Le Rôle Polyvalent de l'Assistant de Gestion PME-PMI : Missions et Conditions

Le titulaire d'un BTS Gestion de la PME, autrefois appelé BTS Assistant de gestion PME-PMI, est en mesure de devenir le bras droit du dirigeant d'une petite ou moyenne entreprise (5 à 50 salariés). Les missions associées au BTS « Gestion de la PME » sont exercées par un collaborateur de la direction d'une très petite, petite ou moyenne entreprise.

Par ses caractéristiques, la catégorie PME est à la fois spécifique et hétérogène. Toutefois, quelques principes généraux peuvent être repérés. La spécificité de la PME tient par exemple au rôle de sa dirigeante ou de son dirigeant, mais également à son fonctionnement et à la nécessité de porter une attention soutenue au maintien de sa cohésion.

Cette singularité influence la nature des missions de gestion de la PME en exigeant de la part des titulaires du diplôme un rôle de « gestionnaire généraliste » et une polyvalence. En effet, il doit jongler entre les relations avec la clientèle et avec les fournisseurs, la gestion ainsi que le développement des ressources humaines, la gestion des ressources et des risques, l'organisation globale de l'entreprise afin d'aider à la pérennisation de celle-ci.

Cette polyvalence se traduit par la capacité à prendre en charge des activités professionnelles, en lien avec leur champ de compétences, en mobilisant les ressources pertinentes. Cette polyvalence ne doit pas s’entendre comme la détention d’une somme de spécialités.

De manière générale, les différentes activités nécessitent de la part des titulaires du diplôme, une forte composante communicationnelle. En effet, ils exercent non seulement une fonction d’interface au niveau interne, mais également au niveau externe avec les partenaires de l’entreprise.

Cette composante communicationnelle, qu’elle soit écrite ou orale, est présente dans de nombreuses activités. Elle nécessite, de la part des titulaires du diplôme, une adaptabilité aux interlocuteurs, aux contextes d’exercice, ainsi qu'aux moyens et supports disponibles.

Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise peuvent se traduire par la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus et notamment du processus de gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs, de gestion des risques, ou encore du traitement des dossiers du personnel.

Les titulaires du diplôme interviennent, selon un positionnement et un degré d’autonomie variables, sur des aspects organisationnels, dans la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents par la prise en charge des activités de suivi et de contrôle (suivi de la mise en place d’outils de gestion des risques, par exemple).

Les activités de soutien consistent à aider la dirigeante ou le dirigeant dans son action et à préparer la prise de décisions. Elles consistent également en une collaboration étroite avec la direction et contribuent à la pérennisation et au développement de l’entreprise.

Le référentiel des activités professionnelles est structuré autour de ces quatre domaines d’activités. Dans chacun de ces domaines, la dimension communicationnelle est très imbriquée avec les différentes activités.

L'assistant de gestion est le collaborateur direct du dirigeant ou d'un cadre dirigeant d'une petite ou moyenne entreprise (5 à 50 salariés). Son travail se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative : gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs, gestion et développement des ressources humaines, organisation et planification des activités (réunion, déplacements, événements ), gestion des ressources, pérennisation de l'entreprise, gestion des risques, communication globale.

Il participe à ces activités en exerçant tout particulièrement des fonctions de veille, de suivi et d'alerte. Compte tenu de sa position d'interface interne et externe, il doit développer une forte dimension relationnelle.

L'assistant dispose d'une autonomie et d'un champ de délégation plus ou moins étendus selon l'entreprise, le dirigeant et selon sa propre expérience. En tant que collaborateur de dirigeant, l'assistant de gestion assure des fonctions administratives, comptables et commerciales.

Pour mener à bien ses missions, il doit bien entendu avoir de grandes capacités relationnelles, et il est amené à acquérir plus de responsabilités avec l'expérience.

Les modalités d'évaluation sont décrites dans les annexes de l'arrêté définissant le diplôme (voir, notamment, les règlements d'examen et les définitions d'épreuves) : forme ponctuelle ou contrôle en cours de formation.

Assistante de direction - Les compétences

Conditions d'Accès et Prérequis

Public concerné : Être en activité professionnelle ou en recherche d'emploi, souhaitant acquérir ou développer des compétences en secrétariat-gestion-comptabilité.

Quelques prérequis sont tout de même demandés :

Vous devez avoir un niveau bac au minimum (professionnel ou général).
Il vous faudra justifier d'au minimum 1 607 heures de travail salarié à un poste du même domaine que la VAE visée.
Vous devrez remplir un dossier de recevabilité, que vous pouvez retirer auprès du Dispositif Académique de Validation des Acquis (DAVA) de votre région.

Prérequis : Niveau bac. Maîtriser les principes de comptabilité générale, de la gestion et de l'information financière, les outils informatiques utilisés en secrétariat, et disposer des connaissances de base en droit du travail.

Travaux sur dossiers, exercices d'application, mises en situation et épreuve terminale à l'issue de chaque composante de formation du parcours Chaque enseignement fait l'objet d'une notation sur 20.

Si vous avez dû arrêter vos études pour commencer à travailler ou que vous n'avez pas pu suivre le cursus d'un BTS, vous avez tout à fait la possibilité de faire une VAE (validation des acquis de l'expérience) pour espérer décrocher ce diplôme.

La VAE s'adresse à un large éventail de profils. Prenons l'exemple de Pierre, vendeur spécialisé depuis 5 ans : ses expériences en gestion des stocks, relation client et administration des ventes le rendent tout à fait éligible.

Bac pro vente en magasin en poche, Pierre travaille depuis plusieurs années dans un réseau de caviste. Il a été embauché comme vendeur spécialisé, car son expérience familiale est intimement liée à la production et à la vente de vin de Bourgogne. Le magasin s'est développé de manière importante et son directeur l'implique dans la gestion au quotidien.

La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) pour le BTS Gestion de la PME

Vous souhaitez valider un BTS Assistant de gestion de PME-PMI par VAE ? La VAE, ou Validation des Acquis de l'Expérience, est un dispositif permettant d'obtenir une certification professionnelle en faisant reconnaître vos compétences acquises au fil de votre parcours.

Comment faire ? C’est le DAVA (Dispositif Académique de Validation des Acquis) qui est responsable des certifications pour les VAE du CAP AU BTS. Vous devez donc contacter le DAVA compétent, en fonction de votre situation géographique.

Cliquez sur votre région et contactez la cellule de votre DAVA. Vous serez généralement convié à une réunion d’informations où le dispositif de la VAE vous sera présenté. C’est sur cette base qu’un avis ou un refus de recevabilité sera émis.

Une fois votre dossier de recevabilité retiré, vous allez pouvoir commencer à le remplir. Des organismes peuvent vous épauler pour réaliser votre VAE pour obtenir le BTS Gestion de la PME . Excellence VAE , par exemple, vous propose un accompagnement du début à la fin de votre processus de validation des acquis de l'expérience, pour vous permettre d'avoir l'esprit plus léger et moins embrouillé par toutes les informations demandées.

Le Processus de Demande de VAE

Comment se passe une demande de VAE ? Concrètement, c'est très simple, mais vous pouvez facilement vous emmêler les pinceaux et ne plus savoir quoi remplir ni comment. D'où l'importance de réfléchir à vous faire accompagner pour mettre toutes les chances de votre côté.

Après avoir fait votre demande de dossier de recevabilité (aussi appelé « livret 1 ») au DAVA, vous devez le remplir correctement : chaque rubrique est importante, mais la plus difficile à remplir sera peut-être la rubrique 5. Vous devez apprendre à synthétiser les informations importantes concernant vos expériences en rapport avec le diplôme visé (ici le BTS Gestion de la PME).

De la plus récente à la plus ancienne, sans négliger la case « Activités ». Une fois complété, retournez le livret 1 à votre DAVA ; votre réponse vous parviendra généralement dans un délai de 2 mois.

Dans le cas où votre dossier est recevable, vous aurez alors un deuxième livret à remplir. Celui-ci, très complet, vous demandera une forte analyse de vos expériences et compétences.

Si vous n'étiez pas accompagné par un organisme tel qu'Excellence VAE avant, la rédaction du livret 2 peut être le bon moment pour vous tourner vers eux.

Après envoi au DAVA, vous serez convoqué à un oral. D'une durée approximative d'une heure, il se déroule devant un jury. Ne pas le préparer convenablement serait une erreur, et être bien conseillé et entouré pour ce temps de préparation est très important.

Votre résultat vous sera ensuite communiqué quelques jours plus tard.

Les Domaines de Compétences Clés

La durée : en France la durée légale est fixée à 35 heures par semaine, 151 heures par mois et 1 607 heures d’expériences par an.

Les activités : effectuer un travail de synthèse dans votre parcours des compétences, pour constituer des grands pôles de compétences et ainsi proposer des activités thématiques. Signez et complétez les quelques éléments de la déclaration sur l’honneur (rubrique 6).

Être accompagné par un professionnel indépendant : comme le site sur lequel vous êtes en train de parcourir ce guide. Vous contribuez au quotidien à effectuer des actes ou actions permettant de gérer les ressources humaines présentes dans la PME.

En parallèle de ces quatre domaines de compétences, vous mettrez également en évidence votre communication professionnelle et la manière dont vous l’assurer. Une fois votre dossier de VAE complété, vous pouvez l’envoyer au DAVA.

Vous allez ouvrir cet échange par une présentation personnelle, qui durera entre 5 et 10 minutes. Cet entretien dure au maximum une heure.

Domaine de Compétence	Description
Relation avec la clientèle et les fournisseurs	Recherche de clientèle, administration des ventes, suivi des achats.
Administration et développement des ressources humaines	Gestion administrative du personnel, participation au recrutement et à la formation.
Organisation et planification des activités	Organisation du travail administratif, des activités et du travail collaboratif.
Gestion et financement des actifs	Gestion des immobilisations et des ressources financières.
Gestion du système d'information	Bases de données, Internet, Extranet, Intranet, gestion de l'information.
Pérennisation de l'entreprise	Démarches qualité, gestion des connaissances, développement commercial.
Gestion du risque	Promotion de la santé et de la sécurité au travail, gestion des déchets.
Communication	Management de la communication globale, communication interpersonnelle.

Les Objectifs de la Formation

Au cours de sa formation, l'élève apprend en premier lieu à communiquer, à gérer l'emploi du temps du chef d'entreprise (agenda, plannings, échéanciers) en sachant apprécier les priorités et les contraintes, à organiser les déplacements et à planifier les activités de l'entreprise (chantiers, interventions, réunions, évènements...) y compris à l'étranger.

Il acquiert des connaissances de base en droit social (contrat de travail, embauche, formation, recrutement, durée du travail, paie) lui permettant de prendre en charge la gestion administrative du personnel. Formé aux bases de la démarche mercatique, à l'analyse de l'offre commerciale et des appels d'offres, à la préparation de documents commerciaux (devis, bon de commande et de livraison, facture), au traitement des commandes, au suivi des règlements, à l'étude des demandes d'achats et à la recherche des fournisseurs, il peut prendre en charge l'intégralité du processus administratif des achats et des ventes, mettre en place de actions de prospection et développer la relation clients et fournisseurs.

Enfin, il acquière des connaissances nécessaires à l'évaluation des immobilisations, à la réalisation d'un plan d'amortissement, à l'optimisation des flux de trésorerie (placements, modalités de crédits, plan de trésorerie) lui permettant de préparer les éléments de décision au chef d'entreprise.

Les Débouchés Professionnels

L'assistant de gestion PME-PMI travaille dans des entreprises où la gestion administrative requiert une forte polyvalence. Il s'agit principalement de PME comprenant 5 à 50 salariés couvrant tous les secteurs d'activités, où le dirigeant est propriétaire de son entreprise et jouit d'une complète indépendance sur le plan juridique et financier.

Des entreprises de plus grande taille peuvent rechercher ce type de profil en raison de son caractère polyvalent et facilement adaptable, notamment des associations, des agences, des filiales de petites tailles ou des organismes publics.

Perspectives d'Évolution de Carrière

Une fois votre BTS Gestion de la PME obtenu grâce à la VAE, vous pouvez tout à fait retourner directement dans le monde du travail. Ce diplôme vous aidera par exemple à gagner en compétences et en crédibilité, à faire valoir votre expertise et à demander un meilleur salaire et plus de responsabilités.

Si toutefois vous ne souhaitez pas vous arrêter en si bon chemin et préférez tenter de poursuivre vos études, c'est également possible !

De nombreux diplômes sont accessibles après un BTS Gestion de la PME si vous désirez acquérir de nouvelles compétences, par exemple :

Licence professionnelle mention Management et Gestion des Organisations
Licence professionnelle mention Métiers de la Gestion et de la Comptabilité
Diplôme supérieur en marketing, commerce et gestion (EGC)

balises: #Pme #Gestion