Comment comptabiliser les factures et pièces justificatives en comptabilité

Vous n’avez pas d’expert-comptable attitré ? L’enregistrement comptable des factures est un passage obligé pour toute entreprise imposée au régime réel normal. Pas de panique, vous n’êtes pas le premier à passer par là ! Cet article vous explique comment établir une facture dans sa comptabilité dans les règles de l’art, ainsi que les erreurs à éviter.

Pourquoi saisir ses factures dans sa comptabilité ?

Une tâche ingrate, la saisie comptable des factures ? Pas tant que ça ! En effet, les factures sont à la base de la comptabilité. Toutes les entreprises sont tenues d’effectuer un suivi comptable de leurs factures entrantes et sortantes. Il s’agit d’un document stratégique qui permet de justifier de tous les mouvements de patrimoine dans l’entreprise. L’enjeu est énorme : il s’agit donc de donner une justification fiscale et comptable aux revenus de l’entreprise, à son chiffre d’affaire, à son bénéfice, à ses charges, etc…

L’enregistrement comptable des factures est aussi fondamental pour calculer la TVA déductible. Les entreprises au régime normal sont soumises à la TVA, mais elles peuvent déduire celle qui est facturée sur leurs achats (sauf exceptions rares). Une condition à cela : réaliser un suivi précis de la TVA entrante et sortante grâce aux factures… En les enregistrant dans sa comptabilité au fil de l’eau.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Avant d’établir une facture dans sa comptabilité, il convient de s’assurer qu’elle est conforme à la loi ! Sinon, vous êtes en droit de demander une autre facture à votre fournisseur. Une facture doit forcément inclure un certain nombre de mentions légales.

• Mention de « Facture » sur le document
• Numérotation chronologique
• Date d’émission de la facture
• Date de livraison ou de réalisation de la prestation
• Date de paiement
• Nom ou raison sociale du vendeur
• Adresse du vendeur
• Numéro SIREN, RCS et ville d’immatriculation du vendeur (le cas échéant)
• Nom du client
• Adresse du client
• Dénomination de chaque article ou de chaque prestation
• Quantité pour chaque article ou prestation
• Prix unitaires HT
• Prix unitaires TTC
• Montant de la TVA et taux de TVA
• Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur

Chaque facture doit comporter un ensemble de mentions légales, sous peine de sanctions (amende de 15 € par mention manquante ou inexacte). Voici la checklist complète :

Lire aussi: Conditions d'assujettissement à la TVA expliquées

Mentions spécifiques selon le statut

• Auto-entrepreneur / micro-entreprise : la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit figurer sur chaque facture pour les assujettis à la franchise en base ; aucun montant de TVA ne doit apparaître.
• Société soumise à TVA : le numéro d'identification TVA intracommunautaire est obligatoire sur toutes les factures et chaque ligne doit mentionner le taux correspondant lorsque plusieurs taux s'appliquent.
• Membre d'une association agréée ou d'un CGA : la mention spécifique doit figurer sur la facture.

Établir une facture : différences entre papier et électronique

Si vous êtes passé à la facture électronique, vous avez peut être constaté qu’il existe des changements avec la facture papier. Afin de ne pas vous tromper lorsque vous établissez une facture, voici quelques points à garder en tête.

Facture au format papier

• La facture doit être imprimée sur un papier durable et lisible, généralement en format A4.
• Elle doit contenir certaines informations obligatoires telles que les noms et adresses du vendeur et de l'acheteur, la date de la facture, la description des produits ou services vendus, les prix unitaires et totaux, les taxes applicables, etc.

Facture au format électronique

• Les factures électroniques sont régies par des règles spécifiques, telles que la directive européenne 2014/55/UE et la norme NF Z42-013, visant à garantir l'intégrité, la lisibilité et l'authenticité.
• Le contenu de la facture électronique doit être structuré selon un format électronique spécifique (par exemple, XML, EDI, PDF structuré).
• La facture électronique doit être signée électroniquement avec un certificat électronique pour garantir son authenticité et son intégrité.
• Les factures électroniques doivent être archivées électroniquement pour une durée légale de 10 ans.
• La transmission des factures électroniques à l’administration fiscale se fait via un prestataire PDP qu’il faudra sélectionner.

Établir une facture électronique passe également par un apprentissage à de nouveaux termes : e-invoicing, PPF, PDP, OD, etc.

Quand et comment établir les écritures comptables ?

Sur le papier, il est recommandé d’établir les factures dans sa comptabilité dès leur émission (vente) ou leur réception (achat). Dans la pratique, une saisie régulière, quotidienne ou hebdomadaire, peut être appliquée. Le plus important est de ne pas rater les échéances de déclaration de TVA mensuelle (ou trimestrielle).

Si votre entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit réaliser l’enregistrement des factures sous forme d’écritures comptables, dans un logiciel comptable adéquat. La plupart du temps, ces tâches seront confiées à un expert-comptable en interne ou en externe pour éviter les erreurs de saisie. L’enregistrement comptable est tout à fait possible en interne, à condition de ne pas se tromper. La fraude à la TVA et les incohérences dans les livres de compte peuvent être lourdement sanctionnées.

Établir des factures dans la comptabilité passe par un logiciel de comptabilité. Si la tâche peut paraître fastidieuse au début, il est possible de paramétrer le logiciel pour introduire un certain niveau d’automatisation. Créer des trames ou des guides vous permettra de disposer d’un enregistrement type en fonction d’un certain type de facture (exemple : une trame pour les achats de combustible, une autre pour les ventes de produits finis, etc…). Ces processus de saisie automatique vous permettront de fluidifier la saisie, mais attention tout de même à ne pas faire d’erreurs !

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Comment enregistrer une facture : marche à suivre

Vous êtes prêt à saisir une facture d’achat ou de vente dans votre comptabilité ? Voici la marche à suivre. Tout d’abord, il vous faut repérer les montants suivants : prix total HT, TVA et prix total TTC. Vous aurez probablement besoin de noter le numéro de facture, le nom du client (en cas de vente) ou du fournisseur (en cas d’achat) pour les entrer dans le logiciel.

Saisir une facture d’achat : exemple

Ici, on prend l’exemple d’une facture d’achat de produits consommables, de type fournitures de bureaux, pour un montant de 5 500 € HT. S’ajoutent 20% de TVA déductible (1 100 €), pour un prix total TTC de 6 600 €. La facture entraîne les écritures comptables suivantes :

• Crédit du compte fournisseur (401) du prix TTC, soit 6 600 €
• Débit du compte de TVA déductible (44566) soit 1 100 €
• Débit du compte de charges (6064) du prix HT, soit 5 500 €

Saisir une facture de vente : exemple

Dans cet exemple, on saisit une facture de vente pour un montant de 10 000 € HT, auquel s’ajoute 20% de TVA (2 000 €), pour un montant total de 12 000 €. La facture entraîne les écritures comptables suivantes :

• Débit du compte client (411) du prix TTC, soit 12 000 €
• Crédit du compte de TVA collectée (44571) de 2 000 €
• Crédit du compte de vente (701, 706, 707 ou autre) de 10 000 €

Recommandations pour bien saisir ses factures

• Équilibrer les comptes : l’enregistrement comptable doit respecter le principe de la comptabilité en partie double : chaque facture entraîne un flux sortant et un flux entrant de valeurs égales.
• Bien identifier ses achats : il est primordial de bien identifier si un achat est une immobilisation (compte classe 2) ou une charge (compte classe 6). Une immobilisation sert l’entreprise pour plus d’un an ; une charge est consommée rapidement.
• Choisir le bon compte : chaque type de compte est associé à un numéro d’identification dans le plan de comptes. Identifier le bon compte pour chaque achat ou vente est parfois difficile, c’est pourquoi il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour ne pas faire d’erreurs !

Contrôles et vérifications avant enregistrement

Dans tous les cas, certaines vérifications de base restent indispensables, afin de contrôler la validité des pièces justificatives et de limiter les risques d'erreurs, voire de fraudes. Parmi elles, la vérification des factures occupe une place centrale.

• Vérifier la validité des pièces justificatives : toute écriture comptable doit se baser sur une pièce justificative datée et concernant l’entreprise.
• Contrôler la vraisemblance des opérations : le comptable doit apprécier la pertinence d’un document au regard du contexte et de l'activité de l'entreprise.
• S'assurer de la cohérence comptable de l'écriture : une écriture doit toujours être équilibrée (débits = crédits) et respecter la logique des comptes (actif/charge débités, passif/produit crédités).
• Choisir la bonne imputation comptable : une écriture équilibrée peut être erronée si elle est imputée dans un mauvais compte.
• Vérifier les montants et la TVA : s’assurer de la cohérence HT / TVA / TTC, du taux de TVA appliqué et de la devise utilisée.
• Effectuer des contrôles de cohérence globale : solde du journal de banque correspond au relevé bancaire, sens des journaux cohérent, comptes d’attente (471/472) justifiés et régularisés rapidement.

Les différents types de factures et leur valeur comptable

Toute transaction entre professionnels doit donner lieu à une facture. Ce document remplit un rôle bien précis en comptabilité : il sert de pièce justificative. Sans lui, impossible d'enregistrer une écriture comptable valide.

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• La facture classique (ou facture de doit) : émise après la livraison ou la prestation, déclenche une écriture (comptes 411/401).
• La facture d'acompte : émise dès qu'un paiement partiel est encaissé avant la livraison ; la TVA devient exigible dès la réception de l'acompte.
• La facture d'avoir (note de crédit) : annule ou corrige tout ou partie d'une facture déjà émise ; elle s'enregistre en sens inverse de la facture initiale.
• La facture proforma : document provisoire, n'a aucune valeur comptable ni fiscale et ne déclenche aucune écriture.

Conservation et archivage des factures et pièces justificatives

Même après l’enregistrement dans la comptabilité, il est nécessaire de conserver la facture pendant plusieurs années. Elle permet de justifier l’écriture comptable. Les justificatifs comptables d’une entreprise doivent être classés et archivés durant 10 ans. Peu importe le type de classement et le type de format, les pièces comptables justificatives papier ou électronique doivent être conservées. C’est une obligation légale et aucune société ne peut y déroger.

Deux délais coexistent. En matière comptable, l'article L123-22 du Code de commerce impose une conservation de 10 ans minimum à compter de la clôture de l'exercice. En matière fiscale, l'article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe le délai de reprise de l'administration à 6 ans. En pratique, conservez toutes vos factures pendant 10 ans pour couvrir les deux obligations sans vous poser de questions.

Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Une entreprise peut numériser les factures qu’elle reçoit en format papier pour les stocker sur un support informatique. Pour cela, il faut respecter toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales.

Pièces justificatives : rôle, nature et gestion

La pièce justificative est le point de départ de toute opération en comptabilité. La première chose que fait le comptable, c'est la comptabilisation de cette pièce justificative qui peut prendre tant de formes différentes. Elle est aussi indispensable. Sans elle, pas d'écriture comptable ou l'entreprise s'exposerait à un redressement fiscal et, dans les cas les plus graves, à un rejet de sa comptabilité.

Les pièces comptables les plus courantes sont les factures. Émises par les fournisseurs ou par l'entreprise elle-même, elles sont à l'origine de l'écriture comptable. Les opérations comptables sont ainsi représentées par des pièces justificatives, comptabilisées au journal, reclassées dans le grand livre et additionnées compte par compte sur la balance.

Les pièces justificatives peuvent être externes et émaner de tiers ou être internes à l'entreprise. Les documents suivants constituent par exemple des pièces justificatives : factures d'achat ; factures de ventes ; relevés de banque ; bulletins de salaires ; déclarations fiscales ; etc.

Classement et collecte des pièces

La numérotation des factures de ventes est une obligation légale à laquelle l’entreprise ne peut déroger. Pour les entreprises qui saisissent leur comptabilité, adopter une méthode de classement par ordre chronologique permet un enregistrement des écritures plus simple. La loi n’impose aucune méthodologie de classement ; l’entreprise adopte donc librement sa méthode de classement, qui doit être précisée le cas échéant dans le document qui décrit les procédures et l’organisation comptable.

Les factures fournisseurs sont susceptibles de vous parvenir via différents canaux. Elles peuvent vous être remises en main propre lors d’un achat effectué en magasin. Vos factures fournisseurs peuvent également être mises à votre disposition dans les espaces clients des sites internet. Cette solution est tout à fait gérable pour une petite entreprise. La fonctionnalité « collecteurs de service » se charge de retrouver les factures sur vos espaces clients en ligne. Vous pouvez aussi ajouter manuellement toutes les factures obtenues par courrier.

La dématérialisation consiste à numériser vos pièces comptables afin de les stocker sur des espaces sécurisés. De nombreux logiciels permettent le classement automatique des pièces justificatives dématérialisées. Lorsque les pièces justificatives sont dématérialisées, un simple clic depuis l'écriture comptable suffit pour retrouver l'origine des opérations.

Transition vers la facturation électronique : calendrier et plateformes

La facturation électronique repose sur un fichier structuré, dans un format normé (Factur-X, UBL ou CII), transmis via une plateforme certifiée. L'intérêt de ce format structuré est concret : les données de la facture sont lisibles par une machine. Cela permet l'enregistrement comptable automatique et le pré-remplissage des déclarations de TVA par l'administration fiscale.

Deux types de plateformes permettent d'émettre et de recevoir des factures électroniques :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) : plateforme gratuite mise en place par l'État, adaptée aux entreprises avec un faible volume de facturation.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : opérateurs privés certifiés offrant des services complémentaires (rapprochement automatique, intégration au logiciel comptable, gestion des relances).

Le choix entre PPF et PDP dépend du volume de factures et du besoin d'automatisation. Vérifier la compatibilité de votre logiciel de facturation et comptabilité avec les formats structurés (Factur-X, UBL, CII) et tester la connexion avant l'échéance est recommandé.

Bonnes pratiques pour se préparer

• Vérifier vos mentions obligatoires actuelles : passez en revue vos factures avec la checklist et corrigez les éventuelles lacunes.
• Choisir votre plateforme (PPF ou PDP) et tester la connexion avant l'échéance de septembre 2026.
• Former vos équipes aux nouveaux flux de réception et d'émission, ou vous appuyer sur votre expert-comptable pour piloter la transition.
• Adopter une solution performante qui permet de créer des factures conformes et d'automatiser la tenue comptable quotidienne.

Que faire en cas d’absence ou d’irrégularité de pièce justificative ?

Lorsqu'une pièce justificative manque, un document interne signé par le chef d'entreprise peut être établi pour justifier l'opération. Ce document permet de limiter la responsabilité de l'expert-comptable tout en assurant la traçabilité comptable. Lorsqu’un fournisseur est dispensé d’établir des factures, le contribuable doit être en mesure de prouver ses achats comptabilisés (indication de la date, de la désignation du produit, prix).

L’importance du lien facturation - comptabilité - fiscalité

La facture remplit trois fonctions distinctes :

• Rôle commercial : elle prouve la vente ou la prestation réalisée et fixe les conditions convenues entre les parties.
• Rôle comptable : elle constitue la pièce justificative qui déclenche l'enregistrement d'une écriture et alimente les comptes clients (411) ou fournisseurs (401).
• Rôle fiscal : elle sert de support à la déclaration de TVA et l'administration s'appuie sur les factures pour vérifier la cohérence des montants déclarés.

Une facture non conforme a des conséquences directes : l'acheteur ne peut pas déduire la charge de son résultat fiscal, et il perd le droit de récupérer la TVA mentionnée sur le document. La rigueur de la facturation conditionne donc la fiabilité de toute la comptabilité.

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