Procédure de paiement des cotisations sociales employeur en retard de trois ans

La prescription (ou le délai de reprise) est de 3 ans. Cela signifie que l’administration bénéficie d'un délai de 3 ans pendant lequel elle peut contrôler les déclarations sociales des employeurs et les déclarations de revenus des travailleurs indépendants. À noter : le contrôle concerne les entreprises, redevables de cotisations en tant qu’employeurs (personne physique ou morale). Il concerne également les travailleurs indépendants pour leurs cotisations personnelles.

Champ du contrôle URSSAF et point de départ du délai de reprise

L'Urssaf peut contrôler l’application des règles relatives aux cotisations et contributions sociales (cotisations maladie, contribution FNAL, par exemple), et l'exactitude des montants déclarés. Il porte sur les cotisations et contributions non prescrites et vise à obtenir le paiement des cotisations non versées. Le contrôle commence par un avis de contrôle (au minimum 30 jours avant). À l’issue du contrôle, une lettre d'observations est remise au cotisant.

Cette lettre d'observations peut : constater une application correcte de la législation, formuler des remarques qui n’entraînent pas de régularisation, ou proposer une régularisation de cotisations. La période contradictoire (période de la procédure qui permet un dialogue entre l'administration et l'entreprise contrôlée) s’ouvre dès la réception de la lettre d’observations. Elle dure au moins 30 jours. Pendant ce délai, le délai de prescription est suspendu. Aucune mise en demeure ne peut intervenir avant la fin de ce délai.

Tableau récapitulatif des délais de prescription

Nature des sommes dues	Délais de prescription	Point de départ du délai
Cotisations des employeurs	3 ans	Fin de l’année où elles auraient dû être payées (ex. : un contrôle réalisé en 2025 peut porter sur 2024, 2023 et 2022)
Cotisations des travailleurs indépendants	3 ans	30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues (ex. : après le 30 juin 2025, contrôle sur 2024, 2023 et 2022)
En cas de fraude ou de travail dissimulé	5 ans	Fin de l’année au cours de laquelle les faits ont été constatés
Majorations de retard	3 ans	Fin de l'année du paiement des cotisations ayant donné lieu à ces majorations
Pénalités de retard pour déclarations	3 ans	Fin de l'année de production de ces déclarations (ou de la notification de l'avertissement ou de la mise en demeure)

Recouvrement et délais d’action

En ce qui concerne le recouvrement, le délai de prescription de l'action civile en recouvrement des cotisations ou des majorations de retard est de 3 ans à compter de l'expiration du délai imparti par l’avertissement ou la mise en demeure. Le délai de prescription de l'action en exécution de la contrainte consécutive à la mise en demeure est le suivant : 3 ans à compter de la date de la notification de la contrainte, si le cotisant n’a pas contesté la contrainte et n'a pas réglé sa dette ; 10 ans à compter du jugement exécutoire définitif si la contrainte a été contestée.

À savoir : la demande de remboursement de cotisations indûment versées doit intervenir dans le délai de 3 ans à partir de la date à laquelle les cotisations ont été payées. Exemple : un cotisant doit demander avant février 2026 le remboursement de cotisations indûment versées en février 2023.

Majorations de retard : calcul et modalités

Lorsqu'une entreprise paye ses cotisations et contributions sociales avec retard, elle doit payer des majorations de retard. Lorsqu'une entreprise ne paye pas ses cotisations et contributions sociales ou les paye seulement en partie à l'échéance prévue, elle est soumise à des majorations de retard dès le 1er jour de dépassement.

Le montant des majorations de retard initiales est égal à 5 % du montant des cotisations et contributions sociales qui n'ont pas été payées à temps. En plus, une majoration complémentaire de 0,2 % du montant des cotisations et contributions dues, par mois ou fraction de mois écoulé, peut être appliquée. Celle-ci est décomptée à compter de la date d’exigibilité des cotisations et contributions lorsque l'entreprise n'a pas régularisé son défaut de paiement. Le calcul définitif des majorations de retard complémentaires est fait après le paiement intégral des cotisations et contributions dues.

Droits à la remise et conditions

Pour pouvoir bénéficier d'une remise de majorations de retard, l'entreprise doit remplir certaines conditions. Celles-ci varient selon que l'entreprise a payé spontanément les cotisations ou qu'elle les a réglées via un délai de paiement.

Paiement spontané - Paiement dans les 30 jours :
Les majorations de retard ne s'appliquent pas si l'entreprise a payé ses cotisations dans les 30 jours qui suivent la date limite et remplit les conditions suivantes : elle n'a pas eu de retard de paiement dans ses cotisations sociales au cours des 24 derniers mois, elle a respecté ses obligations déclaratives, et le montant des majorations de retard qui devrait être appliqué est inférieur à 4 005 €. Ce cas est aussi appelé droit à l'erreur.
Paiement après un délai de 30 jours :
Si l'entreprise paye ses cotisations après 30 jours, elle peut demander à l'Urssaf une remise totale ou partielle de ses majorations de retard. Elle doit faire une demande de remise (recours gracieux) auprès du directeur de l’Urssaf et justifier sa demande en indiquant les raisons du retard (ex. : client important n'a pas payé ses factures). En cas de taxation d'office, l'entreprise doit aussi avoir payé entièrement cette taxation d'office et fourni sa déclaration manquante.

Lire aussi: Mécanismes de financement social en France
Obtention de délais de paiement :
Lorsque l'entreprise a souscrit un plan pour obtenir des délais de paiement auprès de l'Urssaf dans les 30 jours qui suivent la date limite, les majorations ne sont pas appliquées si elle n'a pas eu de retard au cours des 24 derniers mois, a respecté ses obligations déclaratives et si le montant des majorations est inférieur à 4 005 €.

Procédure de demande de remise

L'entreprise peut faire sa demande de remise en ligne sur son espace Urssaf. Une fois la demande effectuée, elle doit valider le récapitulatif avant envoi. L'Urssaf envoie une réponse dans les 48 heures si la demande est faite en ligne et que le dossier est complet ; par téléphone ou courrier, la réponse est envoyée dans les 15 jours. Si le dossier est incomplet, l'Urssaf demande les éléments complémentaires à fournir.

Droit à l'erreur et contrôle URSSAF

La loi ESSOC du 10 août 2018 a instauré un droit à l’erreur vis-à-vis de l’Urssaf pour les retards de déclaration et de paiement applicables depuis le 1er janvier 2020. Le décret du 11 octobre 2019 précise les modalités de mise en œuvre : modalités d’exonération des majorations et pénalités en cas de retard, modulation de la perte des exonérations et réductions en cas de travail dissimulé, renforcement des modalités de contrôle, et prolongation du délai de réponse à la suite d'un contrôle de l'Urssaf de 30 à 60 jours. Des ajustements ont été apportés par le décret du 12 avril 2023.

Dans le cadre d'un contrôle URSSAF, le taux de la majoration complémentaire est fixé à 0,1 % si les cotisations faisant l’objet du redressement sont payées dans les 30 jours suivant l’émission de la mise en demeure. La majoration complémentaire est décomptée à partir du 1er février de l’année suivant celle au titre de laquelle les régularisations ont été effectuées. Cette majoration complémentaire n'est pas due pour la période comprise entre la fin de la période contradictoire (30, voire 60 jours) et l'envoi de la mise en demeure, dès lors que cet envoi est réalisé plus de 2 mois après la fin de la période contradictoire.

Sanctions spécifiques : travail dissimulé, absence de mise en conformité

Une majoration de 25 % du montant du redressement s'applique en cas de constat d'une infraction de travail dissimulé à la suite d'un contrôle URSSAF sur place ou après exploitation des procès-verbaux par les corps de contrôle habilités. La majoration est portée à 40 % en cas de circonstances aggravantes. L'absence de mise en conformité après un contrôle entraîne une majoration de 10 % du montant du redressement lorsque l'employeur n'a pas pris en compte les observations notifiées lors d'un précédent contrôle.

Lire aussi: Conseils financement logement

Remise des majorations et conditions particulières

On distingue les majorations initiales de 5 % et les majorations complémentaires de 0,20 % par mois. Le taux de 0,2 % est abaissé à 0,1 % en cas de paiement du redressement dans les 30 jours suivant la mise en demeure. La remise des 5 % sera systématiquement accordée si le plan a été respecté. En cas de difficultés dûment justifiées relevant de circonstances exceptionnelles, une remise des majorations complémentaires pourra être obtenue.

Dans le cadre d’un contrôle, les majorations de retard initiales ne sont pas appliquées si le montant du redressement est inférieur à 4 005 €. Le droit à l'erreur permet aux cotisants d'échapper à la majoration principale de 5 % dès lors que le montant du redressement est inférieur au plafond annuel de la sécurité sociale ou que le manquement n'est pas grave (abus de droit, non-mise en conformité, travail dissimulé, obstacle à contrôle excluent ce droit).

Plan d'échelonnement : conditions, mise en place et effets

Le délai de paiement, dans la limite de 12 mois, est accordé automatiquement si la DSN a été transmise à l'Urssaf, la totalité de la part salariale des cotisations sociales a été acquittée, et que des propositions concrètes de règlement ainsi que les motifs de la demande sont formulés. La demande de délai automatisée doit être effectuée depuis l'espace en ligne du cotisant ; un formulaire est à disposition. L'Urssaf peut également être contactée par téléphone ou courrier et s'engage à envoyer sa réponse dans les 15 jours.

Si vous obtenez un plan d’échelonnement et que vous le respectez, aucune inscription de privilèges ne sera prise à votre encontre. Une inscription de privilèges est la formalité par laquelle les sommes dues aux organismes sociaux ou au Trésor public sont publiées. Cette mesure s'applique pour l'Urssaf (CGSS), France Travail et les caisses de retraites complémentaires.

Cas particuliers et obligations de l’employeur

C’est à l’employeur qu’il incombe de verser à l'URSSAF les cotisations patronales et salariales. Les cotisations patronales sont exclusivement à la charge de l’employeur, toute convention contraire étant nulle. L’employeur doit aussi s’acquitter des cotisations patronales et salariales d’assurance chômage. Les cotisations d’assurance chômage sont dues à compter de la date d’embauche.

Les dates d’exigibilité sont communes à l’ensemble des cotisations sociales collectées par les URSSAF (cotisations de sécurité sociale, CSG-CRDS, versement mobilité, etc.), y compris, sauf exceptions, les cotisations d'assurance chômage. Depuis le 1er janvier 2020, tous les employeurs ont l'obligation de payer leurs cotisations et contributions sociales par voie dématérialisée (virement, prélèvement ou télépaiement par carte bancaire).

Conséquences pénales et civiles du non-paiement

En cas de non-respect du paiement des cotisations ou des formalités, l’employeur commet une infraction, simple ou constitutive de récidive, qualifiée de contravention. Pour une infraction simple, l’employeur est passible d’une contravention de 3e classe (450 €, appliquée autant de fois qu’il y a d’infractions, dans la limite de 1 500 €). En cas de récidive, il s’agit d’une contravention de 5e classe (1 500 €), assortie éventuellement de peines accessoires.

La responsabilité pénale du dirigeant d'une association peut être engagée pour non-paiement des cotisations ; il ne peut être condamné à titre personnel au paiement des cotisations et majorations que si les statuts le prévoient.

Cas pratique et conseils pour l’employeur en difficulté

En cas de difficultés de trésorerie pour payer les cotisations sociales et les majorations, les employeurs peuvent saisir l'Urssaf. L'Urssaf met à disposition une procédure en ligne dédiée aux entreprises en difficulté ainsi qu'un numéro : 3957. Les cotisants peuvent également saisir concomitamment les autres organismes sociaux (France Travail, caisses de retraite AGIRC-ARRCO) ; une convention permet la transmission par l'Urssaf des demandes de délais de paiements aux autres organismes sociaux.

Utiliser un outil de gestion, comme un logiciel de paie, est indispensable pour diminuer les risques de retard dans le paiement du salaire et des cotisations. Ce type d’outil permet de générer automatiquement des bulletins de paie et de respecter les règles de périodicité en vigueur.

En cas de retard de paiement des salaires, l'employeur s'expose à des sanctions pénales et civiles : amende, condamnation par le conseil de prud’hommes à payer salaires et dommages-intérêts, et risques liés à la prise d’acte de la rupture du contrat par le salarié en cas de retards répétés. Le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes dans les 3 ans qui suivent le premier retard.

balises: