Extrait Kbis Association Loi 1901: Tout Ce Que Vous Devez Savoir

L'extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une association. Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation).

Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres.

Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait.

L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme. Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis.

Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Créer son association en 3 étapes !

Quelles Associations Peuvent Obtenir un Extrait Kbis?

En principe, l’obtention d’un extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale. Or, une association n’a pas vocation à exercer une activité commerciale à titre principal. L’obtention d’un Kbis est, en principe, uniquement possible pour une société exerçant une activité commerciale. En effet, pour l’obtenir, la société doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. Seules les associations exerçant certaines activités très spécifiques peuvent obtenir un Kbis.

Les associations à but non lucratif, souvent appelées associations loi 1901, ne sont pas concernées hormis celles qui exercent des activités monétaires et financières. Elles doivent alors être inscrites au registre du commerce et peuvent par conséquent se voir délivrer un Kbis d’association.

Il s’agit :

Des associations qui émettent des obligations et/ou des titres de créances (par exemple pour une collecte de fonds en faveur de projets dans les domaines de la santé, l’éducation, la recherche scientifique).
Des associations qui font régulièrement des opérations de change manuel avec des billets et des monnaies en devises différentes (par exemple des associations sportives ou humanitaires internationales qui œuvrent dans divers pays du monde).
Des associations qui jouent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce (par exemple des associations de commerçants, de défense des consommateurs ou de gestion de centre-ville).

L’obligation d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est donc limitée aux associations exerçant des activités monétaires et financières.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Une association peut s’associer à une société commerciale si ses activités lucratives deviennent trop importantes afin de ne pas être assimilée à un commerçant et rester exonérée d’impôts et de taxes.

Lorsque l’association se trouve dans l’un de ces cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016.

La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle.

Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

L'immatriculation d'une association au RCS entraîne l'obligation de déclarer au greffe la liste de ses bénéficiaires effectifs. Si aucune personne ne peut être identifiée selon les 2 critères ci-dessus, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de l'association (c. mon. et fin. art. R.

Comment Obtenir un Extrait Kbis d'Association?

Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS. A la suite de son inscription, l'association se verra remettre un extrait Kbis. Un extrait peut également être commandé sur le site infogreffe.fr.

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce

La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com . Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit !

Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association.

Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

Un conseil ! Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE. Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales - comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel - sont concernées.

Bon à savoir : une association peut être obligée de présenter un extrait Kbis pour acheter du matériel professionnel ou ouvrir un compte en banque par exemple. L’extrait Kbis doit impérativement être daté de moins de trois mois pour être recevable.

Documents Équivalents au Kbis pour une Association Non Inscrite au RCS

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE). Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE. Pour apporter la preuve de leur existence, elles doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

AttentionNe pas confondre l'extrait Kbis avec le numéro RNA. Un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA : toute structure associative possède un numéro unique attribué lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA). Certaines associations loi 1901 ont un numéro SIREN unique et un code APE délivré par l’INSEE, sans avoir l’obligation de s’inscrire au RCS.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Dans Quels Cas un Extrait K ou Kbis Est-Il Nécessaire?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé. La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

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