Comptabilisation d'un Achat Kbis : Guide Complet
L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffier du Tribunal de commerce. Seules les entreprises enregistrées dans le registre du commerce peuvent obtenir un extrait Kbis. Cet acte est payant et les montants engagés par l’entreprise sont à enregistrer dans la comptabilité.
Bien sûr, ces frais ont un coût et souvent la difficulté se pose au moment de leur enregistrement comptable. Nous vous expliquons tout sur la comptabilisation des frais de greffe et les particularités qui peuvent en découler selon l'enregistrement réalisé dans vos comptes.
Quel compte comptable pour l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis fait partie des frais de greffe qui concernent les frais liés au dépôt des comptes annuels ou ceux liés à la création de l’entreprise. La comptabilisation d'un extrait Kbis, des frais de greffe ou toutes les sommes liées au dépôt d'actes devant un tribunal, se fait par un compte 6227 Frais d'actes et de contentieux.
Ces frais sont enregistrés lorsqu'ils sont payés, que ce soit directement au greffe du tribunal de commerce ou via un guichet électronique.
Voici l'opération à passer :
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| Numéro de compte | Comptabilisation Infogreffe | Débit | Crédit | Montant Débit | Montant Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 6227 | Frais d'actes et de contentieux | X | 100 | ||
| 44566 | TVA déductible | X | 20 | ||
| 401 | Fournisseurs | X | 120 |
Cette opération s'enregistre pour toutes les formalités facturées par le greffe du tribunal de commerce ou le site du guichet unique par exemple.
Toutefois, même si les frais de greffe font partie intégrante des formalités auprès du greffe du tribunal de commerce, d'autres frais sont également constatés.
Qu'est-ce que les frais de greffe ?
Les frais de greffe regroupent tout un panel d'opérations réalisées pour lesquelles des formalités doivent être établies auprès du greffe du tribunal de commerce. Vous trouverez une liste non exhaustive de ces frais :
- la création d'une société ;
- le dépôt des comptes annuels ;
- le changement de siège social ;
- l'ouverture/la fermeture d'un établissement secondaire ;
- l'extrait Kbis ;
- etc.
Les frais de greffe sont les frais légaux engendrés lors de la constitution d'une société ou de toute autre modification à déclarer.
Les frais d'annonce légale
En plus des frais de greffe pour vos formalités, bien souvent, il y a une annonce légale à faire paraître dans un journal afin de communiquer auprès des tiers la création ou modification de votre société. Vous avez également la possibilité de choisir le journal habilité à recevoir ces annonces.
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À la création de l’entreprise, l’entrepreneur doit obligatoirement publier une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). La comptabilisation de l’annonce légale se fait donc à chaque fois qu’une annonce est publiée dans un journal d’annonces légales.
Ces frais s'enregistrent de la façon suivante :
| Numéro de compte | Comptabiliser les frais d'annonce légale | Débit | Crédit | Montant Débit | Montant Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 6231 | Annonces et insertions | X | 100 | ||
| 44566 | TVA déductible | X | 20 | ||
| 401 | Fournisseurs | X | 120 |
Les annonces sont comptabilisées dans le compte comptable « Annonces et insertions » (6231).
Afin de ne pas mélanger vos opérations d'annonces légales versées au greffe avec vos publicités habituelles, nous vous conseillons de créer un sous-compte à cet effet.
Les tarifs des annonces judiciaires et légales, tant au forfait qu'au caractère, ont été actualisés au 1er janvier 2025 (arrêté du 16 décembre 2024). Les annonces au caractère restent déterminées en fonction du nombre total de caractères, tandis que les forfaits dépendent de la nature et de la localisation de l'annonce.
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Des tarifs forfaitaires s'appliquent désormais à un plus large éventail d'annonces, comme la modification de capital ou la transformation de sociétés.
Les honoraires du professionnel qui se charge des formalités
Les frais de greffe nécessitent également une prestation pour réaliser l'opération nécessitant une formalité auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces prestations sont généralement des honoraires juridiques ou comptables que vous devez comptabiliser comme suit :
| Numéro de compte | Comptabiliser les honoraires | Débit | Crédit | Montant Débit | Montant Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | X | 500 | ||
| 44566 | TVA déductible | X | 100 | ||
| 401 | Fournisseurs | X | 600 |
Comptabilisation des frais de constitution
Au moment de créer une entreprise, bon nombre d’entrepreneurs se demandent comment comptabiliser leurs frais de création d’entreprise. Comment comptabiliser l’extrait Kbis, la publicité légale ou encore les frais d’immatriculation au greffe ?
Les frais de constitution peuvent, au choix de l'entrepreneur, être passés directement en charges ou comptabilisés dans les immobilisations. Le Plan comptable général privilégie l'inscription des frais de constitution dans les comptes de charges correspondant aux dépenses effectuées. L'inscription des frais de constitution dans les immobilisations, c'est-à-dire à l'actif du bilan, a pour but de ne pas trop alourdir le résultat annuel de la première année.
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Si les fondateurs décident de passer les frais de constitution en immobilisation, il faut envisager de les amortir sur les exercices à venir. L’enregistrement comptable est effectué en plusieurs étapes :
- Le débit du compte d’immobilisation concerné « 201. » :
- 2011. Frais de constitution
- 20122.
- Le crédit du compte « 72.
- Le débit du compte « 68111.
- Le débit du compte « 2801.
- Le crédit du compte « 201.
Les frais de constitution ou de modification immobilisés peuvent inclure les frais de greffe.
Si le cumul de vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires s'élève à un montant de plus de 500€, l'administration fiscale vous laisse la possibilité de regrouper la totalité de ces frais afin de les immobiliser. Par cette option, ce n'est plus un compte de charge que vous devez mouvementer mais un compte de classe 2 :
| Numéro de compte | Comptabiliser les frais de greffe à l'actif du bilan | Débit | Crédit | Montant Débit | Montant Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 201 | Frais d'établissement | X | 1000 | ||
| 44562 | TVA déductible sur immobilisations | X | 200 | ||
| 401 | Fournisseurs | X | 1200 |
Les sous-comptes que vous pouvez mouvementer pour ces opérations en compte de classe 2 sont :
- 2011 Frais de constitution ;
- 2012 Frais de premier établissement ;
- 2013 Frais d'augmentation de capital et d'opérations diverses (fusions, scissions, transformations).
Dans l'hypothèse où vous immobiliseriez vos frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires liés à une création ou une modification statutaire, vous devez respecter certaines règles.
La durée d'amortissement des frais d'établissement
L'administration fiscale admet un amortissement des frais d'établissement sur une durée de 5 années au maximum. Une fois cette option réalisée, celle-ci est irrévocable.
Il faut également préciser que la méthode de référence est la constatation en charges des frais d'établissement.
La particularité de l'amortissement des frais d'établissement
L'autre spécificité du passage en immobilisation des frais de greffe, d'annonce légale et d'honoraires peut être lourde de conséquences pour le chef d'entreprise.
En cas d'option et si le dirigeant souhaite prélever une partie du résultat dégagé, l'immobilisation de ces frais ne permet pas de réaliser une distribution de dividendes.
Cela signifie que tant que les postes « frais d'établissement » et « frais de développement » ne sont pas apurés, il ne peut être procédé à aucune distribution de dividendes sauf si le montant des réserves libres est au moins égal à celui des frais non amortis (R123-187 du Code de commerce).
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