Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis et à Quoi Sert-il ?

L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est parfois obligatoire d'être en possession de la carte d'identité d'une entreprise pour travailler avec ses partenaires.

Tel que susmentionné, l'extrait de Kbis est un document attestant juridiquement et officiellement qu'une entreprise est enregistrée au Registre du commerce et des sociétés. En somme, l'extrait Kbis se définit comme la véritable « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

L'extrait Kbis partage des données vérifiées, et donc fiables. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Dans le cadre de certaines démarches, il peut être demander à un entrepreneur de fournir un exemplaire de son extrait Kbis. L'extrait Kbis est nécessaire afin d'effectuer certaines démarches à caractère professionnel.

Il convient également de souligner que l'extrait Kbis est indispensable, pour toute entreprise, dès sa création. En effet, il prouve que l'entreprise est immatriculée et qu'elle peut ainsi commencer son activité en toute légalité. Et pour cause, une entreprise qui n'a pas d'immatriculation encourt le risque d'être accusée du délit de travail dissimulé. Elle devra alors en assumer les conséquences, parfois lourdes.

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Par le biais de l'extrait Kbis, l'entreprise justifie son existence juridique et sa totale légalité. Ce document doit être mis à jour selon les événements que rencontre l'entreprise au cours de son parcours. Les déclarations reçues sont contrôlées par le greffier du tribunal de commerce auquel est affiliée la société. Ce dernier inscrit ensuite les modifications sur l'extrait.

En somme, l'extrait Kbis se définit comme la véritable « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise.

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Utilité de l'Extrait Kbis

L'extrait Kbis sera requis en guise de justificatif lors de certaines situations. L'extrait Kbis est nécessaire afin d'effectuer certaines démarches à caractère professionnel. C'est le cas, par exemple, si la société souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel ou acheter du matériel.

C'est notamment le cas pour :

Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
Acheter des produits et services professionnels ;
Candidater à un appel d'offres public ;

Ou encore demander des aides financières à Pôle emploi en vue de soutenir la reprise ou la création d'une compagnie. Pour l’entrepreneur souhaitant bénéficier des aides financières pôle emploi pour soutenir la création ou la reprise d’entreprise.

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Par ailleurs, l'extrait peut s'utiliser pour vérifier des informations spécifiques relatives à une société. En effet, tout un chacun peut se voir délivrer l'extrait Kbis d'une société auprès du greffe concerné. Cela pourra ensuite servir, par exemple, pour authentifier qu'un client - ou prospect - est solvable ou qu'il ne fait pas l'objet d'une procédure collective. Enfin, second point très important : l’extrait Kbis est un document d’une grande utilité pour vérifier des informations sur une entreprise (un prospect par exemple), et notamment si elle ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Durée de Validité de l'Extrait Kbis

Le Kbis est un document adressé pour une durée illimitée. Cependant, on préfèrera généralement demander un extrait Kbis datant de moins de trois mois.

C'est notamment le cas pour :

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Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
Réaliser des démarches réglementaires pour sa société ;
Ou louer un local commercial.

Un extrait datant de moins de 90 jours constitue alors une garantie pour les partenaires et prestataires. Pourquoi ? Tout simplement car les entreprises sont contraintes de modifier régulièrement les informations présentes dans leur extrait. En ce sens, si le document est plus ancien, les données pourraient être caduques. Ainsi, tout extrait de Kbis datant de plus de 3 mois n'est pas reconnu comme une source fiable.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.).

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise.

Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Pour obtenir l'extrait à jour de son entreprise, il existe deux moyens:

En ayant recours au service en ligne mis en place par l'administration via le site officiel d'Infogreffe. Il est possible de consulter sa fiche en recherchant son entreprise et cliquer sur « extrait Kbis » pour obtenir une version. Dans les paramètres proposés, il est aussi envisageable d'établir une réception périodique du document. Cela permet d'avoir la dernière version à jour à un rythme défini au préalable ;
En adressant sa demande d'extrait Kbis auprès du greffe du tribunal dont l'entreprise dépend. Le greffier fournira alors le document signé par ses soins.

Nonobstant, une demande d'extrait Kbis ne se destine pas seulement au dirigeant de la société. Tout individu a effectivement le droit de demander et d'obtenir l'extrait d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné.

En parallèle, le Registre du commerce et des sociétés partage au public les informations essentielles au sujet des entreprises. C'est la raison pour laquelle tout le monde peut accéder à l'extrait d'une société.

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier. Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe.

Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Combien coûte un extrait Kbis ?

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

Informations Figurant sur un Extrait Kbis

Plusieurs informations relatives à la société figurent sur l'extrait Kbis. Elles ont également été vérifiées par un greffier :

Nom du greffe d'immatriculation ;
Raison sociale, sigle, enseigne ;
Certains numéros d'entreprise : numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF ;
Forme juridique ;
Montant du capital social ;
Adresse du siège social ;
Durée d'existence de la société ;
Date de constitution ;
Description de l'activité ;
Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise ;
Données du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse) ;
Existence ou non d'une procédure collective engagée à l'encontre de la société ;
Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise. Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise. La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis. La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Qui Peut Demander un Extrait Kbis ?

Toute personne peut demander et obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné. Cet extrait se réfère à toute société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. En d'autres termes, il concerne les entreprises exerçant une activité de nature commerciale, mais également agricole.

On peut, par exemple, citer les :

Sociétés anonymes (SA) ;
Sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
Groupements d'intérêt économique (GIE) ;
Sociétés en nom collectif (SNC) ;
Groupements agricoles d'exploitation en commun (GAEC) ;
Exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL).

À savoir : l'extrait Kbis ne concerne pas les artisans ni les professions libérales.

Mise à Jour Continue des Informations

Au moment de sa date de délivrance, toutes les décisions relatives à la sauvegarde, au redressement et à la liquidation judiciaires sont indiquées sur ledit document.

De ce fait, s'il faut changer l'une des mentions y figurant (capital, dénomination, activité...), il faut impérativement formuler une déclaration modificative auprès du Greffe, et ce, dans le mois qui suit l'évènement dont il est question.

Comme vous pouvez le constater, l’extrait Kbis est bien plus qu’une formalité : il confère une crédibilité et une visibilité de votre entreprise artisanale.

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