Comment suivre le remboursement de la TVA pour les entreprises

Pour une entreprise assujettie à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), la gestion et le suivi du remboursement de la TVA sont essentiels afin d'assurer une bonne trésorerie et respecter les obligations fiscales. La TVA est une taxe que l'entreprise facture à ses clients et qu'elle reverse ensuite à l'État. Elle peut également déduire la TVA payée sur ses achats professionnels, ce qui peut générer un crédit de TVA, susceptible d'être remboursé ou imputé sur les déclarations suivantes.

Conditions pour pouvoir déduire et demander le remboursement de la TVA

Pour bénéficier du remboursement, plusieurs conditions doivent être réunies :

L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal) et ne pas être exonérée ou bénéficier de la franchise en base.
La TVA à déduire doit correspondre à des achats de biens ou services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. La TVA sur les achats à des fins personnelles n'est pas remboursable.
L'entreprise doit pouvoir justifier la TVA payée avec des factures complètes, obligatoirement considérées comme justificatifs par l'administration fiscale.
Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction, comme les biens ou services liés à un usage privé, certains cadeaux, ou les véhicules utilisés à usage mixte.

Il est important de respecter également les règles concernant la facturation, notamment les mentions obligatoires et les délais de conservation des factures, car en cas de contrôle, des irrégularités peuvent entraîner une demande de remboursement par l'administration fiscale.

Le principe d’exigibilité de la TVA

La TVA déductible ne peut être prise en compte que lorsque la TVA devient exigible, ce qui dépend du type d’opération :

Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison des biens, généralement liée à la date de la facture. En cas d'acompte, la TVA est exigible dès le versement de cet acompte.
Prestation de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement. Toutefois, l'entreprise peut opter pour le régime des débits où la TVA est exigible à la date de facture.

Par exemple, si une entreprise reçoit une livraison en février, la TVA devient exigible ce mois-là et doit être déclarée et déduite dans la déclaration correspondant à février.

Lire aussi: Tableau de Suivi des Subventions

Déclaration et suivi du crédit de TVA

En fonction de la période de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), l'entreprise doit indiquer dans sa déclaration de TVA les montants de TVA collectée et déductible. Si la TVA déductible dépasse la TVA collectée, un crédit de TVA apparaît.

L’entreprise a alors deux options :

Reporter ce crédit sur les déclarations suivantes et diminuer la TVA due ultérieurement.
Demander le remboursement total ou partiel de ce crédit à l'administration fiscale.

Formes et conditions de remboursement

Les modalités varient selon le régime fiscal de l'entreprise :

Régime réel simplifié

Remboursement annuel : possible si le crédit de TVA est au moins égal à 150 €. La demande est faite au moment de la déclaration annuelle, avec le formulaire n° 3517-S, au plus tard en mai ou trois mois après la clôture de l'exercice.
Remboursement semestriel : possible si le crédit est d’au moins 760 €. La demande se fait tous les 6 mois via le formulaire n° 3519, avec factures justificatives.

Régime réel normal

Remboursement annuel : possible dès 150 € de crédit. La demande intervient sur la déclaration de janvier pour la TVA de décembre ou du 4e trimestre, via le formulaire n° 3519.
Remboursement trimestriel : crédit d’au moins 760 €, demande possible pour les trois premiers trimestres dans le mois suivant, avec factures à l’appui.
Remboursement mensuel : disponible dès 760 € de crédit, la demande se fait chaque mois sur la déclaration mensuelle, via le formulaire n° 3519.

Le formulaire 3519 pour la demande de remboursement

La demande doit être détaillée dans le formulaire 3519 avec :

L'identification complète de l'entreprise.
Le montant du crédit de TVA à rembourser.
Les détails précis de la TVA collectée et déductible.

Ce formulaire doit être signé et daté avant transmission, généralement par voie électronique. Pour les entreprises au régime réel normal, le dépôt se fait en janvier pour les demandes annuelles, ou au même moment que la déclaration 3310 pour les remboursements mensuels ou trimestriels.

Délai de remboursement et procédures de contrôle

Le délai habituel de remboursement est de 15 à 20 jours après réception de la demande. Toutefois, ce délai peut varier selon l’importance du remboursement ou la complétude des dossiers.

Le service des impôts peut engager un contrôle sur pièces ou sur place pour vérifier la validité des demandes et des justifications. L’entreprise doit fournir tous les documents demandés. Toute opposition lors du contrôle peut entraîner des sanctions.

En cas de rejet de la demande, l'entreprise peut contester la décision devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois. Si l’administration ne répond pas dans les délais, la demande est réputée acceptée.

Récupération de la TVA sur les achats d’immobilisations

La TVA payée sur les biens durables, appelés immobilisations, peut également être récupérée. Cette opération passe par :

Le paiement des achats avec TVA.
Une demande de remboursement via le formulaire 3519 avec explications précises et justificatifs.
L’imputation du crédit sur la TVA collectée future.

Remboursement de TVA intracommunautaire

Les entreprises établies en France peuvent aussi demander le remboursement de TVA payée dans un autre État membre de l'Union européenne, à condition :

D’être assujettie à la TVA en France.
Que la demande concerne des opérations réalisées et imposées dans un autre État membre.
De ne pas avoir réalisé des opérations imposables en France pour lesquelles la TVA ne serait pas déductible.

La demande se fait via le portail électronique du site impots.gouv.fr avant le 30 septembre de l’année suivant celle où la TVA est devenue exigible. Un montant minimal de TVA remboursable est demandé (400 € pour 3-12 mois, 50 € pour une année).

Les factures doivent comporter des mentions obligatoires telles que les numéros de TVA intracommunautaire. Certains États peuvent exiger des pièces complémentaires.

Gestion du compte de TVA dans l’entreprise

Une comptabilité rigoureuse est nécessaire avec un suivi précis des comptes liés à la TVA, notamment :

Le compte 44567 pour le crédit de TVA.
Le compte 44583 pour le remboursement demandé.

Ce suivi facilite l’identification des montants à reporter ou rembourser et assure une bonne gestion administrative et fiscale.

Exclusions et règles spécifiques

Certaines dépenses ne donnent pas droit à déduction, notamment :

Les biens ou services à usage privé (logement gratuit pour dirigeants, cadeaux au-delà de certains seuils).
Les véhicules à usage mixte (professionnel et personnel), sauf exceptions.
Les biens utilisés à plus de 90% à des fins étrangères à l'entreprise.

Récupération de la TVA pour les particuliers

Les particuliers peuvent dans certains cas récupérer la TVA, notamment lorsqu’ils résident hors de l’Union européenne et effectuent des achats dans l’UE, ou lors d’achats de véhicules neufs destinés à l’exportation hors UE. Des conditions et justificatifs spécifiques s’appliquent dans ces cas.

Ressources et accompagnement pour la demande de remboursement

Le portail impots.gouv.fr propose un espace professionnel dédié aux demandes de remboursement et fournit des guides pour aider les entreprises dans leurs démarches. Il existe également des cabinets d’expertise comptable spécialisés, comme Advyse, qui accompagnent les entreprises dans l’optimisation et le suivi des demandes de remboursement de TVA.

Le respect des obligations, la rigueur dans la tenue comptable et le respect des délais de déclaration sont essentiels pour faciliter le suivi et l’obtention rapide du remboursement de la TVA.

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