TVA Déductible sur le Transport de Personnes : Quelles sont les Conditions ?
En tant que dirigeant d'entreprise ou micro-entrepreneur, vos déplacements professionnels sont parfois indispensables. Que ce soit pour rendre visite à un client dans votre ville en prenant un taxi ou un bus, ou pour effectuer un trajet plus long en train ou en avion, ces frais de transport génèrent des coûts qui incluent de la TVA. La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect que les entreprises collectent auprès de leurs clients pour le reverser à l'État, lors de leur déclaration de TVA.
Les modalités de récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les dépenses de transport sont particulièrement complexes. En France, la TVA peut être récupérée par une entreprise sur une partie des frais de transport de ses salariés. Attention, les conditions de récupération de la TVA varient selon le lieu du déplacement professionnel. Si un collaborateur part en voyage d’affaires dans un pays étranger, la réglementation locale en matière de TVA fera foi. Autrement dit, une prestation de transport non récupérable en France peut l’être dans un autre pays appartenant à l’Union européenne (UE).
Dans le cadre de leurs déplacements professionnels les membres du personnel de votre entreprise engagent des frais dits « frais de mission ». Selon quelles conditions votre entreprise peut-elle valablement exercer la déduction de la TVA grevant ces frais ?
La refacturation à ses clients des frais de déplacement est-elle assujettie à TVA?
Règle Générale : Non-Déductibilité de la TVA sur le Transport de Personnes
De manière générale, il n'est pas possible de récupérer la TVA sur les transports en France, que ce soit la TVA taxi, la TVA sur billets d'avion, de bateau, de métro ou encore de bus. C’est ce qui résulte de l’annexe II du CGI, article 206-IV-2, alinéa 5 qui dispose que la TVA ne peut être déduite pour « les prestations de transport de personnes et les prestations accessoires à ce transport ».
Il est impossible de récupérer la TVA des transports, contrairement aux frais des repas de mission par exemple. De la même manière, les dépenses de taxis, de VTC ou de transports en commun ne sont pas soumises à une déduction de la TVA. Même si la TVA apparaît sur votre facture de frais de déplacement, elle ne peut pas être remboursée.
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À chaque déplacement professionnel, les frais de transport représentent un poste de dépenses important. Parking, avion, train, voiture, péage… Pour limiter les coûts, l’entreprise peut récupérer la TVA sur une partie des frais.
Dans le cadre de leur travail, vos salariés empruntent les transports en commun (métro, tramway, bus), mais aussi le taxi, le train ou encore l’avion. Malheureusement, la TVA afférente à ces transports n’est récupérable que dans de rares cas. En règle générale, la TVA n’est déductible que pour le transport de marchandises.
Exceptions à la Règle de Non-Déductibilité
La TVA est récupérable lorsqu’il s’agit de transports de personnes effectués dans le cadre d’un contrat permanent de transport.
Cependant, la TVA française sur les petits-déjeuners et autres repas pris dans l’établissement hôtelier est déductible.
Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez récupérer la TVA sur certains achats professionnels.
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Bien qu’on ne puisse pas récupérer la TVA sur les transports ni sur les frais d’achat et d’entretien d’un véhicule de tourisme, certaines dépenses concernant les véhicules sont concernées par le remboursement de la TVA.
Dans le cadre de déplacements sur de longues distances et fréquents en France ou dans un pays étranger, le carburant peut vite alourdir votre budget. Le cas est particulièrement vrai pour les commerciaux itinérants.
Conditions Générales du Droit à Déduction de la TVA
Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA.
La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :
- cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)) ;
- la dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants ;
- votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA ;
- et votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).
Les frais de mission engagés ne doivent pas, par nature, être exclus du droit à déduction.
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Attention : même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses.
Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.
Règles Applicables aux Frais de Mission les Plus Courants
Hébergement - Hôtel :
La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise.
En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.
Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.
Restauration, spectacles, réceptions :
La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.
En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).
Transport de personnes :
La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.
Location et entretien de véhicules :
La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».
N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20).
En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou « entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).
Carburants :
La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.
La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.
S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.
Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.
Péages :
La TVA relative à ces dépenses est déductible.
Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).
Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).
Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.
Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.
Parking :
La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.
A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).
A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).
Dépenses de téléphonie :
La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.
Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l'entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié.
Autoentrepreneur et TVA : Quelles sont les Règles ?
Un autoentrepreneur est par défaut en franchise en base de TVA, c’est-à-dire qu’il ne collecte pas la TVA auprès de ses clients et qu’il ne la déclare pas. Dans ce cas, il ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats.
Si l’autoentrepreneur dépasse les seuils de franchise (34 400 € de CA annuel pour les activités de prestations de services et 85 800 € de CA annuel pour les activités d’achat-vente), ou s’il souhaite y passer volontairement, il est redevable de la TVA.
Pour pouvoir récupérer la TVA sur une dépense professionnelle en autoentreprise, il est obligatoire de fournir une facture mentionnant le taux de TVA et son montant exact. Pour les repas de mission, par exemple, un ticket de caisse suffit pour les repas de moins de 150 €.
Il est impératif de pouvoir justifier du caractère professionnel des dépenses occasionnées et sur lesquelles l’autoentrepreneur récupère la TVA.
Déduction de la TVA : les conditions à respecter
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).
Attention Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.
Tableau récapitulatif de la déductibilité de la TVA sur les frais de déplacement
| Type de frais | TVA Déductible ? | Conditions |
|---|---|---|
| Transport de personnes (train, avion, bus, taxi) | Non | Sauf contrat permanent de transport |
| Hébergement (pour tiers) | Oui | Invitation de clients ou fournisseurs |
| Hébergement (pour salariés/dirigeants) | Non | - |
| Services annexes à l'hôtel (téléphone, internet, repas) | Oui | Si facturés distinctement |
| Restauration | Oui | Pour salariés, dirigeants et tiers |
| Location de véhicules de tourisme | Non | - |
| Location de véhicules utilitaires | Oui | - |
| Essence | Non | - |
| Gazole (pour véhicules non exclus) | Oui | - |
| Gazole (pour véhicules de tourisme) | Oui (80%) | - |
| Péages | Oui | - |
| Parking | Oui | - |
| Téléphonie | Oui | Facture au nom de l'entreprise |
Comprendre les règles de déductibilité de la TVA sur les frais de transport est essentiel pour optimiser la gestion financière de votre entreprise et éviter les erreurs lors de vos déclarations fiscales. N'hésitez pas à consulter un expert-comptable pour obtenir des conseils personnalisés.
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