Qu'est-ce que la Validité de l'Extrait Kbis : Définition et Importance

En France, le Kbis est la pièce d’identité d’une entreprise commerçante. Il est essentiel pour prouver aux fournisseurs et aux organismes privés comme publics l’existence légale d’une entreprise. Mais quelle est la période de validité d’un Kbis ? Et comment obtenir le Kbis d’une société ?

1. Que contient un extrait Kbis ?

Une fois qu’un dirigeant a déclaré sa société auprès du RCS, il obtient un Kbis. Ce document renferme des éléments essentiels pour identifier et caractériser une entreprise donnée. Le Kbis recèle en particulier les informations suivantes :

Le greffe du tribunal de commerce où l'immatriculation a été enregistrée
Le numéro et la date d'immatriculation
L’identité du dirigeant avec son nom, prénom, date et lieu de naissance, sa nationalité et son adresse.
La raison sociale c’est-à-dire le nom attribué à une société civile qui figure au Registre du Commerce et des Sociétés
La forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
Le montant du capital social de l’entreprise
La date de la création de l’entreprise : il est possible de faire enregistrer une entreprise auprès du RCS le mois qui précède la fondation de l’entreprise et il faut obligatoirement que l’enregistrement ait lieu 15 après le début de l’activité.
L’adresse du siège social de l’entreprise
Le code APE (Activité Principale Exercée). Ce code permet de déterminer l'activité principale d'une entreprise ou d’un travailleur indépendant. Les activités sont réparties en 90 secteurs différents qui sont eux-mêmes subdivisés en de nombreux sous-groupes.
La description détaillée des activités
La date de délivrance du Kbis et le nom du greffe du tribunal de commerce qui a validé le document.

Cet extrait peut changer en fonction de l’évolution d’une société ainsi le capital initial peut être augmenté, le dirigeant peut être remplacé ou le siège social peut déménager dans un autre lieu. C’est probablement la raison pour laquelle la législation française n’a pas imposé de date de validité pour un Kbis (sauf dans les départements d’Alsace et de la Moselle). Dans la pratique, certaines mentions du Kbis peuvent être ajoutées ou modifiées au cours de la vie d’une entreprise.

Un entrepreneur peut changer certaines caractéristiques de sa société. De plus, le greffier chargé de la tenue du Registre du Commerce et des Sociétés peut préciser qu’une entreprise donnée fait l’objet d’un recours collectif. Aussi, dans les faits, en cas de litige commercial avec une partie adverse, les données du Kbis datant de moins de 3 mois font foi. Il est important de rappeler que les Kbis photocopiés (même certifiés conformes) n’ont aucune valeur légale. L’original est exigé, donc il est impératif d’avoir constamment un stock d’extraits à fournir aux organismes qui le souhaitent.

2. Quelle est la durée de validité d'un extrait Kbis ?

La réponse est simple comme bonjour ! La durée de validité d'un extrait KBIS est de moins de 3 mois soit 90 jours à compter de la date d'émission, que ce soit sa version papier ou numérique. En effet, pour la plupart des procédures officielles pour la gestion d'une entreprise, il est d'usage de fournir des KBIS récents. C'est d'autant plus important concernant les sociétés et leurs démarches commerciales.

Lire aussi: Tout savoir sur la validité du Kbis

De fait, il faut toujours donner un kbis de moins de trois mois lorsque l'on doit entreprendre une démarche (ouverture de compte bancaire, appel d'offres, facturation client, etc.). Cependant, la validité du kbis est en pratique plus longue que 3 mois. Merci l'administration française !

Effectivement, cet acte authentifié par le greffe contient de nombreuses informations relatives à une société, mais qui ne sont pas vouées à changer tous les quatre matins. Par exemple, si le siège social ou le principal dirigeant ne changent pas d'adresses, la validité de l'extrait kbis serait toujours bonne. En somme, on pourrait considérer que le kbis n'a pas de durée de validité tant que les renseignements sur l'entreprise ne sont pas modifiés et qu'aucun changement de dirigeant n'est opéré. Ca serait tellement plus simple et plus économique pour les patrons d'entreprises !

Mais dans la pratique, néanmoins, les choses sont plutôt différentes. Il est possible que lorsque l'on présente un certificat de plus de 3 mois, il ne soit pas considéré comme valide ni officiel par les interlocuteurs qui le reçoivent. Et c'est ici que ça se complique ! Ces derniers peuvent alors imaginer que les renseignements décrits dans le kbis ont pu changer dans les derniers mois et, ainsi, ne plus être exacts. Ou pire, imaginer que la société est fictive ou a déjà cessé son activité.

Afin d'éviter les interrogations ou les doutes des partenaires ou prestataires de votre entreprise, il est donc conseillé de fournir un KBIS récent. Il faut savoir que la durée de validité du Kbis est réduite lorsque des modifications importantes sont apportées à l'entreprise, telles que le changement de gérant, la modification du capital social, l'ajout ou la suppression d'une activité, le déménagement du siège social, ou encore le lancement d'une procédure collective.

Vous me direz sans doute que vous ne savez pas comment réaliser la mise à jour de votre KBIS. Ce n'est pas un souci, suivez ce conseil. Elle va se faire en deux étapes. Tout d'abord, une annonce doit être publiée dans un journal d'annonces légales du département où se trouve le siège social de l'entreprise. Cette publication doit intervenir dans le mois suivant le changement afin d'informer les tiers. Vous me suivez toujours ? Ensuite, il faut effectuer une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

3. Est-ce que la validité d’un Kbis est identique sur tout le territoire français ?

La Moselle et l’Alsace ont instauré une validité maximale de 3 mois après l’émission d’un Kbis. De plus autre particularité de ces deux départements français, l’extrait Kbis s’obtient au greffe du tribunal d’instance du siège social de la société dont vous cherchez des informations et non pas au greffe du tribunal de commerce.

La particularité de ces deux départements est liée au droit local spécifique de l’Alsace et de la Moselle. Les greffes sont situés dans les villes de Thionville, Metz et Sarreguemines en Moselle et dans les villes de Strasbourg, Saverne, Colmar en Alsace. Il n’est pas possible de faire de demande en ligne. Pour obtenir un Kbis, il faut se déplacer au greffe du tribunal d’instance de la ville concernée.

Attention, les paiements en carte bleue ne sont pas acceptés et il est obligatoire de faire l’appoint pour payer les 2,96 € exigés pour la remise de tout Kbis. Pourtant le Kbis est un document souvent demandé car à titre d’exemple, rien que dans le tribunal d’instance de Strasbourg, 45 000 demandes sont traitées chaque année.

4. Comment avoir constamment un Kbis valide en votre possession ?

Même si en théorie, il n’existe pas de durée de validité pour un Kbis (à l’exception des départements de la Moselle et de l’Alsace), la majorité des fournisseurs et des organismes publics comme privés exigent d’avoir un document datant de moins de 3 mois. La date d’émission d’un Kbis par le greffe du tribunal de commerce est ailleurs bien spécifiée sur le Kbis.

Pour avoir en votre possession des originaux datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence à laquelle vous souhaitez les recevoir et la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des Kbis valides à donner à tout partenaire commercial qui le souhaite. Ce service est payant.

Lire aussi: Durée de validité de l'Extrait Kbis

C'est possible et c'est pratique ! Pour disposer d’originaux de kbis datant de moins de 3 mois, il est judicieux de souscrire un abonnement auprès d’Infogreffe. Vous pouvez spécifier le nombre d’exemplaires souhaités, la fréquence de réception, ainsi que la durée de l’abonnement. Ainsi, vous êtes assurés d’avoir constamment des kbis valides à fournir à tout partenaire commercial ou client qui le demande. Bien sûr dans ce monde, rien n'est gratuit !

La deuxième solution est de s'inscrire sur le site monidenum.fr, qui permet de télécharger un extrait KBIS directement en ligne et gratuitement depuis 2020.

Une internationalisation de votre entreprise ? Pas de panique ! Lorsque l'on envisage le développement de son entreprise à l'international, il est nécessaire de faire traduire son extrait kbis avec assermentation et légalisation. De manière générale, on recommande d'opter pour une traduction unique en anglais, puisqu'il s'agit de la langue internationale du commerce. Cependant, les prestataires et éventuels partenaires internationaux auront les mêmes exigences sur la validité du kbis que des interlocuteurs français. De ce fait, il faudra leur fournir un extrait kbis de moins de 3 mois afin de les rassurer sur la validité des informations qu'il contient.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

5. Comment obtenir un extrait Kbis ?

Rapide et facile ! Toute personne peut obtenir un extrait kbis pour une entreprise, à condition d'avoir les informations relatives à cette activité professionnelle. Cependant, la plupart des demandes de kbis sont effectuées par les dirigeants des sociétés. Pour réaliser cette démarche et obtenir un extrait kbis, il faut se tourner vers le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou sur le site infogreffe.fr pour une demande en ligne.

Il existe aussi monidenum.fr et pappers.fr pour un téléchargement au format numérique. Sinon, de manière générale, le greffe du tribunal de commerce fournit un extrait kbis aux entreprises en une dizaine de jours si la demande est faite par voie postale. Ce délai peut évidemment varier en fonction de l'ancienneté de l'entreprise, de sa forme juridique ou des disponibilités des professionnels. Néanmoins, il est rare que le registre du commerce dépasse un délai de 15 jours pour fournir le kbis d'une entreprise.

Bon à savoir

Aussi, le gérant d'une entreprise en cours de création peut faire la demande d'un kbis provisoire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Ce document temporaire est valide jusqu'à la réception du kbis définitif. Le délai pour recevoir son kbis définitif est généralement compris entre 3 et 7 jours ouvrés, sous réserve que le dossier de création d'entreprise qui a été effectué soit complet et sans erreur. Il est toutefois possible de commencer votre activité de d'établir des devis et factures avant la réception du kbis provisoire ou définitif.

6. Dans quels cas l'extrait Kbis est-il nécessaire ?

Dans de nombreux cas durant la vie d'une société ! Un entrepreneur doit fournir un extrait kbis pour la plupart de ses procédures administratives ou commerciales. Il devra, par exemple, transmettre un extrait kbis à sa banque pour l'ouverture d'un compte professionnel. De la même manière, une entreprise devra donner un extrait kbis dans le cadre d'un achat de fournitures ou de matériaux. Il pourra également être requis dans le cadre d'un développement de l'entreprise à l'international, afin de signer de nouveaux contrats ou d'ouvrir des succursales dans un pays étranger. Quoi qu'il en soit, l'extrait kbis donnera toutes les informations relatives à la société afin que ses partenaires et prestataires puissent travailler avec elle.

L’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence légale d’une entreprise. L’extrait kbis regroupe les informations liées à l’identité de l’entreprise et reprend ainsi les inscriptions faites par l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce document est mis à jour en fonction des événements qui ponctuent la vie de l’entreprise.

Disposer de la carte d’identité d’une entreprise est parfois indispensable pour travailler avec certains partenaires et certaines démarches administratives.

Bon à savoir : depuis le 23 novembre 2021, l’extrait Kbis n’est plus demandé aux entreprises pour de nombreuses démarches (55 procédures administratives), seul le numéro SIREN est demandé.

Une demande d’extrait Kbis n’est pas réservée uniquement au dirigeant de ladite société. En effet, l’extrait Kbis n’est pas confidentiel et toute personne peut demander et obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise. La démarche de demande d’extrait Kbis est facilitée. Lors d’une création d’une entreprise, le délai de réception de l’extrait kbis est généralement de 10 à 15 jours environ après l’immatriculation. Au format papier, les délais d’envoi peuvent aller de 3 à 10 jours ouvrés auxquels s’ajoutent les délais d’acheminement généralement.

Il n’existe théoriquement pas de durée de validité d’un extrait kbis. Toutefois, il est habituel qu’un extrait kbis datant de moins de 3 mois soit exigé afin de s’assurer que les informations qu’il contient soient à jour.

Type d'Extrait	Entreprise Concernée	Signé par le Greffier
Extrait Kbis	Sociétés commerciales (personnes morales)	Oui
Extrait K	Entreprises individuelles / Auto-entrepreneurs	Non
Extrait L bis	Établissement secondaire de l'entreprise	Oui

“L’extrait Kbis est un document central et fondateur pour une entreprise, faites attention à le conserver précieusement.

Attention

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

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