Modèle de procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire pour modification des statuts d’une association et fixation de la cotisation

Votre association évolue et il est parfois nécessaire d’adapter ses statuts pour mieux refléter ses projets et ses ambitions. Les statuts constituent la "Constitution" de votre organisation, fixant ses règles de fonctionnement, son objet et ses modalités d’adhésion, tout en offrant la possibilité de les modifier selon les besoins. Cette modification passe impérativement par une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) qui délibère et décide de ces changements majeurs.

Quand faut-il modifier les statuts d'une association ?

Une modification des statuts est souvent nécessaire lorsque l’association fait évoluer ses activités, ses règles ou son organisation interne. Plusieurs événements peuvent déclencher une modification des statuts, notamment :

Changement de l’objet de l’association (par exemple, étendre les activités au-delà de ce qui était initialement prévu) ;
Modification des modalités d’adhésion et de radiation des membres ;
Révision des règles de délibération des instances de décision telles que le conseil d’administration, le comité directeur ou le bureau ;
Modification des modalités de prise de décision lors des Assemblées Générales ;
Transfert du siège social ;
Toute autre évolution impactant la vie statutaire de l’association.

Par exemple, une association qui œuvrait initialement pour l’éducation citoyenne via le football pourrait vouloir élargir son objet à “toute activité permettant d’y contribuer” afin d’organiser des événements annexes comme un vide-grenier. Pour légaliser cette nouvelle activité, une modification statutaire est indispensable.

Quel est le cadre légal et la procédure pour modifier les statuts ?

La procédure de modification des statuts est généralement décrite dans les statuts eux-mêmes. En l’absence de précision, la modification doit être votée en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), qui est l’organe compétent pour décider des sujets structurants de la vie associative, notamment des modifications statutaire.

Précisons que :

La convocation d’une AGE doit respecter les délais et modalités inscrites dans les statuts, ou à défaut celles prévues par la loi ;
Un quorum et une majorité spécifiques sont souvent requis (par exemple une majorité des deux tiers ou des trois quarts) pour valider la modification ;
Il est important d’inscrire clairement la modification des statuts à l’ordre du jour de l’AGE afin que celle-ci ne soit pas contestée ;
Après adoption, la modification doit être déclarée auprès des autorités compétentes dans un délai de 3 mois.

Différence entre statuts et règlement intérieur

Modifier les statuts implique une procédure souvent lourde et contraignante. Pour éviter de multiplier ces modifications à chaque ajustement d’organisation, il est recommandé d’utiliser un règlement intérieur pour détailler les règles de fonctionnement pratiques quotidiennes, comme le quorum pour les votes, les modalités de vote à distance, etc. Le règlement intérieur peut être modifié plus facilement et ne nécessite pas toujours la tenue d’une AGE.

Un juste équilibre est donc à trouver entre :

Les pouvoirs confiés au Conseil d’administration, pour limiter la fréquence des Assemblées Générales ;
La légitimité et la transparence des décisions prises par l’ensemble des membres de l’association.

Comment se déroule la déclaration administrative des modifications ?

Une fois la modification adoptée, la déclaration auprès de la préfecture est obligatoire. Les points clés à retenir :

La déclaration doit être effectuée dans un délai de 3 mois après la modification ;
Elle est habituellement réalisée par le président ou un membre du bureau mandaté ;
Le dossier doit contenir :

Document	Description
Procès-verbal de l’Assemblée Générale	Actant la modification des statuts
Statuts à jour	Intégrant toutes les modifications adoptées
Signatures	Au moins deux dirigeants signataires des statuts actualisés

La déclaration peut être effectuée par courrier, accompagnée du formulaire Cerfa n°13972*03 et des pièces justificatives envoyées à la préfecture du département où se situe le siège social.

Le procès-verbal d’assemblée générale : rôle et contenu

Le procès-verbal (PV) d’Assemblée Générale est un document clé qui atteste de la régularité des délibérations et décisions adoptées lors de l’AGE ou AGO. Il protège l'association en cas de litige et informe les membres absents ainsi que les tiers (administrations, banques, partenaires).

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Le PV doit être rédigé avec rigueur, clarté et précision, et contenir les mentions obligatoires suivantes :

Identité de l’association (dénomination et adresse du siège) ;
Date, heure et lieu de l’Assemblée Générale ;
Ordre du jour détaillé ;
Organe délibérant (AGE, AGO, conseil d'administration…) ;
Noms et fonctions du président de séance et du secrétaire de séance ;
Mode et date de convocation des membres ;
Liste des membres présents, représentés et mandataires, avec leurs fonctions ;
Quorum atteint ou non ;
Résumé des débats et interventions clés ;
Texte des résolutions soumises au vote et résultats détaillés ;
Heure de clôture de la réunion ;
Signatures du président et du secrétaire.

Une annexe peut accompagner le PV, contenant des documents tels que rapport moral, rapport financier, liste de présence, etc.

Qui rédige et signe le procès-verbal ?

Le rédacteur est généralement désigné par les statuts ou le règlement intérieur (souvent le secrétaire de séance). En l’absence de précision, c’est le secrétaire de l’association qui rédige le PV. La signature revient au président et au secrétaire de séance, assurant la validité juridique du document. En cas d’empêchement, la jurisprudence accepte la signature par un suppléant de même rang (vice-président ou trésorier).

Archivage et conservation du procès-verbal

Il est conseillé de classer et conserver le procès-verbal, que ce soit au format papier ou électronique, au siège social de l’association. Les membres doivent pouvoir le consulter à tout moment. Le maintien d’un registre des délibérations et la conservation des documents liés (convocations, procurations, bulletins de vote) renforcent la transparence et facilitent la gestion administrative.

Exemple de structure type de statuts modifiables et cotisation annuelle

Voici un exemple simplifié des articles essentiels d’un modèle de statuts, adapté pour intégrer la possibilité de modifications et la cotisation :

Article	Contenu type
Article 1 - Nom	Création de l’association régie par la loi du 1er juillet 1901, dénommée : Association XXX.
Article 2 - Objet	Définition précise des activités, avec possibilité d’ajouter « et toute activité y contribuant » pour ouvrir l’objet.
Article 3 - Siège social	Adresse du siège, modalités de transfert par décision du conseil ou de l’AG.
Article 5 - Adhésion	Conditions pour devenir membre, par exemple soumission d’un bulletin d’adhésion.
Article 6 - Cotisation	Montant fixé par le conseil d’administration ou l’assemblée générale chaque année.
Article 7 - Radiation	Causes de perte de la qualité de membre, y compris non-paiement de la cotisation.
Article 9 - Conseil d’administration	Composition, élection, pouvoirs, responsabilités des membres (président, trésorier, secrétaire).
Article 12 - Assemblée Générale Ordinaire	Fréquence, convocation, modalités de vote, approbation des comptes et élection des dirigeants.
Article 13 - Assemblée Générale Extraordinaire	Compétence pour modifier les statuts, modalités de convocation, majorité qualifiée requise.
Article 14 - Règlement intérieur	Possibilité d’adopter un règlement intérieur pour les règles pratiques non inscrites dans les statuts.

Fixation ou modification annuelle de la cotisation

Lors de l’Assemblée Générale (ordinaire ou extraordinaire), il est courant de fixer ou modifier le montant de la cotisation annuelle que chaque adhérent doit verser. Cette décision fait souvent l’objet d’une résolution votée à la majorité. Une résolution type :

« L’Assemblée Générale fixe le montant de la cotisation annuelle à [X] euros pour l’exercice [année]. »

La cotisation est une ressource importante et régulière pour l’association. Son montant peut être adapté en fonction des besoins, des finances et projets.

Conseils pratiques pour la rédaction du procès-verbal de modification des statuts

Veillez à bien respecter le formalisme : convocation, ordre du jour clairement défini, quorum et majorité précisés ;
Présentez clairement chaque résolution votée, notamment la modification précise des articles concernés des statuts ;
Rédigez un résumé synthétique des débats pour montrer la concertation entre membres ;
Indiquez les résultats des votes (nombre de votes pour, contre, abstentions) ;
Pensez à dater et faire signer le PV par le président et le secrétaire de séance ;
Conservez précieusement ce document, qui servira à justifier la légalité des modifications auprès de la préfecture et des partenaires extérieurs.

Comprendre l’assemblée générale d’association en 5 minutes ⚡️

En suivant ces étapes et recommandations, vous assurerez la bonne tenue de vos Assemblées Générales Extraordinaires et la validité juridique de vos modifications statutaires, tout en garantissant la stabilité et la transparence de la gestion de votre association.

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