Remboursement des Frais Professionnels pour un Auto-Entrepreneur: Ce qu'il Faut Savoir

Le statut d'auto-entrepreneur, introduit en 2009 dans le paysage juridique français, est une forme juridique à part entière, très populaire auprès des entrepreneurs grâce à son accessibilité et à la simplicité de ses formalités de création et de gestion. Cependant, il présente des spécificités en matière de gestion des frais professionnels.

Le Régime Micro-Fiscal et l'Impossibilité des Notes de Frais

Dans le cadre du régime de la micro-entreprise, l'auto-entrepreneur est soumis au régime micro-fiscal. Une des spécificités de la micro-entreprise réside dans son régime fiscal, où l'auto-entrepreneur bénéficie d'une fiscalité et d'une comptabilité allégées. Le principe est simple : l’auto-entrepreneur ne peut pas émettre de notes de frais et obtenir le remboursement des dépenses effectuées dans l’intérêt de sa micro-entreprise.

L’explication tient au fait que l’auto-entreprise est soumise au régime micro-fiscal. Ainsi, il ne peut pas se faire rembourser les frais engagés pour l’achat d’un nouvel ordinateur ou d’un véhicule professionnel. Il ne peut pas non plus établir de note de frais au titre des dépenses de déplacement et de restauration réalisées pour rencontrer un client. En effet, ses frais professionnels ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires.

Qu'est-ce que le statut auto-entrepreneur ?

Il s’agit d’un statut permettant à une personne d’exercer une activité libérale, commerciale ou encore artisanale à titre principal ou en parallèle d’une autre activité. Son accessibilité et la simplicité de ses formalités de constitution et de gestion en font une forme juridique à part entière.

En effet, dans le cadre du régime de la micro-entreprise, le principe est le suivant : les frais professionnels inhérents à l’exercice de l’activité ne peuvent être déduits du chiffre d’affaires.

Fonctionnement du Régime Micro-Fiscal

Le régime micro-fiscal est le régime classique qui s’applique automatiquement, sauf option pour le régime du versement libératoire. Dans le cadre de ce régime, l’auto-entrepreneur indique le montant annuel de son chiffre d’affaires dans la déclaration complémentaire de revenu (n°2042-C Pro). L’administration fiscale calcule ensuite le montant des bénéfices imposables, après application d’un abattement forfaitaire qui intègre les frais professionnels supportés par le micro-entrepreneur dans l’exploitation de son activité (frais de déplacement, charges liées à la location d’un local professionnel, etc.).

En tout état de cause, l’auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d’affaires ou sur ses recettes, et non sur son résultat. Par conséquent, il ne peut déduire aucun frais réel de son chiffre d’affaires. Au contraire, dans le cadre d’une société (SASU), les dépenses engagées par l’associé unique au titre de son activité sont déductibles de son résultat.

En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants. Pour rappel, la grande spécificité du régime de la micro entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée). L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité (71% pour les activités d'achat et revente, 50% pour les autres activités relevant des BIC et 34% pour les BNC) sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable.

Pour compenser cette absence de déduction des frais, il est prévu un abattement forfaitaire pour les frais professionnels. Ce dernier est de :

34 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) ;
50 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
71 % du chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place et la fourniture de logement.

L’abattement minimum est de 305 €. Le bénéfice imposable du micro-entrepreneur est donc calculé après déduction de cet abattement.

En 2025, les charges d’un auto-entrepreneur correspondent au montant des cotisations sociales dont le taux dépend de la nature de l’activité. Dans le régime de l’auto-entreprise, aucun frais professionnel n’est déductible du chiffre d’affaires, que ce soit pour les cotisations sociales ou pour le calcul de l’impôt.

Est-ce possible de déduire des frais professionnels sous le régime auto-entrepreneur ?

Non, le micro-entrepreneur ne peut pas déduire les frais qu’il engage à des fins professionnelles, dans l’intérêt de son entreprise, de son chiffre d’affaires.

Les Frais de Débours : Une Exception

Si la loi ne permet pas à l’auto-entrepreneur d’établir des notes de frais réels, elle l’autorise toutefois à obtenir le remboursement des frais de débours. Notion méconnue par les auto-entrepreneurs, les frais de débours se définissent comme les dépenses engagées par l’entrepreneur au nom et pour le compte de son client. Il s’agit d’une somme qui est avancée pour le client et qui est nécessaire à l’exécution de la prestation de service ou à la vente de la marchandise. À titre d’exemple, un carreleur intervient chez un client pour poser du carrelage.

Les frais de débours ne sont pas des dépenses engagées par l’entrepreneur dans l’intérêt de son entreprise. Ce sont des frais avancés au nom et pour le compte de son client, dans le cadre d’une prestation de service ou de la vente d’un bien.

Les débours constituent une possibilité pour se faire rembourser certains frais professionnels. Les débours sont des frais avancés par le micro-entrepreneur pour le compte de ses clients. Il s’agit de frais nécessaires à l’exécution d’une prestation. Les dépenses sont facturées au nom du client mais payées par le micro-entrepreneur. Ce dernier peut alors en obtenir le remboursement.

Toutes les dépenses ne peuvent pas être qualifiées de débours. Par exemple, les dépenses de fonctionnement de l’entreprise ne sont PAS des débours.

Liste des frais de débours possibles :

Les achats de marchandises, de matériels ou de matières premières ;
Les frais de port ;
Les frais de déplacement (hors indemnités kilométriques).

Les frais de déplacement ne sont pas des charges professionnelles déductibles pour un auto-entrepreneur. Il n’est pas possible de les inclure dans les frais de débours. Par conséquent, les frais kilométriques restent à la charge de l’auto-entrepreneur, sauf s’ils les incluent dans ses tarifs de manière forfaitaire.

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Comment Gérer les Frais de Débours ?

Il est important de bien différencier les frais de débours et les frais réels. Ces derniers, aussi appelés frais professionnels, correspondent aux dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour les besoins de son activité : l’achat de matériel ou d’équipement, les frais de déplacements professionnels, les frais de repas, etc.

Conditions pour Utiliser les Débours :

Pour avoir le caractère de débours, les frais doivent :

Être engagés dans le cadre d’une prestation pour un client ;
Être remboursés au centime près. Il n’est pas possible de faire de marge sur les achats effectués pour le compte du client.

Si les débours remplissent ces conditions, ils n’entrent pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires (article 267 du code général des impôts). Ils permettent de ne pas payer des cotisations sociales et des impôts en plus.

Procédure à Suivre pour se Faire Rembourser des Débours :

Obtenir un accord écrit du client : l’auto-entrepreneur et le client doivent formaliser leur accord par un écrit qui précise la nature de l’achat réalisé et son montant. Le micro-entrepreneur fait signer au client un mandat de débours. Vous aurez ainsi un accord écrit pour vous couvrir en cas de litige. Ce mandat doit inclure le budget alloué par votre client à vos dépenses ;
Établir la facture au nom du client : la facture doit impérativement être rédigée au nom et pour le compte du client. Elle doit mentionner ses coordonnées et le montant précis convenu entre les parties.Lors de l’achat, le micro-entrepreneur doit demander au fournisseur/grossiste une facture établie au nom du client avec SIRET, dénomination sociale, etc. (indépendamment de la facture en micro-entreprise pour la prestation réalisée) ;
Conserver les factures et les justificatifs : il est important de conserver la facture des frais de débours ainsi que tous les justificatifs (ticket de caisse, récépissé de paiement…). À la fin de la mission, le micro-entrepreneur transmet tous les justificatifs au client. Le client doit alors rembourser exactement les frais engagés.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs (facture, ticket de caisse, récépissé de paiement). En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de problème avec votre client, ces derniers serviront de preuve.

Bon à savoir : il est conseillé de se faire assister par un professionnel, tel que LegalPlace dans la rédaction de votre facture de débours.

Quels justificatifs apportés pour une note de frais ?

Pour justifier une note de frais, il convient d’apporter un justificatif de paiement qui peut prendre la forme d’une facture, d’un reçu ou encore d’un récépissé de paiement. Le justificatif doit également comporter certaines mentions : date de l’achat, nom du commerçant/fournisseur, montant de l’achat, description de la dépense.

Comptabilisation des Frais de Débours

Les frais de débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. En effet, l’article 267 du Code général des impôts dispose que “les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants” ne sont pas comprises dans la base d’imposition. D’une part, cela limite le risque pour ce dernier de sortir du régime de la micro-entreprise parce que son CA dépasserait les seuils fixés par la loi.

Facturer un débours nécessite de bien distinguer ces dépenses du montant de la prestation. L’auto-entrepreneur ne doit pas inclure les débours dans le chiffre d’affaires, mais bien les faire apparaître séparément sur la facture adressée au client. Ces frais doivent correspondre strictement aux dépenses engagées pour son compte et être justifiés par la facture du fournisseur.

Attention, vous ne pouvez pas appliquer de marge sur ces montants ni ajouter de TVA si vous bénéficiez de la franchise en base. Le remboursement se fait à l’euro près, sans bénéfice supplémentaire. Cette règle permet au client de comprendre clairement le contenu des frais refacturés et d’assurer une comptabilité transparente en fonction des dépenses réelles engagées pour la prestation réalisée.

En micro-entreprise, les débours ne sont pas intégrés au chiffre d’affaires puisqu’ils correspondent à des frais engagés pour le compte du client. Pour être comptabilisés correctement, ces montants doivent apparaître séparément sur la facture, sans marge ni TVA supplémentaire. Il est essentiel que la facture fournisseur soit établie au nom du client, afin de respecter le cadre légal des débours et d’assurer une transparence totale dans la gestion comptable.

Dans ce cas, un auto-entrepreneur agit uniquement comme intermédiaire et le remboursement des frais ne doit pas être pris en compte dans son chiffre d’affaires. Attention, si ces achats sont facturés comme des frais classiques sans application du principe des débours, elles seront alors soumises aux cotisations sociales. Il vous faudra aussi indiquer dans votre livre de recettes la mention "débours" à côté de la somme correspondante.

Autres Solutions pour Gérer les Frais Professionnels

Le régime de l’auto-entrepreneur (officiellement micro-entrepreneur ou micro-entreprise) a été conçu pour des activités en création et générant encore un revenu peu élevé. Les professionnels ayant fait le choix de la micro entreprise bénéficient, au quotidien, d’une simplicité de gestion et de différents avantages.

Dans de nombreux cas, la création d’une activité exercée en auto-entreprise ne génère pas des frais professionnels très lourds pour l’entrepreneur. Il peut cependant arriver que certaines prestations de services ou activités libérales nécessitent des dépenses lourdes pour l’auto-entrepreneur, dépassant le montant de l’abattement.

La Surfacturation

Dans de nombreux cas, le professionnel va compenser ces charges en les reportant sur la facture envoyée à son client. Il va y inclure ces différents frais en plus du coût de la prestation elle-même. C’est le principe de la surfacturation, tout à fait valable et admis aux yeux de l’administration fiscale.

Dans ce cas, il est recommandé de détailler sur la facture la nature du matériel, son coût unitaire, et préciser si la TVA est applicable ou non en fonction de votre régime fiscal. Si le coût du matériel est élevé, il est possible de l'amortir sur plusieurs prestations.

L’intégration des frais professionnels sur la facture va bien évidemment en augmenter le montant, et donc celui du chiffre d’affaires du professionnel. L’augmentation du montant de la facture représente une perte de compétitivité pour l’auto-entrepreneur concerné.

Les Frais Kilométriques

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées en utilisant son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Ils sont basés sur un barème kilométrique qui évolue chaque année. Ce barème tient compte du coût d’utilisation (assurance, frais d’entretien, essence, usure…) mais aussi du type de véhicule (voiture, deux-roues…) et de sa puissance fiscale.

❌ Les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours : les débours ne concernent que les frais de déplacement.

Le micro-entrepreneur peut inclure dans le prix de sa prestation ses frais kilométriques. De cette manière, il pourra couvrir l’ensemble de ses frais de déplacement. C’est ce qu’on appelle la refacturation.

⚠️ Cette méthode a ses limites car elle augmente artificiellement le chiffre d’affaires encaissé.

Gestion des Frais de Déplacement

Comment gérer les frais de déplacement en auto-entreprise ? Les frais de déplacement peuvent être intégrés dans la prestation ou être refacturés au client sous forme de débours, selon le cadre défini entre les deux parties. Si ces frais sont facturés directement, ils doivent être inclus dans le chiffre d’affaires d'un auto-entrepreneur.

En revanche, pour appliquer le principe des débours, vous devez vous assurer que la facture du fournisseur (billet de train, location de véhicule, carburant) est bien établie au nom du client. Ce dernier pourra ainsi rembourser l'achat sans que cela n’impacte le chiffre d’affaires du professionnel. Cette méthode est particulièrement intéressante pour optimiser la gestion financière tout en respectant les règles comptables en vigueur.

Tenue d'un Registre Précis

Même si le régime de l’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire les charges au réel, il demeure indispensable de tenir un registre précis des recettes et des achats. Nous recommandons de mettre en place un système de gestion comptable, idéalement à l’aide d’outils numériques adaptés. L’auto-entrepreneur doit veiller à organiser ses factures et à conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.

L'importance de la Distinction entre Frais et Revenus

La gestion des frais professionnels est essentielle pour optimiser la comptabilité d’un auto-entrepreneur. L’application du principe des débours permet d’éviter d’augmenter artificiellement le chiffre d’affaires, en distinguant les dépenses réellement engagées pour le client. Dans chaque cas, il est crucial de s’assurer que la facture fournisseur est bien établie au nom du client afin de respecter le cadre légal. Le droit fiscal impose de bien différencier ces montants des revenus de l’auto-entrepreneur. Une communication claire avec le client garantit une facturation conforme et transparente.

Seuil Maximum pour les Frais de Débours

Y a-t-il un seuil maximum pour les frais de débours en auto-entreprise ? Non, les frais de débours ne sont soumis à aucun seuil limite. Contrairement au chiffre d’affaires classique d’un auto-entrepreneur, qui doit respecter des plafonds définis par la loi, les montants correspondant aux débours ne sont pas pris en compte dans le calcul de ce chiffre d’affaires.

Cela signifie qu’un micro-entrepreneur peut avancer des frais pour le compte de son client sans restriction de montant, tant que ces dépenses respectent les conditions requises : accord préalable du client, facture établie à son nom et remboursement à l’euro près sans marge ni TVA ajoutée.

Les frais de débours offrent donc aux micro-entrepreneurs une solution efficace pour éviter la surévaluation de leur chiffre d'affaires et réduire leurs cotisations sociales. En facturant séparément les dépenses liées à leurs services, ils bénéficient de plus de transparence financière et de simplicité administrative. Il est crucial de distinguer ces frais des coûts de fonctionnement et de respecter les formalités nécessaires pour en tirer pleinement avantage.

Changement de Statut Juridique

Pour pouvoir déduire ses frais professionnels, récupérer la TVA sur ses achats si vous optez pour, et différencier ses remboursements de frais de sa rémunération, il y a un intérêt pour un chef d'entreprise de choisir un autre statut juridique. L’EURL ou la SASU permettent cette gestion plus flexible des règlements et offrent des avantages fiscaux que la micro-entreprise ne propose pas.

Pour une gestion encore plus optimisée, un changement de statut juridique peut être envisagé, permettant une déduction plus large des frais professionnels et une meilleure gestion fiscale.

En somme, la bonne gestion des frais de débours est une stratégie clé pour maintenir la santé financière et la croissance d'une auto-entreprise !

Aide et Accompagnement

Vous savez maintenant l'essentiel sur les frais de débours pour les auto-entrepreneurs ! Si vous hésitez encore à vous lancer avec le statut auto-entrepreneur, n'hésitez pas à contacter nos conseillers : ils répondent à toutes vos questions et réalisent toutes vos démarches de création.

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