Achat de Matériel Informatique et Déductions pour les Auto-Entrepreneurs

En tant que micro-entrepreneur, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants selon votre activité. La spécificité du régime de la micro-entreprise réside dans sa simplicité, notamment avec une comptabilité ultra-simplifiée.

Le principe fondamental est que l'auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais professionnels de son chiffre d'affaires. Cependant, il existe des mécanismes pour optimiser la gestion de ces dépenses.

L'Abattement Forfaitaire pour Frais Professionnels

L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels, variable selon la nature de l'activité, afin de déterminer le bénéfice imposable. Les taux sont les suivants :

71% pour les activités d'achat et revente
50% pour les autres activités relevant des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux)
34% pour les BNC (Bénéfices Non Commerciaux)

Cet abattement est appliqué sur le chiffre d'affaires encaissé.

Il est important de noter que les cotisations sociales et l'impôt sur le revenu sont calculés sur le chiffre d'affaires, indépendamment des bénéfices réels ou des déficits éventuels de l'auto-entrepreneur. Par conséquent, toutes les dépenses professionnelles (emprunt, achats de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule, cotisations sociales, abonnement à une plateforme pour un Freelance dans l'informatique...) restent à la charge de l'auto-entrepreneur.

Les Débours : Une Alternative pour Facturer les Frais

Plutôt que d'intégrer les frais dans leur prix de vente, les auto-entrepreneurs peuvent utiliser le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts). L'avantage de cette méthode est que les débours ne sont pas inclus dans le chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122), évitant ainsi le paiement de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu sur ces montants.

Pour cela, l'auto-entrepreneur doit obtenir un accord écrit du client, appelé "mandat de débours", précisant la demande d'achat et le budget alloué. L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord écrit du client, intitulé " mandat de débours ", qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ou encore un billet de train pour un déplacement.

Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…). L’accord préalable du client est obligatoire. Il doit être informé de l’achat que vous allez réaliser en son nom, et de son montant.

La facturation au débours ou sous forme de note de service n’est possible qu’au nom et pour le compte du client. Elle permet à l’entrepreneur de se libérer des charges qui y sont liées. Il est important de conserver les factures de débours à titre de preuve pour prévenir les risques d’un litige éventuel.

La facturation de débours s’inscrit comme étant la solution la plus avantageuse pour le micro-entrepreneur qui souhaite déduire certains de ses frais professionnels. Cela implique de parvenir à bien identifier les types de coûts de services facturables à ses clients. La facturation de débours au plus juste coût s’avère aussi intéressante pour inviter le client à rembourser les sommes avancées à leur montant exact.

Les frais de débours ne sont pas des frais « déductibles ». Ces dépenses ne sont pas intégrables à votre chiffre d’affaires, ni d’impôt sur le revenu lié à ces frais, vu que ces frais sont avancés pour le compte du client. Ce contrat signé entre vous et votre client oblige ce dernier à rembourser les frais avancés par vos soins.

Les débours ont un grand avantage : les frais d’auto-entrepreneur facturés ne rentrent pas dans le calcul du chiffre d’affaires. De cette façon, vous n’augmentez pas votre chiffre d’affaires et vous pouvez respecter les plafonds de chiffre d’affaires maximum en micro-entreprise. Vous ne payez pas non plus de cotisations sociales sur un chiffre d’affaires que vous ne touchez pas !

Auto-entrepreneur : comment financer vos achats de matériel ?

La TVA et l'Auto-Entrepreneur

Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.). Cependant, un auto-entrepreneur qui se situe en dessous des seuils de TVA peut opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.

De base, les autoentrepreneurs n’ont pas besoin de collecter la TVA ni de la déduire de leurs achats, car ils sont automatiquement sous le dispositif de la franchise en base de TVA. Ils ne sont donc pas redevables de la TVA. En autoentreprise, des seuils permettent de définir les autoentrepreneurs qui sont affranchis et ceux qui sont redevables de la TVA. S’il dépasse le seuil fixé pour son activité, l’autoentrepreneur doit collecter et payer la TVA. Mais il a aussi la possibilité de la déduire de certains achats réalisés dans le cadre de sa profession.

Lorsque l’autoentrepreneur n’est plus exonéré de TVA, il doit obligatoirement la facturer à ses clients et la reverser à l’État. L’autoentrepreneur doit donc déclarer la TVA. Le montant de la TVA à reverser est égal à la différence entre la TVA collectée auprès des clients et la TVA déduite des achats professionnels.

Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez la déduire de vos achats de matériel professionnel (matériel informatique, fournitures de bureau, etc.). Pour cela, vous devez conserver les justificatifs d’achat (une facture, par exemple) en vérifiant que les montants HT et TTC, et le taux de TVA, soient mentionnés.

Il est souvent plus simple de lister les achats qui ne permettent pas la récupération de la TVA, plutôt que de dresser la longue liste des achats déductibles. Finalement, il est plus simple de connaître les achats qui ne sont pas déductibles à la TVA. Les achats liés au transport et au logement sont les principaux concernés.

La Surfacturation : Une Compensation Indirecte

Dans de nombreux cas, le professionnel va compenser ces charges en les reportant sur la facture envoyée à son client. Il va y inclure ces différents frais en plus du coût de la prestation elle-même. C’est le principe de la surfacturation, tout à fait valable et admis aux yeux de l’administration fiscale.

Dans ce cas, il est recommandé de détailler sur la facture la nature du matériel, son coût unitaire, et préciser si la TVA est applicable ou non en fonction de votre régime fiscal. Si le coût du matériel est élevé, il est possible de l'amortir sur plusieurs prestations. L’intégration des frais professionnels sur la facture va bien évidemment en augmenter le montant, et donc celui du chiffre d’affaires du professionnel.

Tableau Récapitulatif : Abattement Forfaitaire et TVA

Type d'activité	Abattement Forfaitaire	Franchise en Base de TVA (CA max)
Achat et revente de marchandises	71%	91 900 €
Artisans et commerçants (BIC)	50%	36 800 €
Activités libérales (BNC)	34%	36 800 €

Conseils pour l'Achat de Matériel Informatique

En tant que travailleur indépendant, il est important de bien choisir son matériel professionnel en fonction de son activité, en choisissant la bonne formule entre magasins spécialisés, sites en ligne, ou achat d’occasion. La location peut être une alternative pour limiter les coûts. Vous pouvez acheter votre matériel un peu partout, en magasin ou en ligne.

Privilégiez des vendeurs français ou européens reconnus pour être sûr qu’ils respectent les normes de sécurité. De façon générale, n’hésitez pas à investir dans des équipements de qualité car vous serez amené à les utiliser fréquemment. Si votre budget vous le permet, c’est évidemment le mieux 😉 !

Pour faire des économies au démarrage de votre activité, vous pouvez vous tourner vers du matériel d’occasion. Le marché de l’occasion a explosé ces dernières années et il est donc possible de trouver de nombreux outils, des machines d’occasion ou encore des véhicules.

Enfin, vous pouvez aussi vous pencher sur la location de matériel professionnel. Elle peut être utile pour des besoins ponctuels et des équipements que vous n’utilisez pas tous les jours. Seul bémol, louer son matériel peut être chronophage.

Financement des Achats de Matériel

Plusieurs aides financières existent, comme les prêts d’honneur, subventions, ou prêts à taux zéro, le financement participatif ou encore le prêt bancaire. Certaines entreprises proposent des ventes directes à des prix compétitifs, parfois avec des conditions avantageuses pour les professionnels.

Le financement des équipements de sécurité dans le bâtiment : si vous êtes micro-entrepreneur dans le BTP, vous avez le droit à une subvention permettant de financer jusqu’à 50 % des investissements hors taxes avec un plafond à 5 000 € HT. C’est l’assurance maladie qui propose cette subvention.

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