TVA et Repas d'Entreprise : Conditions et Déductibilité en France

La question de la déduction de la TVA sur les repas est un sujet à part entière, car les règles de récupération peuvent être complexes. Ai-je la possibilité ou non de récupérer la TVA sur ces dépenses ? Comment cela est encadré ? Dans quelles conditions ? Les réponses ne sont pas uniques et nécessitent d’être détaillées.

En effet, chaque année, on compte plus de 40% de TVA pour les dépenses professionnelles abandonnées au fisc. 💡 A noter : optimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est très peu exploité.

Cet article détaille les conditions de déductibilité de la TVA sur les repas d'entreprise, en abordant les différents cas de figure et les formalités à respecter.

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Conditions Générales de Déductibilité de la TVA

Une entreprise est en principe assujettie à la TVA. Cela signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État. Nous vous présentons les règles concernant la déduction de TVA.

Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :

L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement.

Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).

Attention Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.

Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.

La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible.

Exigibilité de la TVA

En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.

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Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :

Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.

Exemple : Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).

L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.

Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.

L'entreprise a 2 options :

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Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.

Certains biens ou services ont des règles de déductibilité spécifiques.

Remboursement de la TVA

Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.

Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.

Régime réel simplifié de TVA

Remboursement annuel de TVA : Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
Remboursement semestriel : Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

Régime réel normal de TVA

Remboursement annuel de TVA : Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
Remboursement trimestriel : Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
Remboursement mensuel : Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus.

Il s'agit par exemple des achats suivants :

Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise
Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise
Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte et qui appartiennent à l'entreprise.

Cela ne concerne pas les entreprises de transport de voyageurs, les entreprises de locations de véhicules soumises à la TVA et les auto-écoles.

TVA sur les Frais de Déplacement

Les frais de déplacement sont une composante importante des coûts d’exploitation pour de nombreuses entreprises.

Sachez qu’il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement. Pour les frais de parking et de péages la TVA est récupérable. Toutefois, elle ne l’est pas pour les frais de taxi, d’avion, de bus et de train.

Pour ce qui concerne le carburant, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur l’essence d’un véhicule d’utilitaire. Depuis 2022, le taux de récupération de TVA sur les véhicules de tourisme est de 80% sur les véhicules utilitaires, il est de 100% pour l’essence.

Concernant la TVA sur les frais de déplacement, son applicabilité et son taux dépendent de divers facteurs tels que le type de dépense et la politique de l’entreprise en matière de déplacement.

Frais d'Hébergement

La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises.

La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel.

Exceptions :

Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite.
Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable.
Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant.

Autres Frais de Déplacement

Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable.
Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture.
Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking.
Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé.

Carburant

Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%.
Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%.

TVA sur les Repas

Un repas au restaurant fait souvent partie des dépenses incontournables lors d'un déplacement professionnel. Repas d'équipe, déjeuner avec un fournisseur, dîner avec un client, repas sur le pouce lors d'une tournée commerciale en solo… les repas au restaurant font partie du quotidien des professionnels en déplacement, et leur gestion doit être parfaitement cadrée pour optimiser vos processus internes.

Dans le cadre du déplacement professionnel d’un salarié ou dirigeant d’une entreprise, les dépenses de restauration sont éligibles à la récupération de la TVA, quel que soit le taux applicable. La restauration n’est visée par aucune exclusion du Code général des impôts (CGI).

Par défaut, les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA pour les entreprises.

Généralement, la TVA sur les frais de réception est déductible. C’est notamment le cas lorsque l’entreprise invite un fournisseur ou des clients au restaurant ou que l’entreprise organise un repas de fin d’année des salariés.

La TVA est déductible également pour les réunions professionnelles des salariés au restaurant ou encore les repas seuls du salarié ou du dirigeant en déplacement professionnel. Pour les repas du midi, cette dépense est personnelle et ne peut donc être remboursable par la société. La TVA n’est pas récupérable.

Pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%. Elle n’est pas déductible sauf en cas de mission éloignée.

Sous conditions, la TVA sur les frais de repas engagés par une entreprise peut être déductible.

Taux de TVA applicables

Dans le secteur de la restauration, plusieurs taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’appliquent : 5,5 %, 10 % et 20 %.

Les taux de TVA varient selon le type de produit et de vente concerné : à consommer immédiatement ou en différé.

Le 1er juillet 2009, l’État a décidé d’abaisser le taux de TVA dans le secteur de la restauration. Il passe alors de 19,6 % à 5,5 %. Le 1er janvier 2012, le taux de TVA subit une première hausse pour atteindre 7 %. Le 1er janvier 2014, il fait l’objet d’une seconde augmentation. Il passe de 7 % à 10 %.

Taux de TVA repas de 5,5 % ou 10 % ? En fonction du type de service, le taux de TVA repas diffère. Il peut être de 5,5 % ou de 10 %. Pour vous donner des exemples, les glaces vendues à l’unité (non conditionnées), les sandwiches, les plateaux de fruits de mer (coquillages ouverts), les pizzas, sushis sont taxés au taux de TVA repas de 10 %.
La plupart des ventes à emporter des plats cuisinés par un traiteur sont soumises au taux de TVA repas réduit de 5,5 %. En revanche, le taux de TVA de 20 % s’applique sur les confiseries, produits composés de chocolat, caviar ou margarines.

Si un repas fait intervenir plusieurs taux de TVA, il est nécessaire d’appliquer à chaque produit le taux correspondant ou de « ventiler les recettes ». Si la ventilation n’est pas réalisée, l’intégralité de la facture du restaurant sera soumise au taux de TVA le plus haut, soit 20 %.

Justification des Dépenses

Pour pouvoir récupérer la TVA repas, les dépenses doivent être justifiées par un déplacement de nature professionnelle.

Pour les frais de restauration inférieurs à 150 €, un simple ticket de caisse est suffisant à condition qu'il indique le montant total, le montant de la TVA ainsi que le montant hors taxe et TTC.

En revanche, pour les frais de restaurant dépassant 150 €, les conditions habituelles s'appliquent. Les employés qui fréquentent le restaurant doivent demander une facture au nom de l'entreprise.

Les petits-déjeuners et repas pris à l’hôtel ouvrent droit à déduction. Pour rappel, la TVA hôtel est récupérable sur le montant de la partie restauration uniquement.

Les frais de restauration appartiennent à la catégorie des dépenses professionnelles éligibles à la récupération de la TVA. En déplacement, la TVA sur les péages, les parkings, le carburant ou encore les cadeaux clients est, elle aussi, déductible.

Cas Particuliers

Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises :

Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré.
Repas de midi en général : Ces frais sont souvent considérés comme des dépenses personnelles.

Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée.

Sachez qu'il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement.

Formalités Administratives

Pour les situations où une note de frais est présentée sans TVA, il est essentiel de comprendre les procédures spécifiques à suivre pour traiter ces dépenses correctement.

Remboursement au Réel

Le remboursement au réel signifie que l’employeur rembourse les dépenses de repas réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Avec le remboursement au réel, le salarié paye le repas et la TVA et sera remboursé de la totalité de la dépense liée à son activité professionnelle.

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