Procédure et changement d’activité dans une société par actions simplifiée (SAS) via le Guichet unique des formalités des entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce guichet unique dématérialisé est désormais obligatoire et remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Le champ d’application et les entités concernées

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

• Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
• Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
• Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France

Attention : seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités (associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations) ne sont pas concernées. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Obligation et périmètre des formalités

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

• Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
• Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
• Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

À noter : le dépôt des comptes annuels peut également être effectué sur le guichet. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal compétent.

Lire aussi: Quel statut : SASU ou Auto-Entrepreneur ?

Formulaires PDF et dérogations

Des formulaires PDF peuvent être utilisés pour certaines formalités, notamment :

• Répondre aux questions successives et voir les réponses s’afficher automatiquement
• Rapport de radiation d'office

Les formulaires dépendent de la forme juridique de l'entreprise. Pour une Entreprise individuelle, les formulaires requis pour un rapport de radiation d’office incluent notamment le Notice RGPD, le P2 - Déclaration de modification personne physique et l’Intercalaire P'.

Cas de modification et d’objet social

Le changement d’objet social et l’adjonction/suppression d’activités peuvent intervenir à tout moment et entraînent des conséquences sur les statuts et, le cas échéant, sur la publication dans un journal d’annonces légales. L’objet social, délimité dans les statuts, peut nécessiter une modification des statuts lorsque l’activité réelle diffère de celle initialement déclarée. Le changement d’objet social implique la modification des statuts et doit être publié selon les dispositions légales.

Étapes pratiques pour une SAS

1. Étape 1 : créer son compte sur guichet des formalités et se connecter (portail e-procédures). Le déclarant peut être le chef d’entreprise, un mandataire ou un délégataire.
2. Étape 2 : débuter la démarche en cliquant sur « Créer, modifier ou cesser une entreprise » et accéder à la rubrique « Modification, cessation, dépôt d’actes, correction ou complétion ». Saisir le Siren et accéder à la fiche de l’entreprise.
3. Étape 3 : modifier les informations (identité, gestion, établissement) et préparer le brouillon. Nommer le brouillon pour le retrouver facilement et compléter les champs obligatoires marqués d’un astérisque.
4. Étape 4 : téléverser les pièces jointes en format PDF (jusqu’à 10 Mo par pièce). La conformité des pièces est du ressort des autorités compétentes.
5. Étape 5 : vérifier le dossier complété et ajouter des observations si nécessaire, puis valider le dossier. Le bouton « Valider le dossier » ne signifie pas nécessairement que la demande est terminée.
6. Étape 6 : payer la formalité (par carte bancaire, via le compte de paiement INPI, ou par délégation de paiement). Obtenir un reçu de paiement dans le tableau de bord.
7. Étape 7 : suivre l’avancement de la formalité dans le tableau de bord et régulariser les éventuels éléments manquants ou incohérences lorsque vous recevez des notifications par courriel.

Aspects financiers et les coûts

Le coût varie selon la forme juridique et la nature de la modification. Pour les SARL et SAS, les frais de greffe s’élèvent à environ 181,04 euros et les frais totaux peuvent atteindre environ 192,01 euros lorsque des modifications d’objet social ou d’activités sont impliquées. Des frais supplémentaires liés à la publication dans un journal d’annonces légales peuvent s’ajouter.

Publication et aspects juridiques

La modification d’objet social peut nécessiter une publication dans un journal d’annonces légales habilité dans le département du siège social, notamment lorsque les statuts sont modifiés. Les coûts dépendent du nombre de caractères et du journal choisi. Certaines modifications entraînent des conséquences fiscales ou sociales et peuvent nécessiter l’intervention d’un professionnel (avocat, expert-comptable, notaire ou service dédié).

Lire aussi: Déclaration TVA SASU : mode d'emploi

Cas spécifiques et conseils

Pour une SAS, la modification des statuts peut être décidée par le président ou par l’organe compétent prévu par les statuts. Pour une SARL, la décision revient à l’assemblée générale des associés (ou à l’associé unique dans le cadre d’une EURL). Le guichet unique centralise les échanges avec les greffes et les administrations compétentes, et permet la mise à jour automatique des registres officiels après validation.

Depuis 2023, toute démarche autrefois effectuée auprès du CFE se fait désormais via le Guichet unique géré par l’INPI. Le déclarant peut réaliser lui-même les démarches en ligne ou déléguer à un mandataire par délégation de paiement ou par contrat de mandat.

Règles de droit et précautions

La transformation d’une société en entreprise individuelle n’est pas possible dans ce cadre. Lorsque la situation nécessite une adaptation, l’objet social et les activités doivent être déclarés ou modifiés selon les règles applicables aux SAS ou aux SARL. Les pièces justificatives et les documents à joindre dépendent de la forme juridique et doivent être déposés en ligne via le guichet unique.

Propriété intellectuelle et conseils professionnels

La propriété intellectuelle est à considérer pour préserver un avantage concurrentiel et protéger les statuts de la société. Les statuts définissent la nature et le fonctionnement de l’entreprise. Pour des questions et des prestations associées, des organismes comme la CCI peuvent accompagner les chefs d’entreprise dans les démarches, y compris la modification des statuts et les aspects liés à l’objet social.

Tableau récapitulatif des étapes et des coûts (résumé)

Lire aussi: SASU : le guide complet

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