Traitement comptable et juridique de l'acompte avec TVA et références au Code civil

La facture d'acompte est un élément essentiel que tout professionnel se doit d'établir lors du versement d'un acompte par un client. Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre la facture d'acompte, les mentions à apporter à ce document ou encore la méthode pour la comptabiliser.

Définition et rôle de l'acompte

Un acompte peut être demandé par le fournisseur au client avant le démarrage des travaux ou de la prestation de services. L'acompte consiste donc, pour le client, à verser une partie du prix en avance. Il s'agit d'un paiement partiel sur le montant total qui figurera sur la facture finale ultérieurement émise. L'acompte peut notamment permettre au fournisseur de financer l'avance des frais, notamment en cas d'achat de matières premières ou de marchandises nécessaires à la réalisation des travaux commandés par le client.

L'acompte permet également de matérialiser l'engagement du client au regard d'un devis signé, mais également l'engagement du prestataire à réaliser la commande conformément aux termes convenus. En cas de rétractation de l'une des parties, celle-ci peut être condamnée à verser des dommages et intérêts. Après la réalisation de la prestation ou de la livraison, une facture de solde est émise. Il s'agit de la facture finale, qui mentionne les totaux HT et TTC, ainsi que le reste à payer après déduction de l'acompte déjà versé.

Acompte, avance et arrhes : distinctions juridiques

Un paiement partiel préalable à l'exécution d'une prestation ou d'une livraison peut constituer un acompte, une avance ou des arrhes, selon les termes du contrat :

• L'acompte est un premier versement qui engage les deux parties, elles doivent ensuite respecter leurs obligations respectives.
• Les arrhes constituent un premier versement qui laisse aux deux parties le droit de revenir sur leur engagement. Toutefois, si le client se rétracte, il ne récupère pas ses arrhes, et si c'est le professionnel qui n'exécute pas ses obligations, il doit alors rembourser au client le double des arrhes versées.
• L'avance est généralement assimilée à des arrhes (sauf stipulation contraire du contrat), son fonctionnement est alors identique à celui évoqué au-dessus.

Quand émettre une facture d'acompte ?

La facture d'acompte doit être émise par le fournisseur dès lors qu'un acompte est versé. Elle constitue une pièce comptable permettant d'attester le versement de l'acompte. Tout règlement d'un acompte oblige à émettre une facture, conformément à l'article 289 du CGI. Exception : l'obligation d'émettre une facture d'acompte ne s'applique pas en cas de livraisons intracommunautaires de biens ou de moyens de transport neufs répondant à la définition de l'article 298 sexies du CGI.

Lire aussi: Congés payés : impact sur la TVA

La facture d'acompte correspond donc à la facturation d'un paiement qui intervient avant toute exécution de la mission. Il ne faut pas la confondre avec la facture d'avancement (ou de situation) qui traduit l'avancement effectif des travaux ou de la prestation au fur et à mesure de leur réalisation.

Mentions obligatoires sur la facture d'acompte

Pour établir une facture d'acompte, il faut respecter un formalisme précis et faire apparaître certaines mentions obligatoires. Outre les mentions habituelles présentes sur une facture classique, il faut aussi renseigner certaines mentions propres à la facture d'acompte. Voici les principales informations à porter sur une facture d'acompte :

• la mention « facture d'acompte » ;
• la référence au devis initial ou bon de commande signé et, lorsque cela est possible, la désignation des produits (articles, quantités, prix unitaire HT...) ;
• les coordonnées des deux parties (client et fournisseur) ;
• le numéro d'identification à la TVA pour un assujetti à la TVA ou la mention légale adéquate en cas d'exonération de TVA (régime de franchise en base par exemple) ;
• le numéro de la facture (numérotation des factures obligatoire) ;
• la date ;
• la base HT, le taux de TVA et le montant de la TVA ;
• le montant total dû par le client ;
• l'échéance de règlement ou la mention indiquant l'acquittement de la somme ainsi que les modalités de règlement.

Avec la mise en place de la facturation électronique, quatre nouvelles mentions vont devenir obligatoires sur les factures : le numéro Siren du client lorsqu'il s'agit d'un assujetti ; l'adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ; la nature des opérations (livraisons de biens ou prestations de services) ; la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » lorsque c'est le cas.

TVA sur facture d'acompte : règles d'exigibilité

La TVA doit être mentionnée sur les factures d'acompte reçues ou émises. Depuis le 1er janvier 2023, les règles d'exigibilité sont identiques pour les opérations de prestations de services et pour les livraisons de biens. Avant 2023, la TVA sur les acomptes était exigible dès leur encaissement pour les prestations de services, tandis que pour les livraisons de biens elle n'était exigible qu'au moment de la livraison effective. Depuis le 1er janvier 2023, l'exigibilité de la TVA sur acompte intervient dès le paiement de l'acompte, pour les prestations de services comme pour les livraisons de biens.

Côté fournisseur, la TVA est donc collectée dès l'encaissement de l'acompte et côté client elle est déductible dès le versement de l'acompte, sous réserve d'être en possession d'une facture d'acompte conforme. Attention : que l'on soit en situation de déduire ou collecter la TVA, cela sous-entend d'être en possession de la facture d'acompte pour pouvoir attester du montant de la TVA en cas de demande de renseignements ou de contrôle de la part de l'Administration fiscale.

Lire aussi: Réglementations Acompte TVA

Rappel légal et conséquences pratiques

La TVA est donc exigible dès que l'argent de l'acompte arrive sur votre compte bancaire. C'est la date d'encaissement qui fixe l'exigibilité de la TVA et qui détermine la période de déclaration (déclaration CA3 mensuelle ou trimestrielle selon le régime). Si la prestation ou la livraison ne se finalise pas, il est possible de diminuer les montants HT et la TVA correspondante sur la prochaine déclaration de TVA.

Comment calculer et afficher la TVA sur un acompte

L'acompte correspond à un pourcentage de la commande ou du devis. Le pourcentage (par exemple 30%) se calcule généralement sur le montant hors taxe. Le pourcentage retenu doit être mentionné sur le devis (ou bon de commande) et reporté sur la facture d'acompte émise. Pour calculer la TVA sur un acompte, vous devez indiquer sur votre facture, dans la rubrique description par exemple, le pourcentage que représente l'acompte et ajouter le taux de TVA correspondant, sur une seconde ligne.

Exemple : vous êtes graphiste et facturez un acompte de 30 % sur un devis de 1 200 € HT. L'acompte est de 360 € HT sur lequel s'applique un taux de TVA de 20 % (soit 72 €) pour un montant TTC à régler de 432 €.

Comptabilisation de la facture d'acompte

La facture d'acompte ne donne pas lieu, en tant que telle, à une écriture spécifique. C'est le règlement qui donne lieu à enregistrement comptable chez le client et le fournisseur. Le produit ou la charge correspondant à l'opération apparaîtra à l'émission de la facture finale. L'acompte n'est pas une charge/produit (comptes 6 ou 7), il se comptabilise dans un compte de classe 4 (4091 chez le client et 4191 chez le fournisseur).

Exemple chiffré

Nous prendrons l'exemple d'une facture d'acompte d'un montant de 1 000 € HT et 200 € de TVA soit 1 200 € TTC. La prestation est d'un montant final total de 10 000 € HT soit 2 000 € de TVA.

Lire aussi: Fonctionnement TVA Simplifiée

Comptabilisation chez le fournisseur

Le fournisseur enregistre la réception de l'acompte en banque. La comptabilisation s'effectue au journal de banque au moment de la perception des fonds :

La TVA est ensuite comptabilisée de la manière suivante :

Lors de l'émission de la facture de vente, elle sera comptabilisée en journal de ventes. L'écriture permettra de solder les comptes 4191 et 44587 :

Comptabilisation chez le client

Le client comptabilise le versement émis dans un journal de banque :

Il comptabilise également la TVA correspondante :

Lors de la réception de la facture finale, l'écriture aura pour objet de faire apparaître la charge correspondante et de solder les comptes 4091 et 44586 :

En cas d'acompte versé sur une commande d'immobilisations, ce sont les comptes 237 « Avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations incorporelles » et 238 « Avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations corporelles » qui doivent être utilisés. Il est possible d'enregistrer tous les acomptes en 4091 en cours d'exercice, mais, à la clôture, les acomptes sur commandes d'immobilisations doivent être virés en 237 ou 238.

Obligations fiscales et bonnes pratiques

Toute entreprise soumise à la TVA est supposée respecter les règles fiscales qui y sont associées. La facture d'acompte permet d’obtenir le versement d’un acompte et doit obligatoirement être émise dès la perception d'une somme avant la livraison du bien ou du service. Les entreprises concernées par la franchise en base de TVA (auto-entrepreneurs, petites sociétés sous seuil) doivent émettre des factures avec la mention « TVA non applicable, art. ... » pour notifier leur exonération.

Lorsqu’une entreprise vend à un client étranger, la facture ne doit pas mentionner la TVA si l’opération est exonérée. Il est conseillé d'automatiser la génération des factures d'acompte et la comptabilisation via un logiciel de facturation et de comptabilité pour minimiser les erreurs (taux, dates, déclarations). Les logiciels de facturation permettent d'éditer des factures conformes aux exigences et d'exporter les écritures vers la comptabilité.

Régimes de TVA et acomptes de TVA

Rappelons qu'il existe 3 régimes de TVA en France : franchise en base, régime réel simplifié et régime réel normal.

• Quel acompte en régime de franchise en base ? Aucun. Le régime de franchise en base de TVA vous exonère du paiement de la TVA. Vous ne facturez pas de TVA à vos clients mais vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats.
• Quel acompte de TVA avec le régime simplifié ? 2 acomptes par an : un acompte semestriel avant le 15 juillet correspondant à 55 % du montant de TVA payé l’année précédente et un acompte semestriel avant le 15 décembre correspondant à 40 % du même montant.
• Quel acompte de TVA avec le régime réel normal ? Aucun. La télédéclaration de TVA (CA3) et le paiement s'effectuent chaque mois sur la base des montants réels (ou trimestriellement si exception).

Contrôles, justificatifs et obligations annexes

Que vous soyez fournisseur ou client, conservez toutes les factures d'acompte pour pouvoir justifier les montants de TVA en cas de contrôle fiscal. L'acompte est enregistré lors du paiement : il s’effectue au compte 4191 (Clients avances et acomptes reçus sur commande) et au compte 4457 (TVA collectée) pour la TVA. Côté client, c’est l’inverse : compte 4091 et compte 4456 pour la TVA déductible.

En cas d'erreur sur une facture déjà payée, vous pouvez émettre une facture d’avoir pour annuler ou corriger la facture. Il est recommandé de demander l'aide d'un expert-comptable en cas de doute, notamment pour le respect des règles du CGI et des conséquences au niveau du bilan et des déclarations.

Checklist pratique pour émettre et comptabiliser une facture d'acompte

1. Demander un devis signé mentionnant le pourcentage d'acompte et les conditions.
2. Émettre une « Facture d'acompte » dès réception du paiement avec toutes les mentions obligatoires (référence devis, base HT, taux TVA, montant TVA, TTC, date d'encaissement).
3. Enregistrer le paiement : fournisseur (Débit 512 / Crédit 4191 et 44571), client (Débit 4091 et 44566 / Crédit 512).
4. Déclarer la TVA de l'acompte sur la période d'encaissement (CA3 ou CA12 selon régime).
5. Lors de la facture finale, solder les comptes d'acomptes et déduire la TVA déjà collectée/déductible.
6. Conserver toutes les pièces justificatives en cas de contrôle.

FAQ rapide

• Y a-t-il de la TVA sur les acomptes et quand devient-elle exigible ? Oui. Depuis 2023, la TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte, pour biens et services.
• Quelle TVA appliquer sur une facture d'acompte et comment l’afficher ? Utilisez le même taux que la prestation prévue. Affichez la base HT, le taux, le montant de TVA collectée et le TTC.
• Quelles mentions obligatoires sur une facture d'acompte ? Identité vendeur/client, date, référence devis/bon de commande, description, montant HT, taux et montant de TVA, TTC, conditions de paiement.
• Comment comptabiliser un acompte côté fournisseur ? À l'encaissement : Débit 512, Crédit 4191, Crédit 44571/44566 selon plan comptable. À la facture finale : extournez 4191 et constatez le produit.
• Comment comptabiliser un acompte côté client ? Au paiement : Crédit 512, Débit 4091, Débit 44566 (TVA déductible). À la facture finale : soldez 4091 contre compte de charge/immobilisation et TVA.

Gérer la facture d'acompte avec TVA nécessite rigueur et organisation. La règle d'or à retenir : depuis la loi de finances 2023, la TVA sur l'acompte devient exigible dès l'instant où l'acompte est encaissé. Automatisez vos processus de facturation et rapprochez-vous d'un expert-comptable si nécessaire pour sécuriser vos écritures et vos déclarations.

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