La Signature Électronique eIDAS et l'INPI : Simplification des Formalités Administratives via le Guichet Unique
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
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Qu'est-ce que la Signature Électronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés.
Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS.
Législations et Régulations Encadrant la Signature Électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique.
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Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du Règlement eIDAS 2025
- Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
- Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
- Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.
Le Guichet Unique de l'INPI : Une Plateforme Centralisée
Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès. Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée.
L'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi).
Au 1er janvier 2023, les CFE et Infogreffe arrêtent de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM).
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Le Guichet unique est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité. En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité.
Important : pour utiliser le Guichet unique, la création d’un compte utilisateur est nécessaire lors de la première connexion au portail de l’INPI. Une fois connecté, vous pouvez effectuer vos formalités étape par étape. Le Guichet unique est ouvert pour accomplir toutes les formalités des entreprises sous toutes formes juridiques, quelle que soit leur activité sur le territoire français.
Une fois les données saisies et les pièces justificatives déposées, le Guichet unique se charge de télétransmettre aux organismes valideurs ainsi qu’à l’INSEE et à l’URSAAF, toutes les informations.
Avantages du Guichet Unique
- Le Guichet unique permet la simplification des formalités des entreprises.
- Le Guichet unique permet d’accéder facilement et au même endroit à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité, et ce, quels que soient la forme juridique et le secteur d’activité de l’entreprise.
- Le Guichet unique permet de créer des tableaux de bord afin de suivre et administrer toutes les formalités.
- Le Guichet unique permet de compléter rapidement et simplement le dossier suite à des demandes d’informations ou de pièces complémentaires effectuées par les différentes administrations (INSEE, greffe, CCI, CMA, URSAAF…)
- Le Guichet unique permet d’avoir une visibilité sur l’état d’avancement du traitement des demandes.
Comment Obtenir et Utiliser une Signature Électronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
La signature électronique pourra ainsi vous apporter :
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- Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
- Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
- La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.
FranceConnect et l'INPI : Simplification des Démarches et Sécurité Renforcée avec la Signature Électronique
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.
Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.
La signature électronique joue un rôle crucial dans ces démarches en ligne. FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI.
Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu. FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
| FranceConnect | FranceConnect+ |
|---|---|
| Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
| Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions. La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.
Étapes pour la Signature Électronique des Formalités sur le Guichet Unique
- Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable.
- Ouvrez votre outil de signature électronique (par exemple, Adobe Reader, logiciel gratuit).
- Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié.
- Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet Unique.
À noter : lors des formalités de création d’entreprise, une signature simple suffit. Elle consiste en une coche de validation permettant au déclarant de certifier sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.
Solutions de Signature Électronique pour l'INPI
Plusieurs solutions de signature électronique sont disponibles pour faciliter vos démarches auprès de l'INPI. Parmi elles, Yousign et Certigna se distinguent par leur conformité aux normes eIDAS et leur facilité d'utilisation.
Yousign : Une Solution Adaptée aux Formalités INPI
Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).
Étapes à Suivre avec Yousign
- Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
- Signature :
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche :
- « Signer la demande de modifications »
- « Signer la demande de cessation »
- « Signer les comptes annuels »
La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à-face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.
Certigna : Certificats Électroniques Hautement Sécurisés
Afin d’effectuer vos démarches sur le Guichet Unique INPI, vous devez disposer d’un certificat numérique qualifié conforme au règlement européen eIDAS. Le certificat Certigna ID RGS** / eIDAS est particulièrement recommandé pour accomplir des formalités de modification et de cessation d’activité.
Types de Certificats Disponibles
Deux types de certificats sont disponibles : Eiducio et Eiducio+. Il offre une authentification forte RGS** et une signature électronique qualifiée conforme à eIDAS, permettant de renverser la charge de la preuve. Il répond aux exigences du règlement européen eIDAS et est fourni avec un support cryptographique de type QSCD.
Eiducio permet une signature électronique avancée, répondant aux exigences de l’INPI. En tant que chef d’entreprise, l’utilisation d’Eiducio facilite la signature électronique des formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet Unique.
Niveaux de Signature Électronique Requis pour l'INPI
| Niveau de Signature | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Signature Électronique Simple | Utilisée pour les documents ne nécessitant pas de niveau de sécurité élevé. | Convient pour les formalités de base ou les documents internes sans implications légales importantes. |
| Signature Électronique Avancée ou Qualifiée | Utilise des techniques de cryptographie pour lier la signature au signataire de manière unique et vérifiable. Repose sur un certificat électronique qualifié. | Obligatoire pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise. Assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire et offre le même statut juridique qu'une signature manuscrite. |
L'Évolution Continue du Guichet Unique
Le Guichet Unique continue d’évoluer grâce aux avancées technologiques, offrant ainsi aux entreprises une administration d’autant plus simplifiée et efficace de leurs formalités. Le certificat électronique Guichet Unique joue un rôle crucial dans la dématérialisation des démarches administratives et fait bénéficier les organisations de nombreux avantages, à commencer par la simplification et l’accélération des procédures.
Grâce à l’intégration de solutions numériques et de nouvelles fonctionnalités, le Guichet Unique et la signature électronique permettent un traitement encore plus rapide et fluide des formalités administratives.
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