L'Extrait Kbis pour une Association : Utilité et Procédures

Vous souhaitez créer une association ? Pour ce faire, il convient d’accomplir des démarches administratives qui rendront officielle l’existence de votre projet. En France, les associations sont régies par la loi 1901, un régime particulier s’applique dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.

Vous êtes dirigeant, salarié, comptable bénévole d'une association ? Vous allez peut-être recevoir des demandes d'extrait KBIS. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, prenez le temps de parcourir le guide du KBIS pour les associations.

Qu'est-ce qu'un Kbis pour une association ?

Un extrait KBIS pour une association atteste de son existence légale. Il donne d'autres informations intéressantes pour les partenaires de l'association :

Le numéro SIREN. Il s'agit d'une série de 9 chiffres servant de numéro d'immatriculation. Ce numéro reste inchangé, pendant toute la durée de vie de l'association.
En revanche, le numéro de SIRET, composé de 14 chiffres, voit ses 5 derniers chiffres changer, en cas de déménagement de l'association.
Le nom complet de l'association.
L'adresse du siège de l'association.
La date de constitution de l'association.
Les activités déclarées.
Etc.

Ces informations sont susceptibles de changer, en cours de vie de l'association. C'est pourquoi, l'extrait KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois.

Les associations concernées par le Kbis

Seules les entreprises exerçant une activité commerciale sont inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et disposent ainsi d'un extrait KBIS. Or, l'objectif d'une association n'est a priori pas d'avoir un but commercial. L'association se définit, d'ailleurs, comme une "convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices".

Le KBIS association est un type d’extrait KBIS n’étant délivré qu’à certaines associations françaises. En effet, seules celles enregistrées exerçant une activité commerciale peuvent en obtenir un. Le KBIS pour une association est avant tout un extrait KBIS et, en tant que tel, il atteste de l’existence légale de la structure auprès des tiers. À l’instar d’un extrait KBIS délivré à une entreprise, le KBIS pour une association n’a pas de durée de validité : une entreprise ou une association conservera le même extrait KBIS pendant toute la durée de son existence. Pour autant, cela ne signifie pas que les informations qu’il contient resteront, elles aussi, inchangées toutes ces années.

En effet, même si une association peut exercer des activités économiques, la réalisation et le partage de profits ne peuvent jamais constituer son objet principal (c'est-à-dire qu'une association ne peut jamais être à but lucratif). Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Pourtant, dans trois cas, une association est considérée, comme ayant une activité commerciale et est, de ce fait, inscrite au RCS :

Les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables (article L213-10 du code monétaire et financier). Une telle émission permet à l'association de s'autofinancer. Cette possibilité doit être prévue dans les statuts.
Les associations, qui, de manière habituelle, effectuent des opérations de change manuel. De plus, ces associations doivent obtenir une autorisation délivrée par l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (article L524-3 du code monétaire et financier). Le change manuel consiste à acheter ou vendre des billets de banque ou des chèques de voyages libellés en monnaie étrangère, contre remise immédiate de monnaie nationale.
Les associations exerçant une mission de gérant-mandataire d'un fonds de commerce (avis du comité de coordination des RCS n°2018-010 du 18 juillet 2018). La gérance-mandataire consiste à gérer le fonds, moyennant le versement d'une commission proportionnelle aux résultats par le propriétaire (article L146-1 du code du commerce).

Une association peut ainsi avoir une activité lucrative, à condition que cette activité n'ait pas pour objectif le partage des bénéfices.

Comment obtenir le KBIS d'une association ?

La demande d'extrait KBIS peut également se faire en ligne. Pour effectuer la demande, il faut connaitre le numéro de siren de l'association ou le nom exact de l'association ou le nom de son représentant légal. Ces démarches sont payantes.

Lire aussi: Guide Kbis association

Plusieurs méthodes existent pour obtenir un extrait KBIS au nom de l'association.

Le président de l'association peut, tout d'abord, se rendre sur le site monidenum, pour obtenir son extrait KBIS en ligne.
Il est également possible de se rendre au greffe du tribunal de commerce, dont dépend l'association. A noter : en Alsace-Moselle, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Les associations doivent alors s'adresser au tribunal judiciaire.

Là où Infonet met à disposition les extraits KBIS de l’ensemble des entreprises basées en France, les KBIS pour une association sont disponibles sur Infogreffe.fr. Obtenir ce document en ligne a un coût : 3,37 euros par exemplaire demandé (en 2024), ce tarif inclue également les diligences de transmission, ayant un montant de 0,68 euro. Infogreffe propose également d’envoyer par voie postale les extraits KBIS souhaités selon une périodicité définie par le récipiendaire.

Pour les associations dont le siège social se trouve en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Guyane ou bien en Martinique, c’est à la chambre commerciale du tribunal judiciaire qu’il faut s’adresser. Pour les autres, c’est au greffe du tribunal des commerces dont dépend l’association qu’il faut se rendre.

La réponse est : oui, mais pas pour tout le monde. Seul le dirigeant (d’une association ou d’entreprise) peut obtenir un extrait KBIS gratuitement, et seulement le sien. Pour ce faire, il doit au préalable activer son identité numérique sur le Monidenum, site placé sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce.

En résumé, notons que toutes les associations ne disposent pas d’extraits Kbis. Celles qui en reçoivent sont uniquement celles qui s’inscrivent au registre de commerce et des sociétés. Si votre association ne mène pas d’activité l’obligeant à obtenir un numéro de siret elle ne recevra donc pas de Kbis association.

Qui peut se procurer un KBIS ?

L'extrait KBIS est un document public, accessible à tous. Cependant, le site gratuit Monidenum est réservé au dirigeant de l'association, qui peut uniquement obtenir le KBIS de sa propre structure. La démarche étant payante, la demande va souvent transiter par l'association.

L'association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas :

En cas d'ouverture d'un compte fournisseur.
En cas de demande de subvention. La demande de subvention publique se fait à l'aide d'un formulaire type portant la référence 12156*05.
En cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association.
En cas de souscription d'un contrat d'assurance au nom de l'association.
Etc.

A défaut de KBIS, quel document peut être remis par une association ?

De nombreuses associations n'ont pas d'extrait KBIS. Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.

Document	Description	Délivré par
Extrait Kbis	Atteste de l'existence légale pour les associations commerciales	Greffe du Tribunal de Commerce
Document D1	Équivalent du Kbis pour les associations artisanales	Chambre des Métiers et de l'Artisanat
Document D2	Pour les associations radiées du répertoire des métiers	Chambre des Métiers et de l'Artisanat
Avis de situation SIREN	Justificatif d'identification pour les associations loi 1901	INSEE

D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE.

La première étape consiste à procéder à la déclaration initiale d’une association. Depuis l’instauration du Guichet unique le 1er janvier 2023 et la substitution du Registre national du commerce et des sociétés (RCS) par le RNE, il n’est plus possible d’immatriculer une association sur papier libre. Désormais, cette procédure doit se faire en ligne. La complétion de cette procédure officialise la création de l’association via son inscription au répertoire national des associations. Le dirigeant obtient alors le numéro RNA, aussi appelé numéro de dossier.

Ensuite, le dirigeant de l’association doit réaliser une déclaration au greffe des associations. Concernant l’Alsace-Moselle, l’inscription se réalise auprès du Pôle Sirene Association de l’Insee.

Après l’immatriculation de l’association, le dirigeant obtient le numéro SIREN de son association.

Il ne faut pas confondre l’extrait KBIS pour une association et le numéro RNA. En premier lieu, toutes les associations disposent d’au moins un numéro SIRET alors que seulement certaines d’entre elles ont un extrait KBIS. De plus, le nombre de ces documents que peut posséder une entreprise est également différent. L’obtention de ces deux documents diffère également. Un extrait KBIS pour association ne s’obtient qu’après en avoir fait la demande auprès d’Infogreffe.

Sur le principe, l’extrait KBIS est un document n’étant délivré qu’aux dirigeants d’entreprise exerçant une activité commerciale. De ce fait, une association ne devrait pas être tenue de recevoir un extrait Kbis. En effet, la majorité des associations françaises sont destinées à exercer une activité à but non lucratif. Comme le définit la loi du 1er juillet 1901, une association est « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Ainsi, l’immense majorité des associations françaises ont un but non lucratif.

Cependant, certaines d’entre elles ont pour obligation de s’inscrire au RNE (Registre national des entreprises). La grande majorité des associations françaises n’ont pas d’extrait KBIS. Ainsi, pour que leur existence soit reconnue aux yeux de la loi, elles doivent avancer d’autres justificatifs. C’est notamment le cas des associations loi 1901. Autre exemple : les associations exerçant une activité artisanale (c’est-à-dire dont l’activité figure sur la liste annexée au décret 98-242 du 2 avril 1998). Pour prouver leur existence, celles comptant moins de 10 salariés doivent présenter le document D1.

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ?

La création d'une association suppose un certain nombre de formalités. Comme nous venons de le souligner ci-dessus, l’extrait Kbis est un document qui est délivré après l’immatriculation au RCS. Il sert en réalité à attester de l’existence juridique d’une personne physique ou morale inscrite au registre. Cela signifie donc que pour avoir un extrait Kbis l'entreprise individuelle doit exercer une activité commerciale. En effet, la loi de 1901 définit une association comme une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ». Il ressort de cette définition que l’objectif principal d’une association n’est pas de faire des profits ; mais de réaliser des activités à but non lucratif. On déduit donc qu’une association ne peut s’inscrire au registre de commerce et des sociétés. Par conséquent, elle ne peut normalement pas se faire délivrer un extrait Kbis association.

Comme pour le cas de la délivrance d'un kbis d'une activité artisanale, il existe certains cas où l’autorité peut délivrer un extrait Kbis pour une association. Il s’agit de cas exceptionnels où les associations bénéficiaires doivent demander une immatriculation au RCS.

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces deux cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

Obtenir son Kbis gratuit en ligne (en moins d'1 minute)

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives.

Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d'exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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