Suivi des Subventions : Définition, Processus et Conseils

La subvention publique est un outil de financement fréquent pour les associations et les organismes à but non lucratif. De tous temps, le versement de fonds publics aux associations a alimenté le souci des pouvoirs publics et de leurs représentants en termes de surveillance et de contrôle quant à l’utilisation correcte de ces fonds.

Il ne faut pas oublier, en effet, qu’en attribuant une subvention à une association, l’État et les collectivités territoriales versent de l’argent public à des organismes privés dont la gestion est confiée à des dirigeants bénévoles dont certains sont, parfois, peu ou pas du tout préparés à gérer les budgets aussi conséquents que ceux qui leurs sont attribués. Régulièrement, certains cas d’espèces dénoncent des fraudes et corruptions liées à une utilisation détournée de certaines subventions publiques reçues.

Ainsi, sur les bases des observations conduites régulièrement par différents spécialistes en matières statistiques, on constate que, depuis ces dernières décennies, un peu plus de la moitié du budget des associations est attribué par l’État ou des collectivités territoriales. Et, même si le secteur associatif déplore une baisse du niveau des subventions versées par l’État, l’ensemble des ressources permet de constater qu’il existe une certaine compensation fournie grâce à l’effort de certaines collectivités territoriales.

Cet article vous guidera à travers la définition, le processus de gestion, et les obligations légales liées au suivi des subventions, en fournissant des conseils pratiques pour optimiser ce processus crucial.

Qu'est-ce qu'une Subvention Publique ?

La subvention publique est donc une aide de toute nature, c’est-à-dire en numéraire ou en nature, dont le montant est inscrit dans une convention écrite qui est décidée par les autorités administratives définies dans la loi du 12 avril 2000 et qui est justifiée par un intérêt général pour la collectivité qui l’octroie. Cette définition était largement sollicitée par les mouvements représentatifs du secteur associatif qui aspiraient à une utilisation plus stable du terme de subvention et de ce qu’il pouvait contenir.

Lire aussi: Tableau de Suivi des Subventions

Cette aide peut répondre à la réalisation d’une action ou d’un projet d’investissement, à la contribution au développement d’activités ou au financement global de l’activité de l’organisme de droit privé bénéficiaire. Il convient donc de retenir qu’une subvention est une aide facultative attribuée discrétionnairement par l’autorité administrative, justifiée par un intérêt général, destinée à la réalisation d’une action ou d’un projet d’investissement, à la contribution au développement d’activités ou au financement global de l’activité de l’organisme de droit privé bénéficiaire.

Subvention vs Concours Public

Un concours public est une contribution financière apportée par une autorité administrative au sens de l’article 1 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000. Par exemple, sont qualifiées de concours publics l’affectation de la taxe d’apprentissage, les ressources issues de la tarification dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux et des établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes relevant du Code de l’action sociale et des familles ou les ressources publiques des établissement sanitaires de droit privé relevant du Code de la santé publique.

La notion principale qui permet de différencier la subvention du concours public repose sur le caractère obligatoire et réglementaire du concours public car il relève de l’application d’un agrément ou d’un texte qui rend obligatoire le financement octroyé à l’organisme. La distinction évoquée ci-dessus correspond à une précision fondamentale appliquée de manière réglementaire depuis la réforme du plan comptable des associations et autres organismes sans but lucratif instaurée par le règlement ANC n°2018-06 du 5 décembre 2018.

Ainsi, la CNCC a récemment confirmé que les aides de l’État versées pour l’emploi des travailleurs handicapés résultent de l’application d’un processus réglementaire (CNCC- chronique EJ2020-09 - Juillet 2023). Ces aides n’ont donc pas la qualité de subventions publiques au sens de l’article 9-1 de la loi du 12 avril 2000. Elles n’entrent pas dans le champ d’appréciation du seuil de 153.000 euros prévu à l’article L.612-4 du Code de commerce. L’analyse comptable implique que ces aides soient considérées comme des concours publics et imputées au compte 73 du plan comptable.

Dès lors qu’il ne s’agit pas de sommes « volontairement et librement décidées » par l’autorité administrative, ces financements sont des « concours publics ».

Lire aussi: Création d'entreprise : le suivi INPI

Le Processus de Gestion des Subventions

Le processus de gestion des subventions permet aux organisations à but non lucratif d’établir des priorités parmi leurs demandes de subvention, avant de les traiter. Le système permet de gérer la totalité du cycle de vie des subventions, à savoir l’organisation de leur financement, leur suivi, ainsi que le traitement des demandes de subvention, jusqu’à leur attribution et la clôture finale.

Ce système comprend trois parties distinctes :

• L’octroi de subvention : les opportunités de financement attribuées par le gouvernement fédéral.
• Le financement : les organisations à but non lucratif doivent remplir les conditions d’éligibilité pour les subventions afin d’être retenues pour le financement.
• L’éligibilité : afin d’être éligible, vous devez fournir des informations sur le personnel et les parties prenantes, des rapports de subvention, indiquer les bénéfices de subvention, les types de subventions précédemment obtenues et les objectifs de financement futurs déjà prévus.

La conception du projet de subvention, donc la rédaction proprement dite de la proposition de subvention par des membres experts, représente une grande partie du processus de gestion des subventions.

Les Phases du Cycle de Vie d'une Subvention

Le cycle de vie d’une subvention se décompose en trois phases distinctes : la phase de pré-attribution, l’attribution proprement dite et la phase post-attribution. Chacune de ces phases permet au processus de progresser sans heurt du début à la fin, depuis la planification initiale jusqu’à la clôture finale de la subvention. Cette démarche est essentielle pour la réussite globale d’un nouveau financement de subvention et vous aidera à présenter les informations afin de donner les meilleures chances à votre demande.

1. La phase de pré-attribution

La phase de pré-attribution comprend toutes les tâches qui précèdent la sélection du bénéficiaire de la subvention : planification, collecte d’informations internes, recherche d’opportunités de subventions, demande de subvention, etc. Cette phase est capitale dans le cycle de vie de la subvention, l’objectif étant de recueillir des informations et de les communiquer aux bailleurs de fonds. Sans un plan d’action clair, vous risquez de perdre un temps précieux qui serait mieux utilisé pour la mission de votre organisation.

Lire aussi: Déclarations TVA simplifiées

La phase initiale avant attribution se décompose en trois étapes :

• Planification de la subvention : cette planification vise à recueillir des informations internes sur les recettes, la taille de l’équipe et les fonds nécessaires.
• Opportunités de subventions : afin de trouver des opportunités, vous devez d’abord compiler les informations que vous avez rassemblées à l’étape précédente en points de qualification clairs.
• Demande de subvention : une fois les informations d’éligibilité réunies et les subventions adéquates repérées, il est temps de rédiger la demande.

2. La phase d'attribution

Lors de la phase d’attribution, le bailleur de fonds choisit le bénéficiaire. Le demandeur de subvention est informé de sa décision et, s’il est sélectionné, reçoit un contrat indiquant les conditions générales relatives à la subvention. Une fois le contrat signé par le demandeur de subvention et le financeur, la subvention est officiellement accordée.

3. La phase post-attribution

Lorsque la subvention est accordée et que le contrat est signé, vient le temps de l’exécution du projet : c’est le moment de recevoir les fonds et de les utiliser à bon escient. La seconde phase se divise en deux étapes :

• La mise en œuvre de la subvention : pendant la phase de mise en œuvre, vous recevez les fonds fédéraux et commencez à les appliquer à l’initiative prévue.
• Clôture de la subvention : le financement étant désormais mis en œuvre, vous pouvez passer à l’étape de clôture du projet de subvention. Ceci implique d’archiver les données qui concernent les montants des financements, notamment au sujet de leur utilisation, de façon à pouvoir y faire référence à l’avenir.

Conseils pour Simplifier la Gestion des Subventions

Voici quelques conseils pour vous aider à gagner en efficacité lors de vos demandes de subvention :

• Créer un calendrier de subvention.
• Automatiser le processus de candidature.
• Créer une bibliothèque de ressources.
• Adopter des outils de gestion du travail.

Suivi des Subventions pour les Associations et Fondations

Pour les associations et les fondations bénéficiant de subventions, la question du suivi de ces dernières devient rapidement incontournable, soit par obligation contractuelle, soit par besoin de pilotage, soit les deux. La réponse la plus courante est l’obligation de compte rendu financier incluse dans la convention des subventions supérieures à 23 000 € (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations). Mais il semble dommage de limiter ce suivi à une obligation.

En effet, la gestion des subventions permet aux dirigeants des associations ou fondations, bénévoles comme salariés, de piloter la globalité des projets, actions ou activités de l’entité. Par exemple, le suivi des subventions peut permettre de corriger à la hausse ou à la baisse un niveau de dépenses, ou de déclencher des investissements.

Comptabilité Analytique

Si le nombre de projets, actions ou activités réalisés et le nombre de subventions perçues par l’association ou la fondation sont importants, le système de suivi des subventions sera plus complexe pour répondre aux besoins définis ci-dessus, et pourra nécessiter un plan de progression des moyens humains et matériels significatif. Toutefois, les associations ou fondations répondant à ces derniers critères tiennent une comptabilité informatisée, soit en interne, soit déléguée à un expert-comptable. Aussi, la création d’une comptabilité analytique semble la solution la plus adaptée à cette situation.

En effet, la comptabilité analytique est réalisée à partir des informations enregistrées dans la comptabilité générale, mais classe les recettes et les dépenses en fonction de leur destination, alors que la comptabilité générale les classe en fonction de leur nature. La structuration de la comptabilité analytique d’une association ou fondation découle des besoins définis ci-dessus, ainsi que des projets, actions ou activités qu’elle réalise.

Plus précisément, l’architecture de la comptabilité analytique aura comme base les projets, actions ou activités, qui représenteront les sections analytiques. Puis, en fonction des besoins légaux ou des indicateurs pour les dirigeants, des sous-sections seront créées. Les affectations directes aux sections analytiques, et sous-sections, seront possibles uniquement pour les charges directement affectables à ces dernières. Or, il subsistera des charges dites « communes » pour lesquelles il conviendra de définir.

Cette structuration de la comptabilité analytique qui est propre à chaque association ou fondation relève des décisions de gestion de la compétence de l’organe d’administration de l’association ou de la fondation : il est conseillé qu’elle fasse l’objet d’une décision collective.

Obligations Légales et Contrôles

En effet, les organismes qui reçoivent des subventions publiques sont soumis à des obligations particulières lorsque l’ensemble de ces subventions dépasse le seuil de 153.000 euros par an (Code de commerce, Art.612-4). En effet, depuis cette date, l’autorité administrative ou l’organisme chargé de la gestion d’un service public industriel et commercial qui attribue une subvention doit désormais conclure une convention avec l’association qui en bénéficie, définissant l’objet, le montant, les modalités de versement, les conditions d’utilisation et les modalités de contrôle et d’évaluation de la subvention attribuée.

De même, la convention de financement doit définir les conditions dans lesquelles l’organisme, lorsqu’il est à but non lucratif, peut conserver tout ou partie d’une subvention n’ayant pas été intégralement consommée. Enfin, le délai de paiement de la subvention est fixé à soixante jours à compter de la date de la notification de la décision portant attribution de la subvention.

Le Rôle du Commissaire aux Comptes

Le commissaire aux comptes a pour mission de donner une opinion sur les comptes annuels pris dans leur ensemble. Néanmoins, il est parfois sollicité pour attester la réalisation de dépenses dans le cadre de conventions de subventions. Lorsque c’est le cas, il réalise en premier lieu un audit des procédures de contrôle interne relatives au rattachement des dépenses à une action subventionnable (charges directes, indirectes et frais de personnel notamment).

Il appartient au commissaire aux comptes, dans le cadre d’une mission annexe d’attestation de dépenses, de contrôler exhaustivement ou sur la base de sondages les justificatifs de dépenses liées à l’action. Le commissaire aux comptes, lorsqu’il doit attester les dépenses affectées à un projet, peut avoir à valider les clés de répartition utilisées.

Tableau de Suivi des Subventions

Le tableau de suivi des subventions s’établit sur un exercice. Le tableau de suivi des subventions peut se présenter de différentes façons. La trame qui vous est proposée peut être adaptée. Le suivi des subventions est plus complexe qu’il n’y paraît car il y a souvent de nombreuses étapes entre l’identification de la ressource et son paiement effectif.

Le délai entre le moment où une subvention est accordée et le moment où un premier acompte est versé peut être long. Il convient d’anticiper le besoin de trésorerie que cela peut générer pour trouver la bonne solution pour le couvrir. Dans certains cas, l’association ne pourra pas toucher la totalité du montant de subvention conventionné avec son partenaire financier.

balises: #Subvention

Articles populaires:

• Financement Permis de Conduire
• Travaux de rénovation : quel taux de TVA ?
• Le Leadership de Fait
• Déduction des frais kilométriques pour auto-entrepreneur
• EIRL ou SARL : Quel statut choisir ?