Un Auto-Entrepreneur Peut-il Prendre un Stagiaire ? Conditions et Obligations

Le statut de micro-entrepreneur séduit de nombreux travailleurs grâce à sa simplicité administrative et sa flexibilité. Vous êtes micro-entrepreneur depuis quelques mois et votre activité commence à avoir une bonne croissance. Cependant, votre chiffre d'affaires n'est pas assez conséquent pour embaucher un salarié et même la gestion des charges ne vous permet pas un budget suffisant. Vous souhaiteriez bénéficier d’un regard neuf sur votre business, développer votre activité en confiant certaines tâches à un étudiant tout en transmettant votre expertise ? Bref, vous songez à recruter un stagiaire, mais est-ce possible ? Si oui, quelles sont les formalités administratives à effectuer pour le recrutement d'un stagiaire ? À combien s'élèvent les cotisations sociales et quelles sont les conditions de prise en charge ? Nous répondons à vos questions.

Un auto-entrepreneur peut tout à fait décider d’embaucher un stagiaire pour l’assister dans ses tâches. Cela lui permet d’obtenir une aide précieuse dans son activité et permet au stagiaire d’acquérir une expérience solide dans la vie active : une situation win-win.

Mais lorsque l’activité se développe, il arrive que ce statut ne suffise plus à répondre aux besoins, notamment lorsqu’un appui ponctuel est nécessaire pour gérer un surplus d’activité ou mener un projet spécifique. Une question se pose alors : un micro-entrepreneur peut-il accueillir un stagiaire pour l’aider dans son activité ? Voici ce qu’il faut savoir.

Prendre un stagiaire en autoentreprise, est-ce possible ?

Conditions Générales pour Accueillir un Stagiaire

Pour accueillir un stagiaire, plusieurs critères légaux doivent être respectés. Selon le Code de l’éducation (article L. 124-1), la loi s’applique à l’ensemble des structures professionnelles, sans condition de taille. L'embauche d'un stagiaire est donc possible en micro-entreprise. De plus, dans certaines conditions, vous êtes exonérés de cotisations sociales. Si vous êtes prêt à vous lancer, il est important de comprendre certaines notions.

Selon la loi française, un stage est défini comme une période temporaire de mise en situation professionnelle, qui s’inscrit dans le cadre d’un cursus pédagogique.

La personne que vous allez prendre en stage dans votre micro-entreprise doit être inscrite dans un établissement scolaire ou universitaire. Plus précisément, ce stagiaire doit suivre une formation comportant au moins 200 heures d’enseignement par an. De nombreux stagiaires en Master par exemple suivent des formations où les stages sont obligatoires.

Exit les « stages café ou photocopieuse » ! En tant que structure d’accueil et maître de stage, votre rôle est de former cet étudiant. Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier. Pour ce faire, le stage que vous proposez doit en accord avec le cursus pédagogique de l’étudiant.

Pour cela, vous devez notamment :

Lui proposer des missions et tâches en rapport avec sa formation (mentionnées dans la convention de stage et approuvées par l’établissement scolaire au préalable).
Prévoir dans votre planning un temps de formation, d’échanges et de transmission.
Vous rendre disponible pour soutenir votre stagiaire dans la réalisation de son rapport de stage.

Très concrètement, une entreprise (micro-entreprise ou autre) n’a pas le droit de prendre un stagiaire pour :

Effectuer les missions d’un poste originellement occupé par un salarié (démissionnaire, en arrêt maladie, etc.).
Occuper un emploi saisonnier.
Répondre à un accroissement temporaire d'activité ou encore remplacer un salarié qui serait parti en arrêt maladie par exemple.

Un stagiaire n'est pas un salarié ! Certes, il bénéficie d’une protection en termes de durée de travail et de repos hebdomadaire et ne doit pas non plus être exposé à des risques ou effectuer des tâches dangereuses. Cependant, vous ne pourrez attendre de lui les mêmes performances qu’un employé classique. L'avantage est qu'il va vous soutenir dans vos tâches quotidiennes, prendre en charge le surplus de travail, mais aussi apporter un autre éclairage sur votre micro-entreprise.

Durée du Stage

Un stage ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement (soit un maximum de 924 heures sur l'année, s’il est réalisé par périodes fractionnées) dans la même auto-entreprise. Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures. Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage.

Le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 indique les formations pour lesquelles cette règle peut ne pas s'appliquer.

Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives. Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage.

Dès lors que le stage dure plus de 2 mois, vous devez laisser la possibilité à votre stagiaire de prendre des congés. Vous êtes libre d’en définir la durée. Vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification durant cette période de congés.

Nombre de Stagiaires Autorisés

En micro-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément. Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés. Ces mesures visent à éviter les abus, comme le remplacement de salariés par des stagiaires à faible coût.

Délai de Carence

Conformément à l’article L124-11 du Code de l’éducation, le délai de carence entre deux stages doit être d’un tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, si votre dernier stagiaire est resté pour un stage de 6 mois au sein de votre micro-entreprise, vous devrez donc attendre 2 mois (6 mois / 3 = 2) avant de prendre un stagiaire de nouveau. La raison ? Pour faire des économies, certaines sociétés peuvent être tentées de prendre des stagiaires à la chaîne au lieu de recruter des salariés.

La Convention de Stage

Puisque le stagiaire n’est pas salarié de votre micro-entreprise, il ne dispose pas d’un contrat de travail. En revanche, vous devrez obligatoirement remplir et signer une convention de stage. C’est un document tripartite qui formalise les engagements et les obligations du recruteur (la structure d’accueil), du stagiaire et de l’établissement scolaire (ou de l’organisme de formation). C’est normalement l’école ou l’université de votre stagiaire qui fournit ce document. Il doit obligatoirement être signé par les trois parties : l’établissement scolaire dont dépend le stagiaire, l’étudiant et vous le tuteur. Vous devez conserver ce document dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires.

La convention de stage joue le rôle de contrat de travail et doit être fournie par le stagiaire. Chacun des parties doit conserver un exemplaire.

La particularité de cette convention de stage réside dans sa dimension tripartite. La relation conventionnelle concerne alors le stagiaire, l’auto-entrepreneur et l’établissement scolaire du stagiaire.

Le contenu de la convention de stage :

La convention de stage comporte de nombreuses informations. Elle précise notamment les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de la structure d’accueil (vous). Conformément à l’article D124-4 du Code de l’éducation, voici les clauses obligatoires à y faire figurer :

Nom complet de la formation du stagiaire et volume horaire par année ou semestre d'études
Compétences à acquérir ou développer durant le stage
Activités attribuées au stagiaire selon les compétences à acquérir
Identité de l'enseignant référent et du tuteur de stage
Dates de début et de fin du stage, et durée maximale hebdomadaire de présence
Durée hebdomadaire réelle de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil
Conditions d'autorisation d'absence
Taux horaire de la gratification basée sur la présence effective, et modalités de versement
Conditions d'encadrement et de suivi du stagiaire
Avantages potentiels pour le stagiaire (ex. : restauration, hébergement, remboursement de frais)
Régime de protection sociale du stagiaire, y compris couverture en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation de présenter une assurance de responsabilité civile
Modalités de suspension et résiliation de la convention de stage
Conditions de validation du stage en cas d'interruption
Clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil applicables au stagiaire
Conditions de délivrance de l’attestation de stage

Registre des Conventions de Stage

En tant qu'auto-entrepreneur, vous devez tenir un registre des conventions de stage. Par ailleurs, il doit être en mesure de présenter son registre des conventions de stage en cas de contrôle.

Gratification du Stagiaire

Un stagiaire n’est pas salarié. On ne parle donc pas de salaire, mais de gratification. La gratification d’un stagiaire est encadrée par l’article D124-8 du Code de l’éducation. Son montant dépend de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise.

L’éventuelle obligation de rémunération dépend de la durée du stage. Pour un stage qui dure moins de 2 mois, vous n’êtes pas obligé de verser une gratification à votre stagiaire (cela correspond à 44 jours de 7 heures). Au-delà de 2 mois de stage, vous êtes dans l’obligation de verser une gratification à votre stagiaire.

Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez.

Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire. Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 4,35 € de l’heure, soit 579,6 € par mois (chiffres 2024).

Son montant minimum est de 3,90 € /h (à peu près 615 €/mois), mais elle peut être plus élevée si vous le souhaitez.

Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,35 euros.

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :

Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2024).

Pour verser la gratification, vous pouvez soit lisser le total des heures effectuées et verser chaque mois le même montant (gratification fixe), soit verser le montant réel d’heures effectuées chaque mois (gratification variable).

Versement de la Gratification et Cotisations Sociales

Un micro-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges de son chiffre d’affaires. Vous paierez donc vos cotisations sociales sur l’ensemble de votre CA même si une partie est reversée à votre stagiaire au titre de sa gratification.

La gratification est exonérée de cotisations sociales dans une certaine limite. La gratification n'est pas soumise aux cotisations sociales, tant qu’elle ne dépasse pas la gratification légale, ce qui la distingue du salaire. De plus, la gratification est obligatoire pour tout stage d'une durée supérieure à 2 mois.

Vous ne pouvez pas déduire la gratification de votre chiffre d’affaires : vous devez prendre en charge la rémunération de votre stagiaire qui n’est pas déductible de votre CA. Vous devez donc payer des cotisations sociales sur une partie destinée à la gratification de votre stagiaire.

Arrêt de Travail du Stagiaire

Votre stagiaire est malade ou est victime d’un accident du travail ? Dans ce cas, il devra :

Vous transmettre son arrêt de travail dans les 24 heures (arrêt délivré par un médecin).
Transmettre cet arrêt à la CPAM dans les 48 heures suivant le début de son arrêt.

Seuls les stagiaires percevant la gratification minimale peuvent prétendre au versement d’indemnités journalières (sous réserve de remplir l’ensemble des conditions requises).

Dommages et Responsabilités

Si votre stagiaire occasionne un dommage à des préposés ou à des tiers de l‘entreprise, qu’il s’agisse de clients ou d’autres tiers, à l’occasion d’une activité prévue dans la convention de stage, la responsabilité directe de l’entreprise sera, de principe, engagée. Pensez à souscrire une assurance responsabilité civile exploitation ou Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). Elle garantira les prestations de services réalisées par l’entreprise et couvrira les erreurs ou négligences commises pendant leur exécution.

Si votre stagiaire cause un dégât durant ses heures de stage : Dans ce cas, il devra faire marcher sa responsabilité civile personnelle (ou celle de ses parents s’il est rattaché à leur foyer). Pensez bien à lui demander une attestation d’assurance au moment de signer la convention de stage.

Si votre stagiaire est victime d’un dégât ou d’un accident : Vous causez une blessure à votre stagiaire ? Son matériel personnel est endommagé durant ses heures de stage et vous êtes responsable ? Ici, c’est votre responsabilité civile professionnelle (RC pro) qui pourra prendre en charge les frais engendrés par cet accident. Si vous disposez d’une RC pro, pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat avant d’accueillir votre stagiaire.

Comment Trouver un Stagiaire ?

Embaucher un stagiaire s’anticipe, car ce n’est pas anodin. Commencez par définir vos besoins. Quels sont vos objectifs ? Quelles missions allez-vous déléguer ? Elles doivent être aussi intéressantes pour la formation de l’étudiant que profitables pour vous. Et quels résultats attendez-vous ? De cette première réflexion, se dégagera le profil du stagiaire recherché : sa formation, son niveau d’étude, ses compétences techniques, théoriques, ses qualités organisationnelles et relationnelles, son expérience professionnelle.

Cette étape franchie, déterminez les dates de début et de fin du stage en tenant compte des calendriers du domaine d’étude, de l'organisme de formation et du diplôme visé. S’il est, en général, possible d’avoir des stagiaires d’écoles de commerce et d’ingénieurs les 7 premiers mois de l’année (90% des départs en stage), l'université, y compris les IAE et les IUT privilégient les mois de mars, avril et mai (mais le stage n’est pas toujours obligatoire). Janvier, novembre et surtout mai sont plébiscités par les étudiants en BTS. Pour vous donner toutes les chances de trouver le bon profil, débutez votre recherche 2 à 4 mois en amont grâce à une offre de stage soigneusement rédigée, réaliste (missions, durée, rémunération) et accrocheuse. Pour plus d’efficacité, diffusez-la sur des sites ciblés (écoles, jobboards), dans votre communication et sur les autres réseaux professionnels spécialisés.

Une fois, le candidat idéal trouvé, assurez-vous de l’accueillir dans un cadre sanitaire aux normes et de lui offrir un environnement de travail adapté et agréable.

Préparation de l'Annonce

La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche ! Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce :

Hiérarchiser et détailler les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire.
Mentionner les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
Expliquer votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement.
Indiquer les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureau ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification.

N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre trois et six mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation.

Avantages et Inconvénients pour l'Auto-Entrepreneur

Le recrutement d’un stagiaire par un auto-entrepreneur présente des avantages et des inconvénients, qu’il convient d’évaluer selon votre situation. Recruter un stagiaire permet à l’auto-entrepreneur d'avoir un soutien temporaire, d’alléger un peu sa charge de travail et de se concentrer sur d’autres missions. De plus, le recrutement d’un stagiaire est simple, avec peu de formalités. Prendre un stagiaire est une solution économique, car moins coûteuse que l’embauche d’un salarié. Du reste, la gratification n’est obligatoire qu’au-delà de 2 mois de stage.

En contrepartie, c’est le principe même du stage - vous devez lui consacrer du temps pour le former et lui transmettre votre savoir, tout en vous inscrivant dans son parcours pédagogique. Car un stagiaire, c’est un débutant qui, souvent, découvre la vie de l’entreprise ainsi que votre activité, et doit se familiariser avec vos exigences ou votre fonctionnement. Afin de bien l'encadrer, découvrez nos conseils pour savoir manager la génération Z et pour améliorer votre leadership.

En plus d’un gain de temps, le stage permet de transmettre son savoir-faire, de partager sa passion et de préparer une future embauche. Le stagiaire peut en effet devenir un collaborateur potentiel, si l’activité se développe.

Accueillir un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur demande un investissement personnel important. En effet, en tant que maître de stage, vous devez préparer les missions, encadrer et former le stagiaire. Si vous choisissez d’accueillir un stagiaire pour une durée supérieure à 2 mois, vous devez lui verser une gratification. Celle-ci constitue pour vous une charge non déductible du chiffre d’affaires. De plus, si elle dépasse le minimum légal, des cotisations sociales s’appliquent.

Le tableau suivant résume les avantages et inconvénients :

Avantages	Inconvénients
Soutien temporaire et allègement de la charge de travail	Investissement personnel en temps et en encadrement
Procédure de recrutement simplifiée	Charge financière non déductible du chiffre d'affaires (gratification)
Solution économique comparée à l’embauche d’un salarié	Cotisations sociales si la gratification dépasse le minimum légal
Possibilité de transmettre son savoir-faire et de préparer une future embauche	Nécessité de définir clairement les missions du stagiaire

En résumé, un auto-entrepreneur peut embaucher un stagiaire, mais il doit respecter certaines conditions et obligations légales. Cela inclut la signature d'une convention de stage, le respect de la durée maximale du stage, et, si le stage dure plus de deux mois, le versement d'une gratification. Bien que l'embauche d'un stagiaire puisse être une solution avantageuse pour un auto-entrepreneur, elle nécessite un investissement personnel important et une bonne préparation.

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