simple est couramment utilisée du fait de sa simplicité d’utilisation. Toutefois de par cette simplicité, cette signature électronique représente un niveau de sécurité faible. En effet, l’identification du signataire n’est pas forcément garantie de manière certaine. Cela ne permet donc pas de s’assurer de la non-répudiation du document signé.
La signature électronique avancée correspond au 2nd niveau prévu par le règlement eIDAS. Elle répond à des exigences spécifiques définies par la réglementation en vigueur. Ils doivent permettre d’identifier le signataire. Cette identification permet d’établir un début d’élément de preuve.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat électronique qualifié est le 3eme niveau de signature électronique. Ce niveau de signature électronique est possible parce qu’il est fourni par un Prestataire de Services de Confiances (PSCE). En France, ce dernier fait l’objet d’audits réguliers par un tiers indépendant ainsi qu’une décision de l’ANSSI, organe de contrôle désigné à cet effet. Le certificat qualifié de signature électronique permet d’attester de manière certaine l’identité de son propriétaire puisqu’il est délivré à la suite du contrôle d’identité par un opérateur formé.
La signature électronique qualifiée correspond au niveau le plus élevé. Il permet de s’assurer de façon certaine de l’identité du signataire. Comme vu précédemment, elle est générée à partir d’un certificat électronique délivré sur support QSCD. La signature électronique qualifiée permet de bénéficier d’une présomption de fiabilité et induit le reversement de la charge de la preuve.

Organismes délivrant une signature électronique qualifiée

Seule une autorité de certification peut délivrer des certificats électroniques permettant la signature électronique qualifiée. Une Autorité de Certification (AC) a pour mission, au nom et sous la responsabilité de celui-ci, de l’application et du respect de sa politique de certification. C’est pour cette raison qu’elle a qualité pour émettre des certificats électroniques au titre de celle-ci.

Elle se porte ainsi garante, au moyen de la délivrance d’un certificat électronique, de l’identité numérique professionnelle du client (personne physique ou personne morale représentée par une personne physique). Ce dernier est appelé porteur ou titulaire du certificat électronique. L’Autorité de Certification est dès lors ce que l’on appelle un Tiers de confiance. Ce dernier est titulaire d’une qualification délivrée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) via des audits réguliers de conformité.

En quelques mots, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) est l’autorité nationale française par excellence en matière de sécurité et de défense des systèmes d’information.

Lire aussi: La signature électronique INPI

Usages de la signature qualifiée

La signature électronique qualifiée est utilisée dans le cadre de la signature de documents présentant une criticité très élevée au regard d’éventuels risques juridiques financiers ou autres recours possibles. En effet, utiliser la signature électronique qualifiée est la meilleure façon de se protéger de tout risque de contentieux. C’est pourquoi, elle est utilisée lorsque les risques sont importants :

Risque d’invalidité d’un contrat
Risque d’action collective

La signature électronique qualifiée est reconnue dans tous les États membres de l’Union Européenne. C’est pourquoi elle est demandée dans le cadre de la réponse aux appels d’offres européens.

L'INPI et le Guichet Unique

Au 1er janvier 2023, les CFE et Infogreffe arrêtent de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM).

Le Guichet unique est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité. En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité.

L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi). Important : pour utiliser le Guichet unique, la création d’un compte utilisateur est nécessaire lors de la première connexion au portail de l’INPI. Une fois connecté, vous pouvez effectuer vos formalités étape par étape.

Le Guichet unique est ouvert pour accomplir toutes les formalités des entreprises sous toutes formes juridiques, quelle que soit leur activité sur le territoire français. Une fois les données saisies et les pièces justificatives déposées, le Guichet unique se charge de télétransmettre aux organismes valideurs ainsi qu’à l’INSEE et à l’URSAAF, toutes les informations.

4 étapes pour procéder à la signature électronique des formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet unique :

Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable
Ouvrez votre outil de signature électronique (exemple : Adobe Reader, logiciel gratuit)
Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié
Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet unique

À noter : lors des formalités de création d’entreprise, une signature simple suffit. Elle consiste en une coche de validation permettant au déclarant de certifier sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.

Les avantages du Guichet unique sont nombreux :

Le Guichet unique permet la simplification des formalités des entreprises. En effet, le portail vous permet :
Le Guichet unique permet d’accéder facilement et au même endroit à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité, et ce, quels que soient la forme juridique et le secteur d’activité de l’entreprise.
Le Guichet unique permet de créer des tableaux de bord afin de suivre et administrer toutes les formalités.
Le Guichet unique permet de compléter rapidement et simplement le dossier suite à des demandes d’informations ou de pièces complémentaires effectuées par les différentes administrations (INSEE, greffe, CCI, CMA, URSAAF…)
Le Guichet unique permet d’avoir une visibilité sur l’état d’avancement du traitement des demandes.

Mandataire et signature qualifiée

Vous êtes un professionnel ayant mandat pour réaliser toutes les formalités d’entreprise pour le compte de vos clients ? Nous vous invitons à commander un certificat Eiducio+. Fourni avec son support cryptographique de type QSCD, ce certificat électronique répond aux exigences des articles 26, 28 et 29 du règlement européen eIDAS.

Eiducio+ satisfait à l’obligation de détenir une identité professionnelle certifiée par un tiers de confiance. Eiducio+ permet l’authentification forte RGS** et la signature qualifiée conforme eIDAS conformément à l’article 1367 du Code Civil. Il renverse donc la charge de la preuve de tous les documents que vous signez.

La propriété intellectuelle

Selon l’Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI), la propriété intellectuelle (PI) vise à “protéger les intérêts des créateurs en leur accordant des droits sur l’utilisation de leurs créations”. Elle regroupe donc l’ensemble des droits exclusifs accordés aux créateurs d'œuvres de l’esprit : art, littérature, science, industrie.

Elle se décline en deux branches :

La propriété littéraire et artistique : droits d’auteurs (livres, musiques, logiciels, œuvres visuelles…) et droits voisins (interprètes, producteurs…).
La propriété industrielle : brevets (inventions techniques), marques, dessins et modèles…

En France, la PI est encadrée par le Code de la Propriété Intellectuelle (CPI). En Europe, plusieurs textes de loi forment un cadre juridique solide :

La Convention de Berne (1886) pour la protection des œuvres littéraires et artistiques.
Le règlement (UE) n°2017/1001 sur la marque de l'Union européenne.
Le système européen des brevets via l’Office européen des brevets (OEB).

Avantages de la signature électronique pour protéger la propriété intellectuelle

Dans le contexte de la protection de la propriété intellectuelle, la preuve de paternité, la date et l’intégrité des œuvres ou des contrats sont des éléments déterminants. De ce fait, la signature électronique est un allié juridique majeur.

Une preuve solide d’antériorité

L’un des plus grands défis est de prouver la date de création d’une œuvre ou d’une invention, ainsi que l’identité du créateur. En cas de conflit, de plagiat ou de litige sur la paternité d’une œuvre, l’inventeur, l’auteur ou le créateur doit apporter la preuve qu’il est le premier à l’avoir imaginé, conçu, ou rédigé. La signature électronique est alors un outil précieux, car elle apporte plusieurs éléments de preuves essentiels :

L’horodatage automatique : Quand un document est signé électroniquement, la date et l’heure sont enregistrées dans un système sécurisé qui ne peut pas être falsifié. Cela permet d’attester de la date d’existence d’une œuvre, avant même de faire un dépôt officiel.
L’authenticité du signataire : Une signature électronique avancée ou qualifiée permet d’identifier avec certitude la personne qui signe. Des procédures de vérifications strictes sont appliquées, comme l’analyse des papiers d’identité, ou encore la reconnaissance faciale par intelligence artificielle. Après la signature, un dossier de preuves répertorie l’ensemble des informations et peut être utilisé en cas de contentieux.
L’intégrité du contenu signé : Une fois qu’un fichier est signé, il ne peut pas être modifié. Cela garantit l’intégrité du document et donc sa valeur probante.
La conformité réglementaire : Pour qu’une signature électronique soit reconnue juridiquement, elle doit respecter le règlement eIDAS. Elle dispose alors de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Une simplification des démarches contractuelles

La propriété intellectuelle peut s’appliquer à une multitude d’actes juridiques : contrats de cession de droits, accords de confidentialité (DNA), licences d’exploitation, conventions de partenariat, mandats de dépôts, et bien d’autres. La e-signature permet une gestion fluide des contrats, sans contrainte géographique ou temporelle. Les avantages sont triples :

Dématérialisation totale : plus besoin d’imprimer, de signer, de scanner ou d’envoyer des courriers.
Réduction des délais : les e-signatures s’effectuent en quelques clics, ce qui accélère les démarches administratives.
Sécurité renforcée : chaque étape est tracée et enregistrée, afin de supprimer les risques de fraude.

Un gain de productivité et une réduction des coûts

La e-signature représente un gain de productivité majeur pour les avocats en propriété intellectuelle et tous les autres professionnels qui prennent part au processus de protection d’une œuvre. Elle permet de maximiser la sécurité du procédé, tout en réduisant le temps et les manipulations nécessaires pour signer et archiver.

Tableau récapitulatif des niveaux de signature électronique et leurs usages

Niveau de Signature	Sécurité	Usages Recommandés
Signature simple	Bas	Documents basiques avec peu de risques légaux ou financiers
Signature avancée	Moyen	Validations de contrat de cession de droits, de licence d'exploitation, ou d’accords de confidentialité
Signature qualifiée	Haut	Dépôt d’un brevet ou d’une marque, cession définitive de droits, ou contrats internationaux sensibles

FAQ

La signature électronique est-elle reconnue légalement ?

Oui, en France et en Europe, elle est reconnue par la loi (article 1367 du Code civil et règlement eIDAS) dès lors qu’elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.

Peut-on prouver l’antériorité d’une création avec une signature électronique ?

Oui. Une signature électronique horodatée permet de démontrer qu’un document existait à une date précise, ce qui constitue une preuve d’antériorité recevable en justice.

Quels documents peut-on signer électroniquement dans la PI ?

Tous : contrats de cession, licences, NDA, croquis, scénarios, documents techniques, dépôts préparatoires… La signature électronique s’adapte à tous les formats.

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