Extrait Kbis: Délais et Procédures d'Obtention
L’extrait Kbis est un document incontournable lors de la création d’une entreprise. Il certifie l’existence juridique d’une personne morale suite à son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Mais comment obtenir un extrait Kbis ? Quels sont les coûts et les délais associés ? Cet article répondra à toutes vos questions.
Notez que le Kbis concerne uniquement les sociétés. Pour une entreprise individuelle, on parle d’un « K ». La différence réside dans le caractère officiel du Kbis, car il comporte la signature du greffier.
Qu'est-ce que le Kbis et pourquoi est-il important?
Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise, souvent considéré comme la « carte d’identité » de la société. Il vous servira à prouver l’existence légale de la structure que vous avez créée et l’inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l’obligation légale de vous inscrire au RCS, que vous exerciez en tant que personne physique ou morale.
La demande de Kbis vous servira en outre à pouvoir réaliser certaines démarches essentielles pour la vie de votre entreprise et à développer votre activité. Il est essentiel dans différentes démarches relatives au développement et à la pérennisation de l'entreprise concernée.
Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial.
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Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial.
Il est à noter que les micro-entrepreneurs et les professionnels libéraux ne se voient pas remettre un Kbis ou extrait K pour l’exercice de leur activité.
Pour les artisans, c’est l’extrait D1 qui fait office d’extrait Kbis.
Comment obtenir un extrait Kbis?
Le Kbis est un document public, et la demande peut se faire en ligne ou directement au greffe. Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l’entreprise. La première personne à recevoir un Kbis est bien sûr le dirigeant de la société qu’il vient d’immatriculer. Certains partenaires pourraient en réclamer un extrait original (banques, fournisseurs, partenaires commerciaux…).
Le Kbis est envoyé automatiquement au créateur de l’entreprise une fois que l’immatriculation est réalisée, mais par la suite, si vous souhaitez obtenir des copies supplémentaires, vous devrez en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Le prix du Kbis varie en fonction du type de la demande.
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Il est possible de se procurer un extrait Kbis de plusieurs manières. Dans ce cas, il faut se présenter directement au guichet du greffe du tribunal de commerce.
Voici un tableau récapitulatif des différentes options pour obtenir un extrait Kbis :
| Méthode | Description | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| En ligne (Infogreffe) | Demande via le site officiel Infogreffe.fr | Rapide, accessible Ă distance | NĂ©cessite une connexion internet |
| Au guichet du greffe | Présentation directe au greffe du tribunal de commerce | Contact direct avec les autorités | Déplacement physique nécessaire, potentiellement plus long |
| Via un formaliste | Passer par un prestataire spécialisé | Dossier bien préparé, traitement potentiellement plus rapide | Coût supplémentaire |
DĂ©lai d'obtention d'un Kbis
Le délai pour obtenir un Kbis est de 4 à 8 jours à partir du dépôt de la demande (ou du dossier de demande d’immatriculation de l’entreprise). Il dépend surtout de la charge de travail et de la disponibilité du greffe. Une entreprise nouvellement créée reçoit son extrait Kbis dans un délai approximatif de 10 à 15 jours après validation de son dossier de création. Ce dernier est validé dès lors que le guichet unique des entreprises le considère comme complet. Le document est alors envoyé à son siège social.
Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité.
Par ailleurs, il est important de noter le ralentissement de la greffe dans le traitement des dossiers relatifs à l'extrait Kbis pendant les périodes de vacances et les jours fériés. Il est donc essentiel d'anticiper ces périodes au moment du dépôt de dossier. Le mieux est de déposer votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant les périodes de vacances et les jours fériés. Ainsi, vous serez sûrs d'obtenir votre extrait Kbis au moment où vous en aurez besoin.
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Kbis Provisoire
Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS. Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise.
L’obtention du premier Kbis peut se révéler un processus relativement long, en raison de la validation nécessaire du dossier de création d’entreprise, de l’immatriculation, etc. C’est la raison pour laquelle un Kbis provisoire a été créé. Tout entrepreneur qui le souhaite peut en faire la demande auprès du RNE. Pour cela, il devra déposer un dossier, complet, d’immatriculation auprès du guichet unique. Le numéro d’immatriculation présent sur le Kbis provisoire n’est que temporaire.
Le Kbis provisoire est un Kbis dit temporaire, fourni dans les 48h suivant le dépôt de votre demande d'immatriculation au RCS. Pour l’obtenir, vous devez expressément en faire la demande et votre dossier doit être complet.
Si vous avez besoin du document dans l'immédiat, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h. Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
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Validité du Kbis
Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives. Un extrait Kbis ou extrait d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés n'a pas de durée de validité. Cela s'explique par le fait que la situation d'une entreprise peut être modifiée à tout moment. Concrètement, l'extrait Kbis est la photographie de l'entreprise à un instant T. Dans ce sens, toute modification d'informations concernant celle-ci doit faire l'objet d'une mise à jour du document officiel.
Chaque chef d'entreprise est donc tenu de déclarer toute éventuelle modification d'informations concernant sa société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Ces dernières seront, par la suite, vérifiées et contrôlées par le greffier du Tribunal de commerce avant d'être envoyées au RCS qui va à son tour mettre à jour les extraits. Suite à cela, les versions d'extraits Kbis précédentes ne seront plus valables.
L'extrait Kbis est requis dans plusieurs domaines relatifs au bon fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être l'ouverture d'un compte bancaire, la signature d'un contrat ou de bail de location, etc. Face à ce genre de situation, les chefs d'entreprise sont tenus de présenter un extrait Kbis datant d'au moins 3 mois pour être en règle. Cela a pour but de réduire au mieux les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et/ou non à jour.
Exceptions à la durée de validité
La durée de validité d'un extrait Kbis n'est pas la même sur tout le territoire français. En Alsace et en Moselle, le document officiel n'est valable que pendant une durée de 3 mois maximum après son émission. Celui-ci est uniquement obtenu auprès du greffe du tribunal d'instance du siège social de l'entreprise. La demande d'extrait Kbis pour les entreprises situées en Alsace et en Moselle ne peut pas se faire en ligne et le paiement en carte bleue est refusé. Il faudra donc se rendre au greffe de tribunal d'instance et faire l'appoint pour payer l'extrait Kbis.
Comment avoir un extrait Kbis valide en tout temps?
Même si l'extrait Kbis n'a pas de durée de validité (à l'exception de ceux obtenus en Moselle et en Alsace), nombreux sont les fournisseurs et les organismes qui exigent un document de moins de 3 mois. Il est donc important de toujours avoir un extrait Kbis récent à portée de main pour veiller au bon déroulement des différentes démarches que vous prévoyez de faire. Dans ce sens, il est intéressant de souscrire à un envoi périodique du document sur le site d'infogreffe.fr. C'est à vous de choisir la périodicité et la durée de votre abonnement.
Notons que la durée maximale ne doit pas dépasser les 24 mois. Les extraits seront envoyés mensuellement à votre adresse postale ou bien à celle que vous aurez indiquée. En outre, le recours à l'envoi périodique de l'extrait Kbis n'est pas possible pour les entreprises dont l'avenir est incertain. Dans ce cas, la demande se fera manuellement.
Conseils pour une obtention rapide
La meilleure façon d’obtenir rapidement un Kbis est de passer par un formaliste. Les formalistes sont des prestataires spécialisés dans le dépôt des dossiers au greffe. En général, ses dossiers sont parfaitement préparés et le greffe les traite plus rapidement.
Avoir un extrait Kbis récent est indispensable pour le bon développement de votre entreprise. En effet, une version de cet acte officiel datant d'au moins 3 mois est exigée dans différentes procédures administratives, commerciales et juridiques même si le document n'a pas de durée de validité.
En phase de création d’entreprise, seul le Kbis peut débloquer le capital de la société nouvellement créée. Pour ne pas perdre de temps, pour être sûr de pouvoir obtenir votre Kbis au bon moment, anticipez ! Et surtout, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert-comptable.
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