Comment s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés en France

Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) répertorie toutes les entreprises commerciales en France. À chaque création d’entreprise commerciale, cette dernière doit s’immatriculer auprès du greffe du tribunal de commerce. C’est le tribunal de commerce qui est responsable de l’entretien du RCS.

Il est important de bien anticiper toutes les étapes de création de société afin de gagner du temps au moment de la demande d’immatriculation. C’est une fois que toutes ces étapes ont été accomplies qu’il est possible de procéder à la demande d’immatriculation sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Qu’est-ce que le RCS et à quoi sert-il ?

L’abrégé RCS signifie Registre du Commerce et des Sociétés. C’est l’annuaire qui recense toutes les entreprises commerciales françaises. Le registre contient toutes les informations importantes sur la société. Ces données reprennent l’identité du commerçant, son adresse ainsi que son type d’activité et elles sont accessibles à tout le monde.

Le but de l’immatriculation au registre du commerce est de pouvoir identifier et reconnaître les entreprises. De plus, cela permet d’avoir une base de données complète pour pouvoir informer le public. Toutes les informations légales des entreprises françaises recensées dans le RCS peuvent être consultées sur demande.

L’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés donne à son activité une existence juridique et légale. Grâce à l’immatriculation au RCS, une entreprise acquiert une personnalité morale. La société peut ainsi exercer son activité légalement, avec ses droits et ses obligations.

Qui doit s’immatriculer au RCS ?

Sans inscription au RCS, toute entreprise ou société commerciale doit obligatoirement s’immatriculer auprès de ce registre. Sans cette inscription, l’entreprise ne possède pas d’existence aux yeux de la loi, c’est-à-dire qu’elle n’existe pas juridiquement.

Les sociétés par actions (SAS/SASU, SA, SCA…)
Les entreprises à responsabilité limitée (SARL/EURL)
Les entreprises en nom collectif (SNC)
Les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELAS et SELCA)
Les sociétés civiles (SCI, SCM, SCP…)
Les Groupements d’intérêt économique (GIE)

De plus, les entrepreneurs qui démarrent une activité commerciale sont aussi concernés par cette obligation d’inscription au RCS, que ce soit une personne physique avec une entreprise individuelle (EI) ou les micro-entrepreneurs.

À noter : Il existe des cas exceptionnels dans lesquels l’inscription au RCS n’est pas obligatoire. L’immatriculation au RCS d'une association est nécessaire uniquement si elle exerce une activité économique habituelle ou si elle émet des obligations ou des titres de créances négociables.

Actions préalables à l’immatriculation

Avant de réaliser les démarches d’immatriculation au RCS, il convient de réaliser plusieurs actions préalables. Pour déposer sa demande d’immatriculation, un certain nombre de démarches et de formalités doit donc être réalisé en amont :

Choix de la forme juridique : chaque statut juridique a un fonctionnement et des régimes sociaux ou fiscaux différents.
Choix du nom de la société : donner un nom à une société est obligatoire, on parle de dénomination sociale.
Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société.
Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte bancaire. Il pourra être récupéré après l'immatriculation de la société.
Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société.
Rédaction des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société.
Publication de la création dans un support d’annonces légales : une fois les statuts adoptés, il faut publier la création de la société dans un support habilité à recevoir des annonces légales (Shal).

En cas d'apport en nature, il est nécessaire de nommer un commissaire aux apports pour évaluer le montant de l'apport et l'indiquer dans les statuts. En cas d’activité réglementée, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches préalables selon l’activité réglementée, comme la demande d’autorisation auprès de la mairie de la commune dans laquelle l’établissement est situé ou encore la demande d’agrément.

Pour vérifier si l’activité envisagée est réglementée, il est possible de consulter l’annuaire suivant : Rechercher des activités ou professions réglementées.

Documents à fournir selon la forme juridique

Les documents à fournir varient en fonction du type de société. L’entrepreneur réalise son inscription et fournit la copie de ses statuts directement en ligne au RNE : le registre national des entreprise qui englobe plusieurs registres, dont le RCS.

Documents généraux à prévoir

Statuts de la société datés et signés (2 exemplaires des statuts pour certaines démarches).
Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable (facture d'eau, d'électricité ou de gaz, copie du bail commercial, du contrat de domiciliation, etc.).
Attestation de parution de l’avis de création de la société dans un support habilité à recevoir des annonces légales.
Exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds daté et signé (ou attestation de dépôt des fonds), accompagné de la liste des souscripteurs datée et signée mentionnant le nombre d'actions souscrites et les sommes versées par chacun d'eux.
Original de la déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation datée et signée du dirigeant.

SAS / SASU

Lors de la demande d'immatriculation d’une SAS ou d’une SASU sur le site du guichet des formalités des entreprises, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre les documents suivants :

Statuts de la société datés et signés.
En cas d’absence de nomination du dirigeant dans les statuts : son acte de désignation.
Justificatif de domiciliation.
Attestation de parution de l’avis de création de la société.
Exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds (ou attestation de dépôt des fonds) et la liste des souscripteurs.
En cas de signature d’un contrat d’appui au projet d’entreprise (Cape) : copie du contrat (uniquement pour la SASU).
En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre.
Documents concernant le dirigeant personne physique : copie de la pièce d’identité du dirigeant, original de la déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation, justificatif de mariage ou de Pacs le cas échéant.
Documents concernant le dirigeant personne morale : copie de l’extrait Kbis datant de moins de 3 mois de la société dirigeante ou, si elle n’est pas immatriculée au sein de l’Union européenne, copie de ses statuts traduits en français et certifiés conformes par son représentant permanent.

SARL / EURL

Lors de la demande d'immatriculation d’une SARL ou d’une EURL, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre les documents suivants :

Statuts de la société datés et signés.
En cas d’absence de nomination du dirigeant dans les statuts : son acte de désignation.
Justificatif de domiciliation.
Attestation de parution de l’avis de création de la société.
Exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds (ou attestation de dépôt des fonds) et la liste des souscripteurs.
En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre.
Documents concernant le dirigeant : copie de la pièce d’identité du dirigeant, original de la déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation datée et signée, justificatif de mariage ou de Pacs si nécessaire.

À savoir : Il n’est pas possible de nommer un dirigeant personne morale en SARL et en EURL.

SA et autres formes (conseil d'administration, directoire, etc.)

Pour les SA à conseil d'administration, SA à directoire et conseil de surveillance et autres structures complexes, il faut joindre, selon le cas :

Statuts datés et signés par tous les associés en personne.
Procès-verbaux désignant les organes de direction certifiés conformes.
Copies certifiées conformes de l’acte conférant la qualité de représentant permanent d’une personne morale nommée administrateur.
Documents d’identité et déclarations sur l’honneur pour les dirigeants et les administrateurs.

Sociétés civiles (SCI, SCP, etc.)

Les documents à fournir diffèrent en fonction du statut de l’associé et du dirigeant (personne physique ou morale). Pour la demande d'immatriculation d’une société civile, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre les documents suivants :

Statuts de la société datés et signés.
Justification de domiciliation du siège social.
Attestation de parution de l’avis de création de la société.
En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre (par exemple pour les sociétés civiles professionnelles).
Documents concernant l’associé ou dirigeant personne physique : copie de la pièce d’identité, original de la déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.
Documents concernant l’associé ou dirigeant personne morale : copie de l’extrait Kbis datant de moins de 3 mois de la société dirigeante ou document attestant de son existence.

Comment effectuer la demande d’immatriculation ?

La demande d'immatriculation de la société doit être faite sur le site internet du guichet des formalités des entreprises : Guichet des formalités des entreprises. Depuis 2023, toute personne souhaitant inscrire son entreprise au registre du commerce et des sociétés doit réaliser ses démarches en ligne, auprès du guichet unique des entreprises.

Le Guichet unique a été créé en 2023, en remplacement du centre de formalités des entreprises (CFE). L’entrepreneur réalise son inscription et fournit la copie de ses statuts directement en ligne au RNE : le registre national des entreprises qui englobe plusieurs registres, dont le RCS.

À l’issue de ces démarches, l’entreprise se voit attribuer un numéro SIREN et un numéro SIRET, qui correspond au numéro SIREN complété de l’identification de l’établissement immatriculé au RCS concerné. Le SIRET et le SIREN ne doivent pas être confondus. Le SIRET est une série de 14 chiffres qui identifie une adresse.

La demande d'immatriculation se fait en ligne et, après la validation, le tribunal de commerce délivre ensuite un justificatif d’immatriculation au RCS sous 24h.

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Publication, numéros et extraits

À la suite de la déclaration, il sera demandé une annonce à faire paraître au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Le BODACC s’occupe d’assurer la publicité des actes enregistrés au RCS durant toute la vie d’une société : création, mutations, modification et cessation d’activité.

Le numéro RCS d’une société peut se trouver sur sa fiche d’entreprise ou son extrait Kbis. Le numéro d’immatriculation RCS se compose de la mention “RCS”, de la ville d’immatriculation de l’entreprise, de la lettre A pour un commerçant ou B pour une société, et enfin du numéro SIREN. Le numéro RCS figure sur l’extrait Kbis de toute entreprise immatriculée.

L’extrait Kbis, délivré par le greffe du Tribunal de commerce, permet d’attester de l’existence de l’entreprise à un instant donné. L’extrait Kbis peut être exigé par différents partenaires (fournisseurs ou établissements bancaires). Pour la souscription à un crédit ou l’ouverture d’un compte, les banques peuvent demander un extrait Kbis qui date de moins de 3 mois.

Il existe plusieurs versions d’extraits : le Kbis pour les personnes morales, le K pour les personnes physiques (auto-entrepreneurs), les extraits L et Lbis pour les organismes secondaires, et l’extrait D1 pour les artisans. Le document est public. Pour demander un extrait Kbis, il est possible d’effectuer une demande en ligne ou de se rendre auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société.

Délais, coûts et obligations

Une immatriculation au RCS s’effectue dans un délai d’un mois avant le début d’activité et 15 jours après son commencement. C’est le responsable légal de l’entreprise, ou un mandataire habilité, qui se charge des démarches.

Les frais d’immatriculation au RCS dépendent de la structure juridique d’entreprise et de son activité. Ils sont à payer lors du dépôt de déclaration sur le site du Guichet unique. Si une entreprise exerce une activité à la fois commerciale et artisanale, elle doit régler les frais d’inscription au RCS, et ceux de la Chambre des métiers et de l’artisanat, qui s’élèvent à 15 euros.

Toute entreprise commerciale doit nécessairement s’enregistrer au RCS. Certaines entreprises artisanales doivent, quant à elles, s’immatriculer au RNE plutôt qu’au RCS. Il existe des cas particuliers : certains métiers peuvent être à la fois artisanaux et commerciaux. Si une entreprise a cette double activité, elle doit payer des frais pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et aussi à la Chambre des métiers et de l’artisanat.

Cas particuliers et précautions

Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation de la société. Dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation". Il faut également rédiger une annexe aux statuts indiquant tous les actes passés avant la demande d'immatriculation.

En cas d’activité d'agent commercial, il est également nécessaire de s’inscrire au RSAC. Les auto-entrepreneurs qui exercent une profession libérale ne sont pas tenus de s’inscrire au RCS, de même que les agents commerciaux inscrits au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC), sauf s’ils créent une société commerciale.

Attention : la police judiciaire a la possibilité de contrôler les lieux d’exploitation ou de commercialisation d’une société, dans le cadre de la vérification du respect d’immatriculation, et sur réquisition du procureur de la République. Si la société n’a pas déposé d’immatriculation, elle peut recevoir l'obligation de requérir son immatriculation, dans le délai prescrit.

RNE, INSEE et suites de l’immatriculation

Depuis le mois de janvier 2023, le Répertoire national des entreprises (RNE) a été créé. Le RNE est un registre unique qui centralise les informations de toutes les entreprises, quel que soit leur statut. Cependant, le RCS continue d'exister en tant que registre légal des entreprises commerciales.

L’immatriculation au RCS est recensée automatiquement au Répertoire SIRENE, tenu par l’INSEE, qui effectue des statistiques. Il est donc impératif de renseigner soigneusement toutes les données légales et réglementaires, au moment de l’inscription.

À l’issue de ces démarches, l’entreprise se voit attribuer un numéro SIREN et un numéro SIRET. Le numéro SIREN (système d’identification du répertoire des entreprises) est un numéro unique d’identification à 9 chiffres. Le SIRET est composé du SIREN + NIC = SIRET.

Document	Personne physique	Personne morale
Statuts signés	Oui	Oui (2 exemplaires selon cas)
Justificatif de domiciliation	Oui	Oui
Attestation de parution	Oui	Oui
Certificat dépositaire des fonds	Oui si capital	Oui si capital
Pièce d'identité du dirigeant	Oui	Représentant permanent si personne morale

Ne négligez pas ces démarches avant d’ouvrir votre boutique ! L’immatriculation au RCS peut être source d’appréhension pour les entrepreneurs. Il est vrai qu’il s’agit d’une étape importante de la création d’une société ou d’une micro-entreprise.

Pour simplifier la démarche, il est possible de confier les formalités à des prestataires spécialisés. Zoom : Créez votre entreprise ou votre société sans stress avec LegalPlace ! Nos équipes se chargent de réaliser les formalités de création d’entreprise à votre place.

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