Validité et Durée de Validité du Kbis : Tout ce que Vous Devez Savoir

Le Kbis est un document officiel attestant de la légalité d'une entreprise. En France, l'extrait Kbis est considéré comme un document public. De multiples raisons peuvent motiver une telle demande.

Bien souvent, c'est l'entreprise elle-même qui requiert ce document pour confirmer son immatriculation officielle. Mais au-delà de cela, d'autres acteurs, qu'ils soient des entreprises ou de simples particuliers, peuvent vouloir examiner un Kbis. Leur objectif ? Les entités publiques, telles que les institutions et les organismes, peuvent également faire appel à ce document pour des contrôles administratifs ou dans le cadre de procédures réglementaires.

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Le Kbis est obligatoire pour exercer son activité légalement. Il certifie l’existence juridique et les informations légales d’une société à la date de la signature de l’acte (adresse du siège et des établissements, capital social, nom des dirigeants...).

Toutes les entreprises inscrites au RCS doivent fournir un Kbis lorsqu’elles en sont sollicitées. Les auto-entrepreneurs, les professions libérales et les associations ne sont pas concernés par le Kbis. Ils doivent simplement fournir leur numéro SIREN.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Les différents types de Kbis

Pour être précis, le Kbis ne concerne que les personnes morales qui exercent une activité commerciale. Il y a plusieurs types de Kbis différents en fonction du statut de votre entreprise ou de votre activité.

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Les entreprises individuelles et les auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis. L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif. Si vous êtes artisan, vous devez disposer de l'extrait D1 qui est un autre type de Kbis prouvant votre habileté à exercer votre activité légalement.

Pour l'auto entrepreneur, il s'agit d'un extrait K ou avis de situation comme nous l'avons vu. Le temps d'obtention est le même que pour les autres professions.

Les associations n’ont pas besoin de Kbis à l'exception qu’elles émettent des titres de créances négociables ou des obligations ou/et des opérations de change manuel à titre habituel. Les associations effectuant ces émissions doivent avoir le Kbis association.

Dans quels cas le Kbis est-il requis ?

Le Kbis est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs. Un entrepreneur doit fournir un extrait kbis pour la plupart de ses procédures administratives ou commerciales.

Il devra, par exemple, transmettre un extrait kbis à sa banque pour l'ouverture d'un compte professionnel. De la même manière, une entreprise devra donner un extrait kbis dans le cadre d'un achat de fournitures ou de matériaux. Il pourra également être requis dans le cadre d'un développement de l'entreprise à l'international, afin de signer de nouveaux contrats ou d'ouvrir des succursales dans un pays étranger. Quoi qu'il en soit, l'extrait kbis donnera toutes les informations relatives à la société afin que ses partenaires et prestataires puissent travailler avec elle.

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En plus de prouver l’existence légale de votre entreprise au RCS, le Kbis possède d’autres rôles. Il est obligatoire pour effectuer des factures juridiquement valables. Vous ne pouvez pas effectuer des transactions avec des partenaires commerciaux si vous ne possédez pas de Kbis. L’extrait Kbis est un document généralement sollicité par les organismes officiels ou les partenaires de la société dans différents cadres comme par exemple ceux :

D’un appel d’offre
De l’entrée dans un local commercial
De l’achat de marchandises
De l’obtention d'une subvention.

Le Kbis est obligatoire pour l'ouverture d'un compte bancaire au bénéfice et au nom de votre entreprise et le déblocage de fonds que vous avez effectué durant la phase de création de votre société. Le Kbis peut aussi servir de preuve et d'assurance en cas de problème avec un tiers. Si vous êtes dans le cas d’un litige sur une information relative à votre entreprise, le Kbis de moins de 3 mois sera analysé pour trancher le litige.

Informations mentionnées dans le Kbis

Le Kbis, véritable carte d’identité de votre entreprise, recense tous les actes qui sont intervenus durant la vie de votre entreprise, mais aussi toutes les informations susceptibles d'intéresser les tiers.

Le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro de SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités et adresses du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne si l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective.

Quelle est la durée de validité d'un extrait Kbis ?

La réponse est simple comme bonjour ! La durée de validité d'un extrait KBIS est de moins de 3 mois soit 90 jours à compter de la date d'émission, que ce soit sa version papier ou numérique. En effet, pour la plupart des procédures officielles pour la gestion d'une entreprise, il est d'usage de fournir des KBIS récents. C'est d'autant plus important concernant les sociétés et leurs démarches commerciales.

De fait, il faut toujours donner un kbis de moins de trois mois lorsque l'on doit entreprendre une démarche (ouverture de compte bancaire, apple d'offres, facturation client, etcc.). Cependant, la validité du kbis est en pratique plus longue que 3 mois. Effectivement, cet acte authentifié par le greffe contient de nombreuses informations relatives à une société, mais qui ne sont pas vouées à changer tous les quatre matins.

Par exemple, si le siège social ou le principal dirigeant ne changent pas d'adresses, la validité de l'extrait kbis serait toujours bonne. En somme, on pourrait considérer que le kbis n'a pas de durée de validité tant que les renseignements sur l'entreprise ne sont pas modifiés et qu'aucun changement de dirigeant n'est opéré.

Mais dans la pratique, néanmoins, les choses sont plutôt différentes. Il est possible que lorsque l'on présente un certificat de plus de 3 mois, il ne soit pas considéré comme valide ni officiel par les interlocuteurs qui le reçoivent. Ces derniers peuvent alors imaginer que les renseignements décrits dans le kbis ont pu changer dans les derniers mois et, ainsi, ne plus être exacts. Ou pire, imaginer que la société est fictive ou a déjà cessé son activité.

Afin d'éviter les interrogations ou les doutes des partenaires ou prestataires de votre entreprise, il est donc conseillé de fournir un KBIS récent. Il faut savoir que la durée de validité du Kbis est réduite lorsque des modifications importantes sont apportées à l'entreprise, telles que le changement de gérant, la modification du capital social, l'ajout ou la suppression d'une activité, le déménagement du siège social, ou encore le lancement d'une procédure collective.

Le Kbis n’a pas de durée de validité, mais les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois. Comme une entreprise est en constante modification avec un changement de dirigeant ou une augmentation de capital social, il est important de mettre à jour son Kbis.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour obtenir un Kbis, rendez-vous sur le site Infogreffe. Après avoir créé un compte, recherchez le nom de l’entreprise souhaitée et accédez à sa fiche. Une fois sur la page, cliquez sur l’option « commander un Kbis ». Le document sera alors ajouté à votre panier. À l’étape suivante, vous pourrez choisir le format d’envoi désiré, électronique ou papier.

Toute personne peut obtenir un extrait kbis pour une entreprise, à condition d'avoir les informations relatives à cette activité professionnelle. Cependant, la plupart des demandes de kbis sont effectuées par les dirigeants des sociétés. Pour réaliser cette démarche et obtenir un extrait kbis, il faut se tourner vers le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou sur le site infogreffe.fr pour une demande en ligne. Il existe aussi monidenum.fr et pappers.fr pour un téléchargement au format numérique.

Sinon, de manière générale, le greffe du tribunal de commerce fournit un extrait kbis aux entreprises en une dizaine de jours si la demande est faite par voie postale. Ce délai peut évidemment varier en fonction de l'ancienneté de l'entreprise, de sa forme juridique ou des disponibilités des professionnels. Néanmoins, il est rare que le registre du commerce dépasse un délai de 15 jours pour fournir le kbis d'une entreprise.

Le Kbis provisoire

Aussi, le gérant d'une entreprise en cours de création peut faire la demande d'un kbis provisoire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Ce document temporaire est valide jusqu'à la réception du kbis définitif. Le délai pour recevoir son kbis définitif est généralement compris entre 3 et 7 jours ouvrés, sous réserve que le dossier de création d'entreprise qui a été effectué soit complet et sans erreur. Il est toutefois possible de commencer votre activité de d'établir des devis et factures avant la réception du kbis provisoire ou définitif.

Pour obtenir ce numéro temporaire vous devez faire la demande au RCS en ayant déposé le dossier complet d’immatriculation auprès du RCS au préalable. Vous obtiendrez votre numéro au RCS temporaire 48h après votre demande. Vous pouvez utiliser ce Kbis temporaire jusqu’à l’obtention de votre Kbis définitif.

Combien coûte un extrait Kbis ?

L'obtention d'un extrait Kbis a un coût. Si vous optez pour un format électronique, il faudra ajouter un certain montant, tandis que la version papier nécessitera un supplément. Les 4 premiers exemplaires d’extraits Kbis qui font suite à la création de la personne morale ne sont pas facturés par le greffe, car la société a versé, en amont, des frais d’immatriculation.

Si vous voulez commander de nouveaux extraits Kbis, les envois suivants sont facturés :

Pour une commande de Kbis au greffe : un certain montant
Pour une commande de Kbis par courrier : un certain montant
Pour un envoi électronique : un certain montant

Ces tarifs, fixés par le greffe, sont susceptibles d’évoluer.

Il existe aussi une possibilité d'obtenir un extrait de KBIS gratuit. Il vous suffit de taper portail des sociétés dans la barre de recherche de votre moteur de recherche et le tour est joué.

Comment mettre à jour son Kbis ?

Il est essentiel de signaler tout changement au greffe dans le mois suivant son occurrence. L'exemple le plus courant est celui du changement d'adresse du siège social. Si lors de la création de votre entreprise, vous avez eu recours à un prestataire, le processus est généralement simplifié. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires.

Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, il sera nécessaire d'acter la décision, que ce soit par le président ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ensuite, vous devrez publier cette décision dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent.

Une annonce doit être publiée dans un journal d'annonces légales du département où se trouve le siège social de l'entreprise. Cette publication doit intervenir dans le mois suivant le changement afin d'informer les tiers. Ensuite, il faut effectuer une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Comment disposer d’originaux de kbis datant de moins de 3 mois ?

Pour disposer d’originaux de kbis datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez spécifier le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence de réception, ainsi que la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des kbis valides à fournir à tout partenaire commercial ou client qui le demande.

La deuxième solution est de s'inscrire sur le site monidenum.fr, qui permet de télécharger un extrait KBIS directement en ligne et gratuitement depuis 2020.

Kbis et internationalisation

Lorsque l'on envisage le développement de son entreprise à l'international, il est nécessaire de faire traduire son extrait kbis avec assermentation et légalisation. De manière générale, on recommande d'opter pour une traduction unique en anglais, puisqu'il s'agit de la langue internationale du commerce.

Cependant, les prestataires et éventuels partenaires internationaux auront les mêmes exigences sur la validité du kbis que des interlocuteurs français. De ce fait, il faudra leur fournir un extrait kbis de moins de 3 mois afin de les rassurer sur la validité des informations qu'il contient.

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