TVA et Frais de Déplacement en France : Guide Complet pour les Entreprises
Selon votre métier, vous pouvez être amené à vous déplacer régulièrement pour vos missions. C’est notamment le cas si vous êtes commercial, si vous travaillez dans le bâtiment ou bien tout simplement indépendant contraint de vous rendre souvent chez vos clients. Alors, comment calculer les dépenses liées aux trajets ? Comment s’opère la facturation des frais de déplacement au client ? Concernant la TVA, doit-elle obligatoirement être appliquée ?
La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect que les entreprises collectent auprès de leurs clients pour le reverser à l'État, lors de leur déclaration de TVA.
5 leviers pour adapter votre gestion des frais de déplacement
Calcul et Facturation des Frais de Déplacement
Pour une entreprise, il est tout à fait courant de refacturer les frais de déplacement à ses clients. Mais auparavant, il convient de savoir comment les calculer.
Méthodes de Calcul
Tout d’abord, l’entrepreneur indépendant peut décider de fixer lui-même le prix à refacturer. Pour décider du montant à facturer, le chef d’entreprise peut se baser sur le nombre de kilomètres parcourus. L’entrepreneur peut également appliquer une somme forfaitaire. Cette somme forfaitaire est valable pour tous les clients, indépendamment de la distance parcourue. Qu’ils se situent à 5 km ou à 50 km, le forfait reste le même. Bien sûr, cette somme forfaitaire peut être complétée par tranche de kilomètres parcourus, dans la limite du raisonnable.
Les entrepreneurs qui décident de facturer des frais de déplacement doivent en informer leur clientèle. Alors, qu’un devis soit établi ou non, il est préférable d’informer sur cette facturation complémentaire. Enfin, pour fixer le montant des frais, l’expert-comptable en ligne conseille d’analyser la concurrence. Des frais de déplacement trop élevés peuvent faire augmenter le devis de façon significative.
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Le second mode de calcul des frais de déplacement consiste à se baser sur le barème fiscal. Cette méthode tient compte du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule. Qu’il s’agisse de voiture ou d’un deux-roues, si l’entrepreneur opte pour la méthode du barème kilométrique, il doit également faire figurer le montant des frais professionnels sur ses devis.
Facturation aux Clients
Après avoir calculé le montant des frais, il convient de les facturer aux clients. Les frais de déplacement professionnels peuvent être facturés à la clientèle de deux manières différentes. Si un devis a été communiqué au client pour détailler la prestation, le montant des frais y apparaît nécessairement. Les frais sont assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent généralement sur la même facture.
Il est important de ne pas confondre les frais de déplacement et les débours. Ces derniers représentent tous les frais avancés pour le compte du client.
La comptabilité d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une SARL, impose de suivre des règles. Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels doivent être conservés afin de faciliter leur traitement comptable. Il s’agit de pièces comptables à conserver en version papier ou numérique.
En effet, ces justificatifs peuvent être transmis par voie digitale à un expert-comptable en ligne. L’utilisation d’une application de gestion de notes de frais fait partie des outils qui permettent d’améliorer le suivi des dépenses, y compris celles concernant les déplacements.
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La TVA sur les Frais de Déplacement : Ce Qu'il Faut Savoir
En résumé, les frais professionnels doivent être pris en compte dans la comptabilité d’une entreprise. Hébergement, carburant, repas, transport, location de véhicules… Les frais supportés par un salarié, ou un dirigeant, dans le cadre d’un déplacement professionnel ne manquent pas. La TVA à déduire doit être justifiée. Vous devez pouvoir présenter un document justificatif (souvent une facture) précisant le montant de la TVA déductible.
La TVA ne peut être déduite avant l’exigibilité chez le fournisseur. Les produits ou les services acquis doivent être nécessaires à l’exploitation de l’entreprise. Pour chaque frais engagé, la TVA à déduire est déterminée en fonction de son coefficient de déduction. Tous les frais de déplacement ne sont pas admissibles à la déduction de la TVA.
Règles Générales de Déductibilité de la TVA
Pour déduire la TVA, il faut respecter les règles de récupération de la TVA en général mais aussi les règles spécifiques aux frais de déplacement et ne pas entrer dans une exclusion du droit à déduction. L’entreprise est susceptible de déduire la TVA sur une dépense si celle-ci répond aux critères suivants :
- La dépense est engagée pour réaliser une opération imposable ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code général des impôts CGI).
- La dépense n’est pas utilisée à plus de 90 % à des fins personnelles par le salarié ou le dirigeant de l’entreprise.
- L’entreprise conserve la facture originale établie à son nom et à son adresse par le fournisseur. Elle comporte toutes les mentions obligatoires d’une facture conforme, notamment le numéro de TVA, le prix hors taxe, le taux de TVA applicable, le montant de TVA.
- La justification du paiement complet de la facture par le paiement direct au fournisseur ou par le remboursement de la dépense auprès du salarié.
Frais de Repas
Le Code général des impôts n’impose pas de restriction sur la récupération de la TVA sur les frais de repas. La TVA peut être déduite sur l’intégralité de la note, y compris les éventuelles dépenses des invités. Pour anticiper un éventuel contrôle, le motif du repas pris à l’extérieur doit être justifié par un déplacement professionnel.
Carburant
Une entreprise peut récupérer la TVA sur le carburant. Les conditions de remboursement diffèrent selon le type de véhicule. En 2023, la récupération de la TVA sur les essences et le gazole est totalement alignée puisqu'elle est limitée à 80% pour les véhicules de tourisme et totale pour les véhicules utilitaires.
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Hébergement et Location de Véhicules
Les dépenses de logement réalisées par les salariés ou les dirigeants de l’entreprise sont exclues du droit à déduction. Contrairement aux véhicules utilitaires, la location de véhicules de tourisme n’ouvre pas droit à la déduction de la TVA.
Transport de Personnes
Les dépenses relatives au transport de personnes ne sont pas admissibles : frais de transports en commun (métro, bus, train, taxi, avion, etc.). Tout comme la déduction des frais de déplacement des impôts, la récupération de la TVA est restreinte et répond à des règles précises. Elle ne concerne pas toutes les dépenses professionnelles engagées par un salarié, ou un dirigeant, en petit, ou en grand déplacement.
Tableau Récapitulatif de la TVA Déductible sur les Frais de Déplacement
| Type de Frais | TVA Déductible | Conditions |
|---|---|---|
| Repas | Oui | Motif professionnel justifié |
| Carburant (Essence/Gazole) | Partiellement (80% pour véhicules de tourisme) / Totalement (Utilitaires) | Selon le type de véhicule |
| Hébergement | Non (pour salariés et dirigeants) | Oui pour les tiers (clients, fournisseurs) |
| Location de véhicules | Oui (Utilitaires) / Non (Tourisme) | Selon le type de véhicule |
| Transport de personnes (Bus, Train, Avion) | Non | - |
| Péages et Parkings | Oui | Justificatif requis |
Cas Spécifiques et Particularités
Déplacements Internationaux
Train, avion et bus Les déplacements par avion avec pour destination un autre État ne sont pas soumis à TVA. Elle n’est en effet applicable qu’aux trajets internes. Pour le train, la législation prévoit de nombreux trajets exonérés de TVA lorsque le pays de départ et le pays de destination sont dans deux États différents. Dans les faits, la TVA ne va s’appliquer pour les déplacements qu’en cas de déplacement en voiture ou en bus. Dans ce cas, selon l’article 259 A-4° du CGI, la TVA ne s’applique en France qu’au prorata des kilomètres parcourus en France.
Il s’agit donc d’une situation complexe où le prestataire peut être amené à facturer de la TVA de plusieurs pays différents.
Location d’un Véhicule à l'Étranger
Une autre possibilité pour se déplacer sur place ou même pour réaliser le trajet consiste à louer un véhicule. Dans ce cas, 2 situations doivent être distinguées :
- Location à court terme (moins de 30 jours) : dans ce cas, la TVA applicable est celle du pays de mise à disposition du véhicule (article 259 A-1° du CGI)
- Location à long terme (plus de 30 jours) : dans ce cas, le principe défini à l’article 259-1° du CGI s’applique. La facture est non soumise à TVA par le prestataire et le preneur autoliquide la TVA au taux applicable dans son pays.
Dans les faits, la location d’un véhicule dans un autre État membre sera généralement à court terme et sera soumise au taux de TVA de ce pays.
Comme pour le bus ci-dessus, pour récupérer la TVA, il faudra soit s’identifier à la TVA dans le pays de location pour récupérer la TVA, en y déposant une déclaration de TVA. Cette situation s’avère complexe, car il faut maîtriser la législation locale. Le plus simple est d’opter pour la seconde solution ; le remboursement 8e directive, ou remboursement de TVA étrangère, évoqué dans le dernier paragraphe.
Restaurant et Hôtel à l'Étranger
Pour le restaurant et l’hôtel dans un autre État membre, la TVA applicable est, de manière très logique, la TVA du lieu de consommation (article 259 A-5° du CGI). On applique ici l’exception des ventes à consommer sur place. Manger et dormir dans un hôtel italien entraînera ainsi l’application de la TVA italienne.
Agences de Voyages
Parfois, l’hôtellerie et les billets d’avion sont réservés par l’intermédiaire d’une agence de voyages. Selon l’article 259 A-8° du CGI, la TVA applicable est celle du pays où l’agence à son siège ou un établissement stable à partir duquel le service est rendu. Une réservation réalisée auprès d’une agence de voyages française entraînera ainsi l’application d’une TVA française sur les frais de dossier, même si le voyage s’effectue dans un autre État membre.
Le Remboursement de TVA Étrangère
Dans les différents cas évoqués ci-dessus (hôtel, restaurant, location d’un véhicule à court terme), la récupération de la TVA étrangère peut s’effectuer simplement à travers le remboursement 8e directive. Il s’agit d’une procédure simplifiée en ligne accessible dans les 27 États membres ainsi qu’en Suisse, Norvège et Islande.
Pour une entreprise établie en France, il suffit de se connecter sur le site impots.gouv.fr et d’utiliser le menu Remboursement de TVA étrangère. Il faudra ensuite remplir un dossier de demande de remboursement de TVA par État (un dossier pour de la TVA belge, un autre pour la TVA allemande, etc.), le tout en mettant en pièce jointe les factures préalablement scannées. Le plus simple est de réaliser un dossier par État par an. Les demandes doivent être déposées pour les dépenses d’une année N au plus tard le 30/09/N+1.
Les demandes de remboursement sont ensuite transmises par l’administration fiscale française à l’État membre concerné. Les remboursements sont opérés en principe dans les 4 mois. Toutefois, il faut préciser que les règles de récupération de la TVA sont propres à chaque pays.
Gestion des Frais de Déplacement : Outils et Bonnes Pratiques
Par leur diversité et leur spécificité, les frais de déplacement représentent une mécanique comptable complexe qui peut dérouter les entreprises. C'est la raison pour laquelle il existe des outils spécialisés dans la gestion des notes de frais qui sont capables de s'interfacer avec des logiciels de comptabilité afin de s'assurer que toute la TVA déductible soit bien réclamée.
Avec la carte carburant Mooncard Mobility, les justificatifs de dépenses effectuées en déplacement sont directement pris en photo et stockés numériquement. Les notes de frais sont préremplies à l’aide des données issues de la transaction bancaire. La part de TVA déductible est automatiquement calculée. Finie la ressaisie !
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