Fonctionnalités et avantages d’Oodrive pour le travail collaboratif en petite entreprise
Partagez, modifiez et gérez vos contenus sensibles au sein d’espaces collaboratifs conçus pour assurer la confidentialité de vos données. Un espace de travail collaboratif est un espace en ligne permettant aux équipes de travailler ensemble en temps réel. Nos espaces de travail collaboratifs allient simplicité, flexibilité et efficacité.
Qu’est-ce que le travail collaboratif et pourquoi il compte pour les petites entreprises
Ce qui est aujourd’hui couramment appelé « collaboration en ligne » désigne un processus de travail par lequel les salariés collaborent sur des tâches et des projets communs. Ils utilisent pour cela des outils de collaboration en ligne accessibles via Internet, qui facilitent notamment la communication, le partage de documents et la gestion de projets. La collaboration en ligne répond aujourd’hui aux grands besoins des organisations : fluidification de la communication, travail à distance et en asynchrone, digitalisation des processus de travail, décloisonnement des équipes, etc.
La collaboration d’aujourd’hui est agile. Cette agilité consistant à segmenter les projets en plusieurs étapes, requiert une collaboration et une communication davantage constante entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. L’engagement des salariés étant le moteur d’une collaboration fertile. D’un point de vue purement managérial, cette façon de faire ne peut que convaincre. Seulement, pour être menée à bien, la collaboration agile nécessite des outils adaptés, de sorte à évoluer au sein d’un écosystème informatique sécurisé.
Oodrive Work : un espace collaboratif sécurisé et souverain
Avec sa plateforme collaborative Oodrive Work, Oodrive est un acteur de la collaboration en ligne souveraine et sécurisée. Oodrive Work est la solution française qui nous permet de disposer d’un espace collaboratif sécurisé pour stocker et échanger nos fichiers en ligne. Oodrive Work est un espace de travail en ligne rassemblant différents outils et fonctionnalités.
Parce qu’elle permet de sécuriser et centraliser tous vos fichiers sensibles dans une interface unique, accessible partout et tout le temps. Cette interface vous donne la main sur la gestion des accès et les conditions de partage de vos contenus. Les changements sont synchronisés sur tous les supports en temps réel et un système de traçabilité vous permet de suivre l‘historique des actions réalisées sur les contenus partagés.
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Création et gestion d’espaces collaboratifs
En un clic, créez un espace collaboratif ! Définissez la visibilité de votre espace : Privé, Public (ouvert à tous) ou Public (Ouvert sur demande). Ajoutez les membres internes ou externes qui doivent y avoir accès et configurez les droits utilisateurs en fonction de leurs profils. Dans un espace d’équipe, la gestion des membres est simplifiée grâce à des rôles prédéfinis (invité, membre, propriétaire).
Oodrive Work permet aux collaborateurs d’accéder à des espaces d’équipe en fonction de leurs besoins. Ils peuvent rejoindre un espace public en libre accès ou demander à intégrer un projet spécifique. Les outils de collaboration en ligne sont désormais dotés d’interfaces intuitives qui facilitent la prise en main. Oodrive offre une expérience similaire à notre précédente suite de productivité, de sorte que les utilisateurs peuvent commencer à naviguer tout de suite, sans se perdre.
Partage, édition et gestion des contenus
Tous les contenus numériques utilisés par une organisation - images, vidéos, textes, tableaux, présentations, etc. - doivent pouvoir être facilement modifiés et partagés, mais aussi stockés, centralisés et sécurisés, y compris dans le cadre d’un accès et d’une utilisation à distance (en mobilité). La centralisation des données sur un logiciel de partage unique permet aux utilisateurs d’accéder aux documents à tout moment, où qu’ils soient et depuis n’importe quel appareil.
La collaboration en temps réel et depuis n’importe quel lieu génère des gains de productivité (meilleure réactivité, réduction des déplacements inutiles, etc.). Les informations sont centralisées, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les projets. Les collaborateurs peuvent échanger via des outils performants (messagerie instantanée, réseau social d’entreprise, etc.).
Fonctionnalités avancées pour structurer et tracer les documents
Le workflow de validation des documents : un document peut circuler à travers plusieurs étapes dont chacune doit être validée. Tags multiples ou des codifications, Oodrive Collaborate vous permet de ranger les fichiers selon vos standards pour les retrouver en un instant. Lier les fichiers entre eux : Besoin de lier un devis à une facture ? Oodrive Collaborate permet de créer des relations entre les documents pour donner du sens à vos données.
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L’utilisation d’une solution de partage permet de fluidifier les échanges et de suivre attentivement la progression d’un projet. L’utilisation d’outils collaboratifs change radicalement les manières de travailler, avec l’apparition de nouvelles fonctionnalités : assigner des droits pour un document (propriétaire, collaborateur, lecteur, etc.), suivre l’historique des versions, définir une date d’expiration pour un partage de documents, etc. Les collaborateurs ayant accès à des outils efficaces, ils n’ont plus recours aux outils « grand public », qu’ils utilisaient généralement sans l’accord de leur département informatique.
Sécurité, souveraineté et conformité
La sécurisation des contenus des organisations est une composante indispensable à la dématérialisation des process, allant de la signature électronique jusqu’à la digitalisation des instances de gouvernance, en passant bien évidemment par le partage de fichiers. Les solutions doivent répondre à des réglementations de plus en plus strictes, tout en étant aussi simples d’utilisation que les outils habituels.
Avec ces deux solutions, vos données sont hébergées dans des Data Centers hautement sécurisés en France via Internet. Parce qu’elle vous permet de sauvegarder vos données dans un cloud sécurisé reconnu par les qualifications et certifications attestant du plus haut niveau en matière de sécurité informatique. Optez ainsi pour une solution souveraine, intuitive et efficace.
Sauvegarde, reprise et protection contre les incidents
La sauvegarde des contenus est une composante indispensable à la productivité de toute entreprise. Puisque les sinistres ne sont, hélas, pas encore prévisibles, la sauvegarde est le moyen le plus sûr de vous permettre un redémarrage d’activité en cas d’incident ou de cyberattaque. Plusieurs types de sauvegarde existent. Intéressons-nous au backup en ligne. Ces données sont sécurisées via différents systèmes de protection, comme le chiffrement de bout en bout ou la redondance.
De cette façon, protégez vos données importantes en programmant des sauvegardes automatiques et soyez alerté en cas de comportements anormaux ou de cyberattaques de façon à réagir au plus vite. Allégez votre infrastructure et simplifiez votre gestion des processus de sauvegarde en basculant sur le cloud. Et bénéficiez à tous moments de l’assistance technique d’Oodrive.
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Signature électronique et digitalisation des processus
Chaque jour de (très) nombreux collaborateurs doivent signer ou faire signer un certain nombre de documents, comme des contrats, des devis, des factures, des bons de commandes ou encore des CGV, pour n’en citer que quelques-uns. Parce qu’elle permet de sécuriser, garantir et fluidifier vos processus de signature électronique. Grâce à Oodrive Sign vous pouvez faire signer vos clients et partenaires en toute confiance à travers un parcours sécurisé et simple à utiliser.
Vous êtes libre de personnaliser ces parcours de signature en fonction des typologies de transactions et des secteurs d’activités de vos interlocuteurs.
Réunions de gouvernance et Board Room virtuelle
Saviez-vous que les dirigeants d’entreprise passaient en moyenne 23 heures par semaine en réunion ? Ces dernières sont des étapes essentielles à la conduite de projet, du brainstorming jusqu’à son aboutissement. Et c’est au sein de ces instances de plus en plus digitalisées que des décisions stratégiques sont prises, que des contenus sensibles sont échangés, et que des étapes clés sont franchies.
Une solution de dématérialisation de réunion de gouvernance efficace doit vous permettre d’optimiser l’impact de vos réunions. Parce qu’elle vous permet d’organiser vos réunions de gouvernance au sein d’une Board Room virtuelle sécurisée. Via son interface accessible grâce à des accès sécurisés par chiffrement de mot de passe, authentification SMS et Touch ID, vous préparez vos réunions de gouvernance en toute simplicité : invitations, listes d’invités, création et partage de l’ordre du jour, partage de documents et Dashboard concis. Voici autant de fonctionnalités qui vous assurent une gestion optimale de vos instances de gouvernance. Oodrive Meet vous garantit la confidentialité de vos données stratégiques d’entreprise.
Oodrive pour des secteurs exigeants : témoignages et preuves
« Nous fournissons des jets, à la fois pour un usage commercial, et pour le secteur de la défense, nous avons donc besoin d’un système sécurisé pour partager des informations confidentielles avec nos filiales. Oodrive est ce système. » « Oodrive, au travers de sa solution Oodrive Work, accompagne aujourd’hui la DIRISI pour fournir à nos forces et à nos agents des services numériques efficaces, pour travailler en situation de mobilité de la façon la plus souple, la plus sécurisée et la plus simple possible. »
Quelle que soit la taille de votre entreprise, quel que soit son secteur, le choix d’une solution de collaboration sécurisée est indispensable à sa pérennité. Oodrive répond aux qualifications les plus exigeantes en termes de sécurité informatique et se positionne comme le leader européen de la gestion de contenus sensibles.
Fonctionnalités complémentaires pour la productivité quotidienne
Une plateforme collaborative d'entreprise permettant aussi des visioconférences. Un outil de partage de documents à usage Interne et/ou Externe. Une messagerie d'Entreprise. Partages de calendriers, contacts, tâches et notes. Vous améliorez ainsi votre productivité et celle de vos équipes. La pratique récurrente et quasi exclusive du télétravail a placé les outils de collaboration, nécessaires au maintien de la productivité, au premier plan.
La collaboration en ligne est un processus à géométrie variable. L’utilisation d’une solution de partage permet de fluidifier les échanges et de suivre attentivement la progression d’un projet. Les solutions collaboratives de partage se sont démocratisées et sont de plus en plus utilisées par les entreprises.
Tableau synthétique : fonctionnalités Oodrive utiles aux petites entreprises
| Fonctionnalité | Avantage pour la PME |
|---|---|
| Espaces collaboratifs | Centralisation des échanges et accès contrôlé |
| Gestion des rôles | Administration simplifiée des droits |
| Workflow de validation | Processus structuré et traçabilité |
| Signature électronique (Oodrive Sign) | Accélération et sécurisation des transactions |
| Sauvegarde cloud sécurisée | Continuité d’activité et reprise après sinistre |
| Board Room virtuelle (Oodrive Meet) | Réunions de gouvernance confidentielles et efficaces |
Adopter Oodrive : bénéfices concrets
La centralisation des données permet aux collaborateurs d’accéder aux documents à tout moment. Pour nombre d’entreprises, et notamment pour celles qui manipulent des données sensibles, la sécurité est le critère déterminant. Un logiciel de partage doit donc offrir des garanties solides en matière de sécurité, de confidentialité et d’intégrité des documents et des informations échangées.
Les architectures et interfaces de nos solutions sont pensées et construites comme de véritables espaces sécurisés et intuitifs pour assurer à nos clients la collaboration la plus sûre. Favoriser la collaboration en ligne implique de se doter de nouveaux outils, d’introduire de nouvelles pratiques de travail et d’accorder à la sécurité une place prépondérante.
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