Guide pratique de l'achat public pour les entreprises : faciliter l'accès des PME à la commande publique

Pour aider l’acheteur public «à bien exprimer ses besoins pour susciter l’offre la plus pertinente possible» mais aussi guider les PME pour qu’elles se voient «attribuer un plus grand nombre de marchés publics», l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP) vient de publier un guide de bonnes pratiques de l’accès des PME aux marchés publics.

Pourquoi un guide et quel objectif ?

Son objectif, dans le respect de la législation, et plus particulièrement du code des marchés publics et du droit de la concurrence, est de faciliter la passation de marchés publics respectueux du tissu économique local.

Ce document d'aide à la décision s'inscrit dans une logique de cohérence des actions menées. Il est le complément du fascicule réalisé en juillet 2014 par la Chambre de Commerce et d'Industrie des Pyrénées-Orientales destiné à inciter les TPE et les PME locales à se positionner sur les marchés publics.

Les freins fréquents à l'accès des PME

Selon Marc Falize, président de l’Association des acheteurs des collectivités territoriales (AACT), «certaines pratiques des pouvoirs adjudicateurs excluent, de fait, les PME des marchés publics, même s’il n’y a aucune volonté de leur part en ce sens. Cela résulte souvent d’un défaut d'analyse du besoin». Face à l’exercice délicat de la bonne définition des besoins, les collectivités sont plus ou moins bien armées, selon leur taille et selon l'existence ou non, en leur sein, d’un service juridique dédié à la commande publique.

Imprécision des avis de publicité et des pièces du marché

La première est l’imprécision des avis de publicité. L'exemple type est celui des marchés de restauration collective: il arrive que le nombre de repas à fournir ne soit pas indiqué. De même, un volume trop important de documents exigés ou une durée de marché imprécise «handicape les PME: découragées dès le départ, elles ne se portent même pas candidates aux marchés publics», pointe Marc Falize. Il faut donc «accorder un soin particulier à la rédaction des marchés, insiste-t-il. L’analyse du besoin conditionne la réussite de la procédure.»

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Prescriptions techniques excessives et sur-qualité

La sur-qualité (prescriptions techniques excessives) peut rendre un marché inaccessible aux petites structures qui ne disposent pas des moyens techniques ou financiers exigés inutilement. Bien que la rédaction d'un cahier des charges soit souvent perçue comme un acte juridique et technique, elle est avant tout la manifestation d'une volonté politique.

Variantes et innovation

Le faible nombre de marchés autorisant les variantes en sus de la solution de base est un deuxième obstacle à l’accès des PME à la commande publique. Cela permettrait à des entreprises innovantes de montrer leur savoir-faire et d’offrir des alternatives aux acheteurs. Les variantes ne sont plus systématiquement autorisées, ce qui limite l'innovation dans les marchés publics et l'accès aux "nouveaux entrants" sur un marché.

Coût des études et indemnisation

Enfin, l’élaboration d’études ou de propositions par les candidats, notamment en cas de dialogue compétitif, génère un coût pour les entreprises. Il est tout à fait normal, insiste Marc Falize, d'indemniser les entreprises non retenues. Sinon, le coût des études effectuées peut les dissuader de répondre à des marchés publics. Les études coûteuses doivent être prises en compte par l'acheteur afin de préserver l'accès des PME.

Mesures opérationnelles recommandées pour les acheteurs publics

Accorder un soin particulier à la rédaction des marchés et à l’analyse du besoin.
Préciser les volumes et la durée des marchés (ex. nombre de repas pour la restauration collective).
Limiter les documents exigés pour encourager la candidature des PME.
Autoriser les variantes pour favoriser l'innovation et les alternatives techniques.
Prévoir, le cas échéant, une indemnisation des entreprises non retenues lorsque l'élaboration d'études est coûteuse.
Mettre en place l'allotissement pour permettre aux petites structures de candidater sur des portions adaptées d'un marché.
Valoriser la rédaction du mémoire technique et sa contractualisation lorsque pertinent (CCAP conférant une valeur contractuelle au mémoire technique).

Le pilotage de l’exécution et le plan de progrès

Le pilotage de l’exécution des contrats constitue, au même titre que le sourcing ou la négociation, un levier important d’un achat performant. En effet, la recherche de solutions opérationnelles de nature à améliorer l’efficacité de l’achat a pour effet d’inciter les parties à mener des expérimentations et à développer des méthodes, des techniques voire des technologies nouvelles. L’acheteur peut ainsi prévoir de recourir au plan de progrès lorsqu’il estime qu’existe un potentiel d’amélioration ultérieure des conditions du marché.

Faciliter le dialogue entre acheteurs publics et entreprises

Un dialogue constructif entre acheteurs publics et entreprises favorise des marchés plus efficaces et plus ouverts aux PME innovantes. Il s’agit, pour l’acheteur, d’aider les entreprises à rédiger leur mémoire technique pour chaque projet afin de mettre en valeur leurs compétences et leur compréhension du projet. La contractuelle du mémoire technique dans certaines clauses particulières (CCAP) peut conférer une valeur contractuelle au mémoire.

Dématérialisation et outils pratiques

Permettant la dématérialisation de la fiche de recensement et d'autres pièces, les outils numériques facilitent l'accès des PME et l'analyse des besoins. Le guide détaille aussi les mécanismes d'actualisation et de révision des prix, utiles aux entreprises pour construire une offre financière compatible avec la durée et les aléas des marchés.

Gestion Des accès utilisateurs dans MyEPO. Les bonnes pratiques - séminaire en ligne – Français

Cas particulier : Bâtiment et Travaux Publics (BTP)

Le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics nécessite d'être soutenu au plan local. Sensible à l'appel des représentants de la profession, l'élaboration d'un guide des bonnes pratiques des marchés publics à destination des donneurs d'ordre publics vise à accompagner ces acheteurs. Ceux-ci ont en effet un rôle très important à jouer dans l'économie du département.

Actions spécifiques pour le BTP

Favoriser l'allotissement pour permettre aux TPE et PME locales de se positionner sur des lots adaptés.
Veiller à des prescriptions techniques proportionnées pour éviter la sur-qualité.
Encourager les groupements et les groupements momentanés d'entreprises (GME) pour répondre aux marchés plus conséquents.
Mettre en place des plans de progrès contractuels pour améliorer l'exécution et la performance des marchés.

Outils de sélection et de vérification des offres

La sélection des offres doit reposer sur des critères vérifiables et proportionnés. Rendre la procédure plus transparente et accessible passe aussi par la clarification des pièces attendues et par la valorisation d'éléments techniques compréhensibles par des PME. Une bonne pratique consiste à expliciter les attentes dans le mémoire technique et à indiquer les éléments qui seront soumis à la vérification.

Comment les PME peuvent se préparer

Soigner la rédaction de leur mémoire technique pour mettre en valeur compétences et compréhension du projet.
Évaluer le coût réel des études demandées et demander, si nécessaire, des modalités d'indemnisation.
Se regrouper en GME ou sous-traiter pour répondre à des marchés plus grands.
Surveiller les avis de publicité et demander des clarifications lorsque le besoin est imprécis.
Profiter des dispositifs locaux et des conseils de chambres consulaires pour mieux comprendre les marchés publics.

Tableau récapitulatif : pratiques acheteurs - bénéfices pour les PME

Pratique acheteur	Bénéfice attendu pour les PME
Rédaction précise du besoin	Réduction des ambiguïtés, candidatures plus pertinentes
Autorisation de variantes	Favorise l'innovation et l'accès des nouveaux entrants
Allotissement	Accès facilité pour TPE/PME locales
Indemnisation des études	Réduit le risque financier pour les candidats
Plan de progrès et pilotage	Amélioration continue et coopération acheteurs/entreprises

En appliquant ces bonnes pratiques, les donneurs d'ordre publics contribuent à une commande publique plus efficace, plus ouverte et plus respectueuse du tissu économique local, tout en respectant les règles du code des marchés publics et du droit de la concurrence.

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